Che cos'è l'ERP?

Definizione di Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) si riferisce a un tipo di software che le organizzazioni utilizzano per gestire le attività quotidiane di business, come ad esempio contabilità, procurement, project management, gestione del rischio e compliance e operations della supply chain. Una suite ERP completa include anche l'enterprise performance management, un software che aiuta a pianificare, quantificare, prevedere e comunicare i risultati finanziari di un'organizzazione.

I sistemi ERP mettono in relazione tra loro un insieme di processi di business e ne consentono lo scambio di dati. Grazie alla raccolta di dati transazionali condivisi provenienti da diverse fonti dell'organizzazione, i sistemi ERP eliminano la duplicazione dei dati e ne garantiscono l'integrità tramite un'unica fonte di informazioni.

Oggigiorno, i sistemi ERP sono fondamentali per la gestione di migliaia di aziende di qualsiasi dimensione e settore. Per queste aziende, l'ERP è indispensabile quanto l'energia che serve a far funzionare tutti i sistemi.

Che cos'è un sistema ERP?

In che modo queste soluzioni possono gestire le attività aziendali quotidiane delle organizzazioni, come contabilità, finance, procurement, project management, supply chain e produzione?

I sistemi ERP sono piattaforme complete e integrate, in modalità on-premise o nel cloud, che gestiscono tutti gli aspetti di un business basato sulla produzione o sulla distribuzione. Inoltre, i sistemi ERP supportano tutti gli aspetti della gestione Finance, delle risorse umane, della supply chain e del manufacturing con la tua principale funzione di contabilità.

I sistemi ERP offrono una visone chiara dell'intero processo di business monitorando tutti gli aspetti della produzione, della logistica e degli aspetti finanziari. Questi sistemi integrati fungono da hub centrale per il flusso di lavoro e i dati end-to-end dell'azienda, consentendo l'accesso a una vasta gamma di reparti.

I sistemi e il software ERP supportano più funzioni in tutta l'azienda, nelle piccole e medie imprese, tra cui le personalizzazioni per il tuo settore.

Qual è la differenza tra ERP e Financials?

Sebbene il termine "Financials" sia spesso utilizzato per descrivere il software ERP, Financials ed ERP non sono la stessa cosa. Con Financials si fa riferimento a un sottoinsieme di moduli all'interno di ERP.

Financials sono le funzioni aziendali correlate al reparto Finance di un'organizzazione e includono moduli per la contabilità finanziaria, contabilità del libro contabile sezionale, hub di contabilità, contabilità clienti e fornitori, gestione dei ricavi, fatturazione, sovvenzioni, gestione delle spese, project management, gestione degli asset, contabilità joint venture e riscossioni.

Il software Financials utilizza funzionalità di reporting e analitica per soddisfare i requisiti di reporting degli enti governativi, quali International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) per i principi contabili generalmente accettati negli Stati Uniti (Generally Accepted Accounting Principles, GAAP), nonché per altri paesi (ad esempio HGB in Germania e PCG in Francia).

Per le organizzazioni pubbliche, il software Financials deve essere in grado di produrre rendiconti finanziari periodici per le autorità di regolamentazione, ad esempio US Securities and Exchange Commission (SEC) (con report quali 10-Q trimestrali e 10-K annuali), European Securities and Markets Authority (ESMA) e altri. Per questi tipi di report finanziari viene utilizzato uno strumento di reporting descrittivo. La persona responsabile di Financials è il CFO.

Sebbene Financials gestisca un'area dell'azienda, l'ERP comprende un'ampia gamma di processi aziendali, inclusi quelli finanziari. Il software ERP può includere funzionalità per procurement, gestione della supply chain, inventario, produzione, manutenzione, gestione degli ordini, project management, logistica, gestione del ciclo di vita dei prodotti, gestione del rischio, gestione delle prestazioni aziendali (Enterprise Performance Management, EPM), gestione delle risorse umane/capitale umano.

ERP si integra anche con applicazioni di front-office per creare visioni olistiche dei clienti, incluse le soluzioni CRM (Customer Relationship Management). Inoltre, le applicazioni ERP basate sul cloud sono molto spesso integrate con tecnologie di nuova generazione, come Internet of things (IoT), blockchain, intelligenza artificiale, Machine Learning e assistenti digitali. Queste tecnologie avanzate offrono dati e funzionalità che non solo migliorano molte funzioni ERP tradizionali; creano nuove opportunità per aumentare l'efficienza, nuovi servizi e insight più approfonditi in tutta l'azienda. Poiché i sistemi ERP sono completi in tutta l'azienda, la loro gestione spesso implica una partnership con il CFO, nonché con il CIO, il COO e altri importanti leader esecutivi.

Le applicazioni ERP basate sul cloud sono spesso integrate con tecnologie di nuova generazione, come Internet of Things (IoT), blockchain, AI, machine learning e assistenti digitali.

Nozioni di base sull'ERP

I sistemi ERP si basano su un'unica struttura di dati definita (schema) che condivide, in genere, un database comune. In questo modo si garantisce che le informazioni utilizzate in tutta l'azienda siano normalizzate e basate su definizioni e una User Experience comuni. Questi costrutti principali vengono quindi interconnessi con i processi di business alimentati dai flussi di lavoro tra i reparti aziendali (ad es. Finance, risorse umane, ufficio tecnico, marketing e operations ), connettendo i sistemi e le persone che li utilizzano. In poche parole, ERP è il veicolo per l'integrazione di persone, processi e tecnologie in un'azienda moderna.

Ad esempio, considera un'azienda che costruisce automobili procurandosi ricambi e componenti da più fornitori. Potrebbe impiegare un sistema ERP per tracciare le richieste e gli acquisti di questi beni e garantire che ogni componente dell'intero processo procure-to-pay, utilizzi dati uniformi e puliti connessi ai flussi di lavoro aziendali, ai processi di business, al reporting e agli Analytics.

Quando l'ERP viene utilizzato correttamente in questa azienda del settore automobilistico, un componente, ad esempio "pastiglie dei freni anteriori", viene identificato in modo uniforme tramite nome del componente, dimensioni, materiale, origine, numero di lotto, numero di ricambio del fornitore, numero di serie, costo e specifiche, insieme a una miriade di altri articoli descrittivi basati sui dati.

Poiché i dati rappresentano la linfa vitale di ogni azienda moderna, l'ERP facilita la raccolta, l'organizzazione, l'analisi e la distribuzione di queste informazioni a tutti gli individui e ai sistemi che ne hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

L'ERP garantisce inoltre che tali campi e attributi di dati vengano inseriti nel conto corretto della contabilità generale dell'azienda in modo che tutti i costi siano tracciati e rappresentati correttamente. Se le pastiglie dei freni anteriori fossero chiamate "freni anteriori" in un sistema software (o magari in una serie di fogli di calcolo), "pastiglie dei freni" in un altro e "pastiglie anteriori" in un terzo, sarebbe difficile per la casa automobilistica capire quanto si è speso annualmente per le pastiglie dei freni anteriori e se si debba cambiare fornitore o contrattare i prezzi.

Uno dei principi base dell'ERP è quello relativo alla raccolta centralizzata di dati destinati a un'ampia distribuzione. Invece di numerosi database a sé stanti con un inventario infinito di fogli di calcolo disconnessi, i sistemi ERP portano ordine nel caos e consentono a tutti gli utenti, dal CEO al personale amministrativo, di creare, archiviare e utilizzare gli stessi dati derivanti da processi comuni. Con un repository di dati sicuro e centralizzato, tutti all'interno dell'organizzazione possono essere certi che i dati siano corretti, aggiornati e completi. L'integrità dei dati è garantita per ogni attività svolta all'interno dell'organizzazione, dai rendiconti finanziari trimestrali al singolo report dei crediti, senza usare fogli di calcolo soggetti a errori.

Il valore di business dell'ERP

È impossibile ignorare l'impatto dell'ERP nel mondo aziendale di oggi. Man mano che i dati e i processi aziendali sono integrati nei sistemi ERP, le aziende possono allineare i diversi reparti e i flussi di lavoro con un risparmio significativo in termini di costi. Alcuni vantaggi di business comprendono:

• Migliori insight di business a partire da informazioni in tempo reale generate dai report
• Minori costi operativi attraverso processi di business semplificati e best practice
• Maggiore collaborazione tra gli utenti che condividono i dati per quanto riguarda i contratti, le richieste e gli ordini di acquisto
• Migliore efficienza attraverso una User Experience comune a molte funzioni e processi di business ben definiti
• Un'infrastruttura omogenea dal back office al front office, in cui tutte le attività di business hanno lo stesso aspetto
• Maggiori tassi di adozione da parte degli utenti con una User Experience e un design comuni
• Rischio ridotto attraverso una maggiore integrità dei dati e controlli finanziari
• Minori costi di gestione e operativi attraverso sistemi uniformi e integrati

Alcuni cenni sulla storia dell'ERP

Dai fogli di carta ai dispositivi mobili
L'ERP vanta oltre 100 anni di storia. Nel 1913, l'ingegnere Ford Whitman Harris sviluppò il modello EOQ (Economic Order Quantity), un sistema basato su carta per la pianificazione della produzione. Per decenni il modello EOQ ha rappresentato lo standard per la produzione industriale. Il produttore di utensili Black and Decker ha cambiato le regole del gioco nel 1964, quando è diventata la prima azienda ad adottare una soluzione di pianificazione dei fabbisogni di materiali (Material Requirements Planning, MRP) che abbinava i concetti EOQ al computer mainframe.

La soluzione MRP ha rappresentato lo standard di mercato fino a quando, nel 1983, è stato sviluppato il Manufacturing Resource Planning (MRP II). In MRP II erano presenti "moduli" riguardanti componenti di architettura software chiave e strumenti di produzione di base integrati, relativi ad acquisti, distinte di materiali, pianificazione e gestione dei contratti. Per la prima volta, diverse attività di produzione sono state integrate in un sistema comune. MRP II offriva anche una visione convincente su come le organizzazioni potessero sfruttare il software per condividere e integrare i dati aziendali e migliorare l'efficienza a livello operativo, attraverso una migliore pianificazione della produzione, un inventario di dimensioni inferiori e una riduzione degli sprechi (cascame). Con l'evoluzione tecnologica dell'informatica negli anni settanta e ottanta, sono stati sviluppati concetti simili all'MRP II per gestire attività di business al di là della produzione, come il Finance, la gestione delle relazioni con i clienti e i dati delle risorse umane. Nel 1990, gli esperti di tecnologia coniarono un nome per questa nuova categoria di software per la gestione del business: Enterprise Resource Planning.

Modelli di distribuzione ERP: passaggio da on premise al cloud

Il passato dell'ERP: dagli anni '90 al nuovo millennio
Dagli anni '90 fino all'inizio del ventunesimo secolo, l'adozione dell'ERP è cresciuta rapidamente. Allo stesso tempo, anche il costo per l'implementazione dei sistemi ERP era cominciato a salire. L'hardware necessario per eseguire il software si trovava in genere presso le aziende, con grandi macchine in una sala server. Sia l'hardware che le licenze software richiedevano investimenti in conto capitale, ammortizzati per 5-10 anni. Inoltre, le organizzazioni volevano quasi sempre personalizzare i propri sistemi ERP per soddisfare esigenze specifiche e tutto ciò comportava costi aggiuntivi per consulenti software e corsi di formazione.

Nel frattempo, la tecnologia si stava evolvendo per adottare Internet con nuove funzionalità come gli Analytics integrati. Con il passare del tempo, molte organizzazioni si sono rese conto che i propri sistemi ERP on-premise non potevano essere al passo con i requisiti moderni in termini di sicurezza o con le tecnologie emergenti come gli smartphone.

ERP cloud: un nuovo modello di distribuzione dell'ERP

Software-as-a-service (SaaS)
A questo punto si inserisce il cloud o il Software as a Service (SaaS) come modello di distribuzione dell'ERP. Quando il software ERP viene distribuito sotto forma di servizio nel cloud, viene eseguito su una rete di server remoti, anziché all'interno di una sala server di un'azienda. Il fornitore di servizi cloud applica le patch, gestisce e aggiorna il software più volte l'anno, anziché effettuare un costoso aggiornamento una volta ogni 5-10 anni con un sistema on-premise. Il cloud è in grado di ridurre i costi operativi (OpEx) e in conto capitale (CapEx), eliminando la necessità di acquistare software e hardware o di assumere altro personale IT. Queste risorse possono invece essere investite in nuove opportunità di business e l'organizzazione è sempre aggiornata sul software ERP più recente. I dipendenti possono concentrarsi su attività con maggior valore aggiunto, come innovazione e crescita, e dedicare meno tempo alla gestione IT.

7 motivi per passare a una soluzione cloud ERP

Per le aziende di qualsiasi dimensione, dalle grandi alle piccole e medie, non è possibile dismettere i sistemi on-premise e passare completamente al cloud in un'unica volta. O, per lo meno, non è qualcosa semplice da gestire in una breve periodo di sviluppo. Tuttavia, continuare sulla stessa rotta con un ERP on-premise e ignorare tutti i vantaggi dell'Enterprise Resource Planning come soluzione cloud non è più una strategia ideale. Perché dovresti considerare l'utilizzo di applicazioni cloud per sostituire o potenziare il tuo sistema on-premise?

Inizia ad usare Oracle ERP

Per le organizzazioni è sempre stato difficile bilanciare le complessità e i costi elevati dell'ERP tradizionale con l'esigenza di funzionalità e flessibilità personalizzate e al contempo soddisfare le esigenze dell'azienda. Guarda e scopri come Oracle ERP Cloud permette di avere team connessi, dati unificati e insight in tempo reale per aiutare te e il tuo team Finance a prendere le migliori decisioni di business. Adottando un ERP distribuito sotto forma di servizio nel cloud, la tua organizzazione può guardare al futuro e precedere i cambiamenti.

Uno dei vantaggi del modello SaaS consiste nell'aggiornamento del software con le ultime funzionalità, funzioni e best practice. I fornitori dei sistemi ERP cloud distribuiscono periodicamente gli aggiornamenti (con cadenza mensile nel caso di Oracle). Ciò significa che le ultime tecnologie emergenti e rivoluzionarie, come AI, assistanti digitali, Machine Learning, blockchain, realtà aumentata e IoT (Internet of Things), diventano disponibili agli abbonati con cadenza regolare.

Con l'accesso a queste nuove tecnologie, le organizzazioni possono migliorare rapidamente le proprie best practice di business, mentre il software ERP si evolve. Possono automatizzare i processi che richiedevano un intervento manuale importante, come la riconciliazione dei conti finanziari. Gli utenti hanno inoltre una visione completa e in tempo reale delle attività di business non solo riguardo al front office, ma anche ai magazzini, ai reparti di produzione e a qualsiasi altra parte dell'azienda. Queste conoscenze sono quindi disponibili per ogni dipendente sui dispositivi mobile, inclusi smartphone e tablet.

Costruito per l'era digitale, il cloud ERP di oggi abbraccia le soluzioni mobile, social, di Analytics e le ultime tecnologie emergenti. Senza, un'organizzazione non può guardare al futuro.