Ce este un modul financiar ERP? Caracteristici și beneficii

Modulul financiar a fost o componentă de bază a planificării resurselor întreprinderii (ERP) încă de la primele iterații ale platformei software. În timp ce sistemele ERP de astăzi includ alte funcții și module ca parte a pachetului standard, rolul fundamental al ERP rămâne același: să ajute organizațiile să gestioneze producția și livrarea de bunuri și servicii și – poate cel mai important – banii primiți și cheltuiți în acest proces. Modulul financiar este esențial pentru aceste eforturi. Alte componente de bază ale ERP includ gestionarea lanțului de aprovizionare, producția, gestionarea capitalului uman și capacitățile de gestionare a performanței întreprinderii.

Ce este un modul financiar ERP?

Un modul financiar ERP este o componentă de bază a unui sistem ERP care gestionează și automatizează funcțiile și performanțele financiare ale unei companii. Acesta reprezintă centrul financiar, unde converg diverse fluxuri de date financiare, și este conceput pentru a organiza și automatiza sarcinile legate de contabilitate și gestionarea financiară, inclusiv conturile de plătit și de primit, cheltuielile, facturile, recunoașterea veniturilor și gestionarea ciclului de viață al activelor. De asemenea, oferă informații financiare prin raportare standard și situații financiare și facilitează conformitatea cu reglementările. Modulele financiare ERP sprijină, de asemenea, analize mai strategice ale performanței unei organizații în raport cu indicatorii de performanță cheie (KPI), cu tendințele generale care afectează activitatea și cu factorii determinanți ai rentabilității. Practic, fiecare eșalon al departamentului financiar utilizează zilnic sistemul financiar ERP, de la cei mai înalți directori financiari, cum ar fi directorul financiar și controlorul, până la analiștii de buget și auditorii financiari juniori.

Concluzii cheie

• Scopul principal al modulului financiar ERP este de a urmări, evalua și raporta performanța financiară a unei organizații. De asemenea, este esențială pentru planificarea și prognozele financiare ale unei organizații.
• Modulul financiar este cel mai utilizat modul ERP și se află în centrul oricărei platforme ERP, deoarece urmărește veniturile și fluxul de numerar.
• Beneficiile majore ale unui modul financiar ERP includ o mai mare transparență financiară, un proces decizional mai bine informat, o productivitate mai mare și un risc redus de probleme financiare, cum ar fi un deficit de numerar.
• Modulele financiare ERP adaugă din ce în ce mai mult capacități de inteligență artificială pentru a sprijini procesul decizional financiar, cum ar fi analiza predictivă pentru utilizarea mai eficientă a numerarului, minimizând în același timp riscul de deficit.
• Modulele financiare pot asigura integritatea datelor financiare, pot facilita conformitatea cu standardele și reglementările contabile și pot oferi vizibilitate în timp real asupra sănătății financiare a unei companii.

Modulul financiar ERP explicat

Utilizate pe scară largă de echipele de finanțe, contabilitate, audit intern și chiar de gestionare a activelor, modulele financiare ERP sprijină gestionarea financiară prin captarea tranzacțiilor și a datelor financiare din întreaga organizație. Acest lucru oferă echipelor financiare informațiile de care au nevoie pentru a analiza, a lua decizii și a automatiza procesele legate de mișcarea banilor care intră și ies dintr-un business. Un alt scop principal este acela de a furniza rapoarte privind performanța financiară a unei organizații, inclusiv cerințele de reglementare, cum ar fi declarațiile Comisiei pentru valori mobiliare și burse din SUA pentru societățile publice.

Imaginați-vă că sunteți un producător global de electrocasnice mici și că cuptoarele dvs. cu microunde necesită transformatoare de înaltă tensiune. Ținând cont de faptul că vindeți aparate în mai multe țări cu monede și norme contabile diferite, cât de mari sunt veniturile pe care le obțineți pentru fiecare aparat vândut? Când și cât plătiți furnizorilor de transformatoare de înaltă tensiune? Care este valoarea actuală a fiecăreia dintre cele patru fabrici în care vă produceți aparatele? Cât de profitabile sunt cuptoarele cu microunde în comparație cu toasterele sau friteuzele cu aer cald?

Când luați în considerare mai multe zone geografice, linii de produse, facilități de producție și rețele de furnizori, răspunsul la aceste întrebări poate fi extrem de dificil fără un modul financiar ERP care să urmărească aceste date financiare vaste și complexe. De asemenea, răspunsurile la aceste tipuri de întrebări pot consuma mult timp și pot genera erori, mai ales dacă datele financiare ale organizației dvs. sunt răspândite în mai multe sisteme financiare. Un modul financiar ERP poate reuni automat aceste sisteme și surse de date disparate, facilitând gestionarea tuturor aspectelor financiare, inclusiv raportarea, abordarea standardelor contabile și planificarea financiară.

Modulele financiare ERP pot ajuta, de asemenea, la automatizarea multor sarcini financiare de rutină, cum ar fi contabilizarea impozitelor între companii, urmărirea prețurilor de transfer și procesarea și compararea facturilor.

În plus, modulele pot oferi capabilități avansate, cum ar fi inteligența artificială și prognozele predictive, pentru a ajuta la optimizarea fluxului de numerar, astfel încât să puteți utiliza banii cât mai eficient posibil, limitând în același timp riscul unui deficit. Modulele financiare pot utiliza recunoașterea documentelor și recunoașterea optică a caracterelor pentru a ajuta la automatizarea introducerii facturilor și la creșterea preciziei. Acestea pot încorpora învățarea automată în procesul de introducere a facturilor pentru a deveni din ce în ce mai bune în citirea facturilor, învățând unde apar diferite elemente ale unei facturi pe facturile de la un anumit furnizor sau client. Deși modulele financiare ERP există de mult timp, inovații precum inteligența artificială, învățarea automată, analiza predictivă și recunoașterea caracterelor au schimbat considerabil valoarea și impactul acestor module. Și deoarece modulele financiare sunt adesea oferite ca servicii cloud, acestea pot fi actualizate frecvent pentru a adăuga noi caracteristici pe măsură ce sunt dezvoltate, ceea ce sugerează că ritmul rapid de inovare de astăzi este probabil să continue.

Funcții ale modulului financiar ERP

Un modul financiar ERP vizează o mulțime de părți diferite ale responsabilităților departamentului financiar. Pentru a obține o imagine mai bună a ceea ce gestionează un modul financiar, haideți să trecem în revistă câteva dintre funcțiile sale principale mai în detaliu.

Principalele beneficii ale modulului financiar ERP

După cum s-a menționat mai sus, finanțele sunt unul dintre modulele de bază ale oricărui sistem ERP, ajutând liderii financiari să crească acuratețea prognozelor, să scurteze ciclurile de raportare, să simplifice procesul decizional și să gestioneze mai bine riscurile și conformitatea. Mai jos sunt prezentate câteva dintre principalele beneficii pentru organizații și lideri.

• O mai mare transparență financiară: Organizațiile câștigă vizibilitate asupra tranzacțiilor financiare consolidate și la nivel de întreprindere, cu cifre actualizate în mod regulat – în mod ideal, aproape de timpul real. Capacitățile de analiză și raportare facilitează, de asemenea, obținerea de către liderii financiari și cei din alte domenii a unei imagini rapide a sănătății financiare a organizației.
• Un proces decizional mai bine informat: Această transparență se traduce și în procesul decizional, deoarece informațiile exacte, în timp real și analizele avansate îi ajută pe lideri să înțeleagă mai bine impactul alegerilor lor și ce este în interesul companiei. Cu ajutorul acestor date, organizațiile pot, de asemenea, să prognozeze costurile și veniturile pentru a produce bugete și planuri mai precise.
• Productivitate sporită: Capacitatea de a automatiza procesele manuale care pot fi lente și predispuse la erori, cum ar fi facturarea, accelerează întreaga activitate financiară, permițând întreprinderilor să închidă contabilitatea mai rapid și să finalizeze mai repede rapoartele financiare esențiale. Astfel, echipele financiare au mai mult timp la dispoziție pentru a se concentra pe analiză, modelare de scenarii și alte activități cu valoare ridicată.
• Risc redus: Prin automatizarea unei mari părți a activității care intră în controalele interne, conformitatea și guvernanța, organizațiile pot reduce riscurile și costurile asociate neconformității.

Procese gestionate de modulele financiare ERP

Multe dintre funcțiile menționate mai sus joacă un rol central în procesele financiare comune. Capabilitățile conturilor de creanțe, de exemplu, sunt o parte centrală a procesului „order-to-cash”. Pe măsură ce sistemele ERP de vârf continuă să inoveze și să evolueze, organizațiile le pot utiliza pentru a gestiona – și în multe cazuri automatiza – procese mai sofisticate. Aceste procese sunt adesea interconectate și necesită integrarea cu alte sisteme de bază. Următoarea listă prezintă 13 procese care pot și ar trebui să fie gestionate prin intermediul modulului dvs. financiar ERP:

• De la achiziția de active la retragere. Acest lucru include gestionarea întregului ciclu de viață al activelor, care acoperă achiziția, recunoașterea și înregistrarea; atribuirea amortizării; derecunoașterea și eliminarea; și informații privind gestionarea activelor. Principalii indicatori de performanță cheie pentru măsurarea acestui proces includ rata de rotație a activelor fixe și procentul de pierdere a activelor fixe.
• De la buget la aprobare. Aceasta acoperă stabilirea strategiei bugetare și alocarea obiectivelor bugetare, crearea și validarea ipotezelor, obținerea consensului, monitorizarea și consolidarea, precum și obținerea aprobării bugetului. Indicatorii de performanță cheie care vor ajuta la măsurarea acestui proces includ timpul necesar pentru elaborarea, aprobarea și consolidarea bugetului, împreună cu procentul de variație a bugetului.
• De la raportul de cheltuieli la rambursare. Acest proces se extinde la definirea politicilor de cheltuieli, prelucrarea rapoartelor de cheltuieli, extragerea tranzacțiilor din fluxurile de carduri de credit, gestionarea avansurilor în numerar și efectuarea de analize și audituri. Cheltuielile reale față de buget, raportul dintre cheltuieli și vânzări și durata ciclului de plată vă vor ajuta să urmăriți performanța în acest domeniu.
• De la facturile furnizorilor la plată. Plata furnizorilor include gestionarea plăților anticipate și a reducerilor, decontarea datoriilor, gestionarea programului de închidere a conturilor de plăți și gestionarea auditurilor, a litigiilor și a aprobărilor. Principalii indicatori de performanță cheie pentru acest proces sunt numărul de plăți procesate, zilele de plată restante (DPO) și procentul de reducere aplicat.
• De la facturile clienților la chitanțe. Pentru a primi plata pentru produsele sau serviciile dvs., trebuie să creați tranzacții, să trimiteți facturi, să gestionați orice probleme legate de facturare, să procesați plățile, să introduceți ajustări, să contabilizați activitățile privind creanțele și să programați închiderea creanțelor. Parametrii precum vârsta medie a facturilor, numărul de zile de vânzări restante (DSO) și procentul de facturi contestate pot ajuta la evaluarea performanței.
• De la declarațiile clienților la colectarea plăților efectuate de clienți. Procesul complet de colectare include generarea și trimiterea declarațiilor clienților, gestionarea activităților de colectare (tranzacții, corespondență, litigii etc.), gestionarea decontărilor, optimizarea eficienței colectării și monitorizarea creanțelor restante. Pentru acest proces, indicatorii de performanță cheie includ numărul de conturi în întârziere, timpul necesar pentru soluționare și timpul necesar pentru gestionarea colectărilor.
• De la tranzacția bancară la lichidități. Reconcilierea activităților bancare, cum ar fi plățile, salariile, încasările, investițiile și împrumuturile, implică revizuirea și validarea tranzacțiilor, inițierea activităților interbancare și gestionarea pozițiilor la sfârșitul perioadei. Principalii indicatori de performanță cheie pentru acest proces sunt timpul de reconciliere și numărul total de reconcilieri.
• De la închiderea zilnică la prognozele financiare. Activitatea financiară zilnică furnizează datele care devin baza pentru prognoze. Aceasta include postarea activității de registru secundar, identificarea anomaliilor, convertirea la standardele corporative, revizuirea activității zilnice și stabilirea prognozelor financiare. Indicatorii de performanță cheie pentru măsurarea performanței includ timpul de reconciliere și numărul total de reconcilieri.
• De la închiderea perioadelor de raportare la rapoartele financiare. Sfârșitul unei perioade financiare necesită închiderea registrelor secundare, crearea registrelor generale proforma, reconcilierea conturilor, închiderea registrelor, consolidarea rezultatelor filialelor în planul de conturi al întreprinderii, revizuirea și confirmarea gestiunii financiare și a conturilor, publicarea și partajarea în siguranță a situațiilor financiare și actualizarea prognozelor. Pentru măsurarea eficacității, indicatorii de performanță cheie obișnuiți includ timpul de închidere a conturilor și timpul de publicare a rapoartelor.
• De la raport la prognoză. Procesul de transformare a datelor din rapoarte în baza prognozelor necesită revizuirea performanțelor perioadei curente; actualizarea prognozelor cu cele mai recente date; revizuirea prognozelor pentru a încorpora datele reale; evaluarea diferențelor și analiza tendințelor; actualizarea, monitorizarea și consolidarea prognozelor; și actualizarea planurilor financiare. Indicatorii de performanță cheie comuni pentru acest proces includ variația procentuală, timpul pentru analiza variației și timpul pentru actualizarea prognozelor.
• De la închiderea perioadelor de raportare la provizioane fiscale. Acest proces verifică dacă, la închiderea perioadei, provizioanele fiscale sunt corecte în diferitele jurisdicții fiscale. Aceasta include monitorizarea stării de închidere la nivel de întreprindere, calcularea provizioanelor fiscale, revizuirea și aprobarea provizioanelor fiscale, înregistrarea în jurnal a înregistrărilor fiscale, precum și crearea și încorporarea notelor de subsol fiscale pentru raportarea financiară. Pentru a observa cum vă descurcați în această privință, utilizați indicatori de performanță cheie, cum ar fi numărul și valoarea ajustărilor de returnare la provizioane și numărul total de ore de muncă pentru pregătirea impozitelor.
• De la dispozițiile privind impozitele la arhivarea legală. Depunerea corectă și la timp a documentelor fiscale statutare în mai multe regiuni presupune calcularea provizioanelor fiscale la închiderea perioadei, manipularea datelor suplimentare, gestionarea prețurilor de transfer, pregătirea datelor de raportare, crearea documentelor de declarare în conformitate cu reglementările și completarea documentelor statutare. Printre indicatorii de performanță general utilizați pentru acest proces se numără rata efectivă de impozitare (ETR) și procentul de declarații fiscale depuse la timp.
• De la contractul cu clientul la venituri. Recunoașterea veniturilor din contractele cu clienții care sunt de obicei executate în timp necesită colectarea datelor privind tranzacțiile cu clienții, identificarea contractelor contabile cu clienții, identificarea obligațiilor de performanță, definirea prețurilor tranzacțiilor, alocarea prețurilor tranzacțiilor, recunoașterea veniturilor și gestionarea revizuirilor și variațiilor. Indicatorii de performanță cheie, cum ar fi timpul scurs de la onorarea unei comenzi până la recunoașterea veniturilor și numărul de înregistrări contabile ale veniturilor pe perioadă de raportare sunt utile pentru evaluarea performanței.

Exemplu de modul financiar ERP

Întreprinderile aflate în căutarea unui modul financiar ERP au la dispoziție numeroase sisteme din care să aleagă. Deoarece alegerea sistemului financiar potrivit este o decizie importantă, liderii din departamentele financiare și alte departamente relevante ar trebui să evalueze în detaliu fiecare ofertă pentru a înțelege în ce măsură aceasta le-ar satisface nevoile.

Să analizăm mai îndeaproape două opțiuni.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Acest modul financiar ERP centralizează datele și procesele echipei financiare cu suport pentru datorii, creanțe, active fixe, cheltuieli, raportare, prognoză și multe altele. Împreună, aceste capabilități ajută companiile să obțină acces în timp real la date financiare live, să rezolve proactiv problemele folosind procesarea automată, să îmbunătățească procesul decizional cu date și previziuni mai precise, să controleze costurile și să crească vizibilitatea cheltuielilor, să accelereze intrările de numerar și să gestioneze pozițiile de numerar. Acest modul oferă capabilități AI integrate, cum ar fi îmbunătățirea continuă a gestionării excepțiilor cu ajutorul învățării automate și al analizelor bazate pe AI. Oracle Fusion Cloud Financials ajută, de asemenea, întreprinderile globale să abordeze diferite standarde și legi de contabilitate, să efectueze tranzacții în mai multe monede și limbi, să gestioneze contracte complexe și programe de facturare și să automatizeze gestionarea activelor și a contractelor de închiriere, printre alte capabilități. Oracle Fusion Cloud Financials face parte din Oracle Fusion Cloud ERP, care este clasat în mod regulat de analiști printre cele mai bune sisteme financiare pentru întreprinderile mari.
• Oracle NetSuite. NetSuite oferă un sistem ERP bazat pe cloud utilizat de peste 35.000 de companii. Finanțele sunt nucleul NetSuite ERP, deoarece ajută la gestionarea proceselor financiare, cum ar fi AP, AR, registrul general, raportarea, consolidarea financiară, precum și riscul și conformitatea. Suita ERP oferă module financiare complementare pentru a răspunde nevoilor suplimentare, inclusiv recunoașterea veniturilor, automatizarea obligațiilor de plată, precum și planificarea și elaborarea bugetului. NetSuite Global Business Management se bazează pe capacitățile NetSuite ERP cu suport pentru întreprinderile globale cu mai multe filiale sau unități de business care operează în numeroase valute. NetSuite este unul dintre cele mai importante sisteme pentru întreprinderile mici și mijlocii care doresc să pună bazele unei creșteri viitoare.

Toate datele financiare, toate într-un singur loc cu Oracle

Organizațiile din toate sectoarele de activitate care caută un modul financiar ERP ar trebui să caute un sistem cloud cu capacități profunde, susținute de AI, pentru a răspunde nevoilor diverse ale departamentelor lor financiare. Oracle Fusion Cloud Financials este o platformă financiară în cloud care poate automatiza multe procese fundamentale de management financiar, oferind întreprinderilor o imagine clară asupra sănătății lor financiare globale. Modulul face parte din Oracle Fusion Cloud ERP, unificând datele financiare cu alte informații critice din lanțul de aprovizionare, proiecte, clienți, angajați și multe altele.

Oracle Fusion Cloud Financials contribuie la creșterea productivității departamentelor financiare și oferă informațiile prospective de care au nevoie pentru a lua decizii de business mai informate. Acest modul financiar ERP este o soluție completă pregătită să răspundă nevoilor companiilor globale – inclusiv contabilitate de bază și capacități bazate pe AI care conduc la o automatizare suplimentară – într-o varietate de industrii. Cu această soluție cloud, clienții beneficiază, de asemenea, de actualizări frecvente care oferă inovare continuă, valorificând tehnologii precum învățarea automată, automatizarea inteligentă și analiza pentru a-i ajuta să obțină mai multe rezultate mai rapid și cu mai puține resurse.

Sistemele ERP au evoluat semnificativ de-a lungul anilor, pe măsură ce furnizorii continuă să profite de cele mai recente progrese tehnologice și să extindă ceea ce poate face această tehnologie. Cu toate că multe s-au schimbat, încă există o constantă: pentru a rămâne competitive, organizațiile au nevoie de un modul ERP care să le monitorizeze și să le gestioneze toate tranzacțiile financiare și să le raporteze performanța. Ca atare, modulul financiar ERP rămâne componenta de bază a oricărei soluții ERP moderne.

Întrebări frecvente privind modulul financiar ERP

Cum se utilizează ERP în finanțe?
Departamentul de finanțe este unul dintre principalii utilizatori și beneficiari ai unui sistem ERP. Un sistem ERP poate urmări, gestiona, consolida și raporta toate tranzacțiile financiare ale unei organizații și poate automatiza multe procese fundamentale. Acesta reprezintă baza pentru o mare parte din activitatea contabilă a unei companii și pentru controalele sale financiare.

Este ERP un sistem tranzacțional?
Da, o platformă ERP este unul dintre sistemele tranzacționale principale pentru întreprinderi, înregistrând tranzacțiile financiare ale organizației, precum și alte date cheie din lanțul de aprovizionare, angajați, clienți, proiecte și multe altele. Mai simplu spus, acesta servește drept sistem de înregistrare pentru întreaga companie.

Care este cel mai comun modul ERP?
Modulul financiar este cel mai comun și mai utilizat modul ERP, deoarece fiecare întreprindere trebuie să își monitorizeze îndeaproape poziția și perspectivele financiare. Multe companii își încep călătoria ERP cu partea financiară, înainte de a adăuga module complementare care ajută la alte aspecte ale activității.