10 Veelvoorkomende spreadsheet-risico's en oplossingen voor bedrijven

Natalie Gagliordi | Content Strategist | 5 juni 2023

In dit artikel

Wat u er ook van denkt, spreadsheets zijn een blijvertje. Hoewel spreadsheets onmisbaar blijven, gebruiken professionals ze maar al te vaak voor analysetaken, die eigenlijk te complex zijn voor de mogelijkheden van een spreadsheet. Veel teams gebruiken spreadsheets standaard als tool om werk te organiseren, voor projectbeheer en om data te rapporteren. Als het gaat om analyses, gebruiken bedrijfsgroepen vaak spreadsheets als winkelwagen waarin ze de benodigde data uit talloze bronnen verzamelen. Het gebruik van spreadsheets voor zulke taken leidt tot veel handmatig werk en het risico op menselijke fouten, die weer in gemiste kansen resulteren, waar teams op hadden kunnen reageren als ze de juiste tool hadden.

Wat zijn spreadsheetrisico's?

Spreadsheets zijn voor veel bedrijfsactiviteiten een geschikt hulpmiddel, maar het risico bestaat dat ze onjuist worden gebruikt voor taken waarvoor ze niet zijn bedoeld. Als spreadsheets worden gebruikt voor taken die ze niet aankunnen, ontstaan er risico's, zoals fouten bij de data-invoer, rekenfouten, beveiligingsproblemen, slechte schaalbaarheid en een gebrekkige naleving. Als meerdere spreadsheets worden gebruikt, raken de data vaak over veel bestanden verspreid, wat het lastig maakt één consistente en betrouwbare weergave te maken, waarop besluitvormers kunnen bouwen. En omdat er meestal geen beheerproces voor spreadsheets is, krijgen besluitvormers vanwege onzichtbare fouten mogelijk onjuiste data gepresenteerd. Spreadsheets zijn ook beperkt in hun vermogen om analyses uit te voeren en aanbevelingen te doen. Al deze problemen samen kunnen leiden tot de zogenaamde "spreadsheet hell": een omgeving waarin spreadsheets woekeren, informatie verouderd raakt en de kans op menselijke fouten toeneemt, waardoor analyses onbetrouwbaar worden.

Voornaamste conclusies

  • Spreadsheets worden steeds moeilijker te beheren naarmate datavolumes toenemen en als organisaties problemen rond beheer, beveiliging, data-integriteit en naleving moeten aanpakken.
  • Spreadsheets zijn beperkt in hun mogelijkheden om gedetailleerde data-analyses uit te voeren of verborgen patronen in data te vinden, met name als gebruikers de data in de spreadsheet niet actualiseren.
  • Spreadsheets worden niet beheerd en zijn gemakkelijk te delen en distribueren, waardoor het risico van foutieve of conflicterende data, onbevoegde toegang en datalekken toeneemt. Ze worden ook gemakkelijk vermenigvuldigd, wat leidt tot meerdere versies met verschillende data en conflicterende conclusies.
  • Bij analyses zijn spreadsheets beperkt in het verwerken van ongestructureerde data, zoals video's of teksten van klantenklachten.

Spreadsheetrisico's verklaard

Spreadsheets worden in veel branches gebruikt en zijn nuttig voor de juiste, specifieke taken. Er zijn echter veel risico's verbonden aan het veelvuldige gebruik van spreadsheets, waaronder een neiging tot handmatige data-invoer en gevaarlijke datafouten door een gebrek aan toegangscontroles en een wijdverbreide uitwisseling. Door hun functionele beperkingen kunnen spreadsheets ook onschaalbaar worden naarmate een bedrijf groeit, waardoor ze falen als ze te maken krijgen met de complexiteit van functie-overschrijdende teams, veelzijdige activiteiten en de behoefte aan een diepgaande interactie, samenwerking en coördinatie.

Spreadsheets zijn vaak de tool die teams standaard gebruiken om de benodigde data samen te voegen tijdens de analyse-tracering. Het probleem: Spreadsheets zijn simpel aan te maken, maar lastig met actuele data bij te werken. Ze worden vaak vermenigvuldigd, dus zijn er al gauw meerdere versies van de aanvankelijke dataset, waardoor besluitvormers het vertrouwen in de data en conclusies verliezen. Hoewel spreadsheets goed cijfers kunnen verwerken, zijn ze minder geschikt voor ongestructureerde data. Als bedrijven afhankelijk zijn van spreadsheets, hebben ze vaak moeite hun data te begrijpen en missen ze eventueel kansen om nuttige inzichten te winnen uit een diepgaande data-analyse.

10 Veelvoorkomende spreadsheetrisico's voor bedrijven

Spreadsheets worden gebruikt voor zakelijke doeleinden, waaronder boekhouding, databeheer en financiële analyse. Ze zijn nuttig voor zulk werk, maar veroorzaken risico's als ze wat betreft schaling en belasting tegen hun limiet lopen. Het beheren van spreadsheets in middelgrote en grotere organisaties wordt steeds lastiger. Problemen met datatoezicht, beveiliging en toegangscontroles, data-integriteit en naleving van de regelgeving zijn steeds lastiger op te lossen naarmate de volumes en het aantal gebruikers toenemen. Hier volgen enkele van de meest voorkomende risico's waarmee bedrijven worden geconfronteerd als ze spreadsheets gebruiken:

1. Fouten: Of het nu gaat om fouten bij de handmatige data-invoer of het gebruik van verouderde data: op spreadsheets gebaseerde analyses zijn nu eenmaal gevoelig voor fouten, met name als grote en complexe datasets worden geanalyseerd. Zelfs een kleine fout kan aanzienlijke gevolgen hebben, vooral als die lang onopgemerkt blijft. Er kunnen ook fouten worden gemaakt als data worden bewerkt voor bijvoorbeeld analyses.

2. Onveilige data: Spreadsheets kunnen eenvoudig worden gekopieerd, gedeeld en gedistribueerd, waardoor het risico van onbevoegde toegang of datalekken toeneemt. Gevoelige data die zijn opgeslagen in spreadsheets lopen ook gevaar als ze worden overgedragen naar andere systemen voor bewerkingen als analyse en visualisatie.

3. Beperkte schaalbaarheid: Spreadsheets kunnen eenvoudig een proliferatie van rapporten en gebruikers beheren, maar zijn niet toegerust voor het afhandelen van grote datavolumes of complexe berekeningen en bedrijfsanalyses, wat leidt tot gebrekkige prestaties en fouten.

4. Gebrek aan transparantie: Het kan moeilijk zijn de herkomst van data te traceren of de logica achter berekeningen in een spreadsheet te begrijpen, vooral als deze door iemand anders is gemaakt met data uit veel verschillende bronnen.

5. Efficiëntie van workflows: De problemen en beperkingen bij het delen van data via spreadsheets kan leiden tot handmatige en herhaalde processen in een bedrijf, waardoor mensen dubbel werk doen om dezelfde of vergelijkbare problemen op te lossen.

6. Werksilo's: Spreadsheets worden meestal gemaakt en gebruikt door individuen of teams, waardoor informatiesilo's kunnen ontstaan en wat kan resulteren in inconsistenties en fouten in de data.

7. Versiebeheer: Als meerdere gebruikers één spreadsheet bewerken, kan het moeilijk zijn nieuwste versie te vinden als de spreadsheet niet goed wordt gebruikt. Dit kan tot verwarring leiden en en uiteindelijk kan men met verschillende versies van één spreadsheet werken. Spreadsheets kunnen als cloudversie een realtime samenwerking ondersteunen, maar veel gebruikers prefereren desktopversies en daarmee beginnen de problemen.

8. Tijdverspilling: Het onderhouden en bijwerken van spreadsheets kan werknemers veel tijd kosten, vooral als het om grote datavolumes gaat, waardoor resources en tijd eventueel bij belangrijkere bedrijfsactiviteiten worden weggehaald.

9. Beperkt databereik: Spreadsheets zijn beperkt bij het verwerken van datatypen die belangrijk zijn voor analyse-activiteiten, met name ongestructureerde data, zoals grote tekstdocumenten.

10. Gebrek aan vertrouwen: Elk van deze factoren kan ertoe leiden dat topmensen geloven dat de informatie waarop ze hun besluitvorming baseren verouderd, onnauwkeurig of gekleurd is. Leiders die niet op hun data vertrouwen, kiezen ervoor beslissingen te nemen die op hun ervaring en dus niet op data berusten.

Risico van spreadsheets beheersen en verminderen

Het is belangrijk voor bedrijven om de mogelijke risico's van spreadsheets zorgvuldig te overwegen en controles en processen te implementeren om ze te beheersen. Dit houdt doorgaans in dat het huidige spreadsheetgebruik wordt aangepakt, dat de juiste corrigerende maatregelen worden genomen en dat best practices en nieuw beleid worden ingevoerd om het risico blijvend te beperken. Daarbij worden wellicht nieuwe applicaties toegepast voor behoeften die spreadsheets niet kunnen vervullen. Via de volgende stappen kunt u de spreadsheetrisico's beperken:

1. Kijk hoe spreadsheets worden gebruikt: Inventariseer hoe spreadsheets in uw organisatie worden ingezet om de omvang van het risico te kennen.

2. Bepaal de risico's: Kijk welke spreadsheetrisico's het belangrijkst zijn in uw organisatie. Deze risico's kunnen bestaan uit fouten bij de data-invoer, onbevoegde toegang, dataverlies of onvolledige of verouderde informatie.

3. Zorg voor beheer: Het invoeren van een wachtwoordbeveiliging, versiebeheer en datavalidatie kan helpen spreadsheetrisico's te verminderen.

4. Train personeel in best practices bij spreadsheets: Zorg ervoor dat al het betreffende personeel getraind is in de juiste technieken, zoals formule-auditing, foutcontrole en versiebeheer. Leer hen ook wanneer spreadsheets de verkeerde tool zijn.

5. Essentiële spreadsheets beoordelen en testen: Spreadsheets die voor kritieke besluitvormingen dienen, waarbij veel op het spel staat, moeten regelmatig worden gecontroleerd om de nauwkeurigheid en geldigheid te borgen. Hoewel deze aanpak niet handig is om breed te schalen, kan dit helpen fouten in belangrijke systemen te vinden en herstelllen voordat ze zware schade veroorzaken.

6. Overweeg alternatieven: Afhankelijk van de complexiteit van uw bedrijf kunt u alternatieven overwegen, zoals gespecialiseerde analyse-software, met name cloudplatforms, om de risico's van het spreadsheetgebruik te verminderen.

Gevolgen van spreadsheets in de praktijk

Spreadsheets zijn een handige tool in bedrijven, maar ze kunnen ook zware en kostbare gevolgen hebben als ze verkeerd worden gebruikt. Spreadsheetfouten kosten niet alleen veel tijd en geld, maar kunnen ook leiden tot reputatieschade en verlies van arbeidsplaatsen. Hier zijn wat praktijkvoorbeelden.

  • Fouten en onnauwkeurigheden: Spreadsheets zijn gevoelig voor fouten, vooral als er complexe formules en functies worden gebruikt. Zelfs een kleine fout in een formule kan leiden tot aanzienlijke onnauwkeurigheden en mogelijk grote financiële gevolgen. Een energiebedrijf verloor ooit $24 miljoen door te bieden op tracés die het niet nodig had vanwege verkeerd geplaatste rijen in een spreadsheet; het was "letterlijk een knip-en-plakfout in een Excel-spreadsheet," zei de voorzitter van het bedrijf. Een andere kostbare fout werd gemaakt in 2005 toen een grote Amerikaanse fabrikant na een tikfout in een spreadsheet $11 miljoen kwijt was aan ontslagvergoedingen.
  • Beveiligingsrisico's: Spreadsheets kunnen de beveiliging in gevaar brengen, bijv. door datalekken en een onbevoegde toegang. Als gevoelige bedrijfsgegevens worden opgeslagen in een spreadsheet, kunnen deze eenvoudig worden gedeeld of door onbevoegden worden geopend. Dit kan leiden tot financiële verliezen en reputatieschade voor het bedrijf. In 2021 heeft een Amerikaanse overheidsinstantie op een interne Microsoft SharePoint-website voor leidinggevenden een spreadsheet geplaatst met o.a. de vaccinatiestatus van de werknemers. De vakbond diende een klacht in, waarna de spreadsheet werd verwijderd.
  • Uitdagingen met betrekking tot naleving: Spreadsheets kunnen in bedrijven compliance-problemen veroorzaken, met name in sterk gereguleerde branches, zoals de gezondheidszorg en finance. In deze branches gelden strenge voorschriften voor het databeheer en spreadsheets bieden mogelijk niet de vereiste controles en tracering. Een zorginstelling in de VS die een spreadsheet gebruikt om patiëntgegevens te beheren, kan moeite hebben aan de lokale HIPAA-voorschriften te voldoen.

Alternatieven voor spreadsheets

Spreadsheets blijven hun nut houden. Maar als u waardevolle informatie in uw data probeert te ontdekken middels technieken zoals het combineren van meerdere databronnen of iteratieve detectie met behulp van machine learning om verborgen patronen in data te vinden, zal een spreadsheet niet voldoen. Als u een spreadsheet gebruikt om de projectstatus bij te houden, is er waarschijnlijk een speciale tool voor het projectbeheer, die u beter kunt nemen. Al deze opties kosten natuurlijk geld, terwijl het aanmaken van een spreadsheet geen meerkosten met zich meebrengt - een belangrijke reden voor hun populariteit. Maar als het budget dat toelaat, zijn er diverse alternatieven voor het gebruik van spreadsheets:

  • Projectbeheersoftware: Bedrijven in diverse sectoren gebruiken software voor projectbeheer om projecten te plannen en te beheren, taken toe te wijzen en de voortgang te volgen met meer dynamiek en visualisatie dan via spreadsheets. De software geeft realtime updates over de projectstatus en toewijzing van de middelen.
  • ERP-systemen (Enterprise Resource Planning): Het midden- en grootbedrijf gebruikt ERP-software om meerdere bedrijfsfuncties, zoals finance, budgettering, verkoop en voorraadbeheer, in één platform te integreren. ERP-systemen bieden geavanceerde rapportage- en analysefuncties en kunnen bedrijfsprocessen transparanter en efficiënter maken dan wanneer financiële data via spreadsheets worden bijgehouden.
  • Databasesystemen: Met databases en database-beheersystemen kunnen bedrijven grote datavolumes opslaan, managen en ophalen. Een database kan complexe datastructuren afhandelen en heeft geavanceerde functies voor datavragen, wat verder gaat dan een spreadsheet. Maar naar gelang de architectuur en het systeem kan het ophalen van alle te analyseren data uit een database een traag proces zijn, waarvoor gespecialiseerde DBA-expertise nodig is.
  • Analyseplatform: Een analyseplatform bevat de hardware, software, tools en hulpmiddelen, waarmee bedrijven grote datavolumes uit verschillende bronnen kunnen verzamelen en analyseren. Deze tools bieden geavanceerde analysemogelijkheden, waaronder datavisualisatie en voorspellende analyses.
  • Dedicated analysesoftware: Met zelfstandige software, speciaal ontworpen voor data-analyse, kunt u snel gegevens extraheren en voorbereiden op visualisaties en inzichten, terwijl zakelijke gebruikers een consistente, vertrouwde weergave van de data krijgen om hun besluiten te onderbouwen.

Neem afstand van spreadsheets en verminder risico's met Oracle

Hoewel spreadsheets voor veel toepassingen een goede tool kunnen zijn, is het voor bedrijven belangrijk om hun beperkingen en potentiële risico's te kennen als ze voor analyses worden gebruikt. Om deze risico's te beperken, moeten bedrijven overstappen op een analytics-gestuurde cultuur die is gebaseerd op vertrouwde data en overwegen alternatieve tools te gebruiken met meer functies, beveiliging en governance.

Een veilig analyseplatform kan meer functies bieden dan een spreadsheet en de benodigde data-exports beperken door de programmatuur die over de bestanden wordt verspreid, te centraliseren, waardoor deze toegankelijk en beheerd door iedereen kan worden gebruikt. Oracle Analytics biedt alle databewerkingen die een mens nodig heeft om interne en externe datasets te combineren en te gebruiken in een traceerbaar, deelbaar en herhaalbaar bedrijfsproces. Oracle Analytics heeft de nieuwste technologieën voor data-analyse, waaronder AI, machine learning en natuurlijke taalverwerking. Dit is een complete oplossing, waarmee uw bedrijf betere beslissingen kan nemen, onderbouwd met snellere en preciezere data, die uw topmensen begrijpen en vertrouwen.

Gartner Magic Quadrant voor Analytics and Business Intelligence Platforms

Veelgestelde vragen over spreadsheetrisico's

Wat zijn de nadelen als u spreadsheets gebruikt?

De belangrijkste nadelen van spreadsheets zijn de onbetrouwbaarheid van de data, de beperkte schaalbaarheid en de kwetsbaarheid voor kostbare menselijke fouten.

Wat zijn de tekortkomingen als u spreadsheets voor analyses gebruikt?

Het is moeilijk spreadsheets te beheren en ze hebben geen functie voor het databeheer, waardoor ze slecht geschikt zijn voor complexe analyses die meerdere databronnen gebruiken.

Wat zijn voorbeelden van veelvoorkomende spreadsheet-problemen?

Veelvoorkomende spreadsheet-problemen ontstaan door fouten bij het knippen en plakken en door verouderde data vanwege de handmatige updates.

Ontdek waarom Oracle toonaangevend is in The Forrester WaveTM: Augmented Business Intelligence Platforms, Q2 2023