10 rischi e soluzioni comuni per le aziende

Che tu li ami o li odi, i fogli di calcolo sopravviveranno comunque. Tuttavia, sebbene i fogli di calcolo continueranno a essere indispensabili, vengono troppo spesso sfruttati dagli utenti aziendali per eseguire processi di analitica troppo complessi per le capacità di un semplice foglio di calcolo. Molti team utilizzano i fogli di calcolo come il loro strumento di riferimento per organizzare il lavoro, gestire i progetti e generare report sui dati. Quando si tratta di eseguire analytics, i business group spesso ricorrono ai fogli di calcolo come elemento polivalente nel quale raccolgono i dati provenienti dalle molteplici fonti di cui hanno bisogno. Utilizzare fogli di calcolo per un tale compito conduce a molto lavoro manuale e al rischio di errori umani, cose che possono tradursi in opportunità perse che i team avrebbero potuto cogliere se avessero usato lo strumento più adatto per il lavoro.

Quali sono i rischi dei fogli di calcolo?

I fogli di calcolo sono uno strumento competente per molte attività aziendali; tuttavia, ci sono dei rischi che sorgono dall'uso errato dei fogli di calcolo per le attività che non sono progettati per eseguire. Quando vengono utilizzati per attività che vanno oltre le loro capacità, i fogli di calcolo possono creare rischi, inclusi errori di immissione dati, errori di calcolo, vulnerabilità della sicurezza, problemi di scalabilità e limiti di compliance. Quando vengono utilizzati più fogli di calcolo, i dati vengono spesso suddivisi in vari file, rendendo difficile creare un'unica visione gestionale coerente e sicura su cui i responsabili possono fare affidamento. Inoltre, poiché in genere non è previsto alcun processo di governance con fogli di calcolo, i decision maker potrebbero ricevere dati errati a causa di errori imprevisti. I fogli di calcolo sono anche limitati nella loro capacità di eseguire analisi e fornire suggerimenti. Tutti questi problemi combinati possono portare al fenomeno noto come "spreadsheet hell", cioè un ambiente in cui i fogli di calcolo proliferano, le informazioni diventano obsolete e i rischi di errore umano aumentano, rendendo l'analisi inaffidabile.

Concetti chiave

• I fogli di calcolo diventano sempre più difficili da gestire quando i volumi di dati aumentano e quando le organizzazioni devono affrontare problemi di governance, sicurezza, integrità dei dati e compliance.
• I fogli di calcolo risultano limitati anche nella loro capacità di eseguire analisi dettagliate dei dati o di trovare modelli nascosti all'interno di essi, soprattutto quando gli utenti non riescono a tenere aggiornati i dati nel foglio di calcolo.
• I fogli di calcolo non sono governati e possono essere condivisi e distribuiti facilmente, cosa che aumenta il rischio di dati errati o contrastanti, di accessi non autorizzati e di violazioni dei dati. Sono anche facilmente duplicati, fattore che porta a più versioni con dati diversi e conclusioni contrastanti.
• Per quanto riguarda gli analytics, i fogli di calcolo sono limitati nella gestione di dati non strutturati, ad esempio video o testi tratti dai reclami dei clienti.

Definizione dei rischi dei fogli di calcolo

I fogli di calcolo vengono utilizzati in molti settori e risultano molto utili per un lavoro adatto e preciso. Tuttavia, ci sono numerosi rischi associati all'uso diffuso dei fogli di calcolo, tra cui una tendenza all'inserimento manuale dei dati ed errori di dati non protetti causati dalla mancanza di controlli di accesso e dalla condivisione dei documenti. A causa dei loro limiti a livello di prestazioni, i fogli di calcolo possono anche non essere ridimensionabili nel corso del tempo man mano che un'azienda cresce, esaurendo velocemente il carburante di fronte alle complessità di team interfunzionali, alle operations troppo articolate e al bisogno di interazione, collaborazione e coordinamento di alto livello.

I fogli di calcolo sono spesso l'opzione predefinita utilizzata dai team per riunire i dati di cui hanno bisogno durante il tracciamento degli analytics. Il problema: i fogli di calcolo sono facili da lanciare ma difficili da mantenere con i dati attuali. Spesso proliferano, quindi si generano presto molteplici versioni di quel set di dati iniziale, cosa che spinge i decision maker a perdere fiducia nei dati e nelle conclusioni. Sebbene i fogli di calcolo gestiscano bene i dati numerici, non sono particolarmente adatti per i dati non strutturati. Quando dipendono dai fogli di calcolo, molte aziende hanno difficoltà a dare un senso ai propri dati e possono perdere delle opportunità per ottenere insight utili attraverso un'analisi approfondita dei dati.

Perché i fogli di calcolo sono popolari

I fogli di calcolo sono uno strumento popolare per le aziende perché sono flessibili, facili da avviare e utilizzare e generalmente a basso costo (essenzialmente gratuiti per l'utente finale del business) rispetto ad altre alternative. I fogli di calcolo possono anche essere creati rapidamente e facilmente senza avere bisogno del supporto dell'IT o di software specializzati, rendendoli uno strumento accessibile per molte funzioni. Gli utenti hanno spesso l'esigenza di estrarre dati da più origini e sistemi e optano per i fogli di calcolo per raccoglierli per tutti i motivi indicati in precedenza.

I fogli di calcolo forniscono inoltre un modo per ordinare i dati e fare calcoli di cui i team aziendali hanno bisogno per prendere decisioni informate senza avviare un'importante iniziativa IT. Nel finance e nelle funzioni finance in generale di tutti i settori, i fogli di calcolo rimangono essenziali per attività di base come la modellazione finanziaria e la reportistica. La preparazione dei dati è un altro importante motivo per cui le persone utilizzano fogli di calcolo a fini di analisi. I dati vengono spesso memorizzati in un formato che non è ottimale per gli analytics, pertanto le persone esportano i dati in un foglio di calcolo per modificarli in una forma che le persone del business possano utilizzare. La maggior parte degli strumenti di analytics non fornisce la preparazione e l'arricchimento dei dati integrati.

10 rischi comuni che le aziende che utilizzano fogli di calcolo devono affrontare

I fogli di calcolo vengono utilizzati per obiettivi aziendali, tra cui contabilità, gestione dei dati e analisi finanziaria. Sebbene utili per tali mansioni, creano rischi quando aumenta il carico di lavoro e vengono spinti oltre le loro capacità. I fogli di calcolo possono diventare sempre più difficili da gestire in organizzazioni di medie o grandi dimensioni. I problemi relativi alla governance dei dati, ai controlli di sicurezza e accesso, all'integrità dei dati e alla compliance normativa diventano sempre più complicati da affrontare con volumi più grandi e un maggior numero di utenti. Ecco alcuni dei rischi più comuni che le aziende devono affrontare quando utilizzano i fogli di calcolo:

Come affrontare la gestione e la mitigazione dei rischi dei fogli di calcolo

È importante che le aziende valutino attentamente i potenziali rischi associati ai fogli di calcolo e stabiliscano controlli e processi per gestirli. Ciò in genere comprende prevede la gestione dei fogli di calcolo attuali, l'adozione delle azioni correttive appropriate e l'implementazione di best practice e nuove policy aziendali per ridurre continuamente il potenziale di rischio. Ciò potrebbe comportare l'implementazione di nuove applicazioni per soddisfare esigenze che i fogli di calcolo non possono soddisfare. Di seguito sono riportati dei passi che è possibile eseguire per ridurre i rischi del foglio di calcolo.

Conseguenze reali dei fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono uno strumento utile per i business, ma possono avere anche conseguenze molto costose se vengono utilizzati in modo improprio. Gli errori dei fogli di calcolo non sono solo costosi in termini di tempo e denaro, ma possono causare danni alla reputazione e perdite di lavoro. Di seguito abbiamo riportato tre esempi del mondo reale.

• Errori e imprecisioni: i fogli di calcolo sono soggetti a errori, soprattutto quando vengono utilizzate formule e funzioni complesse. Anche un piccolo errore in una formula può causare imprecisioni significative e errori finanziari potenzialmente costosi. Una volta una società di trasmissione di energia elettrica ha perso 24 milioni di dollari facendo offerte per percorsi di trasmissione di cui non aveva bisogno a causa di righe non allineate in un foglio di calcolo; era "letteralmente un errore di taglia e incolla in un foglio di calcolo di Excel", ha detto il presidente della società. Un altro costoso errore è accaduto nel 2005, quando un grande produttore statunitense ha subito un errore di separazione di 11 milioni di dollari a causa di un errore di battitura in un foglio di calcolo.
• Rischi per la sicurezza: i fogli di calcolo possono essere vulnerabili ai rischi per la sicurezza, incluse le violazioni dei dati e gli accessi non autorizzati. Se le informazioni aziendali riservate sono memorizzate in un foglio di calcolo, possono essere condivise facilmente o accessibili da persone non autorizzate. Ciò può causare danni finanziari e di reputazione per l'azienda. Nel 2021, un'agenzia governativa statunitense ha pubblicato su un sito web interno di Microsoft SharePoint, per i dirigenti senior, un foglio di calcolo con informazioni dei dipendenti che fra cui figurava lo stato di vaccinazione; il sindacato dell'agenzia ha presentato una lamentela, portando alla rimozione del foglio di calcolo.
• Sfide di compliance: i fogli di calcolo possono creare sfide di compliance per le aziende, in particolare in settori altamente regolamentati, come sanità e finance. Questi settori sono soggetti a rigide normative relative alla gestione dei dati e i fogli di calcolo potrebbero non essere in grado di fornire i controlli e il monitoraggio necessari. Un'organizzazione sanitaria che utilizza un foglio di calcolo per gestire le informazioni sui pazienti può avere difficoltà a rispettare le normative HIPAA degli Stati Uniti.

Alternative ai fogli di calcolo

I fogli di calcolo continueranno a essere utilizzati. Tuttavia, se stai cercando di scoprire informazioni preziose nei tuoi dati utilizzando tecniche come la combinazione di più origini dati o l'esecuzione di ricerche iterative mediante funzionalità di machine learning per trovare pattern nascosti all'interno dei dati, un foglio di calcolo non sarà sufficiente. Allo stesso modo, se stai utilizzando un foglio di calcolo per tenere traccia dello stato del progetto, è probabile che esista uno strumento di gestione dei progetti creato appositamente che rappresenta un'opzione migliore. Naturalmente, tutte queste opzioni richiedono investimenti, mentre la creazione di un foglio di calcolo non comporterà costi incrementali, aspetto che rappresenta grande parte del loro fascino. Tuttavia, se il budget lo permette, ecco alcune alternative all'uso dei fogli di calcolo:

• Software di gestione dei progetti: utilizzati in vari settori, i software di gestione dei progetti consentono ai business di pianificare e gestire i progetti, di assegnare attività e di monitorare i progressi in modo più dinamico e visivo rispetto al tracciamento tramite fogli di calcolo. Il software può fornire aggiornamenti in tempo reale sullo stato del progetto e sull'allocazione delle risorse.
• Sistemi di enterprise resource planning (ERP): le aziende di medie e grandi dimensioni utilizzano i software ERP per integrare più funzioni aziendali, come finance, definizione del budget, vendite e gestione dell'inventario, in un'unica piattaforma. I sistemi ERP offrono funzionalità avanzate di reporting e analytics e possono rendere i processi aziendali più trasparenti ed efficienti rispetto al tracciamento dei dati finanziari sui fogli di calcolo.
• Sistemi di database: i database e i sistemi di gestione dei database consentono alle aziende di memorizzare, gestire e recuperare grandi quantità di dati. Un database è in grado di gestire strutture di dati complesse e offrire funzionalità avanzate di query dei dati che vanno oltre quelle offerte da un foglio di calcolo. Tuttavia, a seconda dell'architettura e del sistema, il recupero di tutti i dati richiesti da un database per l'analisi può essere un processo lento che richiede delle competenze di DBA specializzate.
• Piattaforma di analytics: una piattaforma di analytics include l'hardware, il software, gli strumenti e le utility che consentono alle aziende di raccogliere e analizzare grandi quantità di dati da varie origini. Questi strumenti offrono funzionalità di analytics avanzate, tra cui la visualizzazione dei dati e gli analytics predittivi.
• Software di analytics dedicato: un software standalone progettato specificamente per gli analytics consente di estrarre e preparare rapidamente i dati per visualizzazioni e insight, e gli utenti aziendali possono ottenere una visione coerente e affidabile dei dati per supportare il processo decisionale.

Mettiti alle spalle i fogli di calcolo e riduci i rischi con Oracle

Sebbene i fogli di calcolo possano essere uno strumento potente per molti casi d'uso, è importante che le aziende siano a conoscenza dei loro limiti e dei potenziali rischi quando vengono utilizzati per gli analytics. Per mitigare questi rischi, le aziende dovrebbero adottare una cultura basata sugli analytics e che fa affidamento su dati sicuri, e prendere in considerazione l'implementazione di strumenti alternativi con più funzionalità, sicurezza e governance.

Una piattaforma di analytics sicura è in grado di fornire maggiori funzionalità rispetto a un foglio di calcolo e riduce il bisogno di esportare dati centralizzando la logica dispersa tra i file fisici, rendendola disponibile in una posizione accessibile e ben gestita che tutti possano utilizzare. Oracle Analytics fornisce tutte le funzionalità di manipolazione dei dati di cui le persone hanno bisogno per combinare set di dati interni e di terze parti e sfruttarli in un processo di business tracciabile, condivisibile e ripetibile. Offrendo le ultime tecnologie di analytics dei dati, tra cui AI, machine learning ed elaborazione del linguaggio naturale, Oracle Analytics è una soluzione di analytics completa che può aiutare la tua azienda a prendere decisioni migliori in base a dati più tempestivi e precisi, dati di cui i tuoi leader aziendali si fidano e che capiscono.

Domande frequenti sui rischi dei fogli di calcolo

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di un foglio di calcolo?

Gli svantaggi principali dei fogli di calcolo sono l'incertezza dei dati, la scalabilità limitata e la vulnerabilità rispetto ai costosi errori umani.

Quali sono i limiti dell'utilizzare i fogli di calcolo per gli analytics?

I fogli di calcolo sono difficili da gestire e non dispongono di funzionalità di gestione dei dati, il che li rende poco adatti per l'analytics complessa che utilizza più origini di dati.

Quali sono i problemi più comuni dei fogli di calcolo?

Gli errori comuni correlati ai fogli di calcolo includono errori di copia e incolla e dati obsoleti a causa di aggiornamenti manuali.