Che cos'è il budgeting a base zero (ZBB, zero-based budgeting) ?
Il budgeting a base zero (ZBB) è una tecnica di budgeting in cui tutte le spese devono essere giustificate per un nuovo periodo o anno a partire da zero, invece di iniziare dal budget precedente e adeguarlo in base alle esigenze.
ZBB è uno strumento di pianificazione aziendale estremamente efficace per aiutare un'azienda a identificare ed eliminare i costi superflui, mantenere il controllo delle spese e concentrarsi su iniziative di alto profitto.
Il budgeting, ZBB compreso, è l'implementazione tattica del piano strategico di un'azienda. Per raggiungere gli obiettivi finanziari e operativi del piano strategico, un'organizzazione deve tradurre il proprio piano a lungo termine in una serie dettagliata di ricavi e spese previsti che può essere misurata per monitorare le prestazioni. Questi possono essere perfezionati e adattati lungo il percorso per mantenere l'azienda in linea con i suoi obiettivi e raggiungere i risultati aziendali desiderati.
Soprattutto, i budget implicano titolarità e responsabilità, in modo che le decisioni finanziarie vengano prese in modo ragionevole. Questi consentono alle aziende di progettare i profitti, individuare potenziali problemi e identificare nuove opportunità affinché i CFO possano apportare le modifiche necessarie.
Differenze fra budgeting a base zero e budgeting tradizionale
| Budgeting tradizionale | Budgeting a base zero (ZBB) |
|---|---|
| Basato sul budget dell'anno precedente | Iniziato da zero (base zero) |
| Basato sui livelli di spesa precedenti | Richiede una nuova giustificazione delle spese |
| Orientato verso la contabilità dei costi | Orientato verso le decisioni |
| Generalmente la giustificazione non è obbligatoria | La giustificazione di costi e benefit è obbligatoria |
| Il management decide le spese | Il management delle linee di business propongono le spese |
| Meno chiarezza e reattività | Maggiore chiarezza e reattività |
| Ripetitivo | Stimolante |
Il tipico processo di definizione del budget consiste nel convertire una strategia a lungo termine in piani operativi annuali sui cui basare finance, linee di business e operations. In questo modo vengono comunicati gli obiettivi finanziari dell'organizzazione in ogni linea di business. Gli obiettivi possono essere allineati a livello finanziario e operativo. Alcuni esempi sono i bilanci di ricavi e spese, i costi di R&S, le spese di marketing, i costi e i ricavi dei progetti e le spese in conto capitale.
Il processo di definizione del budget richiede l'analisi e il confronto delle prestazioni finanziarie effettive rispetto a quelle previste per determinare come allocare le spese per l'organizzazione e raggiungere gli obiettivi di budget fissati.
Con il budgeting tradizionale, il processo di previsione dei ricavi e delle spese della tua azienda per l'anno successivo si basa in genere sul budget precedente, il quale è utilizzato per prevedere, analizzare e monitorare ricavi, spese, profitti e flussi di cassa. Il budgeting tradizionale richiede aumenti incrementali rispetto ai budget precedenti, come ad esempio un aumento del 2% della spesa, mentre il budgeting a base zero richiede una giustificazione sia delle spese vecchie che di quelle nuove. Il budgeting tradizionale analizza solo le nuove spese, mentre il ZBB parte da zero e richiede una giustificazione delle vecchie spese ricorrenti in aggiunta a quelle nuove.
Il budgeting a base zero è stato sviluppato negli anni '70 da Pete Pyhrr, un ex accounting manager di Texas Instruments. L'obiettivo originario del ZBB era aiutare le organizzazioni a ridurre i costi e promuovere la responsabilità fiscale.
Con il budgeting a base zero, il budget parte da zero o da una "base zero" ogni anno. Utilizzando questo approccio, ogni linea di business all'interno di un'organizzazione viene analizzata per le sue esigenze e i suoi costi ignorando al contempo le spese storiche. La differenza fondamentale è la giustificazione: i budgeting a base zero devono rivedere ogni spesa all'inizio del ciclo di budget e le linee di business devono giustificare la necessità e l'impatto di ogni voce prima che il finanziamento sia approvato.
Ogni voce del budget viene esaminata senza l'influenza degli effettivi dell'ultimo periodo come budget baseline. Ogni elemento viene valutato con attenzione per determinare se i programmi, i servizi o le attività verranno aumentati, mantenuti, ridotti o rimossi. I manager devono tenere conto di tutti gli elementi del budget e identificare le aree convenienti, rilevanti e a costi contenuti.
I ZBB possono essere applicati a qualsiasi tipo di costo: spese in conto capitale, spese operative, spese di ricerca e sviluppo (R&D, research and development) o anche costo delle merci vendute (COGS, cost of goods sold).
Vantaggi del budgeting a base zero
Il ZBB ha molti vantaggi rispetto al budgeting tradizionale. Ha la cattiva reputazione d'essere un esercizio completo di riduzione dei costi, ma il ZBB ti aiuta a allineare le spese a un maggior numero di opportunità di generazione di ricavi. Il ZBB offre una serie di vantaggi, tra cui costi inferiori, flessibilità di budget ed esecuzione strategica. Quando viene esaminata attentamente ogni spesa, viene data la priorità alle attività che generano più ricavi. Le spese vengono spesso ridotte perché il ZBB ti aiuta a evitare lo sperpero di risorse che si verifica quando un budget aumenta in modo incrementale nel tempo.
Sfide del budgeting a base zero
Sebbene il ZBB possa essere una strategia di budgeting efficace, può anche essere molto impegnativo da attuare. Poiché i budget sono creati ex novo, richiedono molto più tempo rispetto ai budgeting tradizionale. La conseguenza involontaria del ZBB è che può favorire risparmi a breve termine rispetto ai benefici a lungo termine. Nel tentativo di ridurre al minimo i costi, alcune spese fondamentali, come quelle per la ricerca e lo sviluppo o per progetti strategici a lungo termine, potrebbero essere trascurate.
Best practice per il budgeting a base zero
Adotta un approccio strategico
Il ZBB è più di una semplice riduzione dei costi. È un passo necessario per liberare le risorse e i fondi necessari per le iniziative di crescita. Lavorando con i leader delle linee di business, puoi identificare le spese eccessive e riallocare tali risorse per un uso più strategico.
Scegli la giusta piattaforma di pianificazione
Per sfruttare i vantaggi del budgeting a base zero, è essenziale disporre di un software moderno per la pianificazione e la definizione del budget. Le soluzioni di pianificazione basate su cloud che utilizzano l'intelligenza artificiale e il Machine Learning possono aiutare i manager a prendere decisioni basate sui dati consigliando il percorso migliore. Una soluzione di pianificazione e budgeting non dovrebbe essere solo una tela bianca da riempire per la modellazione: dovrebbe anche contenere intelligence sulla pianificazione e funzionalità ad hoc per la pianificazione predittiva, budgeting basato su driver, modellazione di scenari "what-if" solida, sandboxing, budgeting top-down e bottom-up e approvazioni e flussi di lavoro come best practice che sono disponibili rapidamente.
Adotta una pianificazione connessa
La pianificazione delle Line of Business a compartimenti stagni potrebbe essere stata sufficiente in passato, ma oggi il focus è sulla pianificazione connessa e continua in tutta l'azienda. Le interruzioni sono diventate una costante e i piani sono ora fatti per essere modificati, raffinati e adattati continuamente. I CFO di successo collaborano con le vendite, il marketing, le HR e le operations per prendere decisioni più rapide utilizzando informazioni connesse, accurate e tempestive. In questo nuovo mondo, la pianificazione aziendale connessa non è solo una best practice, ma una necessità.
Vantaggi aziendali del ZBB
Il budgeting a base zero può generare risparmi notevoli ed efficienza, ma è molto più della semplice costruzione di un budget da zero. Il ZBB si occupa di costruire e promuovere una cultura di gestione dei costi e responsabilità. Con la redditività e la gestione dei costi, il reporting narrativo e la modellazione degli scenari, il ZBB permette alla tua azienda di considerare le priorità più importanti invece di quello che è stato fatto in precedenza. Con i risparmi ottenuti sui costi, i leader aziendali possono concentrarsi quindi su fare i cambiamenti necessari per stare al passo con le esigenze dei clienti, i competitor emergenti e i cambiamenti economici.
Oltretutto, il ZBB consente alle aziende di identificare i risparmi sui costi, riallocare tali risparmi verso un uso più strategico e incentivare una crescita sostenibile.