什麼是 HRIS?

人力資源資訊系統 (HRIS) 是一個軟體解決方案,可維護、管理及處理詳細的員工資訊與人力資源相關的政策與程序。HRIS 是互動式的資訊管理系統,將人力資源 (HR) 作業與程序標準化,同時促進記錄保存與報告的準確性。

基本上,HRIS 是一條「雙向道」,其中關於員工的資訊會遞送到組織中,反之亦會返回員工。透過消除文書和人工的人力資源相關流程,人力資源資訊系統在員工和他們工作的公司之間提供了更密切、精簡和高效的互動,同時使人力資源專業人員能夠執行更具策略性和高價值的工作。

HRIS、HRMS 與 HCM 比較 - 差異為何?

HRIS人力資源管理系統 (HRMS) 人力資本管理 (HCM) 這兩個詞可以經常互換使用。不過,這三項之間可能會有細微的差異,視公司選擇啟用哪些功能而定。

人力資源資訊系統 (HRIS):原先指留存員工行政管理記錄的基本系統。HR 職能變得越來越複雜,HRIS 結合人才取得、招募以及員工資料管理與處理等程序。

人力資源管理系統 (HRMS):隨著組織開始使用愈來愈複雜的軟體和自動化任務來執行人力資源職能而獲得採用,但仍與 HRIS 交替使用。今天的 HRIS 可能包含薪資管理與時間與人力。

HCM:更廣泛或完整的解決方案,涵蓋了人力資源職能與人力資源管理的每個層面。其他功能包括進階的人才管理任務,例如績效管理、接任計畫、薪酬計畫、策略人力規劃,以及其他每項 HR 規劃活動。HCM 涵蓋 HR 職能的範圍,不論其為資料型、異動或策略性。

什麼是 HRIS 系統?兩大支柱

HRIS 是建立於兩個要素,可建立管理人員與政策的基礎,以支援整個組織的效率。

組織設計

從結構觀點,HRIS 包含角色、職務及報告階層。HRIS 藉由定義組織結構,提供可辨識的問責性及操作功能與一致性的途徑。

具備適當的 HRIS,協助您因應業務挑戰。透過一致的自動管理取得和招募資料,您的 HRIS 可協助您建立具備適當技能的員工團隊,並在適當的結構中工作,以符合您的策略目標。

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員工資料管理

與客戶關係管理類似,但在雇主 / 員工設定中,HRIS 提供每個員工的綜合檢視,包括姓名、地址、雇用日期、薪酬、福利選擇等等。有了正確的資料,您就能夠與員工連結、協助他們發展職涯計畫、尋找適當的培訓,以及將他們的效能提升到下一個層級。

HRIS 會啟用自動化且標準化的記錄保留、報告與自助服務功能。這可能導致更準確、最新的資訊管理,以提升效率,同時為員工提供便利且容易使用。

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HRIS 特色、職能和使用者

HRIS 典型的基本功能包括協助招募和人才招募、薪酬、組織管理和缺勤管理 (例如休假、病假和個人休假)。您可以依據業務需求將其他功能分層。

藉由將人力資源相關任務自動化並提供自助服務對程序和政策的存取,系統會在整個組織建立標準化和一致性,同時還可提升人力資源營運效率並提供更好的員工體驗。

雖然公司內的所有人都只是員工為 HRIS 使用者,但 HRIS 的強大使用者為 HR 管理者、薪資專員、人才管理專員及招募負責人。這些員工的大部分工作涉及定期與 HRIS 互動。

人力資源系統挑戰

每個企業都具有獨一無二的挑戰。您的 HRIS 應解決這些問題。以下是一些最常見的 HRIS 挑戰。

  • 資料隱私與安全性。管理 HRIS 時,最重要的關注之一,就是確保員工的資料隱私權與安全性。這些系統包含大量機密及機密資料,必須受到保護。關鍵的 HRIS 挑戰組織如何實作一項複雜的解決方案,讓每個存取系統的使用者都得以正確地取得執行工作所需的資訊,不需要存取他們無權檢視的資訊。
  • 法規與合規性。HRIS 資料存取規則也必須符合管理法令。每個組織都必須確保其 HRIS 遵守不斷變化的法規。這對具有全球影響的公司來說是特別挑戰。有用性和功能性取決於每個使用者能夠在不違反保密性或違反法律的情況下,透過系統快速、輕鬆地進行交易。

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  • 業務中斷。對 HRIS 特色的持續變更也可能帶來挑戰。企業在持續的破壞性創新時代,組織有時難以追趕 HRIS 升級和精簡內容。同樣地,為您的企業選取正確的 HRIS 可能會變得複雜。由於有許多可用的選項與功能,因此請務必選擇最符合您業務目標的系統,而不是由可能不太有用的元件分散。

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將人力資源資訊移轉至雲端有哪些優點?

在雲端部署 HRIS 對內部部署 HRIS 有許多優點,包括下列優點:

  • 可輕鬆擴縮。在雲端中,您可以隨著業務需求的變化輕鬆縱向擴展或縮減。您也可以在強化或降低營運時,獲得更大的財務彈性,並更有效管理成本。
  • 更能控制營運與資本支出。使用雲端時,您只需依據使用量付費,也無須投資於昂貴的基礎架構。您的費用不是營運費用。
  • 快速且輕鬆地存取創新。由於雲端的開發和部署非常快速,因此您很快就能存取升級和創新。

將 HRIS 移轉至雲端的十個原因

內部部署 HRIS 解決方案只能與雲端的功能相符。移轉至雲端有 10 個理由。

  • 1. 簡單、直觀且客製化的服務使用者體驗
  • 2. 彈性的架構可因應不斷變化的情況
  • 3. 提供人工智慧導向機制,提升洞察力與營運效率的智慧型應用系統
  • 4. 輕鬆升級,提供更好的商務價值
  • 5. 透過新興技術持續創新
  • 6. 同級最佳的多層資料安全性和隱私保護功能
  • 7. 透過積極參與且充滿活力的人力資源社群分享最佳實務做法
  • 8. 在雲端旅程的每個步驟中獲得專家合作夥伴關係
  • 9. 支援全球連線的設計
  • 10. 從單一解決方案合作夥伴完成人力資源涵蓋範圍

選擇最佳 HRIS 的重要考量

若要滿足您公司的特定需求,您應該自訂 HRIS 解決方案。不過,每家公司都應該從他們選擇的 HRIS 解決方案提供者取得兩個主要功能區域。

1.此解決方案應該能夠涵蓋人力資源管理的所有層面。這包括招募、到職培訓、學習、接任計畫,以及 HR 支援中心。您將需要能夠存取內含所有需求的完整端對端解決方案,因為這些需求會隨之變更。對您來說,未來可能不夠適合您。

2.此解決方案應該是更廣泛的企業解決方案,可與財務人員連結人力資源。人力是任何組織中最高成本係數之一。任何與人有關之決策都具有財務影響。您的公司必須完整檢視其人員及其財務,以及兩者之間的關係。最佳 HRIS 是與財務功能緊密連接的 HRIS。理想上,系統將位於相同的平台上,並使用與公司財務相同的技術。

HRIS 的未來

隨著自動化技術的進步,工作場所正大幅改變。越來越多人正沿著技術的日益複雜。雖然這創造了許多商業優勢,但其所帶來的風險之一是工作環境的不人性化。在 HR 領域中,技術進步是創造出機會,將 HRIS 從模擬人員的資料管理系統轉型為可在工作場所創造更個人體驗的系統。

未來的人力資源系統將更有幫助且更直觀,讓員工更輕鬆、更快速地達成目標,並獲得更好的結果。這些系統將會使用 AI 和機器學習 (ML) 來「有意義」員工嘗試達成並主動提供解決方案,這些方案從製作地址變更到註冊最佳培訓選項。從後端作業的角度來看,人力資源系統創新將變得更容易管理。升級和新版本安裝將更容易上手,並且量身打造以滿足客戶需求。

在 HRIS 擁抱新興科技的組織將會成為將工作場所轉型為將技術和人類共同合作的環境,為所有人創造更好的成果。HR 職能是此轉換的核心。讓我們協助您將 HRIS 移轉至雲端,使得工作環境在達到更高層級的技術導向效能時,能夠變得更人性。

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