Wat is ERP?

Definitie van Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP (Enterprise Resource Planning) verwijst naar een type software dat organisaties gebruiken om dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren, zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement, risicobeheer en compliance en supply chain-activiteiten. Een compleet ERP-pakket bevat ook Enterprise Performance Management-software, voor het plannen, budgetteren, voorspellen en rapporteren van de financiële resultaten van een organisatie.

ERP-systemen zorgen ervoor dat allerlei bedrijfsprocessen met elkaar worden verbonden en maken de datastromen tussen deze processen mogelijk. ERP-systemen brengen de gedeelde transactiegegevens van een organisatie uit diverse bronnen bijeen, zodat dubbele gegevens tot het verleden behoren en er gegevensintegriteit wordt geboden met één centrale gegevensbron.

Tegenwoordig zijn ERP-systemen niet meer weg te denken voor duizenden grote en kleine bedrijven in elke denkbare branche. Voor deze bedrijven is ERP net zo onmisbaar als de elektriciteit die ervoor zorgt dat het licht blijft branden.

Wat is een ERP-systeem?

Hoe kunnen organisaties met deze oplossingen de dagelijkse bedrijfsactiviteiten beheren, bijvoorbeeld op het gebied van boekhouding, financiën, inkoop, projectmanagement, supply chain en productie.

Systemen voor Enterprise Resource Planning zijn complete, geïntegreerde platforms, zowel lokaal als in de cloud, die alle aspecten van een productie- of distributiebedrijf beheren. Bovendien ondersteunen ERP-systemen alle aspecten van financieel beheer, human resources, supply chain management en productie met uw belangrijkste boekhoudfunctie.

ERP-systemen bieden ook transparantie in uw complete bedrijfsproces door alle aspecten van productie, logistiek en financiën bij te houden. Deze geïntegreerde systemen vormen de centrale hub van een bedrijf voor end-to-end workflows en data, wat toegang geeft tot verschillende afdelingen.

ERP-systemen en -software ondersteunen meerdere functies in de hele onderneming, in middelgrote of kleine bedrijven, en er zijn ook aanpassingen mogelijk voor uw branche.

Wat is het verschil tussen ERP en financiën?

Hoewel de term 'financiën' vaak wordt gebruikt bij de beschrijving van ERP-software, zijn financiën en ERP niet hetzelfde. Financials verwijst naar een subset van modules in ERP.

Financials verwijst naar de bedrijfsfuncties die verband houden met de financiële afdeling van een organisatie. Financials omvat modules voor financiële boekhouding, subgrootboekboekingen, boekhoud-hub, crediteuren en debiteuren, inkomstenbeheer, facturering, subsidies, onkostenbeheer, projectmanagement, activabeheer, joint-ventureboekingen en inningen.

Voor financiële software worden rapportage- en analysemogelijkheden gebruikt om te voldoen aan de rapportagevereisten van overheidsinstanties, zoals de International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) voor algemeen aanvaarde boekhoudprincipes in de Verenigde Staten (GAAP) en voor andere landen (bijvoorbeeld HGB in Duitsland en PCG in Frankrijk).

Voor overheidsorganisaties moeten met financiële software periodieke financiële overzichten kunnen worden opgesteld voor toezichthouders, zoals de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) (met rapporten zoals de driemaandelijkse 10-Q en de jaarlijkse 10-K), de Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) en andere. Voor deze typen financiële rapporten wordt een hulpprogramma voor toelichtende rapportage gebruikt. De persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor financiën is de CFO.

Terwijl financiën één onderdeel van het bedrijf beslaan, omvat ERP een breed scala aan bedrijfsprocessen, waaronder financiën. ERP-software kan mogelijkheden omvatten voor inkoop, supply chain management, voorraad, productie, onderhoud, orderbeheer, projectmanagement, logistiek, productlevenscyclusbeheer, risicobeheer, enterprise performance management (EPM) en human resources/human capital management.

ERP kan ook worden geïntegreerd met front-office-applicaties om een integraal beeld van klanten te creëren, waaronder CRM-oplossingen voor klantrelatiebeheer. Bij ERP-applicaties in de cloud zijn vaak geavanceerde technologieën ingebouwd, zoals het Internet of Things (IoT), blockchain, kunstmatige intelligentie (AI), machine learning en digitale assistenten. Deze geavanceerde technologieën bieden gegevens en mogelijkheden die niet alleen veel traditionele ERP-functies verbeteren, maar ook zorgen voor nieuwe mogelijkheden voor grotere efficiëntie, nieuwe services en grondiger inzicht in een onderneming. Omdat ERP-systemen alles omvatten binnen een onderneming, wordt voor het beheer ervan vaak samengewerkt met de CFO en met de CIO, COO en andere belangrijke leidinggevenden.

Bij ERP-applicaties in de cloud zijn vaak geavanceerde technologieën ingebouwd, zoals het Internet of Things (IoT), blockchain, kunstmatige intelligentie (AI), machine learning en digitale assistenten.

Basisbeginselen van ERP

ERP-systemen zijn ontworpen rond één gedefinieerde datastructuur (een schema) die doorgaans een gemeenschappelijke database heeft. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de gebruikte informatie binnen de onderneming is genormaliseerd en gebaseerd op gemeenschappelijke definities en gebruikerservaringen. Deze kernconstructies worden vervolgens gekoppeld aan bedrijfsprocessen die worden aangestuurd door workflows tussen bedrijfsafdelingen (bijvoorbeeld financiën, human resources, engineering, marketing en operationele activiteiten), waardoor systemen en de mensen die er gebruik van maken, worden verbonden. Simpel gezegd is ERP het middel voor het integreren van mensen, processen en technologieën binnen een moderne onderneming.

Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat auto's bouwt door onderdelen en componenten bij meerdere leveranciers in te kopen. Dit bedrijf kan een ERP-systeem gebruiken voor de aanvraag en inkoop van deze goederen en om ervoor te zorgen dat elke component in het gehele procure-to-pay-proces uniforme en schone data gebruikt die zijn verbonden met zakelijke workflows, bedrijfsprocessen, rapportage en analyses.

Wanneer ERP op de juiste manier wordt ingezet bij dit autoproductiebedrijf, wordt een component als de voorremblokken uniform geïdentificeerd aan de hand van onderdeelnaam, grootte, materiaal, bron, partijnummer, onderdeelnummer van de leverancier, serienummer, kosten en specificaties, naast een overvloed aan andere beschrijvende en datagestuurde items.

Omdat gegevens essentieel zijn voor elk modern bedrijf, maakt ERP het gemakkelijker om deze gegevens te verzamelen, organiseren, analyseren en verspreiden naar elke persoon en elk systeem waar ze nodig zijn voor het optimaal vervullen van hun rol en verantwoordelijkheid.

ERP zorgt er ook voor dat deze datavelden en -kenmerken worden getotaliseerd naar de juiste rekening in het grootboek van het bedrijf, zodat alle kosten op de juiste manier worden bijgehouden en weergegeven. Als de voorremblokken 'voorwielremmen' werden genoemd in het ene softwaresysteem (of misschien een reeks spreadsheets), 'remblokken' in een ander systeem en 'vrrm-blkkn' in een derde systeem, zou het voor het autoproductiebedrijf moeilijk zijn om erachter te komen hoeveel er jaarlijks aan voorremblokken wordt uitgegeven en of het bedrijf van leverancier moet wisselen of moet onderhandelen voor een betere prijs.

Een belangrijk ERP-principe is de centrale verzameling van data voor grootschalige distributie. In plaats van verschillende, op zichzelf staande databases met een eindeloze hoeveelheid onsamenhangende spreadsheets, brengen ERP-systemen orde in de chaos, zodat alle gebruikers, van de CEO tot de medewerkers van de crediteurenadministratie, dezelfde data, die zijn verkregen via gemeenschappelijke processen, kunnen maken, opslaan en gebruiken. Met een veilige, centrale dataopslagruimte kan iedereen in de organisatie erop vertrouwen dat de data correct, actueel en volledig zijn. De data-integriteit wordt gegarandeerd voor elke taak die waar dan ook in de organisatie wordt uitgevoerd, van een driemaandelijks financieel verslag tot één rapport met uitstaande vorderingen, zonder dat gebruikgemaakt hoeft te worden van spreadsheets die gevoelig zijn voor fouten.

De toegevoegde waarde van ERP

Wat ERP teweeg heeft gebracht in de huidige zakenwereld valt niet te negeren. De ondernemingsdata en -processen worden bijeengebracht in ERP-systemen, wat bedrijven in staat stelt afzonderlijke afdelingen op elkaar af te stemmen en workflows te verbeteren, wat per saldo significante besparingen oplevert. Voorbeelden van specifieke zakelijke voordelen zijn onder meer:

• Verbeterd zakelijk inzicht van realtime informatie die wordt gegenereerd door rapporten
• Lagere operationele kosten door gestroomlijnde bedrijfsprocessen en best practices
• Verbeterde samenwerking tussen gebruikers die data delen in contracten, offerteaanvragen en inkoopopdrachten
• Verbeterde efficiëntie door middel van een gemeenschappelijke gebruikerservaring in veel zakelijke functies en duidelijk gedefinieerde bedrijfsprocessen
• Consistente infrastructuur van de back-office tot de front-office, waarbij alle bedrijfsactiviteiten dezelfde uitstraling hebben
• Hogere acceptatiegraad voor gebruikers van een gemeenschappelijke gebruikerservaring en ontwerp
• Verminderd risico door een verbeterde data-integriteit en betere financiële controle
• Lagere beheer- en operationele kosten door uniforme en geïntegreerde systemen

Een korte geschiedenis van ERP

Van papieren kaartjes tot mobiele apparaten
De geschiedenis van ERP begint meer dan 100 jaar geleden. In 1913 ontwikkelde ingenieur Ford Whitman Harris een papieren systeem voor het plannen van de productie, wat later bekend werd als het EOQ-model (Economic Order Quantity). EOQ was tientallen jaren lang de standaard voor productieomgevingen. De gereedschappenfabrikant Black and Decker bracht hier in 1964 verandering in door als eerste bedrijf te gaan werken met een MRP-oplossing (Material Requirements Planning, materiaalbehoefteplanning) waarin EOQ-concepten werden gecombineerd met een mainframe.

MRP bleef de standaard tot de ontwikkeling van MRP II (Manufacturing Resource Planning) in 1983. MRP II bevatte modules als belangrijkste software-architectuurcomponent plus geïntegreerde kernproductiecomponenten zoals inkoop-, materiaallijsten-, plannings- en contractenbeheer. Voor het eerst konden er verschillende productietaken worden geïntegreerd in één gemeenschappelijk systeem. MRP II bood ook een aantrekkelijke visie in hoe organisaties software konden inzetten bij het delen en integreren van ondernemingsdata en bovendien de operationele efficiëntie konden verbeteren met een betere productieplanning, kleinere voorraden en minder afval. Naarmate de computertechnologie zich ontwikkelde in loop van de jaren ´70 en ´80 werden er met MRP II vergelijkbare concepten ontwikkeld voor bedrijfsactiviteiten naast de pure productie, zoals financiën, klantrelatiebeheer en HR-data. Tegen 1990 hadden technologische analisten een naam bedacht voor deze nieuwe categorie bedrijfsbeheersoftware: Enterprise Resource Planning.

ERP-implementatiemodellen: van on-premises naar de cloud

Het verleden van ERP: 1990 tot het nieuwe millennium
Vanaf 1990 tot het begin van de 21e eeuw groeide het aantal bedrijven dat met ERP ging werken snel. Maar tegelijkertijd begonnen ook de kosten van de implementatie van ERP-systemen te stijgen. De hardware die nodig was om de software uit te voeren, was meestal aanwezig op locatie, met grote machines in een serverruimte. Zowel hardware als de softwarelicenties vereisten kapitaalinvesteringen die binnen een periode van 5-10 jaar worden afgeschreven. Bovendien wilden organisaties bijna altijd hun ERP-systemen aanpassen aan hun specifieke behoeften, wat extra kosten met zich meebracht voor softwareadviseurs en training.

Intussen ontwikkelde de ERP-technologie zich in de richting van internet, met nieuwe functies en functionaliteit, zoals geïntegreerde analyses. Na verloop van tijd kwamen veel organisaties erachter dat hun on-premises ERP-systemen de moderne veiligheidseisen of nieuw opkomende technologieën, zoals smartphones, niet meer konden bijbenen.

Cloud ERP: een nieuw ERP-leveringsmodel

Software-as-a-service (SaaS)
En toen kwam de cloud, of meer specifiek het software-as-a-service (SaaS) leveringsmodel voor ERP. Wanneer ERP-software als een service in de cloud wordt geleverd, wordt deze uitgevoerd op een netwerk van externe servers in plaats van in een bedrijfsserverruimte. In plaats van een dure upgrade eens in de 5-10 jaar met een systeem op locatie worden door de cloudprovider meerdere keren per jaar patches en software-updates geleverd en beheertaken uitgevoerd. De cloud kan zowel de operationele uitgaven (OpEx) als de kapitaalkosten (CapEx) omlaag brengen, omdat bedrijven geen software en hardware meer hoeven aan te schaffen of extra IT-personeel hoeven in te huren. Deze middelen kunnen in plaats daarvan worden geïnvesteerd in nieuwe zakelijke kansen en de organisatie is altijd up-to-date met de meest recente ERP-software. Medewerkers kunnen hun focus verleggen van IT-beheer naar taken met meer toegevoegde waarde, zoals innovatie en groei.

7 redenen om over te stappen op een ERP-cloudoplossing

Voor zowel grote ondernemingen als het midden- en kleinbedrijf is het vrijwel onmogelijk om in één keer volledig over te stappen van hun lokale systemen naar de cloud. En als het al mogelijk is, is het niet iets wat ze graag doen in een kort tijdsbestek. Tegelijkertijd is het ook geen goed idee meer om door te gaan met een lokaal ERP-systeem en alle voordelen van ERP als cloudoplossing te negeren. Waarom zou u overwegen om cloudapplicaties te gebruiken om uw lokale systeem te vervangen of uit te breiden?

Aan de slag met Oracle ERP

Organisaties hebben het altijd al lastig gevonden om de juiste balans te vinden tussen de gebruikelijke hoge kosten en de complexiteit van ERP enerzijds en de behoefte aan aangepaste functies en flexibiliteit anderzijds, en daarbij ook nog tegemoet te komen aan de behoeften van de onderneming. Zie en leer hoe Oracle ERP Cloud verbonden teams, gecombineerde data en realtime inzichten biedt om u en uw financiële team te helpen de beste zakelijke beslissingen te nemen. Met ERP als een service in de cloud kan uw organisatie klaar zijn voor de toekomst en op tijd inspelen op veranderingen.

Een van de voordelen van het SaaS-model is dat de software up-to-date wordt gehouden met de nieuwste onderdelen, functies en best practices. Cloud ERP-providers implementeren regelmatig updates (in het geval van Oracle zelfs maandelijks). Dit betekent dat de meest recente nieuwe en revolutionaire opkomende technologieën, zoals kunstmatige intelligentie, digitale assistenten, machine learning, blockchain, augmented reality en het Internet of Things (IoT), op regelmatige wijze beschikbaar worden voor abonnees.

Met toegang tot deze nieuwe technologieën kunnen organisaties snel de best practices van hun bedrijf verbeteren naarmate de ERP-software evolueert. Ze kunnen processen automatiseren waarvoor eerder zware handmatige interventie nodig was, zoals het afstemmen van financiële rekeningen. Bovendien krijgen gebruikers een uitgebreid, realtime inzicht in de bedrijfsactiviteiten, niet alleen in de front-office, maar ook in magazijnen, op de werkvloer en elders in de onderneming. Deze kennis is vervolgens voor elke betreffende medewerker direct beschikbaar op mobiele apparaten, inclusief smartphones en tablets.

De moderne ERP-cloud is gemaakt voor het digitale tijdperk en is bij uitstek geschikt voor mobiele, sociale, analytische en nieuwe opkomende technologieën. Voor minder doen we het niet.

Veelgestelde vragen over ERP

Wat is ERP in simpele woorden?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning, de planning van de mensen en middelen voor de onderneming. Het is een softwaresysteem dat alle tools en processen bevat die nodig zijn om een succesvol bedrijf te runnen, waaronder HR, productie, supply chain, finance, boekhouding en meer.

Wat zijn de drie meest voorkomende soorten ERP?
De drie meest voorkomende soorten ERP zijn on-premises, cloudgebaseerde en hybride ERP. Een lokaal ERP-systeem wordt op locatie uitgevoerd op de servers van een bedrijf, terwijl ERP in de cloud werkt op een externe server van derden. Hybride ERP is een mix van beide, vaak met een on-premises ERP op het hoofdkantoor en ERP-systemen in de cloud bij dochterondernemingen.

Wat is een voorbeeld van ERP?
Een voorbeeld van ERP zijn branchespecifieke ERP-systemen die voldoen aan de specifieke vereisten voor die bedrijfstypen en branchespecifieke mogelijkheden bieden, zoals materiaalplanning en beheer van gespecialiseerde productierecords. Omdat deze systemen deze op maat gemaakte functies bieden, hoeven bedrijven niet te veel aanpassingen te doen of met veel andere externe tools te integreren.