מהי מערכת מעקב אחר מועמדים?
מהי מערכת מעקב אחר מועמדים?
מערכת מעקב מועמדים (ATS) היא תוכנה למגייסים ולמעסיקים שעוזרת לעקוב אחר מועמדים לאורך תהליך הגיוס והקליטה. תוכנה זו יכולה להגיע מצוידת ביכולות החל מפונקציונליות בסיסית של מסד נתונים ועד לחבילת שירות מלאה של כלים, שמקלה על עסקים בכל גודל לסנן, לנהל ולנתח מועמדים.
למה להשתמש במערכת מעקב אחר מועמדים?
כל ארגון הוא ייחודי, אבל כל ארגון משגשג על-ידי משיכה, גיוס ומיצוי הכישרונות המובילים. עסקים רבים מתמודדים עם אתגרים גדולים בשלב מסוים בתהליך הגיוס או הקליטה. מערכת ATS יכולה להציע מגוון יכולות שיכולות לעזור לארגון למצוא את המועמדים הטובים ביותר, לקלוט אותם ולשמר אותם. חלק מהיתרונות של מערכת ATS כוללים:
איתור ומשיכת המועמדים המתאימים
יש ארגונים שאין להם את היכולת להתחבר למחפשי עבודה מובילים או להטיל רשת רחבה מספיק בשוק. לאחרים חסרים נתונים קריטיים על הערוצים הנכונים למציאת מועמדים ספציפיים; וייתכן שלארגונים אחרים חסרה הכרה במותג שלהם ואת האמצעים לפתח אותה. מערכת ATS יכולה לעזור להתמודד עם אתגרי המועמדים הקריטיים האלו. ניתן להעשיר מערכות מסוימות בעזרת בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה כדי ליצור פרופיל של מועמד אידיאלי, להעריך ולזהות מיומנויות ולחזות גורמי הצלחה כדי להפיק את המרב מכל כל עובד. כך הארגונים יוכלו להבין טוב יותר את התנהגות המועמדים, להגביר את זיהוי המותג ולמקד מחפשי עבודה ספציפיים בפלטפורמות ובערוצים שבהם הם משתמשים הכי הרבה.
הגדלת מעורבות המועמד
העברת מועמד בתהליך מהמפגש הראשון ועד לתחילת העבודה יכולה להיות תהליך הדורש מעורבות גבוהה. קל מאוד לאבד מועמד מוביל בגלל זמני תגובה איטיים או מעורבות לקויה בתוכניות ראיון. מערכת ניהול מועמדים (ATS) יוצרת שקיפות רבה יותר לאורך מחזור חיי המועמד, כך שלא תפספסו אף נקודת מגע.
שיפור היעילות והפחתת עלויות
הסתמכות על תהליכים ידניים לא יעילים, שיתוף פעולה לקוי בין צוות הגיוס ותקלות בתקשורת עם הגורמים המרכזיים בתהליך הגיוס גורמים לכך שהמועמדים עוברים באיטיות בתהליך הגיוס. זה מוביל לעלויות גיוס גבוהות ולזמני גיוס ממושכים. מערכת ניהול מועמדים (ATS) יוצרת הזדמנויות לאוטומציה של תהליכים ידניים, מגבירה את השקיפות בתהליך הגיוס עבור כל צוות הגיוס, ומגדילה את ההזדמנויות לתקשורת לאורך כל מסע המועמד.
78% מהמגייסים המשתמשים בדוח ATS משפרים את איכות המועמדים שהם קולטים.2
התעמקו במגוון התכונות של מערכת ניהול מועמדים (ATS) חזקה (4:02)
שמירה על תחרותיות
נכון לשנת 2019, 99% מחברות Fortune 500 השתמשו ב-ATS בתהליך קליטת העובדים שלהן.1 חברות אלו כבר נהנות מהכרה במותג שלהן וממשאבים להתחרות על הכישרונות המובילים; מערכת ניהול מועמדים יכולה ליצור תנאים שווים על-ידי יצירת גישה טובה ומהירה יותר למועמדים.
מיטוב תהליך השתלבות העובד
מערכת ניהול מועמדים (ATS) מתאימה יכולה גם לסייע בתהליך הקליטה, ולהבטיח שהמועמדים שמקבלים את ההצעה יהיו מצוידים בכל המידע הדרוש להם כדי להתחיל לתרום מהיום הראשון, ובכך להגדיל את הפרודוקטיביות הכוללת ואת שיעור השימור.
היתרונות של מערכת ניהול מועמדים עבור המועמדים
בשוק עבודה תחרותי, מגייסים ומנהלי גיוס מחפשים למנף כל יתרון פוטנציאלי במירוץ לכישרונות הטובים ביותר. ככל שיותר ארגונים עוברים לעבודה מרחוק, הצורך הזה הופך להיות קריטי אף יותר. שדה התחרות התרחב: מחסום הגאוגרפיה הוסר, מה שמעניק למועמדים הטובים ביותר אפשרויות רבות יותר. מערכת ATS יכולה להיות גורם מבדל מרכזי להבחנה בין מועמדים. הנה כמה מהיתרונות:
חוויית מועמד משופרת
מחפשי עבודה מצפים לחוויה דיגיטלית חלקה במהלך החיפוש שלהם. מערכת ה-ATS הטובה ביותר מבצעת אוטומציה לרבים מהיבטי חיפוש העבודה המכבידים ביותר על-ידי מתן אפשרות למילוי אוטומטי של טופסי בקשה מקוונים, תזמון ראיונות בשירות עצמי, ותקשורת רציפה ואחידה בין צוותי הגיוס.
86% מהמגייסים דיווחו שהשימוש ב-ATS עזר להם לקלוט מהר יותר.3
יעילות רבה יותר בתהליך קליטת העובדים
מעורבות מועמדים נמוכה היא לעתים קרובות תוצאה של צוותי גיוס מנותקים שלא יכולים לשתף פעולה ביעילות, חוסר נראות לגבי המקום שבו המועמד נמצא בתהליך הקליטה, או שאינם יכולים לספק מידע קריטי למועמד. זוהי נקודת תסכול משמעותית עבור מועמדים מובילים, שמקבלים החלטות אם לקבל הצעת עבודה או לא על סמך כל היבט של החוויה. מערכת ניהול מועמדים (ATS) יכולה לעזור להימנע מבעיות שליליות, לזרז את תהליך גיוס המועמדים, וליצור שיווק מפה לאוזן חיובי יותר עבור המותג.
השפעה מיידית לאחר הקליטה
האנשים הטובים ביותר רוצים להתחיל לפעול מיד. מערכת ATS לא רק מסייעת בגיוס וקליטה, אלא גם מציעה עשרות כלים לייעול תהליך הקליטה. דבר זה הופך את המעבר ממועמד לעובד במשרה מלאה למעבר חלק.
מערכת מעקב המועמדים הטובה ביותר: הטבות למגייסים ולמעסיקים
למערכת ה-ATS הנכונה יכולה להיות השפעה עצומה על האפקטיביות של המגייסים, מה שעוזר להם:
יצירת תיאורי עיסוק עוצמתיים יותר
ארגונים יוצרים דרישת גיוס כיוון שהם זיהו צורך עסקי קריטי שרמות האיוש הנוכחיות לא מטפלות בו. תיאור העיסוק חייב לתרגם את הצורך העסקי הזה לתחומי אחריות מרכזיים. אבל הוא חייב גם לתפוס את תשומת הלב של המועמד המוסמך ביותר. ל-ATS יש תבניות עשירות במילות מפתח לתיאורי עיסוק שמושכים את תשומת הלב הנכונה, בזמן הנכון ובמקומות שבהם מחפשים המועמדים המובילים.
הרחבת טווח ההגעה של המגייס והפחתת החיכוך
ATS מאפשרת למגייסים להתאים את דרישות הגיוס לאתרי פרסום המשרות ולערוצי המדיה החברתית המתאימים ביותר למועמדים ספציפיים. ATS גם ממטבת את הנראות עבור לוחות דרושים פנימיים, תוך הפחתת הלחיצות ומבטלת מחסומים עבור עובדים פוטנציאליים.
אוטומציה והגברת היעילות
ATS יכולה לשנות ולהפוך תהליכים ידניים לאוטומטיים לאורך מחזור הגיוס, עם כלים כמו פרסום משרות ותקשורת אוטומטיים ותזמון ראיונות דיגיטלי וגמיש. מעסיקים יכולים להפחית את התלות שלהם בתהליכים מבוזרים, נייר ודואר אלקטרוני. ובכך למנוע פספוס של מועמדים מוסמכים. וגם להיפטר מטעויות והאטות ולהעביר מועמדים מהר יותר דרך משפך הגיוס כדי לשפר את מדדי העלות לקליטה. הדיגיטציה והריכוז של נתונים רגישים משפרים גם את אבטחת הנתונים.
שיפור הנראות ושיתוף הפעולה בין צוותי גיוס
כפי שהמועמדים נעשו פזורים יותר, כך גם צוותי הגיוס. ארגונים רבים מתקשים לשמור על יעילות בשל שיתוף פעולה לקוי הנגרם מתהליכים לא עקביים וכלים לא יעילים. מערכת ניהול מועמדים (ATS) מאפשרת לכל צוותי הגיוס לראות היכן נמצא המועמד בתהליך, אילו נקודות מגע התקיימו, ומהם הצעדים הבאים שנותרו. ניתן להגדיר התראות כך שלא יתפספסו תחומי אחריות קריטיים וכדי שמועמדים טובים לא יאבדו.
מה צריך לדעת בעת בחירת מערכת מעקב מועמדים
עם מגוון רחב של אפשרויות ATS זמינות, ארגונים חייבים להעריך מספר גורמים לפני קבלת החלטה לגבי הכלי הטוב ביותר כדי למקסם את ההשקעה שלהם.
להבין את הבעיה שצריך לפתור
עם כל כך הרבה אפשרויות לפתרונות ATS, חשוב להתמקד בנקודות הכאב האמיתיות שהפתרון צריך לטפל בהן. לדוגמה:
- אם הארגון מתקשה לאתר ולגייס כישרונות מובילים, עליו לחפש פתרון ATS שמייצר תיאורי עיסוק דינמיים, מבצע אוטומציה של הערכות מיומנות לפני ראיון, ומשתמש בבינה מלאכותית ליצירת פרופיל מיומנויות מקיף.
- ארגונים המתקשים בתקשורת ובמעורבות מועמדים לאורך תהליך הגיוס צריכים לזהות פתרון ATS שמספק יותר נקודות מגע אנושיות ומדדי התקדמות לאורך מסע המועמד.
- מערכת ATS יכולה להציע שירותים נישתיים אפילו יותר, כמו תמיכה בשפות מרובות עבור ארגונים המגייסים עובדים ברחבי העולם.
התאמת ההשקעה ליכולת הארגונית
כמו בכל השקעה בתוכנה או בטכנולוגיה, התחילו בהבנה ברורה של יכולות הארגון. מעסיקים צריכים להכיר את הנכונות של העסק שלהם לשינויים ואת המוכנות לאמץ כלים חדשים. עליהם גם להיות נחושים לגבי מגבלות תקציביות ולהיות בעלי חדות ראייה בנוגע לתשואה הצפויה על ההשקעה, בכסף וגם בזמן.
הבנת תשתית ה-IT שלכם
אפשרויות ATS עשויות להשתנות בטווח. הצעות מקיפות יותר בשירות מלא יכולות להיות מורכבות למדי. רוב מערכות ה-ATS המתקדמות אינן פתרונות מיידיים, ולכן חשוב לוודא שלעסק יש את הזמן ואת משאבי ה-IT הנדרשים כדי להקדיש לתהליך שיכול להימשך חודשים או אפילו שנים. היישום והאינטגרציה של תהליכים יכולים גם לחרוג מהתשתית הטכנולוגית הקיימת. ייתכן שמערכת ה-ATS תצטרך לתקשר עם תוכנות חיצוניות שלרוב הן קריטיות לתהליך הגיוס, אך אינן כלולות במערכות המעקב. זה כולל דברים כגון בדיקות לגילוי סמים לפני העסקה ובדיקות רקע. המעסיקים צריכים להכיר את הסביבה שלהם כדי לזהות את הפתרון הנכון.
העתיד של מערכות מעקב אחר מועמדים
מערכות מעקב אחר מועמדים הן כלים חזקים שממשיכים לחדש כדי להתאים את עצמן לקצב השינויים והביקוש בכוח האדם. המערכות הטובות ביותר עומדות באתגר זה כעת, אך התכונות הנפוצות הבאות יהיו משותפות ביניהן בעתיד:
מערכות המתאימות קודם כל לנייד, עשירות במידע, גמישות
הצרכים של כוח עבודה רב-דורי משתנים ללא הרף, ומערכת ה-ATS שלכם חייבת להיות גמישה ומתאימה כדי לעמוד בציפיות אלו. המועמדים המובילים דורשים אינטראקציה חלקה וניידת במלואה והמנהיגים בשוק ה-ATS עונים על דרישותיהם במקום ובאופן שבו הם מחפשים ומיישמים - בטלפון ובדרכים. מחפשי עבודה מצפים גם לתשובות מפורטות לשורה של שאלות לפני העסקה, מה שמניע את מערכות ה-ATS להפוך לחיפושיות יותר, לספק תמיכה חיה או להפעיל בוטים לטיפול בשאלות נפוצות, ולהיות ניתנות להתאמה אישית כדי לענות על צרכים חדשים בזמן אמת.
חווית משתמש מועשרת
מערכות ה-ATS ימשיכו למקד ולמטב את מסע המועמדים. ממשקים אינטואיטיביים ופשוטים יותר, היכולת לשלוף מידע אוטומטית מקורות חיים, ושירות עצמי לתזמון ראיונות הם תכונות מבדלות וימשיכו להיות כאלה עבור מועמדים פוטנציאליים. גם מגייסים ייהנו מחוויה חלקה יותר בכל שלב, החל מפרסום משרות ועד לניהול משימות.
יכולת משופרת למנף פלטפורמות חברתיות
רשתות חברתיות חיוניות לתהליך הגיוס, ומערכות ATS ישתלבו בצורה מלאה יותר עם מדיה חברתית כדי לזהות מועמדים פסיביים ואקטיביים מהשורה הראשונה, תוך סיוע לארגונים לבנות מותג חברתי חזק.
יעילות משופרת עם בינה מלאכותית
הבינה המלאכותית חיונית ליצירת יעילות רבה יותר. מערכת ATS המשלבת בינה מלאכותית יכולה לעבד מערכי נתונים מורכבים, ולסייע בזיהוי המיומנויות שמבדילות בין הביצועים הגבוהים בארגון. על ידי בידוד הגורמים שקובעים הצלחה, מעסיקים ומגייסים יכולים ליצור פרסומי משרה ממוקדים יותר, לסנן ולהעריך מיומנויות ברמת דיוק גבוהה יותר, ולעזור להתמודד עם חולשות בתהליך הגיוס. אלגוריתמים משופרים יספקו תמונה מעודנת ומפורטת יותר של מועמד אידיאלי, וייצרו חוויה מותאמת אישית וחלקה יותר עבור מחפשי עבודה.
מערכת אקולוגית מבוססת ענן ומשולבת במלואה
העתיד של מערכות ATS יהיה בענן, מה שיבטל את הצורך בתחזוקה וניהול באתר וינצל את התשתית, הגמישות והיכולות האבטחה של ספקים חיצוניים. מערכות ATS מובילות ישתלבו גם עם מערך הטכנולוגיה הרחב יותר, מה שיאפשר למעסיקים להבין טוב יותר כיצד תהליכי הגיוס משפיעים על העסק.
גיוון והכללה חזקים יותר
לא רק שכוח אדם מגוון ותרבות של הכללה מחזקים את הארגון - הם גם הציפייה של מעסיקים ומועמדים. מערכת ה-ATS תשתמש בדפוסי קליטת נתונים כדי לזהות ולבטל הטיה פנימית בתהליך הגיוס, ובכך תפתח עסקים לקבוצה מגוונת יותר של מועמדים מיומנים.
1 לינדה קוו, "99% מחברות Fortune 500 משתמשות במערכות מעקב מועמדים (ATS)", Jobscan, 7 בנובמבר 2019
2 קארן מק'קאנדלס, "דוח אסטרטגיות גיוס: להשקיע בהפניות עובדים ולקדם את המותג שלכם טוב יותר", GetApp, 3 באוקטובר 2017.
3 מק'קאנדלס, "דוח אסטרטגיות גיוס"