Kapitaalbudgettering: wat het is en hoe het werkt

Het selecteren van de bouwprojecten en investeringen die de grootste voordelen opleveren voor een organisatie en haar klanten is zelden eenvoudig. Kapitaalbudgettering, het proces van het afstemmen van projectselectie op bedrijfsdoelen en beschikbare financiële bronnen en personeel, helpt organisaties in zowel de private als de publieke sector bij het zorgvuldig evalueren, prioriteren en optimaal toewijzen van middelen aan kapitaalprojecten.

Dit artikel bespreekt de uitdagingen die gepaard gaan met kapitaalbudgettering en identificeert de mogelijkheden die de meeste waarde toevoegen voor uw organisatie.

Wat is kapitaalbudgettering?

Kapitaalbudgettering is het proces van het selecteren van de optimale portefeuille van projecten die een organisatie kan opleveren binnen haar financiële beperkingen. Het identificeert en volgt financieringsbronnen voor grootschalige projecten, zoals openbare infrastructuur, de bouw van nieuwe faciliteiten en upgrades van bestaande faciliteiten en activa.

Kapitaalbudgetteringsprocessen helpen ervoor te zorgen dat projecten aan de bedrijfsdoelstellingen voldoen. In de privésector kunnen die doelen groei, duurzaamheid en klanttevredenheid zijn. Overheidsinstellingen streven meestal naar het maximaliseren van het algemeen nut, zoals een snelwegproject dat verkeersopstoppingen verlicht of de veiligheid op een gevaarlijk knooppunt verbetert.

Meestal strijden meerdere projecten om dezelfde pot met geld. Effectieve kapitaalplanningsteams vervangen de beruchte 'luidste persoon in de kamer krijgt al het geld'-benadering door een consequente gegevensgestuurde prioriteringsmethode. Organisaties kunnen hun criteria en weging definiëren en hun voordeel doen met Monte Carlo-simulaties om waarschijnlijke uitkomsten te voorspellen.

Het beoogde resultaat is om de projecten op te leveren die het beste aansluiten bij de organisatiedoelen binnen de beloofde tijd en kosten. Positieve resultaten verbeteren de reputatie van de organisatie en het vertrouwen van het leiderschap in het financieren van toekomstige projecten en programma's.

Voornaamste conclusies

• Budgettering is een integraal onderdeel van de planning van kapitaalprojecten en een voorspeller van het succes van een organisatie op de lange termijn.
• Een formeel kapitaalbudgetteringsproces vergroot de kans om de juiste projecten te kiezen en ze op tijd en binnen het budget af te ronden.
• Sommige kapitaalbudgetteringsmethoden kunnen subjectief zijn, wat een groot nadeel is.
• Handmatige processen en spreadsheets kunnen over het algemeen geen gelijke tred houden met de complexiteit en dynamiek van het hedendaagse kapitaalbudgetteren.
• De juiste software voor kapitaalplanning/kapitaaleffectiviteit kan financiële, plannings- en projectteams met elkaar verbinden om consistentie en governance te helpen waarborgen, efficiëntie te stimuleren en de gegevens te leveren die uw mensen nodig hebben om hun werk te doen.

Kapitaalbudgettering uitgelegd

Kapitaalbudgettering wijst een bepaald financieringsbedrag toe dat in lijn is met de financiële planning van de organisatie, inclusief overwegingen zoals financiering voor lopende activiteiten, aandeleninkoop, dividenden, fusies en overnames. Door een strategisch kapitaalbudgetteringsplan op te nemen, kunnen organisaties effectiever bepalen en prioriteren welke projecten aan hun doelen voldoen en in lijn zijn met de beschikbare financiering.

Een eenvoudig voorbeeld is wanneer een organisatie haar drie doelen stelt. Ze zouden kunnen zijn: "bouw dit, kweek dit en doe het veilig." Financiering wordt toegewezen aan de projectteams die nu begrijpen hoe geldmiddelen worden verdeeld op basis van bedrijfsdoelstellingen naar de juiste projecten die de meeste geld opleveren.

Ze zullen waarschijnlijk een of meer budgetteringsmethoden gebruiken bij het prioriteren van kapitaalinvesteringen. Het rangschikken van projecten op basis van criteria die zijn vastgesteld door senior managers brengt objectiviteit in de prioritering en uiteindelijk in de beslissing om projecten goed te keuren, uit te stellen of af te wijzen. Financiële analyses bieden een waardevolle indicator van economische prestaties en haalbaarheid. Er moet ook rekening worden gehouden met het potentiële risico, aangezien dit een wezenlijke invloed heeft op de waarschijnlijkheid dat de gewenste financiële resultaten worden behaald.

Hoe kapitaalbudgettering werkt

Gezien de talloze organisatiestructuren in verschillende branches en sectoren, is het beheren van kapitaalbudgettering niet voor iedereen hetzelfde. Grote organisaties kunnen het zich veroorloven om een budgetteringscommissie te hebben die toezicht houdt op kapitaalprojecten, terwijl kleinere organisaties over het algemeen vertrouwen op teams binnen bedrijfsonderdelen om kapitaalprojecten te selecteren, uit te voeren en te overzien.

Grote of kleine, publieke of private organisaties hebben een jaarlijks kapitaalbudgetproces dat kan worden opgesplitst in maandelijkse stappen. Er is een constante evaluatie van wat werd toegewezen en uitgegeven, gevolgd door budgetaanpassingen op basis van verschillende factoren (vertragingen door het weer, pieken in de grondstofprijzen, personeelstekorten, enzovoort), met een bijbehorende variantieanalyse en uitleg over wat ging zoals verwacht ten opzichte van wat werd gewijzigd. Dat proces herhaalt zich van maand tot maand. Portefeuillebeheer is de discipline die de werelden van project- en bedrijfsplanning met elkaar verbindt.

Wanneer organisaties in de privésector investeringsmogelijkheden evalueren, selecteren ze over het algemeen projecten die de omzet en aandeelhouderswaarde maximaliseren. In de publieke sector ligt de prioriteit meestal bij projecten waar de kiezers baat bij hebben. Het geld voor nieuwe projecten of renovaties is beperkt en daarom is het cruciaal om de juiste projecten te analyseren en te selecteren en de volgorde te bepalen waarin ze moeten worden uitgevoerd.

Methoden die worden gebruikt in kapitaalbudgettering

Kapitaalbudgetteringsmethoden evalueren kasstromen en vergelijken kosten en baten om een indicator te geven van de economische haalbaarheid en waarschijnlijke prestaties. Er zijn drie belangrijke kapitaalbudgetteringsmethoden (zie hieronder), die elk verschillende perspectieven bieden. Het is belangrijk dat uw technologieplatform voor kapitaalplanning de flexibiliteit heeft om verschillende methoden toe te passen om een volledig beeld te geven van het potentiële rendement van een project.

• Discounted Cash Flow Analysis
  Omdat een doorsnee kapitaalbudget meerdere kwartalen en zelfs vele jaren omspant, zullen organisaties DCF-technieken (Discounted Cash Flow) gebruiken om de timing van kasstromen en valuta-implicaties te beoordelen. De verdisconteerde kasstroom houdt ook rekening met de instroom en uitstroom van een project.
  
  De DCF-formule geeft de waarde weer die een investeerder bereid zou zijn te betalen voor een investering, gegeven een vereist rendement op de investering, of de disconteringsvoet.
  
  Met DCF-analyse komt u bij uw interne rendement. Sommigen fronsen hun wenkbrauwen over de IRR omdat deze ervan uitgaat dat u kunt herinvesteren tegen het berekende percentage, wat onwaarschijnlijk is. Hoe dan ook, een IRR die aanzienlijk hoger is dan de gewogen gemiddelde kosten van kapitaal (WACC) en/of hurdle rate van een bedrijf is een indicator van gunstige resultaten. Een ander resultaat van DCF-analyse is de netto contante waarde, een eenvoudige, rechttoe rechtaan maatstaf voor projectwaarde. Hoe groter de NCW, hoe meer winst (of financiële voordelen) de investeringskosten overtreft. Bovendien gebruikt NCW meestal de WACC als disconteringsvoet, wat de output geloofwaardiger maakt.
• Terugverdientijdanalyse
  Terugverdientijdanalyse is een andere beproefde methode voor een financiële analyse van investeringen. Het is een eenvoudige berekening van de tijd die nodig is om het geïnvesteerde geld terug te verdienen via de voordelen van het project. Kortere terugverdientijden zijn beter dan langere en worden vaak verplicht gesteld als een project als risicovol wordt beschouwd. Veel organisaties hebben terugverdientargets die zijn afgestemd op hun 'hurdle rate' of IRR-doelstelling voor investeringen.
• Doorvoeranalyse
  Doorvoermethoden analyseren doorgaans inkomsten en uitgaven voor een hele organisatie in plaats van voor specifieke projecten. Het is ook een methode om meer uit bestaande activa en infrastructuur te halen.
  
  Een fabrikant heeft bijvoorbeeld een fabriek om meer widgets te maken en een transportsysteem dat hij wil gebruiken om die widgets met minder brandstof door het land te vervoeren. De doorvoeranalyse bepaalt of het project de totale doorvoer van de widget van het bedrijf zal verbeteren door de capaciteit te verhogen of de kosten te verlagen.

Belangrijke cijfers bij kapitaalbudgettering

Het selecteren van de juiste kapitaalbudgetteringscijfers wordt vaak aangestuurd door het leiderschap en de verwachtingen van een organisatie, door de regelgeving van de organisatie (en de bijbehorende relevante maatregelen) en de risicotolerantie. De gekozen methoden zullen helpen bij het elimineren van projecten die niet voldoen aan de minimale prestatiedrempels van een organisatie. Ze zijn ook nuttig bij het vergelijken van concurrerende projecten en het opstellen van ranglijsten.

• Terugverdientijd
  Iedereen in een organisatie die kapitaalprojecten voorbereidt, weet wat de terugverdientijd moet zijn. Hoe meer risico, hoe korter de terugverdientijd. En als u iets probeert te doen wat nog niet eerder is gedaan, dan moet u duidelijk aantonen dat u snel geld terug kunt krijgen.
• Intern rendement
  Met het interne rendement (IRR) of het verwachte rendement op een project brengt de disconteringsvoet de netto contante waarde van een project op nul. Met andere woorden, de IRR genereert een opbrengstpercentage op een project in plaats van een geldwaarde. Kapitaalprojecten met een hogere IRR worden meestal beschouwd als de beste investering.
• Netto Contante Waarde
  De netto contante waarde (NCW) geeft aan of de financiële baten van een project hoger zullen zijn dan de kosten. Als de NCW lager is dan nul, wegen de vereiste investeringen (kosten) niet op tegen het voordeel en zal het project waarschijnlijk worden uitgesteld of afgewezen.

Gerangschikte projecten in kapitaalbudgettering

De meeste organisaties willen een lijst met investeringsprojecten die in volgorde zijn gerangschikt en die in lijn zijn met hun doelstellingen en financiële toewijzing. De mogelijkheid om projecten binnen een portefeuille te 'stapelen' stelt organisaties in staat om 'wat als'-scenarioanalyses uit te voeren, zodat ze snel kunnen reageren op veranderingen in planningsinputs, inclusief het eventueel opnieuw toewijzen aan het volgende project in de rij.

Scenarioplanning is de sleutel. Door voortdurend scenario's te herzien en projectprognoses en -actualiteiten opnieuw te toetsen aan het plan, zullen planningsteams beter voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen zoals natuurrampen, verstoringen in de supply chain en wijzigingen in de regelgeving. Geselecteerde projectportefeuilles en verschillende scenario's moeten worden 'gememoriseerd' en toegankelijk zijn in een samenwerkingsplatform dat zichtbaarheid, flexibiliteit en consistentie biedt.

Uitdagingen in kapitaalbudgettering

Budgettering is een cruciaal proces voor organisaties die hun kapitaaluitgaven evalueren, maar er zijn uitdagingen in overvloed die tot enorme fouten kunnen leiden.

• Schattings- en prognosefouten. Zelfs als ze worden samengesteld door ervaren professionals, zijn schattingen en prognoses van kapitaalprojecten slechts zo goed als de gegevens waarop ze zijn gebaseerd en zijn ze kwetsbaar voor verschillende onbedoelde vertekeningen die fouten kunnen veroorzaken. Zo treedt bijvoorbeeld beschikbaarheidsbias op wanneer een voorspeller te veel gewicht toekent aan scenario's die zich eerder hebben voorgedaan. Met wenselijkheidsbias filteren of bagatelliseren voorspellers bewijs dat de gewenste uitkomst niet ondersteunt.
• Risico en onzekerheid. Beslissingen over kapitaalbudgettering zijn beladen met projectspecifieke en marktrisico's en onzekerheden die zorgvuldig geëvalueerd moeten worden om het best mogelijke rendement op de investering te behalen. Door strenge gevoeligheids- en waarschijnlijkheidsanalyses uit te voeren en technieken zoals Monte Carlo-simulatie te gebruiken, kunnen bedrijven risico's beperken en beter onderbouwde beslissingen nemen. Het is echter moeilijk voor voorspellers om ongunstige weersomstandigheden, verstoringen van de supply chain en andere externe factoren te voorzien, dus planners moeten enige financiële flexibiliteit in hun budgetramingen inbouwen.
• Kapitaalrantsoenering, of 'de kaarten schudden'. Organisaties zijn beperkt in hoeveel financieel kapitaal ze beschikbaar hebben om in nieuwbouwprojecten te investeren. Kapitaalrantsoenering helpt hen bij het beslissen hoe ze die schaarse middelen moeten toewijzen. Over het algemeen worden projecten geprioriteerd op basis van welke projecten naar verwachting het hoogste rendement zullen opleveren, maar dat soort rantsoenering kan organisaties blootstellen aan grotere risico's doordat ze hun investeringsportefeuilles niet diversifiëren.
• Veranderende regelgeving en belastingomgevingen Bouwvoorschriften en belastingwetten op lokaal, nationaal en provinciaal niveau veranderen voortdurend, waardoor het budgetteringsproces complexer wordt. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven, vooral van de nieuwste regelgeving op het gebied van veiligheid van werknemers, bouwvoorschriften en milieuduurzaamheid.
• Oplossingen voor geïsoleerde technologie. Zoals eerder gezegd, zijn schattingen en prognoses van kapitaalprojecten slechts zo goed als de gegevens waarop ze zijn gebaseerd, en die gegevens zijn ontoereikend als stukjes ervan in geïsoleerde applicaties en spreadsheets zijn opgesloten. Met gestandaardiseerde en geïntegreerde plannings- en budgetteringsapplicaties is het kapitaalbudgetteringsproces betrouwbaarder en nauwkeuriger.
• Geen integratie met strategische planning. Projectsilo's zijn niet beperkt tot alleen gegevens en applicaties. Het budgetteringsproces wordt vaak overgelaten aan teams die in silo's werken, waardoor er een kloof ontstaat tussen strategische en operationele plannen. Een geïntegreerd strategisch kapitaalbudgetteringsplan kan effectiever de projecten bepalen en prioriteren die aan de organisatiedoelen voldoen en in lijn met de beschikbare financiering.

Best practices voor kapitaalbudgettering

Kapitaaluitgaven vertegenwoordigen vaak een aanzienlijk percentage van het totale budget van een organisatie, dus het is belangrijk om de portefeuille voortdurend te herzien en het proces nauwkeurig af te stemmen. Best practices voor kapitaalbudgettering helpen zekerheid, nauwkeurigheid en voorspelbaarheid op te bouwen. Uniforme processen kunnen ook project-tot-project vergelijkingen ondersteunen en leiden tot geleerde lessen. Hieronder worden verschillende best practices beschreven.

1. Een voortschrijdende prognose gebruiken. In plaats van vast te houden aan een statisch jaarlijks budget dat snel verouderd kan raken, kunt u overwegen om een voortschrijdende prognose te maken, waarmee het plan en de budgetschattingen voortdurend worden bijgewerkt.
2. Consistente ROI-modellen gebruiken. Modellen die de ROI meten, meestal berekend door de nettowinst of het nettoverlies van een investering te delen door de initiële kosten, moeten gebaseerd zijn op robuuste, nauwkeurige gegevens en uniform worden toegepast in de hele organisatie, zodat alle projecten op dezelfde criteria worden beoordeeld. Dat leidt tot objectieve en vergelijkbare resultaten.
3. Nulbudgettering implementeren. Zero-based kapitaalbudgettering begint elke budgetteringscyclus opnieuw, ongeacht wat er tijdens de vorige cyclus is uitgegeven. Het vereist dat elke gevraagde dollar wordt toegelicht en gerechtvaardigd. Zero-based budgettering bevordert een cultuur van kostenbeheersing en verantwoording door overbesteding te identificeren en deze middelen opnieuw toe te wijzen voor meer strategische doeleinden met een hogere groei.
4. Ween waar elk project zich in het goedkeuringsproces bevindt. Zie dit als preventief onderhoud. Door de kosten van kapitaalprojecten en het budget, de prestaties van het project en het uitvoerende team nauwlettend in de gaten te houden, zorgt u ervoor dat het project op tijd wordt opgeleverd en binnen het budget blijft. Regelmatige evaluaties bevestigen ook dat het project op een ordelijke manier verloopt, zodat aanpassingen mogelijk zijn.
5. Beslissingen nemen op basis van werkelijke kasstromen. Door de verwachte en werkelijke kasstromen van elk kapitaalproject te vergelijken, helpt het budgetteringsproces te bepalen waar deze geldmiddelen het best kunnen worden ingezet om de winstgevendheid te verhogen en de waarde te maximaliseren.
6. DCF-analyse (Discounted Cash Flow) gebruiken. DCF-analyses (Discounted Cash Flow), waarbij de waarde van een investering wordt geschat op basis van de kasstromen die deze naar verwachting zal genereren, kunnen organisaties een redelijke voorspelling geven of een voorgestelde investering de moeite waard is. De projecties kunnen worden aangepast om voor verschillende what-if scenario's verschillende resultaten te verkrijgen.

Maximaliseer kapitaalbudgetten met Oracle Capital Program Management

Als u de pijn hebt doorstaan van budgettering in spreadsheets die door verschillende afdelingen in verschillende formaten worden beheerd, waarom zou u dan blijven zwoegen in de 'Excel-hel'? De juiste software kan helpen om kapitaalbudgettering eenvoudiger en nauwkeuriger, consequenter en betrouwbaarder te maken.

Oracle Primavera Cloud Portfolio and Capital Planning is een uitgebreide oplossing voor planning, budgettering en projectportefeuillebeheer, speciaal gebouwd voor de bouw. Het is gebaseerd op meer dan tien jaar ervaring in kapitaalplanning, maar is toch toegankelijk voor zowel nieuwe gebruikers als veteranen. In Oracle-oplossingen worden alle gegevens gecentraliseerd, onmiddellijk bijgewerkt per project, kunnen alle belanghebbenden samenwerken en krijgt het management relevante informatie in realtime. Oracle Primavera Cloud Portfolio and Capital Planning biedt ook aanzienlijke waarde voor organisatiebrede besluitvormingsprocessen.

Organisaties nemen vaak belangrijke beslissingen over kapitaalbudgettering met onvoldoende informatie, inconsistente processen en een gebrek aan standaardsystemen. Door een betrouwbaar proces op te zetten dat projecten objectief op basis van de doelstellingen van de organisatie rangschikt, wordt prioriteit gegeven aan de projecten die goedkeuring verdienen. Hoewel een classificatiesysteem niet waterdicht is, vergroot een formele benadering van kapitaalbudgettering op basis van best practices de kans dat de kapitaalprojecten worden geselecteerd die de aandeelhouderswaarde en omzet verhogen, of in de publieke sector, de grootste voordelen opleveren voor de burgers.

Veelgestelde vragen over kapitaalbudgettering

Wat wordt bedoeld met kapitaalbudgettering?
Kapitaalbudgettering helpt organisaties bij het identificeren van de projecten waarvoor ze voldoende geld hebben en hoe ze het geld het beste over die projecten kunnen verdelen.

Wat zijn de drie methoden van kapitaalbudgettering?
De drie meest gebruikte evaluatiemethoden bij kapitaalbudgettering zijn de terugverdientijd, de huidige nettowaarde en een evaluatie van het interne rendement.

Wat zijn voorbeelden van kapitaalbudgettering?
Een voorbeeld van kapitaalbudgettering is wanneer een privébedrijf beslist hoe het middelen wil toewijzen en herverdelen over de bouw van een productiefabriek, de renovatie van een kantoorgebouw en de aanpassing van een R&D-faciliteit. Een ander voorbeeld is wanneer een overheidsinstantie belastinggeld uittrekt om een rioleringsinstallatie te bouwen of een rijstrook aan een snelweg toe te voegen.

Wat kan een probleem zijn met kapitaalbudgettering?
Eén probleem met kapitaalbudgettering is inconsistente en handmatige processen, die vaak leiden tot fouten, onnauwkeurigheden en een ondermaatse productselectie.