Che cos'è il Workforce Management (WFM)?
Una soluzione di WFM (Workforce Management) è una software che consente alle organizzazioni di snellire e automatizzare i processi che gestiscono il tempo dei lavoratori, organizzare e distribuire la propria forza lavoro in modo efficiente, abilitare le modalità self-service per dipendenti e manager e garantire la sicurezza dei dipendenti.
Un workforce management efficace comprende tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro produttiva e a costi contenuti. Questo comprende tutti i task e i processi coinvolti in progetti di assegnazione del personale efficienti per garantire la disponibilità del giusto mix di manodopera al momento e ai costi adeguati. Include anche il tracciamento ore automatico per tutti i dipendenti (inclusi i lavoratori turnisti) e la gestione delle assenze e dei permessi tenendo conto delle leggi sul lavoro regionali e dei requisiti di reporting.
Grazie a strumenti integrati che vanno oltre le tradizionali attività di compliance e automazione, i team HR possono diventare più strategici in modo da fornire valore al resto del business. Man mano che le aziende e i datori di lavoro hanno iniziato ad automatizzare il tracciamento ore, hanno anche aumentato l'utilizzo della modellazione del lavoro e degli analytics in tempo reale. I principali sistemi HR di oggi non rappresentano un ostacolo a svariati strumenti e sistemi di informazioni preesistenti, ma sistemi strategici, connessi e integrati che soddisfano i requisiti di aziende digitali moderne.
Componenti della soluzione di WFM
Una soluzione di WFM standard comprende funzioni che consentono di tenere traccia di tempo e lavoro, di pianificare i turni dei lavoratori e di gestire le assenze. Oltre a questi processi fondamentali, le soluzioni di workforce management possono essere estese per includere salute e sicurezza della forza lavoro.
Tempo e lavoro
Un sistema di gestione del tempo ti offre visibilità e controllo sulle tue risorse più costose e preziose: i tuoi dipendenti. Garantisce inoltre la conformità alle leggi sul lavoro o agli accordi sindacali.
Gestione delle assenze
Applicazione che consente di gestire le assenze dei dipendenti e rispettare le normative globali sui permessi di lavoro. Un'applicazione di gestione delle assenze consente di ridurre gli effetti associati all'assenteismo, ad esempio l'aumento dei costi e dei rischi e la riduzione della produttività.
Salute e sicurezza della forza lavoro
Questa applicazione consente alle organizzazioni di gestire in modo semplice ed efficace gli incidenti legati alla salute e alla sicurezza ambientali. Migliora la sicurezza generale della tua azienda semplificando e automatizzando l'intero processo, inclusi reporting, acquisizione di informazioni fondamentali e rilevamento delle cause principali degli incidenti.
Quali sono le sfide relative alle soluzioni tradizionali di workforce management?
Ogni azienda è unica e ha la sua specifica serie di sfide. La tua soluzione di workforce management dovrebbe far fronte a tali preoccupazioni. Di seguito sono riportate alcune delle sfide più comuni relative al workforce management (WFM).
Tracciamento ore
Il tracciamento ore ha un impatto su quasi tutti i dipendenti di un'organizzazione. Uno dei principali problemi che i clienti affrontano con i loro sistemi di tempo e lavoro di nicchia è la latenza, o mancanza di integrità, dei dati provenienti dal loro sistema HR master. Storicamente, il tracciamento ore è sempre stato confusionario, lento e altamente soggetto a errori, con un conseguente aumento dei costi di payroll non necessari e un sovraccarico amministrativo aggiuntivo. Addirittura peggiore è l'impatto sul morale dei dipendenti quando le buste paga non sono precise. Nessuna azienda vuole finire in tribunale o avere cattiva pubblicità perché non ha pagato i propri dipendenti nel modo giusto o non ha rispettato la legge.
Lavoratori rappresentati
I lavoratori rappresentati generalmente godono di salari molto più alti e di benefici migliori dei lavoratori non rappresentati. La conformità a queste normative può risultare molto difficile per alcune organizzazioni a causa della complessità delle regole in materia di diritti di anzianità, titolarità, idoneità, benefit, assenza e pagamento. La gestione delle regole contrattuali può diventare difficile senza una soluzione completa di workforce management.
Lavoratori rappresentati (4:11)
Sistema di gestione delle assenze
La mancanza di un sistema affidabile di gestione delle assenze può comportare un aumento dei costi e dei rischi e una riduzione della produttività. Le organizzazioni devono soddisfare i requisiti complessi e diversificati derivanti dalla gestione delle policy relative alle assenze in tutto il mondo. I sistemi di gestione delle assenze vengono spesso messi in difficoltà dalle regole esclusive e dalle interfacce utente necessarie per i vari paesi e aree geografiche.
Molte organizzazioni ritengono molto difficile ottenere notifiche di incidenti relativi a salute e sicurezza con tempestività. I lavoratori sono incerti sul fatto che debbano notificare alla loro organizzazione la presenza di mancati incidenti o condizioni non sicure. Molte organizzazioni non dispongono di strumenti semplici e intuitivi che incoraggiano la generazione di report e riducono al minimo gli ostacoli che impediscono ai dipendenti di segnalare incidenti passati o potenziali. In definitiva, le organizzazioni sono ritenute responsabili delle policy in materia di salute e sicurezza, quindi è nel loro migliore interesse implementare processi moderni ed efficienti di gestione di salute e sicurezza sul lavoro.
I 10 vantaggi principali del workforce management
1. Monitoraggio automatico delle presenze
I software di workforce management automatizzano il monitoraggio delle presenze, migliorando la precisione dei dati e riducendo gli errori del ciclo paghe. Grazie a una soluzione completa per il workforce management, le organizzazioni possono offrire a più tipi di lavoratori un modo semplice e intuitivo per segnalare le ore di lavoro e le assenze in tempo reale.
2 Maggiore produttività della forza lavoro
Un sistema di workforce management riduce i processi manuali e ti consente di gestire al meglio una gamma completa di policy che regolano ore e presenze. Grazie a una maggiore visibilità sulle ore di lavoro, sulla disponibilità dei lavoratori e sugli incidenti di sicurezza, la produttività complessiva della forza lavoro migliora e i manager possono garantire che si faccia attenzione alle esigenze del personale e si reagisca rapidamente se le cose cambiano.
3. Un ambiente di lavoro più sicuro
Un sistema di workforce management può aiutarti a promuovere una cultura in materia di sicurezza e conformità della forza lavoro, aiutandoti a gestire gli incidenti in materia di salute e sicurezza ambientale in modo più efficace. Semplificando e automatizzando i protocolli di salute e sicurezza sul lavoro, dal reporting degli incidenti alla acquisizione di informazioni fondamentali, le organizzazioni possono assicurarsi che le informazioni siano accurate e incoraggiare i dipendenti a segnalare problemi di salute e sicurezza.
4. Riduzione dei costi
Con l'aumento della produttività della forza lavoro, i costi del workforce management possono diminuire a seguito dell'ottimizzazione di alcuni processi, che portano anche a dedicare meno tempo alle attività amministrative. Una maggiore visibilità sulla disponibilità dei dipendenti e sulle ore previste per budget garantisce che vi siano accuratezza e sicurezza circa le ore in cui si è lavorato e le assenze prese, riducendo le spese per il personale da cose come gli straordinari incrementali o le eccedenze di manodopera.
5. Coinvolgimento del dipendente
Gli strumenti di workforce management possono migliorare il coinvolgimento dei dipendenti aiutandoli a sentirsi più produttivi nel loro lavoro e a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso una maggiore flessibilità di pianificazione. Raccogliendo il sentiment dei dipendenti sul momento e utilizzando il feedback e le preferenze dei dipendenti per influenzare le funzioni di workforce management, come la pianificazione, le organizzazioni possono anche dare voce ai propri dipendenti e migliorarne l'empowerment.
6. Pianificazione flessibile
Molte organizzazioni hanno difficoltà a gestire i programmi dei dipendenti, ed in particolare ad abbinare le competenze lavorative alle esigenze aziendali per massimizzare la produttività e ridurre al minimo i costi. Le soluzioni di workforce management offrono strumenti che consentono ai manager di creare programmi che allineano la propria forza lavoro alla domanda prevista, dando così ai dipendenti la libertà di gestire i propri programmi con strumenti self-service.
7. Sicurezza
Alcune soluzioni di workforce management utilizzano dispositivi di raccolta dati biometrici (ad esempio, scanner di impronte digitali) per registrare i dipendenti in entrata e in uscita, il che aiuta a evitare il "buddy punching", ovvero la pratica per cui un lavoratore timbra il cartellino per un altro. Inoltre, l'accesso basato sulla posizione a un orologio web può garantire che i lavoratori timbrino il cartellino solo da dove dovrebbero lavorare. I sistemi di workforce management sicuri hanno anche un machine learning integrato che monitora attività sospette e anomalie nei dati del workforce management per prevenire errori o transazioni fraudolente che vanno al ciclo paghe.
8. Insight aziendali
Le aziende possono prendere decisioni aziendali migliori per il futuro con dati organizzativi e dipartimentali centralizzati in un unico sistema di workforce management. Gli strumenti di workforce management consentono alle organizzazioni di monitorare le prestazioni aziendali complessive con report in tempo reale.
9. Accesso possibile ovunque
Le soluzioni di workforce management consentono alle organizzazioni venire incontro ai dipendenti per aiutarli a lavorare in un modo più efficiente. Poter effettuare l'accesso da qualsiasi posizione consente ai dipendenti di eseguire attività in modo rapido e semplice dai propri dispositivi di tipo mobile, compreso il timbrare il cartellino, lo scambiarsi i turni, il richiedere ferie e l'accedere a informazioni quali le buste paga.
10. Meno errori
I sistemi di workforce management riducono al minimo gli errori umani grazie a funzioni automatizzate di ore e presenze. L'automazione garantisce la precisione, eliminando gli errori di immissione dei dati fatti utilizzando strumenti self-service di reporting delle ore. Ad esempio, utilizzando l'automazione robotica dei processi, un sistema intelligente può prendere in considerazione modifiche retroattive che possono influire sul modo in cui le ore di un dipendente dovrebbero essere state calcolate per poi ricalcolare automaticamente gli orari di un dipendente e inviare automaticamente gli adeguamenti al ciclo paghe. Gli avvisi intelligenti sulla compliance possono anche aiutare a garantire che le ore di un dipendente vengano registrate in modo accurato e che rispettino i loro programmi di lavoro.
Quali sono le funzioni di una soluzione di workforce management?
Migliora la produttività della forza lavoro
Un sistema di workforce management riduce i processi manuali e consente di gestire al meglio una gamma completa di policy che regolano ore e presenze. Grazie a una maggiore visibilità sulle ore di lavoro, sulla disponibilità dei lavoratori e sugli incidenti di sicurezza, la produttività complessiva della forza lavoro migliora e i manager possono garantire che si faccia attenzione alle esigenze del personale e si reagisca rapidamente se le cose cambiano.
Riduci costi e rischi
Man mano che la produttività della forza lavoro aumenta, i costi di gestione HR iniziano a diminuire a causa di processi più snelli, il che significa meno tempo dedicato alle attività amministrative. Una maggiore visibilità sulla disponibilità dei dipendenti e sulle ore previste per budget garantisce l'accuratezza e l'autenticità del tempo impiegato e delle assenze, riducendo le spese per il personale.
Garantisci dati accurati e tempestivi
Grazie a una soluzione completa per il workforce management, puoi offrire a tutti i tipi di lavoratori un modo semplice e intuitivo per segnalare in modo accurato le ore di lavoro e le assenze. Un set completo di strumenti di gestione del tempo consente di automatizzare convalide e avvisa i lavoratori quando vengono riscontrate violazioni alla compliance.
Crea un luogo di lavoro più sicuro
Un sistema di workforce management può aiutarti a promuovere una cultura in materia di sicurezza e conformità della forza lavoro, aiutandoti a gestire gli incidenti in materia di salute e sicurezza ambientale in modo più efficace. La semplificazione e l'automazione dell'intero processo, dal reporting degli incidenti alla acquisizione di informazioni fondamentali, garantisce che le informazioni siano accurate e incoraggia i dipendenti a segnalare problemi di salute e sicurezza.
Considerazioni fondamentali per scegliere la soluzione di workforce management più adatta
Per una corretta adozione delle soluzioni di workforce management, le organizzazioni devono essere in grado di applicare le seguenti best practice:
Semplifica il lavoro per i dipendenti
Offri funzionalità self-service di inserimento e gestione delle ore in tutti i dispositivi che i dipendenti utilizzano. Riduci gli errori e libera il personale HR consentendo ai dipendenti di inserire i propri dati relativi a orari e presenze tramite fogli ore o altri processi utente self-service. Un inserimento ore semplice e di tipo mobile o un assistente digitale per l'inserimento di orari e assenze, semplifica la registrazione delle ore di lavoro da parte dei dipendenti. Una buona soluzione di gestione dei periodi di assenza fornisce il pieno controllo quando si tratta di definire le regole e le policy che controllano le assenze all'interno delle organizzazioni. Configura rapidamente periodi, idoneità, accumulo, definizioni di autorizzazioni e specifiche di pagamento per creare piani per le assenze. Inoltre, configura le convalide delle assenze, le regole di riporto, i task amministrativi e i layout di visualizzazione per creare tipi di assenza.
Semplifica per manager e HR
Le moderne soluzioni flessibili per la gestione di orari, lavoro e assenze possono essere configurate in base alle esigenze aziendali e della forza lavoro, in modo da consentire ai manager di ridurre l'impatto delle assenze non pianificate e gestire il tempo in base alle eccezioni. Gli avvisi di compliance impediscono potenziali violazioni prima che si verifichino. Questi possono essere inviati tramite messaggi di testo per una notifica più rapida. Un motore di regole e modelli configurabili consentono ai manager di progettare fogli ore adatti a ogni lavoratore, senza coinvolgere l'IT.
Semplifica la connessione dei dati dei dipendenti aziendali
Sebbene un sistema dedicato al tempo e alla manodopera offra molti vantaggi propri, i vantaggi di un sistema di questo tipo sono integrati con la pianificazione, paghe e stipendi, la contabilità generale e i sistemi HR di base. In effetti, le organizzazioni che integrano ore e presenze con il ciclo paghe riscontrano un calo degli errori di elaborazione del ciclo paghe e degli errori di tracciamento ore. Offri un'integrazione perfetta con i sistemi di gestione del ciclo paghe e delle ore. Basandosi sui dati relativi al ciclo paghe, al tempo e al lavoro, e ai sistemi HCM di base, una solida soluzione di gestione dei permessi "mette insieme i pezzi" collegando le modifiche nei permessi ai calcoli relativi alle retribuzioni. I dipendenti possono pianificare le assenze attraverso una modalità self-service o direttamente all'interno di un foglio ore. In ogni caso, il risultato è lo stesso: visibilità completa sulla gestione delle ore e delle ferie.
Il futuro del workforce management
I mercati in evoluzione costante, l'aumento del contesto normativo e una forza lavoro sempre più diversificata e dispersa hanno reso il lavoro del workforce management più complesso, ma anche più essenziale. Senza una tecnologia di workforce management integrata, le aziende vedranno i propri profitti soffrire perché non hanno la capacità di accedere alle informazioni strategiche necessarie per determinare il luogo di cambiamento necessario e allineare le attività HR agli obiettivi aziendali.
Un'efficace workforce management comprende la gestione di tempo e lavoro, le assenze, la salute e la sicurezza e è completamente integrata con le retribuzioni e le altre funzioni HR di base e i dati finanziari per garantire precisione, semplicità e insight su un'attività prima pesante. Il risultato è una forza lavoro coinvolta, produttiva e connessa che desidera contribuire al successo organizzativo.