Oracle consente di risparmiare tempo, denaro e fatica grazie a un aggiornamento globale del cloud sul ciclo paghe

Oracle Global Payroll Operations elabora annualmente 10 miliardi di dollari in stipendi e 5 miliardi di dollari in imposte per i 133.000 dipendenti di Oracle. L'unità comprende 155 professionisti che lavorano in cinque centri regionali, gestendo retribuzioni e benefit in 163 entità giuridiche in 17 lingue.

Per gestire il ciclo paghe globale e i flussi di lavoro associati, il team ha utilizzato una vasta varietà di soluzioni. Solo circa il 40% dei caricamenti di dati e dei flussi di lavoro di condivisione è stato automatizzato. Il restante 60% richiedeva l'estrazione manuale intensiva di informazioni soggetta a errori da un sistema di ciclo paghe di terze parti. Il team ha anche caricato dati da numerosi moduli disconnessi, inclusi e-mail, documenti, fogli di calcolo e file PDF.

Ciò significava che il team sprecava tempo e impegno in processi di routine e in silos, facendo sì che alcune business unit non rispettassero le scadenze. La mancanza di integrazione e i limiti delle capacità dei singoli sistemi legacy causavano ritardi nei team interni e minacciavano persino l'accuratezza e la tempestività complessiva del ciclo paghe.

Il team dedicato al ciclo paghe ha deciso di passare alla tecnologia cloud e allo stack di applicazioni di Oracle per ottenere un sistema di ciclo paghe standardizzato ed efficiente. Avere più potenti funzioni basate su cloud in una singola suite di prodotti integrerebbe, accelererebbe e migliorerebbe l'intero processo di ciclo paghe.

Avendo bisogno di una piattaforma di gestione del ciclo paghe configurabile, sicura e affidabile, con un unico insieme interconnesso di processi e soluzioni, Oracle Global Payroll Operations è migrata alle applicazioni Oracle Cloud Infrastructure (OCI) e Oracle Fusion Cloud.

Il backbone del sistema è Oracle Payroll, che fa parte di Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll condivide un unico modello di dati con altre applicazioni Oracle Cloud HCM, tra cui Oracle Time and Labor e Oracle General Ledger. Ciò consente la condivisione immediata e senza interruzioni delle informazioni tra le aziende e un'interfaccia standard e intuitiva tra più ruoli di utenti finali. È inoltre disponibile una serie di miglioramenti regolari, inclusi aggiornamenti legislativi e correzioni di bug trimestrali.

Inoltre, Oracle Payroll fornisce correzione degli errori incorporata, linee guida basate sulle migliori prassi e e standardizzazione e conformità globali. In quanto piattaforma singola, completa e ricca di funzionalità, lo stack Oracle supporta anche funzionalità di gestione del ciclo paghe e localizzazione delle imposte in una decina di nazioni, tra cui altre funzionalità.

La migrazione di Oracle Global Payroll Operations a Oracle Payroll su OCI ha fornito una piattaforma di pagamento dei dipendenti unica, altamente automatizzata ed efficiente. Il sistema connesso gestisce l'estrazione e l'elaborazione dei dati, la ritenuta fiscale, il reporting e la ricezione e la risposta delle query, tra le altre attività chiave.

La standardizzazione su Oracle Payroll ha consentito al team di eliminare molteplici soluzioni manuali. Dopo il go-live del cloud, il team ha automatizzato il 95% del flusso del ciclo paghe, abbattendo i costi complessivi del 22% in soli tre mesi.

Il trasferimento automatizzato e immediato di dati e file da Oracle Cloud HCM a Oracle Payroll ha ridotto i tempi di gestione paghe da 10 a 12 ore a soli 10 minuti. Fornisce flessibilità per apportare eventuali adeguamenti all'elaborazione e consente a Oracle Global Payroll Operations di identificare gli errori del ciclo paghe e rispondere alle domande dei dipendenti in modo più proattivo.

Per migliorare i tempi di risposta alle query dei dipendenti, il team ha collegato Oracle Payroll a Oracle Service. In questo modo, tutte le query relative al ciclo paghe dei dipendenti rimangono in un'unica piattaforma, consentendo al team di rispondere a 58.000 domande e richieste all'anno. I dipendenti offrono facilmente feedback sul servizio ricevuto, aiutano il team a misurare la qualità e la tempestività della risposta e individuano potenziali esigenze di formazione. Il team condivide inoltre in modo proattivo i dati sul ciclo paghe tramite una pagina Web dedicata accessibile ai dipendenti.

Grazie alle funzionalità di reporting automatizzate, il team ha risparmiato ore di lavoro in calcoli retroattivi e ha ridotto di un giorno la scadenza regolare per il reporting sul ciclo paghe. Con una piattaforma e un modello di dati completi, anche la generazione di report contabili è più semplice ed efficiente. I dati sono disponibili in tempo reale e i report sono tutti standardizzati. In questo modo, il team può riconciliare centralmente attività e dati disparati sul ciclo paghe, cosa impossibile con il sistema di gestione di ciclo paghe legacy.

In base ai loro ruoli, i membri del team possono configurare facilmente l'interfaccia Oracle Payroll, riducendo la necessità di personalizzazioni dello schermo complesse e dispendiose in termini di tempo. Gli analisti possono visualizzare istantaneamente i dati e i risultati delle query in diversi modi, con opzioni di drill-down semplificate disponibili per consentire loro di approfondire questioni specifiche, come le entità giuridiche o gli statuti univoci di un paese o di una regione.