Che cos'è lo Small Business (SMB) ERP?

Per molte aziende di medie e piccole dimensioni ("small-to-medium businesses", SMB), la valutazione dell'enterprise resource planning (ERP) può sembrare un compito impegnativo. Ma tutto dipende da una domanda: il tuo sistema attuale supporta i tuoi obiettivi aziendali? O ti sta frenando?

Per continuare a crescere, gli SMB devono evolversi e lasciarsi alle spalle fogli di calcolo, soluzioni software on-premise e soluzioni cloud point limitate. Per avere successo nell'ambiente digitale globale e in rapida evoluzione di oggi, gli SMB devono adottare un approccio moderno a finance e operations con la loro selezione di ERP. Ma cos'è un "ERP moderno"? Si tratta di una soluzione per SMB ERP?

In che modo le distrazioni tattiche influiscono negativamente sugli obiettivi aziendali strategici degli SMB

L'obiettivo finale di molti SMB è quello di diventare in un'azienda più grande. Questo obiettivo può richiedere acquisizioni, l'espansione in nuove aree geografiche regionali, nazionali o globali, l'aggiunta o l'evoluzione di nuovi prodotti o servizi, approcci di distribuzione aggiuntivi o l'adozione di nuovi modelli di business, come gli abbonamenti o il franchising. Per la maggior parte delle medie imprese, la strategia per conseguire una certa crescita è un approccio multiforme che coinvolge più combinazioni di tutte queste attività. Ma non importa quale sia il piano d'azione, la capacità di eseguire con rapidità è fondamentale per raggiungere (e, si spera, superare) gli obiettivi di crescita.

Tuttavia, gli obiettivi strategici di un'azienda sono spesso frenati dalla realtà sotto forma di applicazioni e tecnologie aziendali obsolete che consumano risorse IT e interferiscono con la produttività dei lavoratori.

Ad esempio, quando un SMB dispone di più applicazioni software on premise per l'esecuzione della suo business, il personale IT e i partner dedicano molto tempo ad attività importanti, ma banali, che coinvolgono i backup dei dati, la pianificazione e il test del disaster recovery, l'applicazione di patch di sicurezza e una miriade di aggiornamenti e upgrade. Queste attività creano molteplici distrazioni che impediscono ai dipartimenti IT (interni o a contratto) di dedicarsi ad attività più strategiche che potrebbero aiutare le aziende a innovare e far crescere il business.

Questo è il motivo per cui gli SMB stanno adottando sempre più un approccio globale "cloud-first". Grazie alle applicazioni ERP nel cloud, gli SMB cedono la maggior parte delle responsabilità in termini di pianificazione di disaster, gestione dei dati, applicazione di patch, aggiornamento e la maggior parte delle altre attività IT tattiche al loro fornitore di servizi cloud. Questo, a sua volta, "libera" i preziosi talenti IT per obiettivi strategici più importanti. Inoltre, con un approccio basato sul cloud, gli SMB possono crescere con sicurezza sapendo che i loro dati e sistemi sono disponibili e sicuri ventiquattro ore al giorno, sette giorni alla settimana attraverso il loro fornitore.

L'ERP cloud come vantaggio competitivo e livellatore

Oltre a spostare le attività di finance e operations di base da un'enfasi tattica a strategica, gli SMB che adottano un approccio basato sul cloud per l'ERP ottengono due benefici aggiuntivi:

Sfide e opportunità aziendali dell'SMB ERP

Gli SMB devono far fronte alle stesse pressioni finanziarie e dei talenti delle loro controparti più grandi. Tuttavia, gli SMB valutano e assegnano priorità in modo diverso ai problemi perché i loro obiettivi a valle si concentrano sull'acquisizione di quote di mercato, sull'utilizzo dell'innovazione per far crescere i servizi e i prodotti, sulla rapida espansione geografica e sull'interruzione, il tutto mentre reclutano e impiegano i i talenti migliori e altre risorse. Proteggere i margini ed evitare problemi di flusso di cassa è ancora importante per gli SMB rispetto ai loro competitor più grandi perché gli SMB dispongono di meno risorse finanziarie e umane, ma le priorità si concentrano sulla crescita, la flessibilità e l'innovazione.

Mentre i ricavi e i costi contribuiscono alle pressioni delle imprese per gli SMB, l'esecuzione delle aspettative di crescita è la principale preoccupazione. Perché? Poiché la crescita è generalmente un segno positivo per qualsiasi azienda, il successo a lungo termine è particolarmente importante per gli SMB che promuovono la capacità della loro azienda di costruire una solida base per fornire una rapida espansione dell'attività attraverso l'innovazione e l'aumento della quota di mercato. Evitare passi falsi è fondamentale. Inoltre, correre dei rischi operativi potrebbe rovinare definitivamente un'opportunità di crescita. Per questo motivo è altrettanto importante che un SMB si accerti di disporre di sistemi IT back-end in grado di sostenere la sua crescita futura.

Ecco perché l'ERP cloud diventa fondamentale per qualsiasi SMB focalizzato sulla crescita. Per la maggior parte delle aziende, ma in particolare per gli SMB, il finanziamento CapEx è limitato. Quando gli SMB sfruttano un piano ERP incentrato sul cloud, offrono le funzionalità Finance e Operations con un modello di budgeting mensile OpEx in grado di ridimensionarsi in base alla crescita e di consumare ciò di cui hanno bisogno quando è necessario. Anziché implementare o gestire sistemi on-premise basati sui fondi CapEx iniziali limitati e complessi, gli SMB possono crescere e pagare per l'ERP in base alle loro esigenze. Ciò consente di "liberare" il CapEx per investimenti critici in nuove apparecchiature, strutture aggiunte e attività di R&D incentrate sul raggiungimento degli obiettivi di crescita dell'SMB. Inoltre, diventa ancora più importante quando il Cap-Ex è richiesto per aggiornare sistemi on-premise obsoleti con numerose personalizzazioni, integrazioni e conflitti di dati.

Inoltre, gli SMB devono affrontare la sfida di condividere le informazioni finanziarie in modo efficace. Spesso gli elementi di base del sistema di contabilità di un SMB utilizzano processi che si sono evoluti da fogli di calcolo manuali e cartacei. Questa mancanza di collaborazione finanziaria porta anche a funzioni aziendali a compartimenti stagni. Tuttavia, se un SMB trasforma le proprie attività con l'ERP cloud, i processi finanziari vengono ottimizzati. Particolarmente rilevante è l'introduzione di una versione di dati affidabili a livello di contabilità e dati all'interno dell'azienda. Solo questo può essere un vantaggio competitivo rispetto ad altri SMB concorrenti e rivali aziendali più grandi che hanno difficoltà con sistemi finanziari eterogenei.

In un ambiente business in rapida evoluzione, la capacità di generare report pre-integrati e di creare risultati ad-hoc non è soltanto una funzionalità accessoria, ma un requisito fondamentale per i software dei sistemi di gestione Finance. Se si aggiungono requisiti per analisi approfondite dei dati, visualizzazione delle informazioni, maggiore visibilità operativa e report narrativi, le aziende scopriranno rapidamente che le soluzioni software ERP devono essere compatibili con sistemi di reporting avanzato come le soluzioni di gestione della performance aziendali EPM (Enterprise Performance Management).

Tuttavia, l'ingresso nel cloud può sembrare preoccupante per un SMB. Per molti SMB, la crescita a volte avviene in modo rapido e veloce rispetto al previsto, il che rende difficile determinare con precisione come sfruttare l'ERP cloud.

Le soluzioni cloud complete offrono funzionalità ben oltre i migliori sistemi on premise nati nel secolo scorso. La buona notizia è che, a causa della serie di caratteristiche e funzionalità disponibili con le applicazioni Software-as-a-Service (o SaaS), ben poche aziende, indipendentemente dalla grandezza, iniziano con una suite di soluzioni ERP completa: la maggior parte aggiunge funzionalità solo quando necessario.

Le esigenze dei clienti in continua evoluzione sono anche una forza dirompente per gli SMB poiché gli utenti business si aspettano (o pretendono) che le loro applicazioni lavorative siano simili, se non migliori, a quanto sperimentano nella loro vita personale. Si tratta di un'altra area in cui l'ERP cloud moderno offre agli SMB vantaggi commerciali chiari. Poiché il cloud ERP è in genere progettato con le stesse tecnologie aggiornate che permettono di offrire esperienze ai consumatori moderne per applicazioni desktop e mobile, gli SMB possono offrire immediatamente esperienze utente più soddisfacenti ai propri dipendenti e ai propri clienti.

9 segnali che indicano che il vostro sistema ERP non può supportare la crescita

Le nuove tecnologie di ultima generazione, come l'AI, il Machine Learning, chatbot e automazione dei processi, stanno cambiando il modo in cui opera il finance. Quando esegui la migrazione a un sistema ERP basato sul cloud, puoi accedere alle funzionalità di queste tecnologie per ottenere maggiore efficienza e migliorare il processo decisionale.

Ma come puoi scoprire se il tuo attuale sistema ERP è in grado di garantire una crescita? Rispondi alle seguenti domande sul tuo attuale ambiente operativo e finanziario di back-office per scoprire se il tuo ERP ti sta frenando:

1. I dati vengono scaricati e reinseriti manualmente in altri sistemi, in particolare in fogli di calcolo Excel?
2. Le linee di business fanno affidamento sui dati e c'è un'unica fonte di informazioni affidabili?
3. Il processo decisionale è rallentato perché i dati sono messi in discussione o non sono visualizzabili in tempo reale?
4. I fogli di calcolo sono più utilizzati rispetto al tuo sistema ERP attuale?
5. Si impiega molto tempo a chiudere il bilancio (settimane anziché giorni)?
6. I tuoi team possono supportare nuovi modelli di ricavi o metodi di pianificazione, definizione budget e previsione?
7. Il tuo sistema ERP è una raccolta completa di soluzioni specifiche di diversi fornitori con diverse integrazioni interne o di terze parti?
8. I reclami relativi alla customer experience stanno aumentando?
9. Hai a che fare con uno dei seguenti: Impennata dei costi di supporto del sistema ERP? Fine vita per il tuo attuale supporto del prodotto ERP? Un upgrade ERP richiesto sarà eseguito a breve?

Obiettivi dell'SMB ERP

Per la maggior parte degli SMB, la crescita e la quota di mercato sono fra gli obiettivi principali alimentati da un unico focus preciso, ma non sono decisamente gli unici obiettivi di cui si preoccupano. Un altro aspetto importante è la redditività. Nonostante gli SMB spesso migliorino i margini in base a dimensioni e volume, diventa comunque imperativo sapere tutti i costi di prodotti e servizi, gestire le spese rigorosamente, valutare le procedure e i processi di procurement diretti e indiretti e lavorare con i budget consolidati attraverso previsioni, pianificazioni e analisi continue.

Gli SMB non possono permettersi di restare indietro mentre nuove pratiche come l'accesso mobile, l'e-commerce, i big data e l'intelligenza artificiale, cominciano a prendere il controllo dello scenario aziendale competitivo. La modernizzazione dei sistemi aziendali rimane una responsabilità costante per gli SMB. L'adozione di nuove tecnologie consentirà loro di competere in un mercato in evoluzione.

Il customer service è altrettanto importante per ogni SMB. Aumentare la redditività mantenendo allo stesso tempo aggiornati e attuali i sistemi aiuta a fornire sia il framework che la governance per ogni business degli SMB. Modernizzare i sistemi software consente alle aziende con un approccio incentrato sui clienti di tenere conto delle esigenze di questi in decisioni e investimenti. Esattamente come l'offrire un servizio migliore ai clienti varierà in base all'azienda, ma in genere si tratta di una combinazione di brand, prodotti, servizi e/o funzionalità esclusive che un'azienda potrebbe avere nel proprio settore.

I principali fattori di successo dell'ERP per le piccole e medie imprese

Le aziende di piccole e medie dimensioni non sanno che aspetto dovrebbe avere un sistema ERP moderno e che funzionalità specifiche dovrebbe offrire. Per qualsiasi SMB incentrato su solide prestazioni finanziarie e crescita aziendale, questi sono i requisiti chiave che definiscono un sistema ERP moderno. Forniscono un ottimo punto di partenza per qualsiasi conversazione su come implementare un ERP moderno:

• Applicazioni finanziarie di base che includono contabilità generale, contabilità fornitori (AP, accounts payable) e contabilità clienti (AR, accounts receivable) per tenere traccia delle spese a fronte di conti, stato patrimoniale, generazione di report su profitti e perdite, ciclo order-to-cach (OTC) dei clienti e ciclo procure-to-pay (P2P) dei fornitori.
• Processi leader del settore per l'integrazione di soluzioni aggiuntive per il project management, la gestione della forza lavoro e le nozioni di base sulle HR.
• Un sistema chiaro e verificabile che consente di gestire la determinazione dei costi dei prodotti, gestire un repository comune per KPI e report e controllare la sicurezza mediante l'accesso al sistema di dipendenti basato sui ruoli.
• Funzionalità per monitorare la compliance normativa, la qualità dei dati e lo stato di tutti i sistemi.
• Processi trasversali e procedure standardizzate tra operations, customer service, logistica, finance e vendite per supportare la collaborazione in tempo reale tra dipartimenti o divisioni.
• Financials si integra in maniera nativa con CRM, e-commerce, portali self-service per clienti e fornitori, pianificazione e definizione budget, business analytics, gestione degli ordini, pianificazione della supply chain, produzione e altre funzionalità in base alle esigenze.

Soluzioni software SMB ERP

Quando le aziende devono decidere se cambiare o aggiornare i propri sistemi ERP, sono molti i fattori chiave da considerare. Sfruttare le funzionalità e le funzioni migliori è il fattore più importante.

Man mano che il business cresce per un SMB, il volume delle transazioni aumentano, la velocità delle informazioni accelerano e i nuovi requisiti dei processi possono richiedere l'aggiunta di funzionalità. La facilità d'uso è fondamentale per coinvolgere i dipendenti ed è il secondo fattore più importante. La priorità è che la soluzione ERP svolga il lavoro e sia al contempo intuitiva e facile da usare.

Sulla base della loro offerta aziendale, la flessibilità degli SMB dovrebbe consentire la redditività e la crescita, due obiettivi aziendali strategici. La flessibilità è altrettanto importante per la soluzione di enterprise resource planning stessa e per la sua implementazione.

In poche parole, se un sistema ERP non soddisfa le esigenze aziendali attuali della tua azienda, è arrivato il momento di cambiare. Le aziende in questa situazione devono riconsiderare l'intera strategia IT e dei sistemi se vogliono raggiungere con successo i loro obiettivi. Un approccio ERP basato sul cloud, che si basa su un provider in grado di gestire il supporto della crescita e dell'integrazione, è la soluzione migliore e più sostenibile. Le opzioni possono variare, ma fare attenzione alla flessibilità e alla sicurezza è un approccio saggio.

Soluzioni per il finance aziendale per piccole e medie imprese

L'adozione di ERP generalmente inizia con soluzioni finanziarie. Analogamente alle grandi aziende, gli SMB hanno bisogno di uno strumento per tenere traccia dei costi a fronte di conti, stato patrimoniale, generazione di profitti e perdite e funzionalità di contabilità generale. Quattro dei processi ERP più comuni che gli SMB adottano inizialmente includono contabilità fornitori, contabilità clienti, contabilità generale e ciclo paghe. La contabilità fornitori e la contabilità clienti sono due processi utilizzati dagli SMB per connettersi con clienti e fornitori. La contabilità clienti copre il processo oder-to-cach dal lato cliente (accettare ordini, fornire un prodotto o un servizio, fatturare e raccogliere i pagamenti dal cliente). La contabilità fornitori gestisce le transazioni con i fornitori.

La contabilità fornitori è la chiave per il processo procure-to-pay o source-to-settle, implica l'ordinazione di beni o servizi da un fornitore e include la ricezione, l'elaborazione delle fatture e il pagamento. La contabilità generale è la base di qualsiasi sistema di contabilità.

Altre aree di soluzioni che stanno assumendo grande importanza per la gestione finanziaria con gli SMB includono la gestione delle spese, il procurement, l'inventario e il project management.

Applicazioni amministrative e funzionali

Oltre alle applicazioni finanziarie comuni, gli SMB dovrebbero aspettarsi che il loro sistema ERP includa applicazioni amministrative e funzionali di base.

Le funzionalità Core HR possono far parte di alcuni sistemi ERP, un'altra area in cui gli SMB potrebbero inizialmente esternalizzare. Man mano che diventano sempre più grandi, potrebbero cercare una soluzione HR che si integra perfettamente nell'ERP.

Il software di gestione di base del personale consente alle aziende di prevedere la domanda di manodopera e carichi di lavoro, definire e assegnare pianificazioni per soddisfare gli obiettivi aziendali, acquisire gli orari di lavoro, le assenze e altri dati sulla manodopera, monitorare il rispetto dei programmi e della produttività e rispettare le leggi sul lavoro e le regole di retribuzione. Man mano che i requisiti di gestione del personale e di reporting diventano più complessi, potrebbe essere il passo successivo adottare una soluzione di gestione del personale o di time and labor integrata con il sistema ERP.

Inoltre, man mano che le aziende di tutte le dimensioni competono per i talenti le soluzioni cloud che non solo migliorano la selezione, ma migliorano l'esperienza complessiva dei dipendenti (cosa che a sua volta contribuisce alla fidelizzazione) stanno diventando più importanti. Insieme, queste soluzioni di gestione dei dipendenti aumentano la necessità di applicazioni complete che lavorino insieme tra selezione, inserimento del personale, sviluppo della carriera, ciclo paghe e benefit.

Processi di base di controllo operativo

Oltre alla contabilità finanziaria e alle applicazioni amministrative, esistono molte altre funzionalità relative a controlli, processi, visibilità e integrazione che gli SMB hanno maggiori probabilità di adottare.

Sebbene gli SMB in genere indichino che il loro obiettivo generale è quello di crescere, la redditività e il controllo dei costi è ancora importante, in quanto è impossibile operare con sicurezza senza visibilità su quali costi sono coinvolti. Ad un certo punto, non è possibile per nessun SMB sopravvivere senza capire e poi controllare i loro costi.

Con l'ERP basato sul cloud, gli SMB possono acquisire un sistema di business integrato che fornisce un sistema di archiviazione completo e verificabile per l'organizzazione e stabilire una versione della verità. Le soluzioni Cloud ERP semplificano la comunicazione e la collaborazione eliminando i silos di dati e i processi disconnessi. Un repository centralizzato per i parametri delle prestazioni e KPI, disponibili su richiesta, consolidano questo approccio. Mettere le informazioni nelle mani delle persone giuste, in base ai loro ruoli e responsabilità, stabilisce anche il controllo. È fondamentale garantire alle persone giuste l'accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, in modo che possano prendere decisioni informate in modo tempestivo.

Con la crescita e l'espansione delle organizzazioni, è fondamentale avere la certezza che i canali siano pronti a facilitare il flusso di informazioni. Le soluzioni ERP si integrano in diversi dipartimenti (operations, customer service, logistica, vendite e finance). La disponibilità di dipartimenti strettamente integrati con un modello di dati comune elimina i tempi legati alla verifica e alla correzione degli errori tra silos che esistevano in precedenza. Il risultato è un flusso di informazioni più rapido e una migliore collaborazione tra i reparti e tra i vari dipartimenti.

Perché scegliere il cloud per il tuo ERP?

Quando i leader degli SMB valutano ciò di cui hanno bisogno dal proprio sistema ERP per gestire al meglio la propria finance e le proprie operations, le prospettive saranno inizialmente diverse a seconda del background, della formazione, della disciplina e del ruolo di ciascun dipendente nell'azienda. Tuttavia, anche se le risposte variano inizialmente, le aziende SMB spesso raggiungono la stessa conclusione quando si valutano le opzioni per una soluzione ERP moderna. Per molti SMB, un approccio basato sul cloud all'ERP è la soluzione giusta. Standardizzando su un'unica piattaforma in più dipartimenti, l'ERP basato sul cloud risolve i problemi di integrazione per le organizzazioni che lottano per unire soluzioni preesistenti e di prim'ordine.

L'ERP cloud semplifica l'integrazione all'interno della funzione finance e tra le diverse linee di business. Non solo, gli ERP basati su cloud possono raggiungere direttamente il cliente, fornendo la base necessaria per offrire le funzionalità self-service che i clienti apprezzano.

Gli SMB devono avere l'agilità di espandersi in base alle esigenze. Spesso selezionano il cloud perché offre una soluzione ERP che scala facilmente. Il passaggio al cloud elimina anche molti costi legati alla gestione dei sistemi ERP on premise. Gli SMB hanno bisogno di una soluzione in grado di integrarsi facilmente e di evitare costosi aggiornamenti, nonché di una soluzione in grado di offrire una sicurezza costante e affidabile adatta al settore per tutti i dati.

Altrettanto importante, una soluzione cloud ERP riduce la necessità di trattene un personale IT che provvede al business. Ciò consente ad un SMB di utilizzare le proprie risorse IT per attività più strategiche incentrate sulla crescita del mercato e su altre iniziative aziendali.

Per battere la concorrenza, la tua azienda di piccole e medie dimensioni deve essere più che un ERP on-premise. Hai bisogno di best practice integrate, funzionalità aggiornate e tecnologie di trasformazione più recenti distribuite tramite un'infrastruttura cloud globale leader del settore. La suite cloud ERP di Oracle è la soluzione più completa e scalabile attualmente disponibile ed è considerata leader di mercato da parte dei principali analisti. Oracle Cloud ERP è una soluzione SMB comprovata che conta oltre 8.500 clienti globali di ogni dimensione in tutti i settori che utilizzano ogni processo aziendale ERP fondamentale. Con Oracle Cloud ERP, gli SMB ottengono un vantaggio competitivo che consente all'intera organizzazione di incrementare la crescita e la redditività del mercato.