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Che cos'è il Workforce Management (WFM)?

Una soluzione di WFM (Workforce Management) è una software che consente alle organizzazioni di snellire e automatizzare i processi che gestiscono il tempo dei lavoratori, organizzare e distribuire la propria forza lavoro in modo efficiente, abilitare le modalità self-service per dipendenti e manager e garantire la sicurezza dei dipendenti.

Un workforce management efficace comprende tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro produttiva e a costi contenuti. Questo comprende tutti i task e i processi coinvolti in progetti di assegnazione del personale efficienti per garantire la disponibilità del giusto mix di manodopera al momento e ai costi adeguati. Include anche il tracciamento ore automatico per tutti i dipendenti (inclusi i lavoratori turnisti) e la gestione delle assenze e dei permessi tenendo conto delle leggi sul lavoro regionali e dei requisiti di reporting.

Grazie a strumenti integrati che vanno oltre le tradizionali attività di compliance e automazione, i team HR possono diventare più strategici in modo da fornire valore al resto del business. Man mano che le aziende e i datori di lavoro hanno iniziato ad automatizzare il tracciamento ore, hanno anche aumentato l'utilizzo della modellazione del lavoro e degli analytics in tempo reale. I principali sistemi HR di oggi non rappresentano un ostacolo a svariati strumenti e sistemi di informazioni preesistenti, ma sistemi strategici, connessi e integrati che soddisfano i requisiti di aziende digitali moderne.

Componenti della soluzione di WFM

Una soluzione di WFM standard comprende funzioni che consentono di tenere traccia di tempo e lavoro, di pianificare i turni dei lavoratori e di gestire le assenze. Oltre a questi processi fondamentali, le soluzioni di workforce management possono essere estese per includere salute e sicurezza della forza lavoro.

Tempo e lavoro

Un sistema di gestione del tempo ti offre visibilità e controllo sulle tue risorse più costose e preziose: i tuoi dipendenti. Garantisce inoltre la conformità alle leggi sul lavoro o agli accordi sindacali.

Tempo e lavoro (3:54)

Gestione delle assenze

Applicazione che consente di gestire le assenze dei dipendenti e rispettare le normative globali sui permessi di lavoro. Un'applicazione di gestione delle assenze consente di ridurre gli effetti associati all'assenteismo, ad esempio l'aumento dei costi e dei rischi e la riduzione della produttività.

Gestione delle assenze (4:06)

Salute e sicurezza della forza lavoro

Questa applicazione consente alle organizzazioni di gestire in modo semplice ed efficace gli incidenti legati alla salute e alla sicurezza ambientali. Migliora la sicurezza generale della tua azienda semplificando e automatizzando l'intero processo, inclusi reporting, acquisizione di informazioni fondamentali e rilevamento delle cause principali degli incidenti.

Salute e sicurezza della forza lavoro (4:16)

Quali sono le sfide relative alle soluzioni tradizionali di workforce management?

Ogni azienda è unica e ha la sua specifica serie di sfide. La tua soluzione di workforce management dovrebbe far fronte a tali preoccupazioni. Di seguito sono riportate alcune delle sfide più comuni relative al workforce management (WFM).

Tracciamento ore

Il tracciamento ore ha un impatto su quasi tutti i dipendenti di un'organizzazione. Uno dei principali problemi che i clienti affrontano con i loro sistemi di tempo e lavoro di nicchia è la latenza, o mancanza di integrità, dei dati provenienti dal loro sistema HR master. Storicamente, il tracciamento ore è sempre stato confusionario, lento e altamente soggetto a errori, con un conseguente aumento dei costi di payroll non necessari e un sovraccarico amministrativo aggiuntivo. Addirittura peggiore è l'impatto sul morale dei dipendenti quando le buste paga non sono precise. Nessuna azienda vuole finire in tribunale o avere cattiva pubblicità perché non ha pagato i propri dipendenti nel modo giusto o non ha rispettato la legge.

Lavoratori rappresentati

Lavoratori rappresentati che generalmente godono di salari molto più alti e di benefici migliori dei lavoratori non rappresentati. La conformità a queste normative può risultare molto difficile per alcune organizzazioni a causa della complessità delle regole in materia di diritti di anzianità, titolarità, idoneità, benefit, assenza e pagamento. La gestione delle regole contrattuali può diventare difficile senza una soluzione completa di workforce management.

Lavoratori rappresentati (4:11)

Sistema di gestione delle assenze

La mancanza di un sistema affidabile di gestione delle assenze può comportare un aumento dei costi e dei rischi e una riduzione della produttività. Le organizzazioni devono soddisfare i requisiti complessi e diversificati derivanti dalla gestione delle policy relative alle assenze in tutto il mondo. I sistemi di gestione delle assenze vengono spesso messi in difficoltà dalle regole esclusive e dalle interfacce utente necessarie per i vari paesi e aree geografiche.

Molte organizzazioni ritengono molto difficile ottenere notifiche di incidenti relativi a salute e sicurezza con tempestività. I lavoratori sono incerti sul fatto che debbano notificare alla loro organizzazione la presenza di mancati incidenti o condizioni non sicure. Molte organizzazioni non dispongono di strumenti semplici e intuitivi che incoraggiano la generazione di report e riducono al minimo gli ostacoli che impediscono ai dipendenti di segnalare incidenti passati o potenziali. In definitiva, le organizzazioni sono ritenute responsabili delle policy in materia di salute e sicurezza, quindi è nel loro migliore interesse implementare processi moderni ed efficienti di gestione di salute e sicurezza sul lavoro.

Vantaggi principali del workforce management


Migliora la produttività della forza lavoro

Un sistema di workforce management riduce i processi manuali e consente di gestire al meglio una gamma completa di policy che regolano ore e presenze. Grazie a una maggiore visibilità sulle ore di lavoro, sulla disponibilità dei lavoratori e sugli incidenti di sicurezza, la produttività complessiva della forza lavoro migliora e i manager possono garantire che si faccia attenzione alle esigenze del personale e si reagisca rapidamente se le cose cambiano.

Riduci costi e rischi

Man mano che la produttività della forza lavoro aumenta, i costi di gestione HR iniziano a diminuire a causa di processi più snelli, il che significa meno tempo dedicato alle attività amministrative. Una maggiore visibilità sulla disponibilità dei dipendenti e sulle ore previste per budget garantisce l'accuratezza e l'autenticità del tempo impiegato e delle assenze, riducendo le spese per il personale.

Garantisci dati accurati e tempestivi

Grazie a una soluzione completa per il workforce management, puoi offrire a tutti i tipi di lavoratori un modo semplice e intuitivo per segnalare in modo accurato le ore di lavoro e le assenze. Un set completo di strumenti di gestione del tempo consente di automatizzare convalide e avvisa i lavoratori quando vengono riscontrate violazioni alla compliance.

Crea un luogo di lavoro più sicuro

Un sistema di workforce management può aiutarti a promuovere una cultura in materia di sicurezza e conformità della forza lavoro, aiutandoti a gestire gli incidenti in materia di salute e sicurezza ambientale in modo più efficace. La semplificazione e l'automazione dell'intero processo, dal reporting degli incidenti alla acquisizione di informazioni fondamentali, garantisce che le informazioni siano accurate e incoraggia i dipendenti a segnalare problemi di salute e sicurezza.

Considerazioni fondamentali per scegliere la soluzione di workforce management più adatta

Per una corretta adozione delle soluzioni di workforce management, le organizzazioni devono essere in grado di applicare le seguenti best practice:

Semplifica il lavoro per i dipendenti

Offri funzionalità self-service di inserimento e gestione delle ore in tutti i dispositivi che i dipendenti utilizzano. Riduci gli errori e libera il personale HR consentendo ai dipendenti di inserire i propri dati relativi a orari e presenze tramite fogli ore o altri processi utente self-service. Un inserimento ore semplice e di tipo mobile o un assistente digitale per l'inserimento di orari e assenze, semplifica la registrazione delle ore di lavoro da parte dei dipendenti. Una buona soluzione di gestione dei periodi di assenza fornisce il pieno controllo quando si tratta di definire le regole e le policy che controllano le assenze all'interno delle organizzazioni. Configura rapidamente periodi, idoneità, accumulo, definizioni di autorizzazioni e e specifiche di pagamento per creare piani per le assenze. Inoltre, configura le convalide delle assenze, le regole di riporto, i task amministrativi e i layout di visualizzazione per creare tipi di assenza.

Semplifica per manager e HR

Le moderne soluzioni flessibili per la gestione di orari, lavoro e assenze possono essere configurate in base alle esigenze aziendali e della forza lavoro, in modo da consentire ai manager di ridurre l'impatto delle assenze non pianificate e gestire il tempo in base alle eccezioni. Gli avvisi di compliance impediscono potenziali violazioni prima che si verifichino. Questi possono essere inviati tramite messaggi di testo per una notifica più rapida. Un motore di regole e modelli configurabili consentono ai manager di progettare fogli ore adatti a ogni lavoratore, senza coinvolgere l'IT.

Semplifica la connessione dei dati dei dipendenti aziendali

Sebbene un sistema dedicato al tempo e alla manodopera offra molti vantaggi propri, i vantaggi di un sistema di questo tipo sono integrati con la pianificazione, paghe e stipendi, la contabilità generale e i sistemi HR di base. In effetti, le organizzazioni che integrano ore e presenze con il ciclo paghe riscontrano un calo degli errori di elaborazione del ciclo paghe e degli errori di tracciamento ore. Offri un'integrazione perfetta con i sistemi di gestione del ciclo paghe e delle ore. Basandosi sui dati relativi al ciclo paghe, al tempo e al lavoro, e ai sistemi HCM di base, una solida soluzione di gestione dei permessi "mette insieme i pezzi" collegando le modifiche nei permessi ai calcoli relativi alle retribuzioni. I dipendenti possono pianificare le assenze attraverso una modalità self-service o direttamente all'interno di un foglio ore. In ogni caso, il risultato è lo stesso: visibilità completa sulla gestione delle ore e delle ferie.

Il futuro del workforce management

I mercati in evoluzione costante, l'aumento del contesto normativo e una forza lavoro sempre più diversificata e dispersa hanno reso il lavoro del workforce management più complesso, ma anche più essenziale. Senza una tecnologia di workforce management integrata, le aziende vedranno i propri profitti soffrire perché non hanno la capacità di accedere alle informazioni strategiche necessarie per determinare il luogo di cambiamento necessario e allineare le attività HR agli obiettivi aziendali.

Un'efficace workforce management comprende la gestione di tempo e lavoro, le assenze, la salute e la sicurezza e è completamente integrata con le retribuzioni e le altre funzioni HR di base e i dati finanziari per garantire precisione, semplicità e insight su un'attività prima pesante. Il risultato è una forza lavoro coinvolta, produttiva e connessa che desidera contribuire al successo organizzativo.