Wat is een ERP-implementatie?
De implementatie van een ERP-systeem is belangrijk werk voor elke organisatie die besluit een nieuw bedrijfssysteem te implementeren, ongeacht of het een bestaande lokale oplossing vervangt of functionaliteit toevoegt aan een bestaande cloudomgeving. Het kan ook een greenfield-implementatie zijn, die verschillende spreadsheets en zelfgemaakte software vervangt. Welk type nieuw ERP-systeem ook wordt geselecteerd, het succes van de gekozen oplossing - wat betreft gebruikersacceptatie, procesafstemming, datakwaliteit en geschiktheid - hangt af van een geslaagde implementatie.
Voor dit succes - afgemeten aan het begrijpen en vervullen van de gebruikersverwachtingen, bedrijfsvereisten, projectbudgetten en -schema's - is een doordachte planning en uitvoering vereist met ervaren en deskundige resources, die niet alleen de technische aspecten van de nieuwe ERP-oplossing begrijpen, maar die ook met de zakelijke en culturele aspecten van een organisatie tijdens de implementatie kunnen omgaan.
Hieronder worden vijf hoofdstappen en hun ondersteunende taken beschreven voor een organisatie die een ERP-implementatieproject gaat uitvoeren.
ERP-implementatie, gedefinieerd
Toepassing van Cloud ERP slaagt in een goed gedefinieerd implementatieproject
Nu steeds meer organisaties hun lokale bedrijfsapplicaties naar moderne cloudoplossingen laten migreren, overwegen ze vaak tegelijkertijd de taken die nodig zijn voor een ERP-implementatieproject. Bedrijven ondergaan een ERP-implementatie om verschillende redenen: Om de kostenstructuur van hun applicaties te wijzigen, het risico op technologische veroudering te verminderen, groei te realiseren, innovatie te stimuleren en tegelijkertijd de operationele flexibiliteit, veerkracht en efficiëntie te vergroten. Daarom is het belangrijk te begrijpen waarom projecten slagen en hoe ze kunnen mislukken.
Er zijn veel manieren om naar cloudapplicaties te migreren, maar de succesformule voor een succesvolle ERP-implementatie is helder. Of u nu één proces neemt, bijvoorbeeld een budgettering, of al uw financiële applicaties en processen naar de cloud verhuist, ERP-implementaties vereisen een grondige planning met ervaren resources.
Vijf stappen voor een succesvol Cloud ERP-implementatieproject
Stap 1: Plan de implementatie van Cloud ERP
Definieer en kies projectcategorieën voor het bereik, design, de teams en berichten.
In het begin lijkt het beheren van een cloudmigratie misschien wel op de uitvoering van een ander bedrijfs- en technologieproject, maar de verschillen worden direct zichtbaar als de projectplannen en resources worden toegewezen. In vergelijking met de meeste lokale implementaties zijn de voordelen van een cloudproject al vroeg duidelijk zichtbaar.
Naarmate de businesscase voor een cloudproject meer goedkeuring krijgt, vallen de lagere kosten en betere planning op. Dat is ook een punt waarop taken voor cloudprojecten van lokale projecten afwijken. Kleinere cloudprojecten, met name hybride activiteiten, worden nog eerder en met minder onderbouwing goedgekeurd, omdat ze minder kosten en geen grote uitgaven vergen.
De componenten van een cloudproject bestaan uit vijf categorieën: projectdefinitie, teams, ontwerp, uitrol en communicatie. Om succes te boeken, moet een project de informatie uit elke categorie verzamelen voordat het van start gaat.
Projectdefinitie
Deze taak vormt de basis van een cloudimplementatieproject. Hoewel het misschien te strikt lijkt, zullen er later problemen ontstaan als er in dit stadium onvoldoende duidelijkheid en details worden gegeven. Een goede planning in het begin vermindert het risico op fouten en helpt het implementatieteam zich voor te bereiden op mogelijke tegenslagen.
Begin met de intentie van het project door een mission statement te schrijven waarin uw algemene doelstellingen zijn vermeld. Vervolgens maakt u een projectstappenplan waarin doelstellingen, scope, risico's, een gedetailleerd budget en personeelsvereisten (intern en extern) haarscherp worden gedefinieerd. Dit alles wordt gekoppeld aan een algemene tijdlijn en taakschema. Deze taken zijn vergelijkbaar voor implementaties op locatie en in de cloud. Maar deze stap gaat sneller in de cloud, omdat er minder taken zijn. Verdwenen zijn de taken die te maken hebben met hardware, software-installatie, testen van eigen software en andere lokale componenten.
Projectteam
Bij een cloudproject is het eenvoudiger een team te vormen. U hebt geen hardware-architecten, applicatieprogrammeurs, rapportbuilders of software-installateurs nodig. Bij cloudprojecten liggen de vaardigheden en expertise vooral op het vlak van het configureren en toepassen van aanbevolen werkwijzen, gebruikersrollen en verantwoordelijkheden. Daarom hebt u procesconsultants en data-analisten nodig. In dit stadium is het belangrijk om elke projectrol en de bijbehorende verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren.
Enkele deelnamevereisten om rekening mee te houden: Neem altijd een toegewijde projectmanager en selecteer zo nodig zakelijke partners. Als u momenteel een lokale Oracle klant bent, denk dan aan het Oracle Consulting’s Soar-programma om uw cloudreis te versnellen. U moet ook een stuurgroep of directiecommissie hebben. Vind een ondersteunende leidinggevende die stimuleert dat het project slaagt door obstakels weg te nemen en zo nodig andere senior leidinggevenden erbij te betrekken.
Projectontwerp
Beschouw dit als uw blauwdruk voor succes. Primaire outputs in het ontwerpdocument zijn de applicaties die moeten worden geïmplementeerd, applicaties van derden en aanverwante systemen die integratie vereisen. Het ontwerp moet ook gedetailleerde datadefinities, gebruikerseisen en alle betrokken processen bevatten. Sommige componenten, zoals het ontwerp van het rekeningenoverzicht, vereisen een aanzienlijke planning. Het is cruciaal om bij aanvang het ontwerp klaar te hebben. Nu het ontwerpwerk al gedaan is, kunt u meteen verder met de configuratietaken. En bij moderne cloudapplicaties zijn deze taken vereenvoudigd.
Project uitrollen
Bepaal welke bedrijfsonderdelen en regio's worden gedekt en in welke volgorde. Identificeer ook de belangrijkste vereisten om het nieuwe systeem live te laten gaan en in productie te nemen. Het vroegtijdig vaststellen van deze go/no-go-mijlpalen dient als logische controle voor de projectplanning. Sommige functies kunnen worden gereserveerd voor later gebruik na de eerste inbedrijfstelling. Hier moet u ook belangrijke cijfers opnemen die worden gebruikt om uw eindresultaat te controleren en te beoordelen nadat u live bent gegaan. Ook nu zijn er overeenkomsten tussen cloudimplementaties en lokale implementaties, net als in de eerdere stappen. Maar omdat de cloud meer eenvoud biedt, profiteert u van een kortere planning en betere controle over het hele bereik.
Projectcommunicatie
Interne communicatie is essentieel om uw project te laten slagen. Overweeg het project een projectnaam en -logo te geven om de interne herkenning en het bewustzijn in uw hele organisatie te versterken. Vergroot de kennis en positieve anticipatie in uw bedrijf met regelmatige updates over de voortgang van de implementatie en de manieren waarop de organisatie van het project profiteert. Veranderen is soms lastig. Door tijdens het hele proces projectupdates en informatie te verstrekken, kunnen interne teams zich snel aanpassen en meedoen.
Met de cloud profiteert u van een bewezen reputatie van geslaagde implementaties en benut u een technologie die al door andere gebruikers is omarmd. De meesten van ons gebruiken al smartphones en andere applicaties of platforms in de cloud. Het overstappen van de oude lokale systemen naar moderne cloudapplicaties voelt dan ook natuurlijk, logisch en spannend.
Ontdek hoe Oracle Soar helpt om uw overstap naar de cloud te automatiseren
Lees ons blog met zes overtuigende redenen om van lokaal naar Cloud ERP over te stappen
11 tips voor een soepele migratie naar Cloud ERP - Casestudy Caesars
Caesars Entertainment gaat helemaal voor de cloud. Deze gaming- en hospitalitygigant heeft zijn financiële activiteiten onlangs vanuit een 30 jaar oud lokaal systeem naar Oracle Fusion Cloud ERP en Oracle Fusion Cloud EPM verhuisd. Caesars’ Vice President of Finance Transformation Michael Mann geeft u deze 11 tips voor een geslaagde migratie:
- Onderschat het dataconversieproces niet
- Besteed al uw aandacht aan het testen
- Betrek uw partners en leveranciers bij die tests
- Test de toepassing onder extreme omstandigheden
- Realiseer een senior management-ondersteuning
- Pak het verandermanagement direct aan
- Geef specifieke projectrollen aan fulltimers
- Voorkom zo mogelijk integraties
- Documenteer alles om audits goed te doorstaan
- Haal mensen van de cloudleverancier binnen in uw implementatieteam
- Schakel het netwerkteam in
Stap 2: Implementeer oplossingen van Cloud ERP
Configureer en integreer. Raadpleeg data en rapporten. Beoordeel uitbreidingen.
Nu het voorbereidende werk gedaan is, moet u het projectontwerp implementeren. Dit vormt het overgrote van de workload wat betreft budget, tijd en taken. Voor de implementatie van het cloudproject zijn veel minder taken vereist dan een traditionele lokale oplossing. Geschrapte taken zijn o.a. hardware-activiteiten, codering aanpassen, software laden en patchen en de meeste (maar niet alle) tests en trainingen. De implementatie van een cloudproject omvat doorgaans vier (soms vijf) kernactiviteiten, die terugkomen in de afkorting CIDER.
Vraag een demo van Oracle Cloud ERP aan
Ontdek hoe Oracle Cloud ERP u de flexibiliteit biedt om snel nieuwe bedrijfsmodellen en processen in te voeren, zodat u kosten kunt verlagen, prognoses kunt verbeteren en sneller kunt innoveren.
Configuratie
Cloudapplicaties zijn gericht op configuratie en niet zo zeer op aanpassing. Daarom is het belangrijk gegevensstructuren en hiërarchieën, organisaties, gebruikersrollen en verantwoordelijkheden vroeg in een project te configureren. Bij de meeste cloudmigraties kunnen kernactiviteiten snel worden opgepakt en daarna aan de geleverde standaard bedrijfsprocessen en hun workflows worden gekoppeld.
Integreren
Verwacht wat integratiewerk. Maar weinig oplossingen omvatten alle bedrijfsfuncties, vooral niet in grote ondernemingen. Door oplossingen van derden of bestaande systemen in cloudapplicaties te integreren, blijven eerdere investeringen en unieke mogelijkheden behouden. Op dit gebied moet u samenwerken met uw IT-collega's in het projectteam, omdat zij mogelijk bestaande integratieframeworks hebben. Veel organisaties profiteren van Oracle Integration Cloud om de benodigde integraties te stroomlijnen en te vereenvoudigen.
Data
Het verlaten van lokale systemen omvat het verplaatsen van data naar de cloud. Zodra het datavolume en de bijpassende definities vaststaan, zijn voor deze implementatie vaardigheden wat betreft extractie, transformatie en laden (ETL) vereist voor de taken om de datakwaliteit en normalisatie te waarborgen. Bij complexe datascenario's kunt u overwegen om Oracle Enterprise Data Management Cloud te gebruiken in plaats van vooraf tijd en geld te besteden aan de voorbereiding en zo de consistentie van de data te waarborgen, zelfs in verschillende systemen.
Uitbreidingen
Een van de fundamentele voordelen van cloudapplicaties is dat ze zijn ontworpen om te worden geconfigureerd en niet om te worden aangepast. Zo nodig kunnen applicaties echter worden uitgebreid en kunnen er aanvullende functies worden ontwikkeld met Oracle Platform as a Service. Door pre-integratie met Oracle SaaS-applicaties worden de meest voorkomende integratietypes vereenvoudigd en blijven uitbreidingen behouden als de applicatie wordt bijgewerkt.
Rapporten
Oracle Cloud Applications omvat veel rapportagemogelijkheden en gebruiksklare rapporten. Verdeel de rapportagevereisten op het moment van de implementatie in twee groepen:
1) Bepaal welke rapporten kunnen worden vervangen door realtime data op het scherm en de geïntegreerde analyses van de nieuwe cloudapplicatie.
2) Bepaal welke rapporten moeten worden gegenereerd en gedistribueerd. Neem als uitgangspunt de inventarisatie van bijna 600 financiële cloudrapporten (XLS) van Oracle.
Stap 3: Verifieer implementatietaken voor Cloud ERP
Controleer configuraties en bijbehorende implementatie-items op basis van projectdefinities.
Zodra de implementatietaken klaar zijn, is het belangrijk om de nauwkeurigheid en volledigheid van het werk te controleren aan de hand van de projectvereisten. Net als bij lokale systeemtests is het essentieel om het volgende te bevestigen:
- Datakwaliteit: Alle bedrijfssystemen lopen op data. Controleer de volgende vier punten bij de gemigreerde data: correctheid (incl. spelling); overeenstemming met het datawoordenboek; overeenstemming met de vastgestelde periodieke pull, en het belangrijkste: Wees zeker dat de gegevens kloppen.
- Gegevensarchief: Oude systemen bevatten meestal veel oude gegevens. Het is dus belangrijk om de data van uw oude systeem te bewaren. Bij een nieuw cloudsysteem neemt u alleen de vereiste data over en archiveert u de historische data. Archiveer data die niet zijn gemigreerd en behoud hun integriteit door een alleen-lezen-toegang.
- Workflows: De activiteiten waarmee bedrijfsprocessen worden verbonden en aangestuurd. Bedrijfsprocessen zijn gekoppeld aan workflows die end-to-end bedrijfsactiviteiten aansturen. Controleer de hoofd- en zijpaden, inclusief de variaties in de beslissingslogica van elke workflow.
- Beveiliging: Test grondig de vier basisactiviteiten van een permanente opslag of CRUD: Copy (download), Read (bekijk), Update (wijzig) en Delete (verwijder). Controleer aanmeldingen voor de systeemtoegang, gevoelige gegevens, gebruikersconfiguraties, accountbeheer en rapportwijzigingen. Bepaal en verifieer beveiligingsprotocollen met Oracle.
- Rollen: Kijk of alle toepasselijke functierollen, posities en titels correct zijn vastgesteld en geïmplementeerd.
- Autorisaties: Definieer werkactiviteiten en taken. Autorisaties zijn iets anders dan rollen. De juiste toewijzing van autorisaties aan rollen is essentieel voor de beveiliging en workflows.
Stop eigen software te gebruiken
Uw organisatie wordt gehinderd als er veel dure en onhoudbare eigen software wordt gebruikt. Oracle Cloud-applicaties maken de IT eenvoudiger en maximaliseren de voordelen van data. In tegenstelling tot oudere systemen levert Oracle Cloud continu innovaties met regelmatige updates van de nieuwste technologie, waaronder kunstmatige intelligentie, machine learning en digitale assistenten.
In tegenstelling tot lokale systemen zijn cloudimplementaties eenvoudig te verifiëren. Voor de fysieke infrastructuur, beveiliging, softwareversie, applicaties en functionaliteit zijn geen complexe testmethoden nodig zoals bij lokale systemen. Alles is klaar voor gebruik.
Bij cloudprojecten gaat de verificatie om CIDER: Configurations, Integrations, Data, Extensions (uitbreidingen) en Reports. Bij een goede ontwerpdocumentatie en een effectieve gegevensmigratie is dit eigenlijk een kwestie van afvinken.
Als het projectteam zeker weet dat de geïmplementeerde oplossing op alle punten aan het gedefinieerde project voldoet, wordt het tijd voor de gebruikersacceptatie. Toen het project werd gedefinieerd, werden de voornaamste belanghebbenden uit alle bedrijfsonderdelen en de leidinggevenden geïdentificeerd. Ze hielpen ook de projectdefinities voor te bereiden. Nu is het tijd om hun goedkeuring te krijgen ter bevestiging dat het geïmplementeerde project hun eisen vervult.
Het is ook belangrijk om in dit stadium de eigenaren van de bedrijfsprocessen erbij te betrekken. Zij kunnen de hoeders van de best practices zijn en ervoor zorgen dat de organisatie niet niet van de moderne normen afwijkt. Eigenaren van bedrijfsprocessen (BPO's) vormen ook de afweer tegen aanpassingspogingen en zij kunnen zich inzetten voor het bevorderen en communiceren van best practices in de hele organisatie. Als u op dit moment geen BPO's hebt, is dit het perfecte moment om deze cruciale rol in te vullen.
Soms is er sprake van verkeerde afstemming. Dit is de mogelijkheid om de vereisten te herzien en het probleem op te lossen. Zorg ervoor dat u na de oplossing de juiste belanghebbenden opnieuw benadert.
Stap 4: Bereid Cloud ERP-productie voor
Na de zakelijke goedkeuringen begint het aftellen naar een productiecloudsysteem. Werk gelijktijdig aan deze drie taken:
Systeemgereedheid: Maak een lijst met definitieve items die moeten worden aangepakt of gecorrigeerd (to-do-lijst) en stel de beginwaarden in het systeem in. Bepaal bijvoorbeeld het eerste inkoopordernummer dat wordt uitgegeven in de cloud.
Gebruikersgereedheid: Geef medewerkers hun gebruikersnamen, wachtwoorden en bijbehorende informatie. Laat hen weten hoe ze hulp kunnen krijgen wanneer de oplossing live gaat.
Organisatorische gereedheid: Focus zo nodig op het voltooien van het verandermanagement en basistraining. Als het project tijdens de aanvankelijke voorbereiding trouw het verandermanagement heeft benut, zijn de gebruikers klaar om te starten en weten ze alles over hun nieuwe systeem.
Ook in de voorbereidingsfase hebben cloudprojecten voordelen ten opzichte van lokale projecten. Er is minder te doen, waardoor de planning wordt verkort en de kosten lager zijn. Het is ook gemakkelijker om vooruit te komen als projectteamleden de beslissing evalueren om in productie te gaan. Wanneer er veel vertrouwen is in de collectieve gereedheid om in productie te gaan, is er één laatste stap vóór het live gaan.
In stap 1 heeft het project "go/no-go"-criteria vastgesteld. Bekijk deze criteria met de stuurgroep en de ondersteunende leidinggevende. Kies een geschikte datum en sta op een unaniem besluit om het live gaan te bevestigen. Als er twijfels zijn, onderzoekt u deze en corrigeert u eventuele problemen. Om met succes live te gaan, moet u iedereen aan boord hebben en moet de beslissing breed worden gecommuniceerd, zo nodig met ondersteunende informatie.
Geslaagde implementatie bij klanten
Onze ervaren Customer Success Managers (CSM's) helpen uw doelen sneller te bereiken. Oracle CSM's helpen nieuwe klanten o.a. bij hun implementatie, live gaan, verbruik en gebruikersacceptatie. Met hun diepgaande product- en proceskennis kunnen CSM's u helpen het meeste uit uw Oracle-investering te halen.
Stap 5: Rol Cloud ERP met succes uit
Ga live en nog verder. Productie, promotie en viering.
Projecten waarbij de vorige stappen zijn gevolgd, moeten probleemloos live kunnen gaan. Er kunnen wat losse problemen optreden, maar die moeten worden afgehandeld door het gebruikersondersteuningsteam, dat in het hoofdstuk over gereedheid wordt genoemd. Het projectteam, met bijbehorende IT-infrastructuur en netwerkpersoneel, moet de systeemprestaties nauwlettend in de gaten houden. Controleer tegelijkertijd bij de gebruikers hoe hun taken verlopen en wat de algehele ervaring is.
Het grootste verschil tussen live gaan in de cloud en lokaal wordt al snel duidelijk. Er zijn veel minder problemen. Nu het systeem met succes live is gegaan, begint een nieuwe werkmethode in de cloud. Deze transformatie vanuit een verouderde applicatiebenadering is een prima reden om het geslaagde project te vieren.
Bouw eerst maar een feest. Nodig de stuurgroep, zakenpartners, voornaamste belanghebbenden in het bedrijf en anderen uit die belangrijk waren om het project te laten slagen. Afgezien van het plezier, is zo'n feest een mooie kans om de ups en downs van het project te bespreken als een ijkpunt voor toekomstige activiteiten.
En als het feest voorbij is, overweeg dan deze zeven extra activiteiten:
Controle en meting: Bekijk de cijfers die gevonden zijn tijdens de eerste voorbereidingsstap. Meet en rapporteer regelmatig hun prestaties, rekening houdend met hun waarde en mogelijk gebruik voor andere activiteiten.
Bekijk het project: Neem tijd voor het kernprojectteam, inclusief partners, om geleerde lessen te documenteren en vast te stellen wat goed heeft gewerkt en wat de verbeterpunten zijn. Let op de culturele aspecten van uw bedrijf, de gebruikersacceptatie en de benaderingen van het verandermanagement. Overweeg een uitgebreide project-debriefing te houden voor de stuurgroep en de ondersteunende leidinggevende.
Blijf betrokken bij Oracle SaaS Support Services: Wees proactief en houd contact met het team van Oracle SaaS Support Services. Zij zijn een geweldige resource, gericht op uw succes en gratis inbegrepen bij uw cloudservices.
Organiseer een doorlopende training: Belangrijk om de productiviteit van het systeem en de kennis van de applicaties te maximaliseren. Stel trainingsprogramma's op voor nieuwe medewerkers en gevorderden met Oracle's Guided Learning.
Praat mee: Word lid van de Oracle Cloud Community om uw stem te laten horen in het wereldwijde gesprek over Oracle Cloud Applications en leer van andere gebruikers hoe diverse producten, branches en locaties werken. Het is de eenvoudigste en beste manier om mee te doen en te worden gehoord.
Word een referentie: Denk terug aan het selectieproces voor de cloudapplicaties, waarbij u met collega's sprak die de cloudreis bij Oracle al hadden gemaakt en hoe belangrijk dat was. Denk erover om met anderen te praten die een migratie naar de cloud overwegen. Referentie zijn is ook een ideaal middel om te netwerken en zichtbaar te blijven.
Plan het volgende cloudproject: Na een succesvol cloudproject is er veel belangstelling voor nieuwe activiteiten, vooral voor het afdanken van andere lokale systemen en het cloudgebruik uit te breiden. Bouw voort op uw ervaring en plan uw volgende cloudproject.
Begin uw reis naar Oracle’s SaaS Cloud
Wacht niet, nu u weet welke stappen u moet zetten om een succesvolle overstap naar de cloud te realiseren. Oracle staat klaar om u bij elke stap te helpen.