什麼是採購管理？

採購管理亦稱為從採購尋源至完成的流程，其中包含評估、選擇及建立正式合約協議，以及管理公司持續的供應商關係。

採購是一門複雜的學科，涉及許多相互關聯的活動。採購管理流程包括商品和服務的交易採購，並透過提供支援文件來協助處理供應商付款發票，將應付帳款整合，以完成採購尋源至結算週期。

雲端式採購解決方案的核心功能

在日益複雜且瞬息萬變的市場中，公司需要靈活的工具來協助他們改善採購流程。策略採購組織越來越多地採用整合式雲端套裝軟體，將供應商管理、尋找來源、合約管理以及主動性風險管理與交易採購至付款功能結合。

有了完整的採購解決方案，公司即可運用關鍵資訊做出決策，同時在整個尋找來源至結算的週期中主動管理進行中的活動。整合式雲端採購管理解決方案包括以下內容：

供應商管理

策略採購會在啟動議價之前，識別供應商並確定供應商資格。它涉及收集、評估及監控供應商資料，以確保供應商符合業務政策。您可以運用採購管理軟體，透過內部和外部問卷以及自助式檔案，收集重要的供應商資格條件資訊。藉由評估供應商資格檢定、風險因子及政策規定來選取最佳供應商

。雲端解決方案可讓採購團隊主動管理供應商關係。規劃和建立協商文件時，使用嵌入式社群訊息可更有效地協作並達到業務一致性。出現可能影響供應商管理、功能或風險因素的新資訊時，會接收到系統警示。供應商和採購團隊可即時檢視交易，以及目前與即將進行的採購尋源活動。

採購尋源

定義需求與手動編譯及比較供應商投標可能相當耗時，而且容易出錯，甚至會延誤重要的採購。

對於文件撰寫、議價參與及供應商選擇，更明智的做法是利用議價最佳實務來取得利潤。嵌入式社群協作可讓您輕鬆地結合工作並建立更有效的協商文件。裁定分析工具讓您得以根據預設因素，例如：價格、品質和價值，快速評估供應商的出價，取得符合您獨特業務需求的最佳裁定。

合約管理

有效採購合約管理非常重要。手動處理作業可能需要很長的時間。但借助現代化的採購管理系統，可以使用預先核准條款庫、標準化範本及內嵌式社群協同合作的導引式撰寫功能，簡化合約的建立作業。

標準化與自動化合約管理處理可協助您快速建立高品質的合約。您可以控制成本，同時全面檢視合約。分析功能可識別來自定義標準的提議合約語言偏差。稽核的工作流程可執行文件的核准。安全且可搜尋的合約儲存庫擁有完整追蹤和審計歷史，讓使用者得以快速找到所需內容。自動續約管理功能可及早通知採購團隊合約即將到期，讓團隊能夠主動採取必要行動，並避免潛在的風險。

請購

採購至付款週期期間若未能妥善控管採購流程，將導致議定節省金額快速流失。現代化的採購管理軟體可確保透過業務政策、控制及核准來執行議定的節省金額。

藉由為員工提供自助式、消費者類似購買體驗，可減少無合約支出。憑藉方便使用的體驗，員工可以輕鬆快速地瀏覽和購物產品或服務，幾乎不需要培訓。穩建的搜尋功能、智慧型表格、購物清單和個人化購買體驗，可確保透過供應商目錄以及為控制支出和降低成本所設計的可配置核准工作流程，自動執行協商後的價格和條款。

採購

自動化例行的採購至付款交易流程，例如：建立採購訂單，讓您擁有更多時間尋找節省成本的新機會。借助雲端採購管理系統，您可以簡化流程，同時執行議價定價及確保遵循政策。依已核准的請購單建立採購單，無需手動介入。為您的採購專員提供洞察分析，掌握例外情況、狀態和所需的行動。使用嵌入式社交工具與您的供應商溝通。

應付帳款

處理供應商商業發票通常是手動的、容易出錯且耗時的。從貨源搜尋至完成作業的完整解決方案可簡化並自動化此關鍵功能。在整合的採購管理系統中，您可以利用提前付款折扣並降低人工成本。這包括強大的付款管理系統，該系統提供來自供應商的商業發票的電子傳輸，並藉由光學掃描、機器學習及自動化採購單比對來加速處理。全自動化的逐行對照驗證費用清單可加快處理流程。透過警示和社群協作來管理例外情況，同時共享文件，加速解決問題。

改善供應商管理。成本管理。實行規範。

投資於採購管理解決方案的公司可簡化並自動化從尋源至完成的流程。採購管理軟體透過與供應商議定的採購協議來增加節省金額，從而在管理成本方面發揮著重要作用。透過同時執行採購政策的應用程式，將採購導向已核准的供應商來管理費用。從採購尋源至完成作業的解決方案還透過簡化內部流程來提高采購效率，以及透過更有效的供應商管理和合約降低風險。

藉由自動化與最佳化採購流程，採購管理系統提供下列優點：

提升節省成本

從貨源搜尋流程開始節省成本；識別與評估潛在供應商，並與供應商對商品與服務採購進行議價。這些活動可確保公司獲得有競爭力的價格和最佳價值。大多數公司會透過投標程序來進行議價，在這個過程中，有幾個供應商會互相競爭來爭取贏得公司的業務。將成本節約視爲唯一的因素是過於簡單化，但它是評量採購組織的首要條件。選擇供應商並簽訂合約後，他們將成為特定產品或服務的核准供應商。藉由執行符合規範的支出，公司能夠將節省金額最大化並提高獲利能力。

增加對支出的影響

許多組織仍在努力應對在既定流程之外進行的採購，這些供應商由於尚未簽訂合約，所以提供的價格較不具競爭力。此情況通常稱為「不合常規」或「無合約支出」。採購管理解決方案旨在透過從已核准的供應商處進行符合規範的採購來控制此活動。

透過同時使用激勵和遏制機制的採購系統，從多個層次管理合規採購。首先，他們提供類似消費者的購買體驗。這可讓員工輕鬆找出需要的項目，並透過授權的供應商進行專門採購。產品或服務會顯示在易於使用的購買介面中。這些系統也會使用可設定的支出管理政策、規則及控制項，包含工作流程與管理核准，以確保採購符合規範，並節省成本。

提升效率並自動化採購流程

繁瑣的手動處理有礙採購團隊提供更高的策略價值。效率不佳的採購處理可能會導致文件遺失、費用不受控制及折扣機會錯失。

採購管理解決方案會標準化、簡化及自動化通常是手動、書面式的處理，並減少所需的人力。公司可以更快地建立較佳的合約，並且能夠最大化已議定協議的價值。整個採購管理處理作業的效率都會得到改善，包括供應商資格檢定、加速議價、簽約及監控採購作業。因此，請購申請可以更快獲得核准，並能夠更快地處理與支付供應商商業發票。珍貴的資源可充分用於更具策略性的活動，例如管理供應商、協商更有利的定價，以及研究新的供應來源。

改善供應商管理

供應商是重要的業務合作夥伴，提供貴公司所需產品或服務。而確定潛在供應商是否適合作為業務合作夥伴是非常重要的。採購管理軟體可簡化評估重要因素的程序，例如財務可行性、公司操守準則的規範，以及其他符合業務夥伴資格的因素。

一旦獲得資格，系統可協助管理持續的供應商關係，例如在供應商的資格檢定到期時提示採購專業人員。系統也會在有新資訊可用時通知使用者，這些資訊可能會對供應商的資格、能力造成不利影響，以及改變其風險狀況。

標準化並簡化合約生命週期

採購合約使採購尋源處理更加完整。合約正式確定公司與其供應商之間的業務關係、職責、定價、定價，並定義處理爭議的條件。現代化採購管理系統可協助您控制合約管理程序，以取得協議的可見性、縮短週期時間，以及管理規範。

借助預先定義的語言、範本及工作流程，合約撰寫處理的完成速度較快，同時風險較低。協商過程中，合約審查人可快速找出與標準語言不符的差異處、標示風險、進行所需更改，並在最終完成前取得所需的核准。在合約執行後，系統會提供電子儲存及擷取。經理會收到事件警示的通知 (例如合約即將到期)，以確保及時採取行動並最大程度地減少延遲。

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