İş Gücü Yönetimi (WFM) nedir?

Etkili iş gücü yönetiminde, üretken ve uygun maliyetli bir iş gücünün sürdürülmesi için gereken tüm aktiviteler yer alır. Buna, doğru iş gücü karışımının doğru zamanda ve maliyetle kullanılabilir olmasını sağlamak için etkili bir şekilde projelere personel sağlama ile ilgili tüm görevler ve süreçler dahildir. Ayrıca tüm çalışanlar için (geçici ve saatlik vardiya çalışanları dahil) süre takibini otomatik hâle getirmeyi ve bölgesel çalışma yasaları ve raporlama şartlarını dikkate alarak izin ve devamsızlıkları yönetmeyi de içerir.

İK ekipleri, geleneksel uyumluluk ve otomasyon faaliyetlerinin ötesine geçen entegre araçlar sağlayarak işletmenin geri kalanına değer sunma konusunda daha stratejik bir konuma gelebilir. Şirketler ve işverenler zaman takibini otomatikleştirmeye başladıkça, iş gücü modellemesi ve gerçek zamanlı analitik kullanımlarını da artırdılar. Günümüzün önde gelen İK sistemleri, farklı araçlardan ve eski bilgi sistemlerinden oluşan bir karmaşa değil, modern dijital işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayan stratejik, ağa bağlı ve entegre sistemlerdir.

WFM çözümü bileşenleri

Tipik bir WFM çözümünde, zamanı ve iş gücünü takip etmeye, çalışanları planlamaya ve izinleri yönetmeye yardımcı olan özellikler bulunur. Bu temel süreçlere ek olarak, iş gücü yönetim çözümleri iş gücü sağlığı ve güvenliğini içerecek şekilde genişletilebilir.

Zaman ve iş gücü

Zaman yönetim sistemi, size en maliyetli ve değerli kaynağınız olan çalışanlarınızla ilgili ayrıntılı bilgiler ve kontrol sunar. Çalışma yasalarına veya sendika anlaşmalarına uyumluluğu da sağlar.

Zaman ve İş Gücü (3:54)

İzin yönetimi

Çalışan izinlerini yönetmenizi ve global izin düzenlemelerine uymanızı sağlayan bir uygulama. İzin yönetimi uygulamaları, maliyet ve risk artışı ile verimlilik düşüşü gibi devamsızlıkla ilişkili etkileri azaltma olanağı sağlar.

İzin Yönetimi (4:06)

İş gücü sağlığı ve güvenliği

Bu uygulama, organizasyonların çevresel sağlık ve güvenlik olaylarını kolayca ve etkili bir şekilde yönetmelerini sağlar. Raporlama, kritik bilgileri yakalama ve olayların temel nedenlerini keşfetme gibi tüm süreci basitleştirip otomatikleştirerek şirketinizin genel güvenliğini artırır.

İş Gücü Sağlığı ve Güvenliği (4:16)

Geleneksel iş gücü yönetim çözümlerinde karşılaşılan zorluklar nelerdir?

Her iş benzersizdir ve kendi zorlukları vardır. İş gücü yönetim çözümünüz bu endişeleri gidermelidir. İş gücü yönetiminde (WFM) en sık karşılaşılan zorluklarından bazıları şunlardır:

Zaman takibi

Zaman takibi organizasyondaki neredeyse her çalışanı etkiler. Müşterilerin mevcut özel zaman ve iş gücü sistemlerinde karşılaştıkları en büyük sorunlardan biri, ana İK sistemlerinden gelen verilerde yaşanan gecikme süresi veya verilerin bütünlüklü olmamasıdır. Geleneksel anlamda zaman takibi kafa karıştırıcı, yavaş ve hata olasılığı yüksek bir aktivite olmuştur. Bu durum, gereksiz bordro maliyetlerine ve ek yönetim yüküne neden olabilir. Daha da kötüsü, maaş çekleri yanlış olduğunda çalışanların moralinin bozulmasıdır. Hiçbir şirket, çalışanlarına yanlış ödeme yaptığı veya yasalara uymadığı için mahkemeye çıkmak ya da itibarını kötü etkilemek istemez.

Temsil edilen çalışanlar

Temsil edilen çalışanlar, genellikle temsil edilmeyen çalışanlardan daha yüksek ücret alır ve daha iyi yan haklara sahip olur. Kıdem, görev süresi, uygunluk, yan haklar, izin ve ödeme haklarının karmaşıklığı nedeniyle bu düzenlemelere uymak bazı organizasyonlar için çok zor olabilir. Sözleşme kurallarını yönetmek, kapsamlı bir iş gücü yönetim çözümü olmadığında zor olabilir.

Temsil Edilen Çalışanlar (4:11)

İzin yönetim sistemi

Güvenilir bir izin yönetimi sisteminin olmaması, bir yandan maliyetlerin ve riskin artmasına, öte yandan verimliliğin azalmasına neden olabilir. Organizasyonlar, dünyanın dört bir yanındaki izin ilkelerini yönetmekten kaynaklanan çeşitli ve karmaşık şartları ele almalıdır. İzin yönetim sistemlerinde, genellikle farklı ülkeler ve bölgeler için gereken benzersiz kurallar ve kullanıcı arabirimleri nedeniyle zorluklar yaşanır.

Pek çok organizasyon, sağlık ve güvenlik olaylarına ilişkin bildirimleri (PDF) zamanında alma konusunda oldukça zorluk çekiyor. Çalışanlar, organizasyonlarını ucuz atlatma veya güvenli olmayan koşullar hakkında bilgilendirmeleri gerekip gerekmediğinden emin değildir. Birçok organizasyonda raporlamayı teşvik eden ve çalışanların geçmiş ya da potansiyel olaylara ilişkin rapor oluşturmalarının önündeki engelleri en aza indiren basit ve sezgisel araçlar bulunmamaktadır. Son olarak, organizasyonlar sağlık ve güvenlik ilkelerinden sorumlu tutulur. Bu nedenle modern, verimli sağlık ve güvenlik yönetimi süreçlerini uygulamak kendileri için faydalıdır.

İş gücü yönetiminin en büyük 10 avantajı

1. Otomatik devamlılık izleme

İş gücü yönetim yazılımı devamlılığı izlemeyi otomatik hale getirir, veri doğruluğunu artırır ve bordro hatalarını azaltır. Kapsamlı bir iş gücü yönetim çözümü sayesinde, çok sayıda çalışan türüne çalışılan saatleri ve izinleri doğru bir şekilde raporlamaları için kolay ve sezgisel bir yol sunabilirsiniz.

2. Artan iş gücü üretkenliği

İş gücü yönetim sistemi elle yürütülen süreçleri azaltır ve saatli giriş/çıkışları düzenleyen tüm ilkeleri daha iyi yönetmenize olanak tanır. Çalışılan saat sayısı, çalışanların müsaitlik durumu ve güvenlik olaylarına dair daha ayrıntılı bilgiler sayesinde genel iş gücü verimliliği artar. Ayrıca yöneticiler, personel ihtiyaçlarının giderilmesini sağlayabilir ve değişiklikler karşısında hızla tepki verebilir.

3. Daha güvenli bir iş yeri

İş gücü yönetim sistemleri, çevresel sağlık ve güvenlik olaylarını daha etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olurken iş gücü güvenliği ve uyumluluk kültürünü teşvik etmenize yardımcı olabilir. Olayları raporlamadan kritik bilgileri kaydetmeye kadar sağlık ve güvenlik protokollerini modernize etmek ve otomatikleştiren kuruluşlar, bilgilerin doğru olmasını sağlar, çalışanları sağlık ve güvenlik sorunlarını bildirmeye teşvik eder.

4. Daha düşük maliyet

İş gücünüzün verimliliği arttıkça daha gelişmiş süreçler iş gücü yönetim maliyetlerinizi azaltabilir. Bu da idari görevlere harcanan sürenin azalması anlamına gelir. Çalışan müsaitliği ve bütçelenen saat sayısı üzerinde daha fazla görünürlük elde ederek çalışılan süre ve alınan izinler hakkında daha doğru bilgi edinebilirsiniz. Bu da kademeli fazla mesai veya iş gücü fazlalığı gibi nedenlerle oluşan kadro harcamalarını azaltır.

5. Çalışan katılımı

İş gücü yönetim araçları, çalışanların işlerinde daha verimli hissetmelerine ve daha fazla takvim belirleme esnekliğiyle daha iyi iş-yaşam dengesi elde etmelerine yardımcı olarak çalışan katılımını geliştirebilir. Kuruluşlar, çizelgeleme gibi iş gücü yönetim fonksiyonlarını etkilemek için çalışan hissiyatını anında toplayarak, çalışan geri bildirimlerini ve tercihlerini kullanarak çalışanların söz sahibi olmasını sağlayabilir ve çalışanları destekleyebilir.

6. Esnek çizelgeleme

Birçok kuruluş, özellikle de iş talepleriyle iş becerilerini eşleştirerek üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve maliyetleri en aza indirmek üzere çalışan çizelgelerini yönetmekte zorlanıyor. İş gücü yönetimi çözümleri, yöneticilerin iş gücünü beklenen (tahmin edilen) taleple uyumlu hale getiren çizelgeler oluşturmasına olanak tanıyan ve çalışanlara self servis araçlarla çizelgelerini yönetme özgürlüğü sağlayan araçlar sunar.

7. Güvenlik

Bazı iş gücü yönetimi çözümleri biyometrik veri toplama cihazlarını (örneğin, parmak izi tarayıcıları) kullanarak çalışanların giriş ve çıkış saatini takip edebilir. Bu da çalışanların birbiri adına giriş kaydı yaptığı "dost girişi" uygulamasını ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Buna ek olarak, web saatine konuma dayalı olarak erişim, çalışanların yalnızca çalışmaları gereken yerde giriş yapabilmelerini sağlayabilir. Güvenli iş gücü yönetim sistemleri, hataların veya hileli işlemlerin bordroya ulaşmasını önlemek için şüpheli faaliyetleri ve iş gücü yönetim verilerindeki anormallikleri izleyen gömülü makine öğrenimi özelliğine de sahiptir.

8. İş içgörüleri

İşletmeler, tek bir iş gücü yönetim sisteminde merkezi hale getirilmiş kurum ve departman verileri ile geleceğe dönük daha iyi iş kararları alabilir. İş gücü yönetim araçları, kuruluşların gerçek zamanlı raporlama ile genel şirket performansını izlemelerini sağlar.

9. Her yerden erişim

İş gücü yönetimi çözümleri, daha verimli bir şekilde çalışmalarına yardımcı olmak için kuruluşların çalışanlara ulaşmalarına olanak tanır. Her yerden erişim, çalışanların mobil cihazlarından giriş ve çıkış yapma, vardiya değiştirme, izin isteme, maaş fişleri ve W2'ler gibi bilgilere erişme dahil olmak üzere işleri hızla ve kolayca gerçekleştirmelerine olanak tanır.

10. Daha az hata

İş gücü yönetim sistemleri otomatik zaman ve devamlılık özellikleri sayesinde insan hatalarını en aza indirir. Otomasyon, self servis zaman raporlama araçları kullanarak yapılan veri girişi hatalarını ortadan kaldırır. Örneğin, robotik süreç otomasyonunu kullanan akıllı bir sistem bir çalışanın zamanının nasıl hesaplanması gerektiğini etkileyebilecek geriye dönük değişiklikleri dinleyebilir. Ardından çalışanın zamanını otomatik olarak yeniden hesaplayabilir ve düzenlemeleri bordroya otomatik olarak gönderebilir. Akıllı yasalarla uyum uyarıları ayrıca çalışanın zamanının doğru bir şekilde kaydedilmesini ve çalışma çizelgelerine uyulmasını sağlayabilir.

İş gücü yönetim çözümünün işlevleri nelerdir?

En iyi iş gücü yönetim çözümünü seçmek için dikkate alınması gereken temel hususlar

İş gücü yönetim çözümlerinin başarılı bir şekilde benimsenmesi için organizasyonların aşağıdaki en iyi uygulamaları hayata geçirmesi gerekir:

Çalışanlar için işleri kolaylaştırın

Çalışanların kullandığı cihazlarda self servis zaman girişi ve yönetimi imkânı sunun. Çalışanların kendi saatli giriş/çıkış verilerini zaman çizelgeleri veya diğer self servis kullanıcı süreçleri üzerinden kendilerinin girmesini sağlayarak hataları azaltın ve İK personelinin zaman tasarrufu elde etmesine imkân tanıyın. Basit, mobil uyumlu zaman girişi veya zaman ve izin girişi için bir dijital asistan, çalışanların çalıştıkları süreyi hızla ve kolayca kaydetmelerini sağlar. İyi bir izin yönetimi çözümü, organizasyonlarda izin yönetim kuralları ve ilkelerini tanımlamak söz konusu olduğunda tam kontrol sağlar. İzin planları oluşturmak için dönemi, uygunluğu, kazanımı, yetki tanımlarını ve ödeme spesifikasyonlarını hızlı bir şekilde konfigüre edin. İzin doğrulamalarını, devir kurallarını, yönetim görevlerini konfigüre edin ve izin tiplerini oluşturmak için görünümleri görüntüleyin.

Yöneticilerin ve İK'nın işini kolaylaştırın

Günümüzün modern, esnek zaman ve iş gücü ile izin yönetimi çözümleri, iş gücü ihtiyaçlarına göre konfigüre edilebilir. Böylece yöneticiler plansız devamsızlıkların etkisini azaltabilir ve zamanı istisnalara göre yönetebilir. Uyumluluk uyarıları olası ihlalleri gerçekleşmeden önce durdurur. Bunlar, daha hızlı bildirim için kısa mesajlarla gönderilebilir. Konfigüre edilebilir kurallar motoru ve şablonları, yöneticilerin BT'yi dahil etmeden, her çalışana uygun zaman çizelgeleri tasarlamasına olanak tanır.

Kurumsal çalışan verilerine bağlanmayı kolaylaştırın

Zaman ve iş gücü sistemleri, kendi başına pek çok avantaj sunsa da bu tür sistemler çizelgeleme, bordro, genel muhasebe, proje yönetimi ve çekirdek İK sistemleri ile entegre edildiğinde avantajlar katlanır. Öyle ki, saatli giriş/çıkışı bordroyla entegre eden organizasyonlar bordro işleme ve zaman takibi hatalarını azaltır. Bordro ve zaman yönetimi sistemleriyle sıkı entegrasyon sağlayın. Güçlü bir izin yönetim çözümü bordro, zaman ve iş gücü ve çekirdek HCM sistemlerinden gelen verilerden yararlanarak izindeki değişiklikler ile ödeme hesaplamaları arasındaki bağlantıyı kurar. Çalışanlar izinleri bir self servis aracılığıyla ya da doğrudan bir zaman çizelgesinde çizelgeleyebilir. Her iki durumda da aynı sonuç elde edilir: Zaman ve izin yönetimiyle ilgili ayrıntılı bilgiler.

İş gücü yönetiminin geleceği

Değişen pazarlar, daha katı mevzuatların olduğu bir ortam ve giderek daha çeşitli ve dağılmış bir iş gücü; iş gücü yönetiminin işini daha karmaşık ve daha gerekli hâle getirdi. Entegre edilmiş iş gücü yönetim teknolojisi olmadığında kuruluşlar, kâr hanelerinde sorunlar yaşar. Bunun nedeni, değişikliğin gerekli olduğu yerleri belirlemek ve İK aktivitelerini iş hedeflerine uygun hâle getirmek için gerekli stratejik bilgilere erişme olanaklarının olmamasıdır.

Etkili iş gücü yönetimi, zaman ve iş gücü yönetimini, izin yönetimini, sağlık ve güvenliği kapsar. Ayrıca bordro, diğer çekirdek İK işlevleri ve finans verileriyle tamamen entegre olduğundan, eskiden çok zahmetli olan bir göreve doğruluk, basitlik ve ayrıntılı görünüm kazandırır. Bunun sonucunda organizasyon başarısına katkıda bulunma konusunda istekli, hevesli, üretken ve birbirine bağlı bir iş gücü elde edilir.