Wat is personeelsbeheer?

Effectief personeelsbeheer omvat alle activiteiten die nodig zijn om een productief en kosteneffectief personeelsbestand te onderhouden. Dit omvat alle taken en processen waarbij het gaat om het efficiënt inzetten van personeel voor projecten om ervoor te zorgen dat de juiste arbeidsmix beschikbaar is – op het juiste moment en tegen de juiste kosten. Het omvat ook het geautomatiseerd bijhouden van de tijd voor alle werknemers (inclusief flexwerkers en werknemers die per uur in dienst zijn) en het beheren van afwezigheid en verlof, met inachtneming van de plaatselijke arbeidswetgeving en rapportagevereisten.

Door geïntegreerde tools te bieden die verder reiken dan traditionele compliance- en automatiseringsactiviteiten kunnen HR-teams strategischer worden ingezet om meerwaarde voor de rest van het bedrijf te bieden. Naarmate bedrijven en werkgevers hun urenregistratie automatiseerden, zijn ze ook meer gebruik gaan maken van arbeidsmodellering en realtime analyse. De toonaangevende HR-systemen zijn geen ratjetoe van uiteenlopende tools en verouderde informatiesystemen, maar strategische, verbonden, geïntegreerde systemen die voldoen aan de vereisten van moderne digitale ondernemingen.

Componenten van WFM-oplossingen

Een typische WFM-oplossing bevat functies voor urenregistratie, het inplannen van werknemers en het beheren van afwezigheid. Naast deze fundamentele processen kunnen oplossingen voor personeelsbeheer worden uitgebreid met oplossingen voor de gezondheid en veiligheid van het personeel.

Urenregistratie

Een tijdbeheersysteem geeft u inzicht in en controle over uw meest kostbare productiefactor, uw mensen. Deze oplossing zorgt ook voor naleving van arbeidswetten of vakbondsovereenkomsten.

Tijd en arbeid (3:54)

Afwezigheidsbeheer

Een applicatie waarmee u de afwezigheid van werknemers kunt beheren en kunt voldoen aan de werelwijde verlofregels. Met een applicatie voor afwezigheidsbeheer kunt u de effecten van afwezigheid verminderen, zoals hogere kosten en risico's en verminderde productiviteit.

Afwezigheidsbeheer (4:06)

Gezondheid en veiligheid van personeel

Met deze applicatie kunnen organisaties eenvoudig en effectief incidenten op het gebied van gezondheid en veiligheid op milieugebied beheren. De applicatie verbetert de algehele veiligheid van uw bedrijf door het hele proces te vereenvoudigen en te automatiseren, inclusief rapportage, het vastleggen van kritieke informatie en het ontdekken van de onderliggende oorzaken van incidenten.

Gezondheid en veiligheid van workforce (4:16)

Wat zijn de uitdagingen van traditionele oplossingen voor personeelsbeheer?

Elk bedrijf is uniek en heeft zijn eigen uitdagingen. Uw oplossing voor personeelsbeheer moet deze zorgen aanpakken. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van personeelsbeheer zijn:

De tijd bijhouden

Het bijhouden van de tijd heeft invloed op bijna elke werknemer in een organisatie. Een van de grootste problemen waarmee klanten worden geconfronteerd bij hun huidige, specifieke urenregistratiesystemen is de vertraging of het gebrek aan integriteit van de gegevens die afkomstig zijn van hun hoofd-HR-systeem. Van oudsher is tijd bijhouden verwarrend, traag en zeer foutgevoelig. Dit kan leiden tot onnodige salariskosten en administratieve lasten. Nog erger is de impact op het moreel van de werknemer wanneer loonstroken niet kloppen. Geen enkel bedrijf wil in de rechtszaal terechtkomen of slechte publiciteit krijgen omdat ze hun werknemers verkeerd hebben betaald of de wet niet hebben gevolgd.

Werknemers met vakbondsvertegenwoordiging

Werknemers met vakbondsvertegenwoordiging hebben over het algemeen veel hogere lonen en betere secundaire voorwaarden dan niet-vertegenwoordigde werknemers. Het voldoen aan deze voorschriften kan voor sommige organisaties zeer lastig zijn vanwege de complexiteit van de regels voor anciënniteit, dienstverbanden, gerechtigdheid, secundaire arbeidsvoorwaarden, afwezigheid en salarisaanspraken. Het beheren van contractregels kan moeilijk worden zonder een uitgebreide oplossing voor personeelsbeheer.

Werknemers met vakbondsvertegenwoordiging (4:11)

Afwezigheidsbeheersysteem

Het ontbreken van een betrouwbaar afwezigheidsbeheersysteem kan leiden tot hogere kosten, hogere risico's en lagere productiviteit. Organisaties moeten voldoen aan de uiteenlopende, complexe vereisten die het gevolg zijn van het beheren van afwezigheidsbeleid over de hele wereld. De unieke regels en gebruikersinterfaces die nodig zijn voor verschillende landen en regio's vormen vaak een uitdaging voor afwezigheidsbeheersystemen.

Veel organisaties vinden het erg moeilijk om tijdig meldingen van veiligheids- en gezondheidsincidenten (pdf) te krijgen. Werknemers weten niet zeker of ze hun organisatie in kennis moeten stellen van bijna-ongelukken of onveilige omstandigheden. Veel organisaties beschikken niet over eenvoudige, intuïtieve hulpmiddelen die meldingen stimuleren en de obstakels voor werknemers minimaliseren om te rapporteren over incidenten die zijn voorgevallen of die zich kunnen voordoen. Uiteindelijk zijn organisaties verantwoordelijk voor het gezondheids- en veiligheidsbeleid, dus het is in hun eigen belang om moderne, efficiënte processen voor gezondheids- en veiligheidsbeheer te implementeren.

De 10 grootste voordelen van personeelsbeheer

1. Geautomatiseerde aanwezigheidsregistratie

Software voor personeelsbeheer registreert automatisch de aanwezigheid, verbetert de nauwkeurigheid van data en vermindert salarisadministratiefouten. Met een uitgebreide oplossing voor personeelsbeheer kunnen organisaties verschillende typen werknemers een eenvoudige, intuïtieve manier bieden om het aantal gewerkte uren en verlofuren nauwkeurig in realtime te rapporteren.

2. Verbeterde productiviteit van uw personeel

Een personeelsbeheersysteem vermindert handmatige processen en biedt een beter beheer van een alomvattend beleid voor urenregistratie. Met beter inzicht in gewerkte uren, beschikbaarheid van werknemers en veiligheidsincidenten verbetert de algehele productiviteit van het personeel en kunnen managers ervoor zorgen dat in de behoeften van het personeel wordt voorzien en kunnen zij zelf snel reageren als er iets verandert.

3. Een veiligere werkplek

Een systeem voor personeelsbeheer kan u helpen een cultuur van personeelsveiligheid en naleving te bevorderen en tegelijkertijd milieu- en veiligheidsincidenten effectiever te beheren. Door gezondheids- en veiligheidsprotocollen – van het rapporteren van incidenten tot het vastleggen van kritieke informatie – te stroomlijnen en te automatiseren, zorgen organisaties ervoor dat de informatie correct is en stimuleren zij werknemers om problemen met betrekking tot gezondheid en veiligheid te melden.

4. Lagere kosten

Naarmate de productiviteit van uw personeel toeneemt, kunnen de kosten voor personeelsbeheer dalen als gevolg van meer gestroomlijnde processen, waardoor administratieve taken minder tijd kosten. Door meer inzicht in de beschikbaarheid van werknemers en de gebudgetteerde uren te krijgen, zijn de nauwkeurigheid en authenticiteit van gewerkte uren en opgenomen verlof gegarandeerd en worden de personeelskosten voor zaken als incrementele overuren of werkurenoverschrijdingen verlaagd.

5. Betrokkenheid van werknemers

De tools voor personeelsbeheer kunnen de betrokkenheid van werknemers vergroten door werknemers te helpen zich productiever te voelen bij hun werkzaamheden en een betere balans tussen werk en privé te bereiken door grotere flexibiliteit in de planning. Door de gemoedstoestand van het moment van werknemers te verzamelen en feedback en voorkeuren van werknemers te gebruiken om functies voor personeelsbeheer zoals planning bij te sturen, kunnen organisaties hun werknemers ook een stem geven en werknemers meer zeggenschap geven.

6. Flexibele planning

Veel organisaties worstelen met het beheer van werknemersschema's, en dan met name met het afstemmen van werkvaardigheden op bedrijfsbehoeften om de productiviteit te maximaliseren en de kosten te minimaliseren. De oplossingen voor personeelsbeheer bieden tools waarmee managers planningen kunnen maken aan de hand waarvan ze hun personeelsbestand kunnen afstemmen op de verwachte (voorspelde) vraag, zodat werknemers de vrijheid hebben om hun planningen te beheren met selfservicetools.

7. Beveiliging

Voor sommige oplossingen voor personeelsbeheer maken gebruik van apparaten die biometrische gegevens verzamelen (bijvoorbeeld vingerafdrukscanners) om werknemers in en uit te klokken. Hierdoor wordt een einde gemaakt aan 'buddy punching', waarbij werknemers voor elkaar inklokken. Daarnaast kan locatiegebaseerde toegang tot een webklok ervoor zorgen dat werknemers alleen inklokken op de plek waar ze moeten werken. Bij veilige personeelsbeheersystemen is ook machine learning ingebouwd, waarmee verdachte activiteiten en afwijkingen in de personeelsbeheersdata in de gaten worden gehouden om te voorkomen dat fouten of frauduleuze transacties naar de salarisadministratie gaan.

8. Zakelijke inzichten

Bedrijven kunnen betere zakelijke beslissingen nemen voor de toekomst als de data van de organisatie en van alle afdelingen is gecentraliseerd in één personeelsbeheersysteem. Met tools voor personeelsbeheer kunnen organisaties de algehele bedrijfsprestaties bewaken met realtime rapportage.

9. Overal toegang

Oplossingen voor personeelsbeheer stellen organisaties in staat om werknemers tegemoet te komen en hen te helpen efficiënter te werken. Met toegang vanaf elke locatie kunnen werknemers overal snel taken uitvoeren vanaf hun mobiele apparaten, zoals in- en uitklokken, diensten ruilen, verlof aanvragen en informatie opzoeken, zoals loonstrookjes en W2-formulieren.

10. Minder fouten

Door het gebruik van personeelsbeheersystemen met geautomatiseerde functies voor urenregistratie worden menselijke fouten tot een minimum beperkt. Automatisering zorgt voor nauwkeurigheid en voorkomt dat er fouten worden gemaakt bij het invoeren van gegevens met selfservicetools voor urenregistratie. Door gebruik te maken van robotprocesautomatisering kan een intelligent systeem bijvoorbeeld luisteren naar wijzigingen met terugwerkende kracht die van invloed kunnen zijn op de manier waarop de uren van een werknemer hadden moeten worden berekend en vervolgens automatisch de uren van een werknemer herberekenen en automatisch correcties naar de salarisadministratie verzenden. Intelligente nalevingswaarschuwingen kunnen er ook voor zorgen dat de uren van een werknemer correct worden geregistreerd en dat werknemers zich aan hun werkschema's houden.

Wat zijn de functies van een oplossing voor personeelsbeheer?

Belangrijke overwegingen voor het kiezen van de beste oplossing voor personeelsbeheer

Voor een succesvolle implementatie van oplossingen voor personeelsbeheer moeten organisaties de volgende aanbevolen werkwijzen kunnen toepassen:

Maak het gemakkelijk voor werknemers

Bied selfservice-ureninvoer en -beheer op de apparaten die werknemers gebruiken. Verminder fouten en maak tijd vrij voor HR-werknemers door werknemers in staat te stellen hun eigen uren- en aanwezigheidsgegevens in te voeren via urenkaarten of andere selfservice-processen voor gebruikers. Met de eenvoudige, mobiele responsieve ureninvoer of een digitale assistent voor het invoeren van uren en verlof, kunnen werknemers snel en eenvoudig registreren wanneer ze hebben gewerkt. Een goede oplossing voor verlofbeheer biedt volledige controle als het gaat om het definiëren van de regels en het beleid voor afwezigheid binnen organisaties. Configureer snel definities van periodetermijnen, gerechtigdheid, opbouw, aanspraakdefinities en betalingsspecificaties voor het maken van afwezigheidsregelingen. En configureer afwezigheidsvalidaties, overdrachtsregels, administratieve taken en weergavetypen om afwezigheidstypen te maken.

Maak het gemakkelijk voor managers en HR

De hedendaagse moderne, flexibele oplossingen voor urenregistratie en afwezigheidsbeheer kunnen worden geconfigureerd op basis van bedrijfs- en personeelsbehoeften, zodat managers het effect van ongeplande afwezigheid kunnen verminderen en tijd kunnen beheren op basis van uitzonderingen. Nalevingswaarschuwingen stoppen mogelijke schendingen voordat ze optreden. Deze kunnen via tekstberichten worden verzonden voor een snellere melding. Met configureerbare beleidsregels en -sjablonen kunnen managers urenkaarten ontwerpen die bij elke werknemer passen, zonder IT-afdeling.

Maak het eenvoudig om werknemersgegevens van het bedrijf te koppelen

Hoewel een urenregistratiesysteem op zichzelf al veel voordelen biedt, nemen de voordelen enorm toe wanneer een dergelijk systeem geïntegreerd wordt met systemen voor planning, salarisadministratie, het grootboek, projectmanagement en cruciale HR-taken. Organisaties die urenregistratie integreren met de salarisadministratie, zien immers dat fouten in de salarisverwerking verdwijnen en fouten in de urenregistratie dalen. Zorg voor een nauwe integratie met systemen voor salarisadministratie en tijdbeheer. Door gebruik te maken van data uit salarisadministratie, urenregistratie en cruciale HCM-systemen zorgt een robuuste oplossing voor verlofbeheer ervoor dat verlofwijzigingen en salarisberekeningen helemaal op elkaar aansluiten. Werknemers kunnen verlof plannen via selfservice of direct in een urenstaat. Hoe dan ook, het resultaat is hetzelfde: volledig inzicht in tijd- en verlofbeheer.

De toekomst van personeelsbeheer

Veranderende markten, een verbeterd regelgevingsklimaat en een steeds diverser en meer verspreid personeelsbestand hebben personeelsbeheer complexer en belangrijker gemaakt. Zonder geïntegreerde technologie voor personeelsbeheer zullen organisaties hun bedrijfsresultaten achteruit zien gaan omdat ze niet in staat zijn om de strategische inzichten te verkrijgen die nodig zijn om te bepalen waar verandering nodig is en HR-activiteiten af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen.

Effectief personeelsbeheer omvat beheer van urenregistratie, afwezigheidsbeheer en gezondheid en veiligheid – en is volledig geïntegreerd met de salarisadministratie en andere belangrijke HR-functies en financiële gegevens – en maakt een ooit intensieve taak nauwkeurig, eenvoudig en inzichtelijk. Het resultaat is betrokken, productief en verbonden personeel dat graag bijdraagt aan het succes van de organisatie.