Oracle ottimizza il sistema di contabilità fornitori basato su cloud, riduce i tempi di chiusura del 30%

Il team Oracle Source-to-Settle (S2S) gestisce tutti i processi di acquisto, contabilità e rimborso delle note spese in Oracle a livello globale. Ogni anno, gli oltre 500 dipendenti del team elaborano miliardi di dollari in fatture e pagamenti in cinque centri internazionali.

Oracle S2S supervisiona un'ampia varietà di flussi di lavoro complessi, tra cui la negoziazione dei contratti, l'approvvigionamento e le relazioni con i fornitori, la due diligence dei fornitori e i pagamenti interaziendali. Il team faceva affidamento su una varietà di sistemi e processi disconnessi per supervisionare le attività di contabilità fornitori (AP).

Per far funzionare l'intero processo di contabilità fornitori più rapidamente e con maggiore visibilità ed efficienza, Oracle S2S ha deciso di sfruttare un'infrastruttura cloud di livello aziendale che esegue una suite completa di applicazioni aziendali.

Oracle S2S ha deciso di sfruttare appieno l'infrastruttura Oracle Cloud e Oracle Cloud Applications, tra cui Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) e Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). Il team aveva bisogno di funzionalità, sicurezza e scalabilità a livello enterprise comprovate di Oracle. Uno stack e un flusso di lavoro interamente Oracle ridurrebbero il lavoro manuale dei fornitori e dei membri del team senza sacrificare i controlli finanziari, l'accuratezza o la sicurezza, il tutto semplificando la manutenzione e la gestione.

Utilizzando Oracle Cloud Infrastructure e Oracle Cloud Applications, Oracle S2S ha automatizzato, connesso e accelerato i processi di contabilità fornitori end-to-end, dalla creazione semplificata delle fatture all'esecuzione di flussi di lavoro che supportano la convalida bancaria e i pagamenti dei fornitori.

La singola piattaforma di pagamento globale ha fornito una serie di miglioramenti dimostrabili per i processi di pagamento sia esterni sia interaziendali. Dopo la migrazione, il 96% dei volumi di pagamento non èstato toccato. E per il 51% di tutte le transazioni non c'è stato alcun intervento manuale, dalla ricezione della fattura al pagamento finale.

Inoltre, Oracle S2S utilizza le funzionalità di reporting globali della piattaforma per ridurre del 30% i tempi di chiusura finanziaria della contabilità fornitori mensile, risparmiando 240 ore all'anno. I membri del team eseguono anche una chiusura graduale che consente loro di rilevare in anticipo eventuali problemi di contabilità fornitori.

Il nuovo stack Oracle integrato ed efficiente consente maggiori volumi di transazioni mensili e annuali rispetto al passato. Ogni anno, il sistema elimina 11.000 ore di elaborazione e registra un aumento del 15% della velocità di elaborazione in batch dei pagamenti. Ciò consente alla piattaforma globale di contabilità fornitori di generare 16 miliardi di dollari in 174.000 pagamenti di fornitori.

I livelli di fatturazione elettronica sono aumentati del 7% dal go-live, tagliando 6.160 ore dal processo di fatturazione annuale. Attualmente, il 68% di tutte le fatture viene ricevuto digitalmente, consentendo una riduzione di 5.000 ore per i processi di fatturazione interaziendali. Il team ora liquida 3 miliardi di dollari in 1.600 pagamenti interaziendali.

Inoltre, Oracle S2S rimborsa anche 103 milioni di dollari per 462.000 note spese annuali, risparmiando 2.080 ore. Poiché il sistema è elastico, può anche riconoscere ed elaborare fatture personalizzate e richieste di pagamento univoche.

I controlli finanziari e transazionali completamente integrati aiutano a creare processi di riconciliazione accurati. Il sistema segnala eventuali discrepanze tra ordini di acquisto e pagamenti autorizzati e paga solo fatture approvate per la spesa. Lo stack Oracle supporta anche la separazione dei compiti tra gli analisti delle fatture e dei pagamenti, con audit trimestrali per rafforzare le miglior prassi di sicurezza.