Che cos'è un'implementazione ERP?

L'implementazione di un sistema ERP è un'attività chiave per qualsiasi organizzazione che abbia deciso di impiegare un nuovo sistema aziendale, indipendentemente dal fatto che sostituisca una soluzione in locale corrente, aggiunga ulteriori funzionalità a un ambiente cloud esistente o funga da distribuzione innovativa in grado di supportare fogli di calcolo eterogenei e software sviluppati internamente Indipendentemente dal nuovo sistema ERP selezionato, il successo della soluzione aziendale scelta, in termini di adozione da parte degli utenti, allineamento dei processi, qualità dei dati e adattamento all'azienda, dipende dal successo dell'implementazione.

Questo successo, basato sulla capacità di comprendere e soddisfare le aspettative degli utenti, i requisiti aziendali, i budget e i piani di progetto, richiede un'attenta attività di pianificazione ed esecuzione mediante risorse esperte e competenti che non solo conoscano gli aspetti tecnici della nuova soluzione ERP, ma possano anche occuparsi degli aspetti aziendali e culturali di un'organizzazione in ogni fase del processo di implementazione.

Di seguito sono riportati cinque passaggi essenziali con le relative attività di supporto che un'organizzazione deve seguire per completare un progetto di implementazione ERP.

Definizione dell'implementazione ERP

L'adozione dell'ERP cloud ha successo solo con un progetto di implementazione ben definito

Sempre più organizzazioni eseguono la migrazione delle proprie applicazioni aziendali in locale verso moderne soluzioni cloud, prendendo al contempo in considerazione le attività necessarie per un progetto di implementazione ERP. Le aziende scelgono l'implementazione ERP per diversi motivi, tra cui modificare la struttura dei costi dei loro portafogli di applicazioni, ridurre il rischio di obsolescenza tecnologica, garantire la crescita, promuovere l'innovazione e aumentare al contempo l'agilità, la resilienza e l'efficienza delle operazioni. Indipendentemente da ciò, è importante capire perché i progetti aziendali vanno a buon fine o meno.

Sebbene esistano molti percorsi diversi per eseguire la migrazione alle applicazioni cloud, la formula per un'implementazione ERP di successo è chiara. Indipendentemente dal fatto che si stia eseguendo un singolo processo, ad esempio il budgeting, o si stiano spostando tutte le applicazioni e i processi finanziari nel cloud, le implementazioni ERP richiedono una pianificazione completa con risorse esperte.

Cinque passaggi per un progetto di implementazione ERP cloud di successo

Passaggio 1: pianificare l'implementazione dell'ERP cloud.

Definisci e stabilisci le categorie di progetti riguardanti ambito, progettazione, team e messaggi.

In un primo momento, gestire una migrazione cloud può sembrare come eseguire qualsiasi altro progetto aziendale e tecnologico, ma le differenze emergono non appena si mappano risorse e piani di progetto. Rispetto alla maggior parte delle implementazioni in locale, i vantaggi di un progetto cloud sono evidenti nelle prime fasi del processo.

Quando il business case per un progetto cloud ottiene l'approvazione, le attività di pianificazione e gestione costi sono significativamente più semplici. Si tratta di un'altra area in cui le attività per i progetti cloud differiscono dai progetti in locale. I progetti cloud più piccoli, soprattutto se ibridi, ottengono l'approvazione ancora più velocemente e con meno giustificazioni, perché costano meno e non richiedono alcuna spesa in conto capitale.

I componenti di un progetto cloud rientrano in cinque categorie: definizione progetto, team, progettazione, implementazione e comunicazioni. Affinché un progetto vada a buon fine, le informazioni relative ad ogni categoria devono essere raccolte prima della fase di avvio.

Definizione progetto

Questa attività stabilisce la basi per un progetto d'implementazione cloud. Fornire dettagli chiari in questa fase è un compito meticoloso ma cruciale per evitare problemi a valle. Una corretta pianificazione sin dal primo momento riduce il rischio di errori e aiuta il team d'implementazione a prepararsi a eventuali contrattempi lungo il percorso.

Inizia a definire l'intento del progetto scrivendo una dichiarazione di missione che includa i tuoi obiettivi generali. A quel punto, crea una roadmap di progetto che definisca in modo inequivocabile obiettivi, ambito, rischio, budget dettagliato e requisiti di assegnazione del personale (sia interno che esterno), basandoti su una sequenza temporale generale e su un programma delle attività. Queste attività sono simili nelle implementazioni in locale e nel cloud. Tuttavia, questo passaggio è più rapido con il cloud, poiché richiede meno lavoro. Dì addio alle attività associate all'installazione di hardware e software, ai test con codice personalizzato e ad altri componenti in locale.

Team di progetto

Con un progetto cloud, creare un team è più semplice. Non servono architetti hardware, programmatori di applicazioni personalizzate, creatori di report o programmi di installazione software. I progetti cloud richiedono funzionalità e competenze relative alla configurazione e all'applicazione delle best practice, nonché ai ruoli e alle responsabilità degli utenti, quindi avrai bisogno di consulenti dei processi aziendali e analisti di dati. In questa fase, è importante definire chiaramente ogni ruolo progetto e le relative responsabilità.

Un requisito di appartenenza da tenere in considerazione è di includere sempre un responsabile di progetto dedicato e selezionare i partner commerciali in base alle esigenze. Se sei un cliente Oracle in locale, prova il programma Soar di Oracle Consulting per accelerare il tuo percorso verso il cloud. Avrai anche bisogno di un comitato direttivo o esecutivo. Trova uno sponsor esecutivo che favorisca il successo del progetto rimuovendo gli ostacoli e coinvolgendo altri dirigenti senior quando necessario.

Progettazione progetto

Considera questi fattori come le tue specifiche per il successo. Gli output principali inclusi nel documento di progettazione sono le applicazioni da distribuire, le applicazioni di terze parti e tutti i sistemi correlati che necessitano d'integrazione. La progettazione deve includere anche definizioni dettagliate dei dati, requisiti utente e tutti i processi aziendali interessati. Alcuni di questi componenti, come la progettazione del piano dei conti, richiederanno una pianificazione significativa. La progettazione è fondamentale sin dalle prime fasi, consentendo l'operatività immediata delle attività di configurazione. Con le moderne applicazioni cloud, queste attività sono state semplificate.

Rollout progetto

Determina quali business unit e aree geografiche saranno coperte e in quale ordine. Identifica i requisiti chiave per attivare il nuovo sistema e inserirlo nell'ambiente di produzione. Definire in anticipo questi milestone per il passaggio/non passaggio in produzione costituisce una verifica logica del piano di progetto. Alcune funzionalità potrebbero essere destinate a una distribuzione futura dopo il go-live iniziale. In questa sezione è inoltre necessario includere metriche chiave che verranno utilizzate per monitorare e valutare il risultato finale dopo il go-live. Come nei passaggi precedenti, le implementazioni cloud e in locale presentano alcune somiglianze. Tuttavia, grazie alla sua maggiore facilità d'uso, il cloud offre i vantaggi aggiuntivi di una programmazione più breve e di un migliore controllo dell'ambito.

Comunicazioni relative al progetto

La comunicazione interna è fondamentale per il successo del progetto. Opta per il branding del progetto con un proprio nome e logo per creare riconoscimento e consapevolezza in tutta l'organizzazione. Aumenta la consapevolezza e genera aspettative positive in tutta l'azienda con aggiornamenti periodici sui progressi dell'implementazione e su come l'organizzazione trarrà vantaggio dal progetto. Il cambiamento può essere difficile. Comunicare le informazioni e gli aggiornamenti dei progetti in ogni fase del processo può aiutare i team interni ad adattarsi e adottare rapidamente la soluzione.

Il cloud offre il vantaggio di una comprovata tradizione in termini di implementazioni di successo e tecnologie già adottate dagli utenti. Poiché la maggior parte di noi utilizza già smartphone e altre applicazioni e piattaforme pronte per il cloud, il passaggio dai sistemi in locale del secolo scorso alle moderne applicazioni cloud è qualcosa di naturale, intuitivo ed elettrizzante.

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Leggi il nostro blog per scoprire sei validi motivi per passare dall'ERP in locale al cloud

11 suggerimenti per una migrazione fluida all'ERP cloud—Caso di studio Caesars

Caesars Entertainment ha scelto il cloud. Di recente, la grande catena di hotel casinò ha trasferito le proprie operazioni finanziarie da un sistema in locale in uso da trent'anni a Oracle Fusion Cloud ERP e Oracle Fusion Cloud EPM. Michael Mann, vicepresidente della divisione di trasformazione finanziaria di Caesars, offre 11 suggerimenti per una migrazione di successo:

  1. Non sottovalutare il processo di conversione dati
  2. Metti alla prova il tuo livello di attenzione
  3. Coinvolgi partner e fornitori in questo test
  4. Testa l'applicazione in condizioni estreme
  5. Sfrutta il supporto dell'alta dirigenza
  6. Occupati della gestione modifiche
  1. Assegna ruoli progetto specifici ai dipendenti full time
  2. Evita le integrazioni quando possibile
  3. Documenta ogni singolo aspetto per superare i controlli
  4. Inserisci personale del fornitore di soluzioni cloud nel tuo team di implementazione
  5. Coinvolgi il team della rete

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Passaggio 2: implementare le soluzioni ERP cloud

Configura e integra. Valuta dati e report. Valuta le estensioni.

Una volta completato il lavoro preparatorio, è il momento di implementare la progettazione. Questa fase costituisce il principale carico di lavoro in termini di budget, tempo e attività. L'implementazione di un progetto cloud richiede molti meno compiti rispetto a una soluzione tradizionale in locale. Non sarà più necessario dedicarsi ad attività hardware, codifica personalizzata, caricamento di software, applicazione di patch e alla maggior parte (ma non a tutti) i programmi di test e formazione. L'implementazione di un progetto cloud copre, in genere, quattro (e talvolta cinque) attività principali, indicate con l'acronimo CIDER.

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Configura

Le applicazioni cloud sono incentrate sulla configurazione piuttosto che sulla personalizzazione. Ciò significa che è importante configurare strutture e gerarchie di dati, organizzazioni, ruoli e responsabilità dell'utente all'inizio di un progetto. Nella maggior parte delle migrazioni cloud, le attività aziendali chiave possono essere impostate rapidamente e poi associate ai processi aziendali standard forniti e ai relativi flussi di lavoro.

Integra

Metti in preventivo alcune operazioni di integrazione. Soprattutto nelle grandi aziende, esistono soluzioni che includono tutte le funzioni gestionali. L'integrazione di soluzioni di terze parti o di sistemi legacy nelle applicazioni cloud preserva gli investimenti già effettuati e garantisce funzionalità uniche. Si tratta di un'area che richiede la collaborazione con i partner IT del team di progetto, in quanto potrebbero disporre di framework di integrazione esistenti. Molte organizzazioni sfruttano Oracle Integration Cloud per ottimizzare e semplificare le integrazioni necessarie.

Dati

Il passaggio dai sistemi in locale implica lo spostamento dei dati nel cloud. Una volta definita la quantità di dati e la relativa definizione, questa attività di implementazione richiede capacità di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL) per i compiti relativi alla normalizzazione e alla qualità dei dati. Tramite scenari di dati complessi, anziché dedicare tempo e budget per preparare tutto in anticipo, è possibile utilizzare Oracle Enterprise Data Management Cloud per garantire la coerenza dei dati aziendali, anche tra sistemi eterogenei.

Estensioni

Uno dei vantaggi fondamentali delle applicazioni cloud è che non sono progettate per essere configurate e non personalizzate. Tuttavia, quando necessario, è possibile estendere le applicazioni o sviluppare funzionalità complementari utilizzando Oracle Platform as a Service. La pre-integrazione con le applicazioni Oracle SaaS elimina la complessità nei tipi di integrazione più comuni e preserva le estensioni durante gli aggiornamenti dell'applicazione.

Report

Le applicazioni Oracle Cloud comprendono diverse funzionalità di reportistica e report predefiniti. In fase di implementazione, è possibile ordinare i requisiti di reportistica in due raggruppamenti:

1) Identificazione dei report che possono essere sostituiti con informazioni sullo schermo in tempo reale e con funzioni di analitica incorporata presenti nella nuova applicazione cloud.
2) Definizione dei report da generare e distribuire. Come punto di partenza, considera l'inventario di quasi 600 report finanziari cloud (XLS) di Oracle.

Guarda la presentazione dell'ERP cloud

Passaggio 3: verificare le attività di implementazione dell'ERP cloud

Verifica le configurazioni e gli elementi di implementazione correlati in base alle definizioni di progetto.

Una volta completate le attività d'implementazione, è importante verificare l'accuratezza e la completezza del lavoro svolto facendo riferimento ai requisiti del progetto. Come per i test dei sistemi in locale, è cruciale confermare quanto segue:

  • Qualità dei dati: i dati sono il carburante di tutti i sistemi aziendali. Verifica questi quattro elementi relativi ai dati trasferiti: pulizia (compresa l'ortografia), conformità al dizionario dati, concordanza con il sistema pull di un periodo predeterminato, e, cosa ancora più importante, correttezza dei dati.
  • Archivio dati: in genere i sistemi legacy includono molti dati vecchi. Preservarli è importante. Con un nuovo sistema cloud, puoi portare avanti solo i dati necessari e archiviare tutto ciò che riguarda il passato. Archivia i dati esclusi dalla migrazione e preservarne l'integrità con l'accesso in sola lettura.
  • Flussi di lavoro: sono le attività che connettono e favoriscono i processi aziendali. I processi aziendali si connettono ai flussi di lavoro, che promuovono attività aziendali end-to-end. Verifica il percorso primario e le diramazioni, comprese le variazioni della logica di decisione di ciascun flusso di lavoro.
  • Sicurezza: esegui un test accurato delle quattro operazioni di base della memoria persistente o CRUD: copia (scarica), leggi (visualizza), aggiorna (modifica) ed elimina (cancella) l'accesso a login di sistema, dati sensibili, configurazioni utente, gestione account e modifiche dei report. Determina e verifica i protocolli di sicurezza con Oracle.
  • Ruoli: verifica che tutti i ruoli mansione, le posizioni e i titoli applicabili siano correttamente identificati e implementati.
  • Responsabilità: definisci attività e compiti lavorativi. Le responsabilità sono diverse dai ruoli. La corretta mappatura delle responsabilità ai ruoli è fondamentale per la sicurezza e i flussi di lavoro.

Basta con la codifica personalizzata

Se presente in grandi quantità, il codice personalizzato può costituire un freno per la tua organizzazione, in quanto costoso e non sostenibile. Le applicazioni Oracle Cloud eliminano la complessità IT e massimizzano i vantaggi dei dati. A differenza dei sistemi legacy, Oracle Cloud offre un'innovazione continua con aggiornamenti periodici delle tecnologie più recenti, tra cui intelligenza artificiale, Machine Learning e assistenti digitali.

A differenza dei sistemi in locale, le implementazioni cloud sono più facili da verificare. L'infrastruttura fisica, la sicurezza, la valuta del codice, le applicazioni e le funzionalità non richiedono i complessi approcci di verifica utilizzati con i sistemi in locale. Ogni elemento è pronto per l'uso.

Con i progetti cloud, la verifica è incentrata su CIDER: configurazioni, integrazioni, dati, estensioni, report. Con un'accurata documentazione relativa alla progettazione e un'efficace migrazione dei dati, questa attività si basa essenzialmente su una checklist.

Una volta che il team di progetto ha verificato la corrispondenza tra la soluzione implementata e tutti gli aspetti del progetto definito, è il momento di ottenere l'accettazione da parte degli utenti. A questa definizione del progetto partecipano anche le principali parti coinvolte tra business unit e dirigenti, identificate durante la fase di definizione stessa. A questo punto, si ottiene una certificazione che conferma che il progetto implementato soddisfa le loro esigenze.

Un altro aspetto importante consiste nel coinvolgere in questa fase i proprietari dei processi aziendali, Possono avere un ruolo chiave nell'applicazione delle best practice e impedire che l'organizzazione perda di vista gli standard moderni. I proprietari di processi aziendali (BPO) sono anche in prima linea contro gli sforzi di personalizzazione e possono promuovere e comunicare le best practice in tutta l'organizzazione. Se la tua organizzazione non ha ancora dei BPO, è il momento perfetto per definire questo ruolo critico.

A volte, può prodursi un disallineamento. È l'opportunità di rivedere i requisiti e correggere il problema. Dopo la correzione, assicurati di coinvolgere nuovamente le parti interessate.

Passaggio 4: prepararsi alla produzione dell'ERP cloud

Una volta confermate le approvazioni aziendali, manca veramente poco alla creazione di un sistema di produzione basato sul cloud. Lavora in parallelo a queste tre attività:

Disponibilità del sistema: completa l'elenco degli elementi finali da risolvere o correggere (noto come punch list) e imposta i valori iniziali nel sistema. Ad esempio, determina il primo numero dell'ordine di acquisto da pubblicare nel cloud.

Disponibilità dell'utente: fornisci agli utenti nomi utente, password e informazioni correlate. Comunica come possono ottenere assistenza quando la soluzione diventa attiva.

Disponibilità a livello organizzativo: concentrati sulla gestione modifiche e sulla formazione di base, secondo le esigenze. Se il progetto esegue accuratamente la gestione modifiche nelle attività iniziali di preparazione, gli utenti saranno pronti a mettersi al lavoro e ben informati sul loro nuovo sistema.

Nella fase di preparazione, i progetti cloud offrono ancora una volta più vantaggi rispetto ai progetti in locale. Il carico di lavoro diminuisce, con conseguente riduzione dei budget e delle pianificazioni. Inoltre, quando i membri del team di progetto valutano di passare alla modalità di produzione, la procedura da seguire è più semplice. In presenza di un alto tasso di affidabilità relativamente alla disponibilità collettiva alla produzione, vi è un ultimo passaggio prima della fase operativa.

Nella fase 1, il progetto ha stabilito i criteri di "passaggio/non passaggio in produzione". Rivedi questi criteri con il comitato direttivo e lo sponsor esecutivo. Seleziona una data appropriata e insisti sulla decisione unanime di confermare il go-live. In caso di dubbi, indaga e correggi eventuali problemi. Affinché il go-live vada a buon fine, è importante adottare rapidamente una soluzione e comunicare a tutti la decisione, utilizzando le informazioni di supporto dove necessario.

Successo dei clienti in fase di implementazione

I nostri responsabili CSM (Gestione servizio clienti) ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi in tempi più rapidi. I CSM di Oracle assistono i nuovi clienti nelle fasi di implementazione, go-live, utilizzo, adozione e altro ancora. Grazie a un'analisi approfondita dei prodotti e dei processi aziendali, i CSM consentono di ottenere il massimo valore dagli investimenti Oracle.

Ulteriori informazioni sui responsabili CSM

Passaggio 5: garantire una distribuzione efficace dell'ERP cloud

Go-live e non solo. Produzione, promozione e celebrazione.

Per i progetti che hanno seguito i passaggi precedenti, il go-live viene eseguito senza problemi. Eventuali problemi isolati saranno gestiti dal team di assistenza utente presentato nel capitolo sulla disponibilità. Il team di progetto, l'infrastruttura IT associata e il personale di rete devono monitorare attentamente le prestazioni del sistema. Allo stesso tempo, verificano con gli utenti le attività e l'esperienza complessiva.

La principale differenza tra un go-live cloud e in locale sarà presto ovvia. Ci sono molti meno problemi. Quando il go-live va a buon fine, la fine delle soluzioni in locale segna l'inizio di un nuova strategia operativa nel cloud. Questa trasformazione da un approccio applicativo del secolo scorso è il punto di partenza di un percorso che porta al successo del progetto.

Inizia organizzando una festa Invita il comitato direttivo, i partner commerciali, le principali parti coinvolte e tutte le altre persone che hanno contribuito a gettare le basi del successo del progetto. Oltre a divertirvi, avrete l'occasione di discutere gli alti e bassi del progetto, da usare come punto di riferimento per i programmi futuri.

Una volta terminata la riunione, prendi in considerazione queste sette attività aggiuntive:

Monitora e misura: valuta le metriche identificate durante la fase di di approntamento iniziale. Misura e descrivi regolarmente le prestazioni tenendo conto del loro valore e del loro potenziale utilizzo in altre attività.

Valuta il progetto: consultati con il team di progetto principale, inclusi i partner, per documentare le lezioni apprese e identificare le aree che hanno dato risultati positivi e quelle da migliorare. Presta attenzione agli aspetti culturali dell'azienda, all'accettazione da parte degli utenti e agli approcci di gestione modifiche. Considera la possibilità di presentare un resoconto completo del progetto al comitato direttivo e allo sponsor esecutivo.

Interagisci con i servizi di supporto per Oracle SaaS: sii proattivo e mantieniti in contatto con il team dedicato. Sono un'ottima risorsa per aiutarti ad avere successo, inclusa gratuitamente nei tuoi servizi cloud.

Opta per la formazione continua: la formazione continua è importante per massimizzare la produttività del sistema e la conoscenza delle applicazioni. Definisci programmi di formazione per i nuovi assunti e piani didattici approfonditi con l'apprendimento guidato di Oracle.

Partecipa alla conversazione: unisciti alla community Oracle Cloud per dare il tuo contributo in materia di applicazioni Oracle Cloud e apprendere da altri utenti di tutto il mondo, avvicinandoti a diversi prodotti, settori e sedi. È il modo più efficace e semplice per collaborare e far sentire la propria voce.

Sii un punto di riferimento: ricordi che confontarti con i colleghi che avevano già scelto il cloud con Oracle è stato un passaggio fondamentale durante il processo di selezione delle applicazioni cloud? Parla con altre persone che stanno pensando di eseguire la migrazione al cloud. Essere un riferimento è anche un'ottima strategia per potenziare la rete di contatti e aumentare la visibilità.

Pianifica il prossimo progetto cloud: un progetto cloud di successo desterà un maggiore interesse nel settore, soprattutto in vista del ritiro di altri sistemi in locale e dell'ulteriore espansione del sistema cloud. Sfrutta la tua esperienza e pianifica il tuo prossimo progetto cloud.

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