Che cos'è la gestione magazzino?

Per gestione magazzino si intende il processo con cui si orchestra il flusso di merci attraverso un'azienda in un ciclo continuo di ordini, immagazzinamento, produzione, vendita e rifornimento di merci. La gestione del magazzino viene in genere eseguita su due livelli: gestione aggregata del magazzino e ubicazione di stoccaggio e gestione del magazzino a livello di articolo. Per stabilire la propria strategia di magazzino, le aziende fanno dei compromessi tra il ridurre al minimo l'importo in termini di denaro legato all'inventario, o avere più inventario per massimizzare il customer service o l'efficienza di produzione.

La strategia di magazzino prevede la gestione magazzino a livello di articolo mediante criteri quali le scorte di sicurezza (descritte in seguito) e i controlli del magazzino mediante criteri, ad esempio la classificazione ABC per assegnare la priorità ai tassi di rifornimento, che tengono conto degli attributi a livello di articolo, quali il valore di consumo, le dimensioni dei lotti e i lead time degli ordini.

L'inventario può essere generalmente suddiviso in tre categorie: materie prime/componenti, work in progess e prodotti finiti. Le società di produzione acquistano materie prime o componenti, le immagazzinano fino al momento della produzione e le trasformano in prodotti finiti. Le aziende non manifatturiere, come distributori all'ingrosso e venditori al dettaglio, offrono prodotti finiti in vendita ai consumatori finali.

Tutte le aziende devono trovare un equilibrio tra i livelli di magazzino e la domanda perché l'inventario consuma il denaro di un'azienda e comporta costi di mantenimento. Indipendentemente dal tipo di attività, le aziende devono mantenere un rigoroso controllo sull'inventario per risparmiare denaro, assicurandosi al contempo di disporre di scorte sufficienti per soddisfare i programmi di produzione o la domanda prevista del cliente e gli ordini effettivi.

Vantaggi della gestione magazzino

La gestione del magazzino è complessa e varia a seconda del settore, della funzione dell'azienda e del tipo di articolo gestito. Decidere come pianificare e gestire l'inventario è uno sforzo collaborativo ricco di compromessi, rischi e ricompense.

Non esistono due aziende uguali. A seconda del modello aziendale, le aziende utilizzano diversi metodi per gestire l'inventario. L'inventario costa denaro della società, ma potrebbe essere necessario tenere più scorte di sicurezza per mantenere livelli di servizio superiori, evitare esaurimenti scorte e massimizzare l'efficienza operativa. I produttori che possiedono macchinari costosi e gli addetti alle operazioni a volte porteranno inventario in eccesso per evitare di chiudere queste operazioni a causa della mancanza di inventario stesso, cosa che comporterebbe un costo aggiuntivo all'azienda.

Quasi tutte le aziende mantengono scorte di sicurezza nell'inventario per proteggersi da cambiamenti imprevisti nella domanda e nell'offerta. In questo modo, l'inventario funziona come protezione contro gli imprevisti e come buffer contro gli arresti alla produzione. Le scorte di sicurezza rappresentano un equilibrio tra i tassi di assistenza o di evasione (la percentuale degli ordini cliente che una società può spedire immediatamente dalle scorte) e il costo aggiuntivo di ordinazione e conversazione di un maggior numero di scorte. La conseguenza del non avere un inventario sufficiente sono gli esaurimenti scorte, che possono essere dannose per un'azienda, soprattutto se i clienti hanno alternative, come le aziende basate sull'e-commerce in cui si prevede una rapida evasione. Gli esaurimenti scorte rappresentano ricavi persi e possono influire negativamente sulla fidelizzazione dei clienti.

In genere, i produttori stabiliscono controlli di inventario, ad esempio i livelli di stoccaggio minimo e massimo e i punti di riordino, all'interno dei loro sistemi ERP. I distributori stabiliscono i punti di riordino in modo decentralizzato, consentendo a ciascun centro di distribuzione di determinare i livelli di inventario in base ai fattori locali o ai metodi basati sulla domanda. I fattori locali possono includere domanda a livello di SKU, lead time o modelli stagionali. I metodi basati sulla domanda possono includere dati dei punti vendita provenienti dai clienti retail. Molte organizzazioni di procurement prendono in considerazione gli sconti di prezzo nella loro strategia di acquisto e possono acquistare più fornitura di quanto necessario per ottenere prezzi favorevoli.

Gestione magazzino: implicazioni finanziarie

La gestione magazzino implica il fare compromessi tra ricavi, costi e rischi. Classificato nello stato patrimoniale come asset corrente, il magazzino consuma il denaro aziendale. Bisogna prestare particolare attenzione alla durata del ciclo di conversione del denaro: il tempo tra l'acquisto di materie prime (per un produttore) o la merce (venditore o rivenditore) alla vendita finale di prodotti finiti e la ricezione di pagamenti da parte dei clienti.

Durante questo periodo, il denaro rimane legato e le aziende devono garantire che il loro inventario venga venduto in modo tempestivo (chiamati cicli di inventario) per restituire il denaro all'azienda. Un'inventario a bassa rotazione può avere problemi costi di mantenimento, rischi e effetti negativi sul flusso di cassa di un'azienda. Di conseguenza, le imprese richiedono un processo disciplinato per garantire che il livello degli investimenti nell'inventario sia in linea con il livello previsto della domanda del cliente.

Inoltre, la gestione magazzino richiede una determinazione dei costi rigorosa per supportare il reporting gestionale interno e il reporting finanziario di legge. I costi di magazzino utilizzati nella produzione devono essere conformi ai metodi di determinazione dei costi di assorbimento per l'allocazione sia della manodopera diretta che indiretta e dei costi indiretti ai prodotti che prendono forma nella linea di produzione. E i prodotti finiti, anche indicati come inventario merce, richiedono l'allocazione di eventuali costi associati alla preparazione alla vendita.

Questi costi possono includere le spese di trasporto, manodopera e altre spese di gestione. Un aggregato, la somma di tutti i magazzini nella società, viene utilizzato per determinare la voce della linea di magazzino nello stato patrimoniale e il costo delle merci vendute nel conto economico.

Quali sono i tipi di sistemi di gestione magazzino?

Le aziende utilizzano una vasta gamma di sistemi di gestione magazzino, a seconda delle operazioni, delle complessità o delle esigenze. Fra i principali sistemi di gestione magazzino vi sono il manuale, il periodico e il perpetuo. I sistemi perpetui sono i sistemi di gestione magazzino più avanzati e accurati, mentre il metodo manuale è il modo meno sofisticato per sorvegliare le operazioni di inventario.

Sistema di inventario manuale: questo metodo di gestione magazzino dipende dal conteggio fisico degli articoli e dalla registrazione dei dettagli su carta o in un foglio di calcolo. Questo processo è ampiamente utilizzato dalle piccole imprese che non sono passate a soluzioni software di gestione magazzino.

Sistema di inventario periodico: sistema di gestione magazzino in cui il conteggio del magazzino viene eseguito alla fine di un periodo contabile anziché dopo ogni vendita e acquisto. Si tratta di un sistema relativamente semplice adatto per le aziende più piccole con meno merci.

Sistema di inventario permanente: il sistema è il più sofisticato e basato su soluzioni software automatizzate per offrire insight in tempo reale. Non appena qualsiasi scorta entra in una struttura, viene spostata, venduta, utilizzata o scartata, il sistema di inventario aggiornerà il bilancio immediatamente sostenuto dalle scansioni da dispositivi tenuti a mano che eseguono la scansione dei codici a barre degli articoli o dei tag RFID.

Radio-frequency identification (RFID) system e sistemi di gestione magazzino

RFID è un sistema di tracciamento della tecnologia che supporta i sistemi di gestione magazzino. I sistemi RFID utilizzano tag specializzati collegati a ogni elemento per monitorarne la posizione. RFID semplifica la gestione magazzino analizzando le spedizioni appena arrivate nel sistema o in uscita utilizzando gli scanner mobili. I tag RFID possono essere attivi, trasmettendo continuamente un segnale, o passivi, richiedendo ai lettori fisici di tracciare gli elementi. I tag RFID sono i migliori per fornire dati in tempo reale e insight sullo stato dell'inventario in ogni momento.

Differenze fra gestione magazzino e inventario ciclico

L'inventario ciclico è un metodo di verifica per confermare che gli inventari fisici corrispondono ai registri di magazzino di una società. Il conteggio periodico di singoli articoli durante tutto l'anno garantisce l'accuratezza delle quantità e dei valori del magazzino.

Avere un sistema accurato per tracciare le quantità di articoli esistenti nel magazzino è essenziale per gestire la domanda e l'offerta, mantenere elevati livelli di customer service e pianificare la produzione.

Anziché utilizzare i sistemi di gestione magazzino, è possibile eseguire l'inventario ciclico per acquisire inventari fisici completi. In alternativa, le aziende possono utilizzare entrambe le tecniche per la verifica di quantità e valori di magazzino. La gestione magazzino supporta l'inventario ciclico serializzato.

Esempi di gestione magazzino - casi d'uso del settore

Sebbene la gestione magazzino sia comune nella maggior parte dei settori, ci sono settori specifici con requisiti esclusivi che giustificano sistemi specializzati. Esempi notevoli sono il servizio di ristorazione (ristoranti) e la vendita al dettaglio.

Gestione magazzino per il retail

Oggi, i rivenditori devono offrire opzioni di acquisto dei clienti molto flessibili per le merci che vengono offerte attraverso canali diversi. Competizione intensa con i grandi fornitori di e-commerce e clienti esigenti hanno costretto i rivenditori a gestire un modello di business misto, unendo negozi fisici ed esperienze di acquisto online, definiti retail multicanale.

Il multicanale offre agli acquirenti opzioni flessibili, ad esempio ordine in negozio, spedizione a casa, acquisto online, reso in negozio o spedizione da un distributore a un negozio per il ritiro. L'obiettivo è quello di offrire un'eccellente customer experience end-to-end che potrebbe significare la differenza tra il successo e il fallimento del business.

Per offrire la migliore customer experience possibile attraverso il multicanale, i rivenditori devono avere visibilità in tempo reale sulle scorte disponibili per garantire che l'esperienza di acquisto dei clienti spinga a fare ordini. Le scorte non solo impediscono l'evasione di ordini specifici, ma i clienti frustrati sono anche molto probabilmente alla ricerca di articoli simili sul negozio o sul sito Web di un competitor. La fidelizzazione è effimera e il cambio di brand è comune. I clienti persi potrebbero non tornare ad effettuare vendite in futuro.

Di conseguenza, i rivenditori devono gestire molto attentamente l'inventario per determinare la linea tra avere un magazzino sufficiente per evadere la percentuale più alta dei loro ordini cliente e averne troppo, cosa che limita il flusso di cassa e rischia di lasciare scorte in eccesso alla fine di una stagione di acquisto che non può essere venduta. I software di gestione magazzino per il retail (combinato con i sistemi di gestione degli ordini) consente ai rivenditori di reagire rapidamente ai cambiamenti del comportamento di acquisto e adeguare le strategie di canale e i livelli di inventario.

Gestione magazzino per i ristoranti

Gestire l'inventario dei ristoranti è un'attività unica in quanto bisogna fornire il monitoraggio degli ingredienti in tempo reale perché molti sono freschi, durano poco e devono essere attentamente monitorati fino al consumo. Il sistema deve inoltre monitorare attentamente i livelli delle scorte, attivare ordini di reintegrazione, registrare nuove ricezioni di materiale e gestire i costi dei menu.

La gestione di ingredienti freschi ha problemi intrinseci in quanto spinge i manager a monitorare da vicino il loro stato sugli scaffali per evitare il deterioramento. Nel migliore dei casi, il deterioramento provoca spreco di denaro, mentre nel peggiore dei casi, può causare avvelenamento alimentare e innescare azioni da parte delle autorità sanitarie.

I software di gestione magazzino possono aiutare i ristoranti ad affrontare le loro particolari sfide. Collegando automaticamente le vendite ai livelli di inventario, i ristoranti possono avere una visione completa degli ordini e dei consumi, ottenere insight sulle scorte degli ingredienti, evitare deterioramenti e gestirne i margini. Inoltre, il software di gestione magazzino riduce il tempo dedicato alle attività amministrative inviando avvisi ai manager sulle potenziali fini dei periodi di deperibilità, automatizzando i riordini quando gli articoli superano le date di deterioramento o sono inferiori ai livelli di rifornimento impostati.

Software di gestione magazzino

I moderni sistemi di gestione magazzino basati sul cloud offrono funzionalità complete di gestione dei materiali che gestiscono efficacemente il flusso delle merci in tutta l'azienda e la relativa rete di fornitura globale. Insieme ai warehouse management system, forniscono una visibilità accurata e tempestiva sui livelli di inventario, nonché sui piani di disponibilità e sui tassi di evasione degli ordini, tutti aspetti che influiscono sulla soddisfazione del cliente. Unitamente ai sistemi di pianificazione della supply chain, eliminano le incertezze nella gestione magazzino mettendo allo stesso livello domanda e fornitura ottimizzando i livelli di stoccaggio, aumentando i tassi di evasione degli ordini, garantendo cicli di produzione pianificati e migliorando l'utilizzo del capitale circolante.

Visibilità sul magazzino

Un vantaggio chiave delle moderne soluzioni di gestione magazzino cloud è la possibilità di garantire visibilità in tempo reale sull'inventario su più nodi della supply chain, come strutture di produzione, fornitori, merci in transito e centri di distribuzione. Ciò offre ai decision maker gli insight di cui hanno bisogno per mantenere il cliente soddisfatto. Ciò è particolarmente importante per le aziende con reti di approvvigionamento estese, domanda variabile e concorrenza intensa.

Una visione in tempo reale dei livelli di stoccaggio e della loro posizione consente loro di gestire meglio i programmi di produzione e l'elaborazione degli ordini dei clienti. Ad esempio, se una consegna viene bloccata a causa di problemi di trasporto, i manager possono coprire la carenza temporanea spostando le scorte da un centro di distribuzione a un altro in cui livelli di domanda più elevati richiedono più scorte.

In combinazione con il software di pianificazione della supply chain, la disponibilità di dati in tempo reale sui volumi degli ordini consente ai pianificatori di determinare la quantità di un determinato articolo di cui hanno bisogno, la posizione dell'articolo e la frequenza di reintegrazione per soddisfare i livelli di domanda e produzione effettivi e previsti.

Pianificazione della supply chain integrata

Supply chain complesse sfidano le aziende a allineare l'offerta alla domanda e a determinare i livelli di magazzino con maggiore precisione. Soluzioni di pianificazione della domanda. sofisticate possono aiutare ad utilizzare algoritmi sofisticati che integrano scenari multipli che includono combinazioni di articoli e ubicazioni, nonché policy di magazzino, per generare il piano della domanda ottimale. Gli scenari What-If svolgono un ruolo essenziale nell'assicurare che livelli di magazzino pianificati saranno sufficienti a soddisfare la domanda dei clienti, nell'evitare gli esaurimenti scorti e nel garantire la resilienza.

Il piano dei fabbisogni netti incorporato nel piano della domanda mediante la pianificazione della fornitura deve essere in grado di supportare la complessità delle supply chain globali per determinare le esigenze di materie prime e i requisiti di inventario dei componenti per la produzione. Infine, i sistemi di pianificazione contribuiscono a determinare i criteri di inventario per la definizione dei livelli delle scorte di sicurezza (inventario in eccesso utilizzato come buffer rispetto all'incertezza della domanda e dell'offerta) eliminando le supposizioni dalle decisioni riguardo l'inventario ed il loro potenziale impatto negativo sul flusso di cassa.

La pianificazione aziendale integrata combina le previsioni statistiche con i segnali di domanda effettivi per fornire previsioni aggiornate e livelli di inventario che soddisfano i livelli di servizio clienti desiderati o target. Ti aiuta a gestire l'incertezza nei lead time della domanda e del fornitore. Gli ordini di rifornimento vengono generati ogni volta che una posizione magazzino scende al di sotto di una soglia minima. Questi ordini prevedono tempi di consegna stimati per garantire livelli di scorta adeguati. In base alla policy di magazzino specificata, l'ordine di rifornimento può essere una quantità fissa dell'ordine o una quantità calcolata, calcolata come differenza tra la soglia massima e la posizione magazzino e può essere adeguato per le quantità minime dell'ordine.

Gestione magazzino cloud: a che punto sei del tuo percorso?

Se desideri saperne di più sulla gestione moderna dell'inventario, un buon punto è porti le seguenti domande:

• Stiamo ottimizzando il nostro magazzino allineandolo alla pianificazione della domanda e dell'offerta?
• Stiamo usando i giusti criteri di inventario per ridurre i costi di magazzino e ottimizzare il customer service?
• La frammentazione dell'inventario sta ostacolando la nostra capacità di esecuzione?
• Come stiamo gestendo le nostre scorte di sicurezza?
• Quanto del nostro capitale circolante è legato al magazzino?
• Come possiamo migliorare le nostre rotazioni di magazzino?
• In che modo la disponibilità dell'inventario supporta gli obiettivi di soddisfazione dei clienti?

Molte aziende stanno ancora utilizzando fogli di calcolo o sistemi obsoleti non flessibili per alcuni o tutti gli aspetti della gestione magazzino. Sebbene tale approccio possa sembrare adeguato, le tecnologie precedenti possono portare a risultati aziendali non ottimali. Per competere in una supply chain complessa di oggi e reagire adeguatamente a interruzioni inevitabili, hai bisogno di soluzioni cloud moderne che condividano le informazioni in tempo reale per ottenere un migliore allineamento tra pianificazione, produzione e una visione integrata del magazzino.

Le suite di supply chain management (SCM) integrata basata sul cloud aiutano le aziende a sviluppare sinergie tra pianificazione e gestione magazzino, nonché in altre funzioni essenziali per la supply chain, come l'approvvigionamento, la produzione, la logistica e la gestione degli ordini. Il risultato: maggiore efficienza, customer service e margini di profitto più elevati.

A che punto sei nel percorso verso una gestione magazzino integrata? Come possiamo aiutarti?