Bouw met een sjabloon in 5 stappen een ERP-business case op

"Onze huidige ERP is prima. Waarom zouden we iets repareren dat niet defect is?"

Het is een veelgestelde vraag van zakelijk leiders en eerstelijnswerknemers die aarzelen om een grote revisie van het IT-systeem uit te voeren of die gewoon niet beseffen welke voordelen ze mislopen. Maar het momentum van de bedrijfstak blijft gericht op het verschuiven van financiële activiteiten van verouderde on-premises software naar nieuwere applicaties die beter kunnen voldoen aan de huidige bedrijfsvereisten. Bedrijven en instellingen nemen hun bedrijfsmodellen en -strategieën opnieuw in overweging of breiden deze uit en implementeren nieuwe technologieën waarmee die nieuwe benaderingen kunnen worden ondersteund. Wanneer bedrijven besluiten om een kernapplicatie, zoals ERP, te vervangen, wordt tegenwoordig meestal voor een cloudapplicatie gekozen. Omdat ERP zo centraal staat in de dagelijkse bedrijfsactiviteiten, zien veel leidinggevenden echter alleen het risico dat gepaard kan gaan met een verandering. Met een goed gedefinieerde business case voor ERP kunt u de ogen openen van belangrijke bedrijfsleiders die een dergelijke stap moeten goedkeuren en het personeel overtuigen dat de systemen elke dag gebruikt.

Wat is een business case voor ERP?

Enterprise resource planning (ERP) is software waarmee organisaties toezicht kunnen houden op hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten, met functies zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement, risicobeheer en naleving, en supply chain-activiteiten. Een business case voor ERP is een document in presentatiestijl waarin de redenen, rechtvaardigingen en verwachte voordelen van het implementeren van een nieuw ERP-systeem binnen een organisatie uitvoerig worden beschreven. De meeste bedrijven hebben een ERP-systeem (of meerdere applicaties) waarmee deze functies worden uitgevoerd, dus de business case is vooral gericht op de redenen om de bestaande on-premises systemen naar de cloud te migreren. De redenen voor het doorvoeren van een verandering moeten rechtstreeks zijn gekoppeld aan de strategie van het bedrijf en de mogelijkheden die nodig zijn om die strategie uit te voeren. De business case dient als roadmap voor belanghebbenden en besluitvormers om de investering in een nieuwe ERP-oplossing te evalueren en goed te keuren.

Waarom het opstellen van een business case voor het moderniseren van ERP belangrijk is

Een business case voor ERP is van essentieel belang om goedkeuring en financiering voor een ERP-project te krijgen, omdat belangrijke besluitvormers via de business case een duidelijk inzicht krijgen in de verwachte voordelen, kosten, risico's en strategieën met betrekking tot de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Met een business case kan het team zich richten op wat belangrijk is en de redenen waarom de transformatie wordt uitgevoerd. Dit leidt tot meer toewijding om de transformatie te doen slagen. Het is ook een waardevol hulpmiddel om werknemers enthousiast te maken over een beter softwaresysteem, of dit op zijn minst een eerlijke kans te geven.

Wanneer een organisatie serieus overweegt een nieuw ERP-systeem te implementeren, stelt het management meestal een projectteam samen met als eerste taak het bouwen van een business case voor ERP. Wanneer bedrijven besluiten om een kernapplicatie, zoals ERP, te vervangen, wordt meestal voor een cloudapplicatie gekozen. De business case biedt de mogelijkheid om dieper in te gaan op de zakelijke mogelijkheden die nieuwe ERP-software kan bieden om de bedrijfsstrategie uit te voeren, en de waarde van die mogelijkheden te kwantificeren. Met de business case kunnen nieuwe softwaremogelijkheden zoals kunstmatige intelligentie worden gekoppeld aan betere prognoses waarmee de bedrijfsprestaties kunnen worden verbeterd. Er kan inzicht worden gegeven in hoe met een cloudgebaseerde ERP de kosten van frequente upgrades worden verlaagd, waardoor het gemakkelijker en kosteneffectiever wordt om toegang te krijgen tot nieuwe IT-mogelijkheden. Door de waarde uit te zetten tegen de kosten, komt het team dichter bij de beslissing om verder te gaan met het project, waaronder het vinden van de juiste ERP-oplossing en het krijgen van goedkeuring van het management.

Voornaamste conclusies

• De business case voor ERP is de eerste stap om leidinggevenden en zakelijke belanghebbenden de context te geven waarom er een nieuw ERP-systeem nodig is.
• In een business case voor ERP worden de kosten-batenanalyse en het potentiële rendement van de implementatie van een nieuw systeem grondig ontleed.
• De business case voor ERP moet een globaal overzicht van het ERP-project bieden en een gedetailleerde beschrijving van hoe het nieuwe systeem zal worden geïmplementeerd, inclusief tijdlijnen, fasen en vereiste resources.

5 stappen voor het opstellen van een business case voor een nieuwe ERP

Voor het maken van een business case voor ERP moet functieoverschrijdend worden samengewerkt om alle behoeften aan een groot nieuw softwaresysteem, de voordelen die dit zou opleveren en de rechtvaardiging voor de investering in kaart te brengen. Dit zijn de belangrijkste stappen voor het maken van een business case voor ERP.

1. De huidige software beoordelen op toekomstige behoeften

Bij het opstellen van een business case voor cloud-ERP moet eerst grondig worden gekeken naar de strategie van het bedrijf en de mogelijkheden die nodig zijn om die strategie uit te voeren. Breng uw toekomstige behoeften in kaart. Identificeer vervolgens de hiaten tussen die mogelijkheden en de huidige staat van de ERP-systemen en gerelateerde bedrijfsprocessen van uw organisatie. Benchmark uzelf indien mogelijk ten opzichte van enkele collega's om te bepalen waar uw kansen liggen. Het upgraden van de technologie biedt tal van mogelijke voordelen, maar als niet duidelijk is waar, hoe en waarom de huidige technologie tekortschiet, kunt u daar niet van profiteren. Een ineffectief proces migreren naar een nieuw ERP-systeem is niet wat u wilt. Door context te geven aan waarom er een nieuw ERP-systeem nodig is, kunnen belanghebbenden begrijpen hoe de transformatie eruit gaat zien als wordt uitgegaan van de huidige situatie.

Een beoordeling van het bestaande systeem uitvoeren

Werk samen met verschillende zakelijke belanghebbenden en bepaal wat de sterke en zwakke punten van uw huidige software en processen zijn. Gebruikt u bijvoorbeeld de nieuwste technologieën en kunt u regelmatig nieuwe mogelijkheden toevoegen wanneer deze beschikbaar komen? Laat deze beoordeling uitvoeren door verschillende afdelingen, zoals financiën, planning en inkoop. Het idee is om de pijnpunten te achterhalen, te bepalen waar er inefficiënties zijn en uit te leggen hoe deze beperkingen de organisatie beïnvloeden.

De huidige bedrijfsprocessen controleren

Voer een grondige beoordeling uit van de bedrijfsprocessen en workflows om knelpunten, redundanties en verbeterpunten te identificeren, zoals tijdrovende systeemupdates en handmatige taken.

De huidige proceskosten specificeren

Maak een schatting van de operationele kosten van het bestaande ERP-systeem, inclusief softwarelicenties, hardware, training, consulting, personeel, doorlopend onderhoud, upgrades en andere bijbehorende kosten.

Bestaande inefficiënties in processen in kaart brengen

Identificeer en documenteer de huidige pijnpunten, inefficiënties en beperkingen in bestaande systemen en processen, zoals ontbrekende of moeilijk toegankelijke data, te veel handmatige taken of het ontbreken van realtime data.

De kosten van inefficiënties als gevolg van on-premises ERP toevoegen

Kwantificeer de financiële impact van inefficiënties met betrekking tot het huidige on-premises ERP-systeem, zoals handmatig onderhoud, storende uitvaltijden en andere systeembeperkingen zoals een gebrek aan flexibiliteit en de behoefte aan aanpassingen.

2. De vereisten en geschatte kosten van ERP bepalen

Met deze stap wordt bepaald of de hiaten in mogelijkheden die in stap 1 zijn geïdentificeerd, met een nieuw ERP-systeem kunnen worden aangepakt. Het is belangrijk om duidelijk gedefinieerde doelstellingen vast te stellen die uw organisatie wil bereiken met een cloud-ERP. In deze stap wordt beschreven wat er met het nieuwe ERP-systeem wordt aangepakt of verbeterd binnen het bedrijf ten opzichte van de on-premises ERP.

Functionele vereisten bepalen

Voer een uitgebreide analyse van de bestaande systemen uit om te bepalen aan welke functionele vereisten het nieuwe ERP-systeem moet voldoen en over welke functies dit systeem moet beschikken om de bedrijfsprocessen te ondersteunen en organisatorische doelstellingen te behalen.

Vereiste functies en modules specificeren

Bepaal in welke voordelen u bent geïnteresseerd en maak een lijst van de essentiële functies en modules die het ERP-systeem moet omvatten om de bedrijfsprocessen te verbeteren en mogelijkheden toe te voegen, zoals geavanceerde prognoses met behulp van machine learning en AI-mogelijkheden.

Functionele gap-analyse uitvoeren

Identificeer eventuele hiaten tussen de mogelijkheden van het huidige systeem en de functionaliteit van het voorgestelde cloud-ERP-systeem. Zoek op de bedrijfswebsites naar roadmaps van producten om u te helpen bij dit proces.

Een implementatie- en uitrolplan maken

Belanghebbenden die willen reageren op een voorgestelde business case voor ERP, moeten een plan te zien krijgen waarin wordt beschreven hoe het vervangende ERP-systeem wordt geïmplementeerd, inclusief tijdlijnen, fasen, vereiste resources, mogelijke uitdagingen en mitigatiestrategieën.

ERP-kosten schatten voor meer dan vijf jaar

Maak een prognose van de totale kosten voor de implementatie, de licentieverlening en het onderhoud van het ERP-systeem voor een langere periode.

3. Rendement op investeringen berekenen

Om te kunnen bepalen of een nieuwe ERP de juiste beslissing is, wilt u een gedetailleerde analyse maken van het potentiële rendement. Deze analyse wordt meestal gebaseerd op een vergelijking van de winst, zoals een hogere omzet, een betere cashflow, een verhoogde productiviteit van het personeel, lagere activeerbare kosten en lagere ondersteuningskosten, ten opzichte van de implementatie- en doorlopende abonnementskosten. De totale eigendomskosten van het nieuwe systeem worden vergeleken met de kosten van het aanhouden en onderhouden van het bestaande systeem. Hierbij wordt meestal veelvuldig gebruikgemaakt van benchmarks voor de bedrijfstak, onderzoeken van analisten en volwassenheidsmodellen voor bedrijfsprocessen om een reeks conservatieve en waarschijnlijke modellen voor het rendement en de kosten te beoordelen. Het plan moet ook voorzien in een geschat tijdsbestek voor hoe snel het nieuwe systeem wordt ingevoerd en wanneer kan worden geprofiteerd van de verwachte voordelen. U wilt dat belanghebbenden begrijpen hoe succes eruitziet en hoe u dat succes in de toekomst gaat meten.

Eerst essentiële bedrijfsbehoeften aanpakken

Geef aan hoe met het ERP-systeem kritieke hiaten in de mogelijkheden in de beoordelingsfase worden aangepakt, zoals de behoefte aan procesautomatisering, geïntegreerde analyses, machine learning en samenwerkingsmogelijkheden om de nauwkeurigheid en snelheid van de besluitvorming te verbeteren.

Verbeterde bedrijfsactiviteiten presenteren

Laat zien hoe het nieuwe ERP-systeem kan helpen de operationele efficiëntie te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Een verbeterde efficiëntie kan worden bereikt door het standaardiseren, vereenvoudigen en automatiseren van onafhankelijke bedrijfsprocessen. Geef aan welke metrics met deze veranderingen kunnen worden verbeterd, zoals tijdige leveringen aan klanten of minder dagen uitstaande verkoop.

Lagere totale kosten aantonen

Lagere totale eigendomskosten kunnen een motivatie zijn voor de overstap naar een ERP in de cloud, waardoor de onderhoudskosten worden verlaagd en upgrades worden geëlimineerd, zodat IT-personeel zich kan concentreren op initiatieven met meer toegevoegde waarde. Hiermee vallen ook de kapitaalkosten weg voor het vernieuwen van hardware en het uitvoeren van datacenterfaciliteiten. Door bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en automatiseren, kunnen extra besparingen worden gerealiseerd.

Een strategie bieden voor het realiseren en meten van besparingen

Maak gedetailleerde strategieën en plannen om de verwachte kostenbesparingen te realiseren met de implementatie van ERP. U wilt KPI's (kernprestatie-indicatoren) en benchmarks maken en bijhouden zodra uw organisatie de oplossing in gebruik heeft genomen, zodat u het rendement kunt kwantificeren.

Een ERP-financieringsplan opstellen

Stel een financieringsplan op met de financiële middelen die nodig zijn voor het ERP-implementatieproject, inclusief de kosten van de software, personeelsvereisten, ondersteuning voor systeemintegrators en andere uitgaven.

4. Een implementatie- en uitrolplan maken

Het is een primaire zorg voor bedrijfsleiders en werknemers of een revisie van de ERP onderbrekingen in de bedrijfsvoering zal veroorzaken. Ze willen weten hoe bij een overstap naar een ERP in de cloud het afbouwen van de on-premises systemen en het uitbreiden van cloudapplicaties worden beheerd. Werknemers krijgen graag inzicht in hoe deze overstap hun dagelijks werk zal veranderen, terwijl leidinggevenden willen weten welke mogelijke risico's de bedrijfsvoering kunnen vertragen. In dit gedeelte wilt u deze zorgen wegnemen en tegelijkertijd de haalbaarheid van het project laten zien en een realistisch tijdsbestek bieden. Het draait allemaal om verantwoordelijkheid: laat zien hoe de resultaten worden bijgehouden en wat er gebeurt als deze niet overeenkomen met de verwachtingen.

Een personeelsplan maken

Ontwikkel een plan waarin de benodigde mensen, vaardigheden en rollen voor het ERP-project worden beschreven. Moet u de expertise en capaciteit van een systeemintegrator inschakelen? Denk erover na hoe u eventuele trainingen gaat organiseren om mensen in essentiële functies die met de nieuwe systemen gaan werken, te ondersteunen.

Manieren zoeken om de uitvaltijd van het bedrijf te minimaliseren

Presenteer strategieën om onderbrekingen tijdens de overgang naar het nieuwe systeem tot een minimum te beperken, waardoor de continuïteit in de bedrijfsactiviteiten wordt gewaarborgd en het risico op dataverlies, uitvaltijd en herstelwerk tijdens de migratie wordt verminderd. Breng bijvoorbeeld de uitrol per regio en functie van de nieuwe ERP-mogelijkheden gedetailleerd in kaart. Geef duidelijk aan wanneer de oude systemen worden afgesloten en wanneer en hoe (en hoeveel) data worden overgezet. Stel ook een testplan op voor integraties met bestaande applicaties, databases en systemen van derden om eventuele problemen met de datastroom te voorkomen.

Het plan voor minimalisatie van de implementatierisico's presenteren

Identificeer en beoordeel de mogelijke risico's van de ERP-implementatie, samen met strategieën om deze risico's te beperken, zoals uitgebreid testen, de ingebruikname simuleren en ervoor zorgen dat alle hardware, software en netwerken compatibel en up-to-date zijn om het nieuwe ERP-systeem te ondersteunen.

Realistisch zijn wat betreft tijdlijnen

Stel realistische tijdlijnen in voor de implementatie, rekening houdend met de complexiteit en mogelijke uitdagingen. Maak een plan voor de uitrolfasen, bijvoorbeeld op basis van geografische regio's, bedrijfsfuncties of andere factoren. Voor cloudapplicaties is de implementatietijd vaak korter dan bij conventionele, on-premises systemen, maar realistisch zijn over de timing en het vereiste wijzigingsbeheer is van cruciaal belang om geloofwaardigheid op te bouwen en de verwachtingen te beheren.

Verantwoordelijkheid tonen

Definieer uw aanpak voor het bijhouden van gerealiseerde voordelen, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke acties teams kunnen ondernemen als de voordelen niet worden gerealiseerd.

5. De business case presenteren

Zodra u het doel van de ERP-implementatie, de verwachte voordelen en kosten en het plan om die voordelen te realiseren, hebt vastgesteld, is het tijd om met de business case naar de belanghebbenden te gaan. In dit stadium wordt er geen gedetailleerde stapsgewijze implementatiestrategie gepitcht, maar die is er wel al en indien nodig kunt u daar vragen over beantwoorden. Die uitgebreide data, analyses en plannen worden in plaats daarvan samengevat in een beknopt overzicht dat leidinggevenden duidelijk inzicht geeft in de behoefte aan, voordelen, kosten en risico's van en strategieën voor de ERP-migratie.

Kennis over doelgroepen

Als u de business case voor de ERP presenteert aan besluitvormers, zoals leidinggevenden op directieniveau of een beoordelingscommissie, moet u anticiperen op de vragen en zorgen die naar voren kunnen komen en proberen de presentatie af te stemmen op hun prioriteiten en interesses.

Gebruikmaken van datavisualisatie

Maak gebruik van tools voor visualisatie van data om de voordelen, de kostenbesparingen en het rendement van de implementatie van het nieuwe ERP-systeem te illustreren.

Vergeet de financiën niet

Ja, u schetst een algemeen beeld van het project. Maar u moet wel gedetailleerde financiële prognoses, kosten-batenanalyses en een uitsplitsing van het verwachte rendement geven om uw business case te ondersteunen. De chief executive en andere besluitvormers op directieniveau hebben concrete financiële data nodig om dit soort investeringen te rechtvaardigen.

Download de sjabloon voor de business case voor ERP (doc)

ERP eenvoudiger dan ooit met Oracle

Voor het opstellen van een realistische en praktische business case voor cloud-ERP is een grondig begrip nodig van de huidige staat en toekomstige behoeften van uw bedrijf en moet duidelijk kunnen worden aangegeven wat de mogelijke voordelen zijn die een cloud-ERP de organisatie kan opleveren.

Oracle Fusion Cloud ERP integreert financieel beheer, inkoop, prestatiebeheer, supply chain en productie volledig op één platform om het hele bedrijf holistische inzichten te bieden op basis van realtime data. Door processen die voorheen handmatig werden uitgevoerd, te automatiseren, biedt Oracle Cloud ERP financiële teams de mogelijkheid om meteen te reageren op snel veranderende bedrijfsomstandigheden. Het toepassingspakket ondersteunt ook samenwerking voor het direct delen van data en het oplossen van problemen, en biedt ingebouwde, gestandaardiseerde aanbevolen werkwijzen waarmee de efficiëntie van processen wordt gestimuleerd. Met Oracle Cloud ERP hoeft uw IT-team zich niet meer bezig te houden met hardwareondersteuning en dure upgradecycli, maar kan het zich richten op het optimaal benutten van de mogelijkheden voor uw organisatie. Via driemaandelijkse updates worden de nieuwste innovaties beschikbaar gesteld, zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over veroudering van software of een nieuwe upgrade waarvoor een bedrijfsonderbreking nodig is. Voor bedrijven die bezig zijn met een strategie voor het vervangen van hun ERP, biedt Oracle Business Value Services hulp bij het definiëren en formuleren van de business case. Oracle biedt ook financieringsopties waarmee bedrijven de projectkosten vooraf kunnen beheren.

Veelgestelde vragen over business cases voor ERP

Wat is een business case voor ERP?
De business case voor ERP dient als strategische en economische rechtvaardiging van een ERP-implementatie en biedt belanghebbenden inzicht in de voordelen, kosten en risico's van het nieuwe systeem.

Hoe wordt een business case voor ERP opgesteld?
Voor het opstellen van een business case voor ERP moet functieoverschrijdend worden samengewerkt om een diepgaand inzicht te bieden in de behoefte aan en voordelen van het implementeren van een nieuw ERP-systeem.

Wat zijn gebruiksscenario's van een ERP?
Gebruiksscenario's zijn documenten waarin wordt beschreven hoe werknemers en andere softwareapplicaties met het nieuwe ERP-systeem communiceren en waarin wordt uitgelegd hoe de software moet worden gebruikt om bepaalde doelen te bereiken en bedrijfstaken uit te voeren.