Wat is inkoopbeheer?

Inkoopbeheer wordt ook wel het source-to-settle-proces genoemd. Dit omvat de beoordeling, selectie en totstandkoming van formele contractuele overeenkomsten en het beheren van de lopende leveranciersrelaties van het bedrijf.

Inkoop is een complexe discipline die veel onderling samenhangende activiteiten omvat. Het inkoopbeheerproces omvat de transactionele inkoop van goederen en diensten, waarbij gewerkt wordt met crediteuren om de source-to-settle-cyclus te voltooien door ondersteunende documenten te verstrekken die helpen bij de verwerking van leveranciersfacturen voor betaling.

Kernfunctionaliteit van een inkoopoplossing in de cloud

In een markt die steeds complexer en dynamischer wordt, hebben bedrijven flexibele tools nodig waarmee ze inkoopprocessen kunnen verbeteren. Strategische inkooporganisaties gebruiken steeds meer geïntegreerde softwarepakketten in de cloud die leveranciersbeheer, sourcing, contractbeheer en proactief risicobeheer combineren met transactionele inkoopmogelijkheden.

Met een complete inkoopoplossing kunnen bedrijven belangrijke informatie gebruiken bij het nemen van beslissingen en proactief lopende activiteiten beheren gedurende de source-to-settle-cyclus. Een geïntegreerde inkoopbeheeroplossing in de cloud bestaat uit het volgende:

Leveranciersbeheer

Strategische inkoop begint bij het identificeren en kwalificeren van leveranciers voordat onderhandelingen worden gestart. Dit omvat het verzamelen, beoordelen en bewaken van leveranciersdata om er zeker van te zijn dat leveranciers het bedrijfsbeleid naleven. Met software voor inkoopbeheer kunt u belangrijke kwalificatiegegevens voor leveranciers verzamelen via interne en externe vragenlijsten en zelfbedieningsprofielen. Selecteer de beste leveranciers door leverancierskwalificaties, risicofactoren en compliance met het beleid te beoordelen.

Met een cloudoplossing kunnen inkoopteams proactief leveranciersrelaties beheren. Gebruik geïntegreerde berichten op sociale media om effectiever samen te werken en bedrijfsuitlijning te bereiken bij het plannen en opstellen van onderhandelingsdocumenten. Ontvang meldingen wanneer nieuwe informatie beschikbaar komt die van invloed kan zijn op leveranciersbeheer, mogelijkheden of risicofactoren. Leveranciers en inkoopteams krijgen realtime zichtbaarheid van transacties evenals huidige en aankomende sourcingactiviteiten.

Sourcing

Het definiëren van vereisten en het handmatig samenstellen en vergelijken van leveranciersbiedingen kan tijdrovend zijn en laat veel ruimte voor fouten. Het kan zelfs belangrijke aankopen vertragen.

Bij het opstellen van documenten, onderhandelen en selecteren van leveranciers wordt gebruikgemaakt van best practices op het gebied van onderhandeling om goede bedrijfsresultaten te behalen. Geïntegreerde sociale samenwerking maakt het eenvoudig om de krachten te bundelen en samen effectievere onderhandelingsdocumenten te maken. Met tools voor prijsanalyse kunt u leveranciersbiedingen snel evalueren op basis van vooraf bepaalde factoren, zoals prijs, kwaliteit en waarde, zodat u kunt komen tot het best mogelijke toekenningsbesluit op basis van uw unieke zakelijke vereisten.

Contractbeheer

Effectief beheer van inkoopcontracten is van cruciaal belang. Het handmatig afhandelen van het proces kan veel tijd in beslag nemen. Maar met een modern inkoopbeheersysteem kan het maken van contracten worden gestroomlijnd met een begeleid schrijfproces waar gebruik wordt gemaakt van vooraf goedgekeurde clausulebibliotheken, gestandaardiseerde sjablonen en ingebouwde samenwerking via sociale media.

Door het contractbeheerproces te standaardiseren en te automatiseren, kunt u sneller hoogwaardige contracten maken. U krijgt volledig inzicht in uw contracten terwijl u de kosten binnen de perken houdt. Analytics herkent wanneer van gedefinieerde normen voor voorgestelde contracttaal wordt afgeweken. Controleerbare workflows dwingen documentgoedkeuringen af. Een veilige, doorzoekbare contractbank met volledige tracking- en audithistorie zorgt dat gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Dankzij geautomatiseerde mogelijkheden voor verlengingsbeheer kunnen inkoopteams vroegtijdig op de hoogte worden gesteld van aflopende contracten, zodat ze proactief de nodige actie kunnen ondernemen en potentiële risico's kunnen vermijden.

Rekwisitie

Onderhandelde besparingen gaan snel verloren als de inkoop niet goed wordt beheerd tijdens de procure-to-pay-cyclus. Moderne inkoopbeheersoftware zorgt ervoor dat onderhandelde besparingen worden afgedwongen via bedrijfsbeleid, controles en goedkeuringen.

Uitgaven buiten contracten om kunnen worden verminderd door medewerkers een gebruiksvriendelijke selfservice-koopervaring te bieden. Een gebruiksvriendelijke ervaring helpt medewerkers om eenvoudig en snel producten of diensten te zoeken en te kopen. Hier is weinig tot geen training voor nodig. Robuuste zoekmogelijkheden, slimme formulieren, boodschappenlijstjes en gepersonaliseerde inkoopervaringen zorgen ervoor dat onderhandelde prijzen en voorwaarden automatisch worden afgedwongen door leverancierscatalogi en configureerbare goedkeuringswerkstromen die zijn ontworpen om uitgaven te beheersen en kosten te verlagen.

Inkoop

Het automatiseren van routinematige procure-to-pay-transacties, zoals het maken van een inkooporder, maakt het mogelijk om nieuwe besparingsmogelijkheden te vinden. Met een inkoopbeheersysteem in de cloud kunt u het proces stroomlijnen terwijl u onderhandelde prijzen afdwingt en ervoor zorgt dat het beleid wordt nageleefd. Maak zonder handmatige tussenkomst inkooporders van goedgekeurde aanvragen. Geef uw inkoopteams inzicht in de uitzonderingen, status en vereiste acties. Communiceer met uw leveranciers met ingebedde sociale hulpmiddelen.

Crediteuren

Het verwerken van leveranciersfacturen gebeurt vaak handmatig en is foutgevoelig en tijdrovend. Via een complete source-to-settle-oplossing wordt deze cruciale functie gestroomlijnd en geautomatiseerd. Dankzij het geïntegreerde inkoopbeheersysteem kunt u profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling en de arbeidskosten verlagen. Dit omvat een robuust betalingsbeheersysteem dat elektronische verzending van facturen van leveranciers en snellere verwerking mogelijk maakt, ondersteund door optisch scannen, machine learning en geautomatiseerde matching van inkooporders. Factuurvalidatie op lijnniveau is volledig geautomatiseerd voor snellere verwerking. Uitzonderingen worden beheerd door waarschuwingen en sociale samenwerking met het delen van documenten om oplossingstijden te versnellen.

Verbeter leveranciersbeheer. Beheer kosten. Dwing compliance af.

Bedrijven investeren in oplossingen voor inkoopbeheer om het source-to-settle-proces te stroomlijnen en te automatiseren. Software voor inkoopbeheer speelt een belangrijke rol bij het beheren van kosten door besparingen te vergroten door middel van onderhandelde koopovereenkomsten met leveranciers. De kosten worden beheerd door aankopen naar goedgekeurde leveranciers te leiden via applicaties die ook het aankoopbeleid afdwingen. Source-to-settle-oplossingen verbeteren ook de inkoopefficiëntie door interne processen te stroomlijnen en risico's te verminderen door middel van effectiever leveranciersbeheer en contracten.

Door automatisering en optimalisatie van inkoopprocessen bieden inkoopbeheersystemen de volgende voordelen:

Meer kostenbesparingen

Kostenbesparing begint bij sourcing: het proces van het identificeren en beoordelen van potentiële leveranciers en met hen onderhandelen voor de aankoop van goederen en diensten. Deze activiteiten zorgen ervoor dat het bedrijf concurrerende prijzen en de beste waarde ontvangt. Voor de meeste bedrijven worden onderhandelingen gevoerd via een biedingsproces waarbij verschillende leveranciers strijden om met het bedrijf te mogen werken. Hoewel het wel erg simpel zou zijn om te zeggen dat kostenbesparing de enige factor is, staat deze wel boven aan de lijst met criteria op basis waaraan inkooporganisaties worden beoordeeld. Wanneer een leverancier wordt geselecteerd en een contract wordt ondertekend, worden zij de goedgekeurde leverancier voor een bepaald product of bepaalde dienst. Door het afdwingen van conforme uitgaven, kunnen bedrijven de kostenbesparingen maximaliseren en de winstgevendheid verbeteren.

Meer invloed op uitgaven

Veel organisaties worstelen nog steeds met aankopen die buiten de gevestigde processen plaatsvinden, met leveranciers die niet onder contract staan om concurrerende prijzen te bieden. Deze uitgaven worden meestal aangeduid als 'losse' uitgaven of uitgaven buiten het contract. Oplossingen voor inkoopbeheer zijn zo ontworpen dat hiermee deze activiteit wordt beheerst door naleving van de inkoop bij goedgekeurde leveranciers af te dwingen.

Conforme inkoop wordt beheerd via meerdere lagen met inkoopsystemen die zowel prikkels als afschrikmiddelen gebruiken. Ten eerste bieden ze een gebruiksvriendelijke koopervaring. Dit maakt het voor medewerkers gemakkelijk om te vinden wat ze nodig hebben en om hun aankopen uitsluitend bij goedgekeurde leveranciers te doen. Producten of diensten worden weergegeven in een gebruikersvriendelijke koopinterface. Deze systemen maken ook gebruik van configureerbare beleidsregels, regels en controles voor uitgavenbeheer, bestaande uit workflows en managementgoedkeuringen om ervoor te zorgen dat aankopen compliant zijn en leiden tot grotere kostenbesparingen.

Betere efficiëntie en automatisering van inkoopprocessen

Omslachtige, handmatige processen voorkomen dat inkoopteams grotere strategische waarde kunnen leveren. Inefficiënte inkoopprocessen kunnen leiden tot zoekgeraakte documenten, ongecontroleerde uitgaven en gemiste kortingskansen.

Oplossingen voor inkoopbeheer standaardiseren, stroomlijnen en automatiseren typische handmatige, papieren processen en verminderen de hoeveelheid arbeid die nodig is om deze te voltooien. Bedrijven kunnen sneller betere contracten maken en de waarde van onderhandelde overeenkomsten maximaliseren. De efficiëntie wordt gedurende het gehele inkoopbeheerproces verbeterd: het kwalificeren van leveranciers, het versnellen van onderhandelingen, het contracteren en het bewaken van inkoopactiviteiten. Als gevolg hiervan worden inkoopaanvragen sneller goedgekeurd en worden leveranciersfacturen sneller verwerkt en betaald. Waardevolle middelen worden vrijgemaakt voor meer strategische activiteiten zoals het beheren van leveranciers, het onderhandelen over gunstigere prijzen en het onderzoeken van nieuwe leveringsbronnen.

Verbeter leveranciersbeheer

Leveranciers zijn cruciale zakenpartners die de producten of diensten leveren die uw bedrijf nodig heeft. Het is van essentieel belang om de geschiktheid van een potentiële leverancier als zakenpartner te kwalificeren. Software voor inkoopbeheer stroomlijnt het proces van het beoordelen van kritieke factoren zoals financiële levensvatbaarheid, compliance met de gedragscode van het bedrijf en andere factoren die een leverancier kwalificeren als zakenpartner.

Als een leverancier eenmaal is gekwalificeerd, helpt het systeem de lopende relaties met leveranciers te beheren, zoals het aansporen van inkoopprofessionals wanneer de kwalificaties van een leverancier op punt van verlopen staan. Het systeem stelt gebruikers ook op de hoogte wanneer nieuwe informatie beschikbaar komt die de kwalificaties en capaciteiten van een leverancier negatief kan beïnvloeden en hun risicoprofiel kan veranderen.

Standaardiseren en stroomlijnen van de contractlevenscyclus

Inkoopcontracten zijn de laatste stap in het sourcingproces. Hiermee wordt de zakelijke relatie tussen een bedrijf en zijn leveranciers, plus de verantwoordelijkheden en prijzen, geformaliseerd en worden de voorwaarden voor het behandelen van geschillen gedefinieerd. Via een modern systeem voor inkoopbeheer krijgt u controle over het contractbeheerproces om inzicht te krijgen in overeenkomsten, doorlooptijden te verkorten en compliance te beheren.

Het proces voor het opstellen van contracten verloopt sneller en is minder risicovol dankzij vooraf gedefinieerde taal, sjablonen en workflows. Tijdens onderhandelingen kunnen contractbeoordelaars snel voorgestelde afwijkingen van de standaardtaal vaststellen om risico's te markeren, vereiste wijzigingen aan te brengen en vereiste goedkeuringen te verkrijgen voordat contracten worden afgerond. Nadat contracten zijn uitgevoerd, zorgt het systeem ervoor dat deze elektronisch worden opgeslagen en opgehaald. Managers worden via waarschuwingen op de hoogte gebracht van gebeurtenissen (zoals aflopende contracten), om te zorgen dat tijdig actie wordt ondernomen en vertragingen tot een minimum beperkt blijven.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud moderniseert inkoopprocessen voor bedrijven, zodat u leveranciersrelaties en activiteiten proactief kunt beheren gedurende de source-to-settle-cyclus. Deze complete, geïntegreerde en cloudgebaseerde oplossing stelt u in staat uw inkooporganisatie te transformeren om snelle en conforme inkoopservices aan te bieden aan alle gebieden van uw organisatie.

Met behulp van digitale mogelijkheden, zoals geïntegreerde analyses, mobiele apparaten en samenwerking via sociale media, kunt u met Procurement Cloud het leveranciersrisico verkleinen, effectiever sourcen, uitgaven beheersen en de winstmarges van uw organisatie verbeteren.