Wat is ERP voor kleine bedrijven (mkb)?

Voor veel kleine tot middelgrote bedrijven (mkb's) lijkt het beoordelen van oplossingen voor enterprise resource planning (ERP) een hele uitdaging. Maar het komt allemaal neer op één vraag: ondersteunt uw huidige systeem de bedrijfsdoelstellingen? Of is het een remmende factor?

Om verder te kunnen groeien, moeten kleine en middelgrote bedrijven spreadsheets, lokale softwareoplossingen en beperkte cloud point-oplossingen achter zich laten. Om succesvol te zijn in de hedendaagse wereldwijde, snelle digitale wereld heeft het mkb een moderne financiële en operationele benadering nodig bij zijn keuze voor een ERP-systeem. Maar wat is een 'moderne ERP'? En is dat een geschikte ERP-oplossing voor het mkb?

Hoe tactische afleidingen invloed hebben op de strategische bedrijfsdoelen van het mkb

Het uiteindelijke doel van veel kleine en middelgrote bedrijven is uiteindelijk uit te groeien tot een grotere onderneming. Voor dit streefdoel kan het nodig zijn om overnames te doen, het bedrijf uit te breiden naar nieuwe regionale, nationale of mondiale gebieden, nieuwe producten of diensten toe te voegen of te ontwikkelen, de distributie op andere manieren te benaderen of nieuwe bedrijfsmodellen in te voeren, zoals abonnementen of franchising. Voor de meeste middelgrote bedrijven omvat de groeistrategie een meervoudige benadering waarbij meerdere combinaties van al deze activiteiten betrokken zijn. Maar wat het actieplan ook is, het vermogen om dit snel uit te voeren is cruciaal om de groeidoelen te behalen en hopelijk te overtreffen.

Toch worden de strategische doelen van een bedrijf vaak geremd door verouderde bedrijfstoepassingen en -technologieën die beslag leggen op de ICT-middelen en de productiviteit van werknemers afremmen.

Als een mkb bijvoorbeeld meerdere lokale softwareapplicaties heeft om het bedrijf te runnen, besteden IT-medewerkers en partners tijd aan activiteiten die weliswaar noodzakelijk, maar ook routine zijn, zoals gegevensback-ups, planning en tests voor noodherstel, beveiligingspatches en talloze updates en upgrades. Deze activiteiten leiden tot verschillende, voortdurende afleidingen waardoor (interne of contractuele) IT-afdelingen niet toekomen aan meer strategische taken die bedrijven nodig hebben om te innoveren en groeien.

Daarom kiezen mkb's steeds vaker voor een uitgebreide cloud-first-benadering. Met cloud-ERP-toepassingen besteden mkb's de meeste verantwoordelijkheden voor noodherstelplanning, databeheer, patches, updates en de meeste andere tactische IT-activiteiten uit aan hun cloudleverancier. Hierdoor komt weer waardevol IT-talent vrij voor belangrijkere strategische doelstellingen. Bovendien kunnen mkb's met een cloud-first-benadering met vertrouwen groeien in de wetenschap dat hun gegevens en systemen vierentwintig uur per dag zeven dagen per week veilig en beschikbaar zijn bij hun leverancier.

ERP Cloud als een concurrentievoordeel en gelijkmaker

Behalve de verschuiving van een tactische naar een strategische nadruk in belangrijke financiële en operationele activiteiten, genieten mkb's die een cloud-first-benadering voor ERP hanteren nog twee andere voordelen:

Zakelijke uitdagingen en kansen die ERP biedt voor het mkb

Mkb's staan voor dezelfde financiële en personeelsuitdagingen als hun grotere tegenhangers. Mkb's maken echter andere afwegingen en stellen andere prioriteiten, omdat hun doelen zijn gericht op het verkrijgen van marktaandeel, innovatie om meer diensten en producten te leveren, snelle geografische uitbreiding en het leveren van disruptie. Ondertussen werven ze personeel en zetten ze de beste talenten en andere middelen in. Het beschermen van marges en het vermijden van cashflowproblemen is voor het mkb nog steeds belangrijk in vergelijking met grotere concurrenten, omdat het mkb minder financiële middelen en personeel ter beschikking heeft, maar de prioriteiten zijn gericht op groei, flexibiliteit en innovatie.

Hoewel opbrengsten en kosten het mkb ook onder druk zetten, is handelen naar groeiverwachtingen de belangrijkste zorg. Waarom? Groei is over het algemeen positief voor elk bedrijf, maar succes op lange termijn is bijzonder belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijven, want zij promoten het vermogen van hun bedrijf om een sterke basis te bouwen voor een snelle bedrijfsuitbreiding door innovatie en vergroting van het marktaandeel. Het vermijden van misstappen is essentieel. En het aangaan van een operationeel risico kan een groeikans voorgoed verspelen. Daarom is het net zo belangrijk voor een mkb om te beschikken over de back-end IT-systemen die de toekomstige groei kunnen ondersteunen.

Daarom wordt cloud-ERP cruciaal voor elk mkb dat gericht is op groei. Voor de meeste bedrijven, maar vooral voor het mkb, zijn de CapEx beperkt. Als mkb's gebruikmaken van een cloud-first ERP-plan, leveren ze hun financiële en operationele capaciteiten met een maandelijks budgetteringsmodel voor OpEx dat schaalbaar is op hun groei, zodat ze krijgen wat ze nodig hebben wanneer het nodig is. In plaats van lokale systemen te implementeren of te beheren die afhankelijk zijn van beperkte, hoge CapEx-financiering vooraf kunnen mkb's hun ERP naar behoefte uitbreiden en daarvoor betalen. Dit maakt CapEx vrij voor cruciale investeringen in nieuwe apparatuur, extra faciliteiten en R&D-activiteiten gericht op het bereiken van de groeidoelstellingen van het mkb. En dit wordt nog belangrijker wanneer CapEx is vereist voor het upgraden van verouderde lokale systemen met tal van aanpassingen, integraties en gegevensconflicten.

Ook het effectief delen van financiële informatie is een uitdaging voor mkb's. Voor de basiselementen van het boekhoudsysteem van een mkb wordt vaak gebruik gemaakt van processen die zijn ontwikkeld vanuit handmatige, op papier gebaseerde spreadsheets. Dit gebrek aan financiële samenwerking werkt verkokering van bedrijfsfuncties in de hand. Maar als een mkb zijn bedrijfsvoering transformeert met cloud-ERP worden financiële processen gestroomlijnd. En wat nog belangrijker is: ze creëren één versie van de gegevens voor boekhouding en gegevens in de hele onderneming. Alleen dit al kan een concurrentievoordeel zijn ten opzichte van andere mkb's en concurrenten die worstelen met ongelijksoortige financiële systemen.

In de zeer drukke zakelijke context van vandaag de dag is de mogelijkheid om vooraf samengestelde rapporten te genereren en eenvoudig ad-hoc uitvoer te kunnen produceren niet zomaar een leuk extraatje - dit is een cruciale vereiste voor systeemsoftware voor financieel beheer. Voeg daar nog eens de vereisten voor diepgaande data-analyse, visualisatie van informatie, dieper inzicht in de bedrijfsvoering en toelichtende rapporten aan toe, en bedrijven zullen al snel ontdekken dat hun ERP-oplossingen eenvoudig moeten kunnen samenwerken met geavanceerde rapportagesystemen zoals EPM-oplossingen (Enterprise Performance Management).

Maar toegang tot de cloud kan een grote uitdaging lijken voor een mkb. Voor veel mkb's komt de groei sneller dan gepland, waardoor het moeilijk voor ze is om te bepalen hoe ze precies cloud-ERP moeten inzetten.

Uitgebreide cloudoplossingen bieden mogelijkheden die verder gaan dan de beste lokale systemen die uit de vorige eeuw stammen. Maar het goede nieuws is dat verreweg de meeste bedrijven – hoe klein of groot ze ook zijn – vanwege de vele functies van software-as-a-servicetoepassingen (of SaaS) niet beginnen met een complete cloud-ERP-oplossingssuite; in plaats daarvan voegen de meeste bedrijven naar behoefte extra mogelijkheden toe.

De voortdurend veranderende behoeften van de klant zijn ook een disruptieve kracht voor het mkb, omdat zakelijke gebruikers verwachten – of zelfs eisen – dat hun werkapplicaties vergelijkbaar of beter zijn dan wat ze in hun persoonlijke leven ervaren. Dit is ook een gebied waarin moderne ERP voor het mkb duidelijke zakelijke voordelen biedt. Omdat cloud-ERP meestal ontworpen is op basis van dezelfde geavanceerde technologieën als die ten grondslag liggen aan de moderne klantervaring met desktop- en mobiele toepassingen, kunnen mkb's hun werknemers en klanten direct een verbeterde gebruikerservaring bieden.

9 aanwijzingen dat uw ERP-systeem geen groei kan ondersteunen

Nieuwe technologieën van de volgende generatie, zoals AI, machine learning, chatbots en procesautomatisering, veranderen de manier waarop het financiële team werkt. Wanneer u migreert naar een ERP-systeem in de cloud, hebt u toegang tot de mogelijkheden van deze technologieën om de efficiëntie te vergroten en de besluitvorming te verbeteren.

Maar hoe weet u dat uw huidige ERP-systeem niet is gebouwd voor groei? Beantwoord de volgende vragen over uw huidige backoffice financiële en operationele omgeving om erachter te komen of uw bestaande ERP uw bedrijf remt:

1. Worden gegevens gedownload en handmatig opnieuw ingevoerd in andere systemen, vooral in Excel-spreadsheets?
2. Vertrouwen de bedrijfsonderdelen op de data en bestaat er een centrale gegevensbron?
3. Loopt besluitvorming vast omdat gegevens worden betwijfeld of niet realtime wordt weergegeven?
4. Wordt er meer gebruik gemaakt van spreadsheets dan van uw huidige ERP-systeem?
5. Duurt het sluiten van de boeken tergend lang (weken in plaats van dagen)?
6. Kan uw personeel nieuwe verdienmodellen of plannings-, budget- en prognosemethoden uitvoeren?
7. Is uw ERP-systeem een verzameling van individuele oplossingen van verschillende leveranciers die op meerdere manieren intern of extern geïntegreerd zijn?
8. Nemen de klachten van klanten toe?
9. Hebt u te maken met een van de volgende zaken: Explorende onderhoudskosten voor het ERP-systeem? Loopt de levensduur van uw huidige ERP-productondersteuning ten einde? Is er binnenkort een ERP-upgrade vereist?

ERP-doelen voor het mkb

Voor de meeste mkb's zijn groei en marktaandeel de belangrijkste doelen. Hierop zijn ze uiterst gefocust, maar dit zijn niet de enige doelstellingen die belangrijk zijn voor mkb's – bij lange na niet. Een ander belangrijk aandachtspunt is de winstgevendheid. Hoewel mkb's vaak margeverbetering behalen via schaal en volume, is het nog steeds van belang dat ze een goed beeld hebben van alle product- en servicekosten, onkosten nauwlettend kunnen beheren, directe en indirecte inkoopprocedures en -processen kunnen evalueren en vastgelegde budgetten kunnen opstellen via voortdurende prognoses, planningen en analyses.

Mkb's kunnen het zich niet veroorloven om achter te blijven als nieuwe praktijken, zoals mobiele toegang, e-commerce, big data en AI, beginnen te domineren on de markt waarin ze concurreren. Het moderniseren van bedrijfssystemen blijft een voortdurende verantwoordelijkheid voor het mkb. Door nieuwe technologieën toe te passen, kunnen ze concurreren in een veranderende markt.

Klantenservice is voor elk mkb even belangrijk. De groei van de winstgevendheid en de actualisering van systemen verschaft zowel het kader als het beheer voor elk mkb-bedrijf. Door softwaresystemen te moderniseren kunnen bedrijven met een klantgerichte benadering de behoeften van hun klanten incalculeren bij besluiten en investeringen. Hoe klanten het beste bediend kunnen worden, zal per bedrijf variëren, maar het is meestal een combinatie van merk, producten, services en/of een aantal unieke capaciteiten die een bedrijf in zijn branche heeft.

Belangrijke ERP-succesfactoren voor het mkb

Mkb's worstelen met hoe een modern ERP-systeem eruit moet zien en welke specifieke functionaliteit het moet bieden. Voor alle mkb's die zich richten op sterke financiële prestaties en bedrijfsgroei, zijn dit de belangrijkste vereisten voor het definiëren van een modern ERP-systeem. Deze vereisten bieden een geweldig startpunt voor elk gesprek over het implementeren van een moderne ERP:

• Financiële kerntoepassingen zoals het grootboek, crediteuren en debiteuren om onkosten bij te houden ten opzichte van rekeningen, de balans, de winst- en verliesrekening, de order-to-cash-cyclus (OTC) voor de klant en procure-to-pay (P2P) voor de leverancier.
• Toonaangevende processen voor de integratie van aanvullende oplossingen voor projectmanagement, personeelsbeheer en HR-kerntaken.
• Een duidelijk en controleerbaar systeem voor het beheren van productkosten, het beheren van een algemene repository voor KPI's en rapportage, en het beheren van de beveiliging via op rollen gebaseerde systeemtoegang voor werknemers.
• Capaciteiten voor het controleren van de naleving van regelgeving, de gegevenskwaliteit en de status van alle systemen.
• Functieoverschrijdende processen en gestandaardiseerde procedures tussen activiteiten, klantenservice, logistiek, finance en verkoop om realtime samenwerking tussen afdelingen of bedrijfsonderdelen te ondersteunen.
• Financiële functies die standaard geïntegreerd zijn in CRM, e-commerce, selfservice-portals voor klanten en leveranciers, planning en budgettering, bedrijfsanalyse, Order management, planning van de supply chain, productie en andere capaciteiten waar nodig.

ERP-softwareoplossingen voor het mkb

Er zijn vele redenen waarom bedrijven hun ERP-systemen waarschijnlijk zullen veranderen of upgraden. Gebruikmaken van de nieuwste mogelijkheden en functies staat bovenaan de lijst.

Naarmate het bedrijf groeit, kan er extra functionaliteit nodig zijn voor het verwerken van een groter aantal transacties, de hogere informatiesnelheid en de nieuwe procesvereisten. Op de tweede plaats staat gebruiksgemak, essentieel voor de betrokkenheid van werknemers. De ERP-oplossingen moeten doen waar ze voor bedoeld zijn en ook eenvoudig en intuïtief te gebruiken zijn.

Afhankelijk van hun bedrijfsaanbod moeten mkb's flexibel genoeg zijn om winst en groei mogelijk te maken, twee cruciale bedrijfsdoelen. Flexibiliteit is net zo belangrijk voor de ERP-oplossing zelf als voor de implementatie ervan.

Simpel gezegd, als een ERP-systeem niet voldoet aan de huidige zakelijke behoeften van uw bedrijf, is het tijd voor een verandering. Bedrijven waarvoor het geval is, moeten hun hele IT- en systeemstrategie heroverwegen als ze hun doelen succesvol willen nastreven. Een cloudgebaseerde ERP-benadering, waarbij een leverancier zorgt voor de groei en integratie, is de beste oplossing. Er zijn verschillende opties, maar een focus op flexibiliteit en veiligheid is sowieso verstandig.

Financiële oplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven

De overstap naar ERP begint meestal met financiële oplossingen. Net als grote ondernemingen moeten mkb's kosten kunnen bijhouden ten opzichte van rekeningen en hebben ze een balans, winst- en verliesrekening en grootboek nodig. Vier van de meest voorkomende ERP-processen die mkb's als eerst implementeren, zijn crediteuren, debiteuren, het grootboek en de salarisverwerking. Crediteuren en debiteuren zijn twee processen waarmee mkb's contact kunnen maken met klanten en leveranciers. Debiteuren omvat het order-to-cash-proces aan de klantzijde (het aannemen van orders, het leveren van producten of diensten, facturering en het innen van betalingen van de klant). Crediteuren heeft betrekking op transacties met leveranciers.

Crediteuren is essentieel voor procure-to-pay en source-to-settle. Het gaat om de bestelling van goederen of diensten van leveranciers en omvat factuurverwerking en betaling. Het grootboek vormt de ruggengraat van elk boekhoudsysteem.

Andere oplossingsgebieden die aan belang winnen voor het financieel beheer van het mkb zijn onder meer Expense management, inkoop, Inventory management en projectmanagement.

Administratieve en functionele toepassingen

Naast veelvoorkomende financiële toepassingen mogen mkb's verwachten dat hun ERP-systeem elementaire administratieve en functionele toepassingen omvat.

Kernfunctionaliteit voor HR kan ook deel uitmaken van sommige ERP-systemen. Dit is ook een gebied dat mkb's in het begin vaak uitbesteden. Naarmate ze groeien, zoeken ze misschien een HR-oplossing die goed in hun ERP kan worden geïntegreerd.

Met de basissoftware voor personeelsbeheer kunnen bedrijven de vraag naar werkuren en werklasten voorspellen, planningen maken om aan de bedrijfsdoelstellingen te voldoen, gewerkte tijd, afwezigheid en andere arbeidsgegevens vastleggen, de naleving van planningen en de productiviteit bijhouden en de arbeidswetten en betalingsregels naleven. Naarmate de vereisten voor arbeidsbeheer en rapportage complexer worden, kan het gebruik van een oplossing voor personeelsmanagement of urenregistratie geïntegreerd met het ERP-systeem de volgende stap zijn.

Daarnaast concurreren bedrijven van iedere omvang om personeel. Daarom worden cloudoplossingen die niet alleen de werving, maar ook de algehele medewerkerservaring verbeteren – wat bijdraagt aan personeelsbehoud – steeds belangrijker. Samen vergroten deze oplossingen voor personeelsbeheer de behoefte aan integrale toepassingen die samenwerken op het gebied van werving, onboarding, loopbaanontwikkeling, salarisverwerking en vergoedingen.

Basisprocessen voor operationele beheersing

Naast toepassingen voor financiële boekhouding en administratie zijn er nog vele andere functies gerelateerd aan controles, processen, zichtbaarheid en integratie die mkb's sneller invoeren.

Hoewel mkb's meestal aangeven dat hun overkoepelende doel is om te groeien, zijn winstgevendheid en kostenbeheersing nog steeds belangrijk voor ze, omdat ze inzicht in de kosten nodig hebben om met vertrouwen te kunnen opereren. Op een gegeven moment kan een mkb niet overleven zonder inzicht in een beheersing van de kosten.

Met cloudgebaseerde ERP kunnen mkb's beschikken over een geïntegreerd bedrijfssysteem, dat een compleet en controleerbaar registratiesysteem biedt voor de organisatie en waarin één versie van de gegevens wordt vastgesteld. ERP Cloudoplossingen faciliteren de communicatie en samenwerking door datasilo's en losstaande processen te elimineren. Deze benadering wordt ondersteund met een centrale bibliotheek voor prestatiestatistieken en KPI's die op aanvraag beschikbaar zijn. Er wordt ook controle verschaft door de informatie in de handen van de juiste mensen te plaatsen, op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. Het is van essentieel belang dat de juiste mensen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, zodat ze tijdig geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.

Naarmate organisaties groeien en uitbreiden, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de kanalen voor de informatiestroom aanwezig zijn. ERP-oplossingen integreren verschillende afdelingen (operaties, klantenservice, logistiek, verkoop en financiën). Een goede integratie van afdelingen met een gemeenschappelijk gegevensmodel voorkomt tijdverlies bij verificatie en foutencorrectie tussen de silo's die voorheen bestonden. Het resultaat is een snellere informatiestroom en een betere samenwerking tussen afdelingen.

Waarom zou u de cloud kiezen voor uw ERP?

Wanneer mkb-leiders beoordelen wat ze zoeken in een ERP-systeem om hun financiën en activiteiten te beheren, zullen de werknemers aanvankelijk verschillende perspectieven hebben, afhankelijk van hun achtergrond, training, discipline en rol binnen het bedrijf. Maar hoewel de antwoorden aanvankelijk zullen variëren, komen mkb's vaak tot dezelfde conclusie bij hun keuze voor een moderne ERP-oplossing. Voor veel mkb's is een cloudgebaseerde ERP-benadering de juiste oplossing. Door standaardisering op één platform voor meerdere afdelingen worden ERP-integratieproblemen in de cloud aangepakt voor organisaties die worstelen met het samenvoegen van hun verouderde en hun best presterende oplossingen.

ERP Cloud vereenvoudigt integratie in de financiële afdeling en in de verschillende bedrijfsonderdelen. Cloudgebaseerde ERP's kunnen zelfs direct de klant bereiken met de fundamentele zaken die nodig zijn om de selfservicefuncties te bieden waar klanten zo van houden.

Mkb's moeten de flexibiliteit hebben om waar nodig uit te breiden. Ze kiezen vaak voor de cloud omdat deze een ERP-oplossing levert die eenvoudig kan worden opgeschaald. De overstap naar de cloud neemt ook de kosten voor het beheer van lokale ERP-systemen grotendeels weg. Mkb's hebben een oplossing nodig die gemakkelijk kan worden geïntegreerd, geen dure upgrades vereist en een constante, hoogwaardige beveiliging biedt voor al hun gegevens.

Even belangrijk is dat een ERP Cloudoplossing de noodzaak vermindert om IT-personeel aan te houden dat "de lampen aan houdt". Hierdoor kan een mkb zijn IT-personeel gebruiken voor meer strategische taken die zijn gericht op marktgroei en andere zakelijke initiatieven.

Om de concurrentie voor te blijven, heeft uw mkb meer nodig dan lokale ERP. U hebt geïntegreerde best practices, actuele functionaliteit en de nieuwste transformatieve technologieën nodig die worden geleverd via een toonaangevende wereldwijde cloudinfrastructuur. De ERP Cloudsuite van Oracle is de meest uitgebreide en schaalbare oplossing die vandaag de dag beschikbaar is en is volgens belangrijke analisten de marktleider. Oracle Cloud ERP is een bewezen mkb-oplossing met meer dan 8500 wereldwijde klanten van iedere omvang, in alle branches, die alle cruciale ERP-bedrijfsprocessen gebruiken. Met Oracle Cloud ERP krijgt uw mkb een concurrentievoordeel dat u helpt de groei en winstgevendheid te bevorderen.