A Rutgers moderniza os processos financeiros com o Oracle EPM
A universidade ganha insights sobre diversos processos de gerenciamento contábil, financeiro, estratégico e operacional com o Oracle Cloud EPM e ERP.
Estados Unidos | Ensino superior e pós-secundário
“During the pandemic, we used Oracle tools to analyze millions of dollars in refunds for housing and dining issued to students and their families, and to understand that impact on our bottom line.”
Desafios de negócios
Fundada em 1766, a Rutgers University é a oitava instituição de ensino superior mais antiga dos EUA e uma universidade nacional de pesquisa líder localizada em Nova Brunswick, Nova Jersey. A universidade tem mais de 150 cursos de graduação, mais de 400 programas de pós-graduação, 70.000 alunos e 25.000 funcionários.
Em 2013, a legislatura estadual de Nova Jersey aprovou a Lei de Reestruturação da Educação Médica e de Ciências da Saúde de NJ, em que a Rutgers se fundiu com a maioria das unidades da Universidade de Medicina e Odontologia de Nova Jersey. Como resultado, o tamanho e a escala das faculdades recém-combinadas apresentaram desafios significativos. Por exemplo, enquanto a Rutgers utilizava o Oracle E-Business Suite e PeopleSoft, a Universidade de Medicina e Odontologia usava o Banner, o que criou duplicações de sistemas importantes, como portais de folha de pagamento e de alunos.
Como parte de sua estratégia para simplificar o uso de tecnologia e investir para o futuro, a Rutgers começou a explorar uma mudança para a nuvem e longe das aplicações on-premises. A universidade precisava de maior escalabilidade e recuperação de desastres gerenciada pelo fornecedor. A Rutgers também queria ser capaz de fazer upgrade para novos recursos sem reimplementação e transformar seus processos para refletir as melhores práticas modernas integradas ao software.
“With Oracle Cloud EPM, we’ve moved from an annual close process to a monthly close.”—Ernie DiSandro, Associate Vice President and University Controller, Rutgers University
Por que a Rutgers University escolheu a Oracle
A Rutgers University precisava produzir um demonstrativo financeiro consolidado com mapeamentos nos dois sistemas separados de contabilidade. Com base na escalabilidade e na ampla gama de recursos, a universidade selecionou o Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) e o Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP).
Resultados
O Oracle Cloud EPM não só melhorou a confiabilidade dos dados financeiros da Rutgers, como também acelerou o processo de auditoria anual da universidade. A Rutgers passou de um processo de fechamento anual para um fechamento mensal, possibilitado por ferramentas no módulo Financial Consolidation and Close do Oracle EPM, incluindo o Close Manager.
Enquanto isso, o Account Reconciliation do Oracle EPM permitiu que a Rutgers centralizasse mais de 1.000 contas de balanço patrimonial da universidade e, eventualmente, racionalizasse e eliminasse mais de 300 dessas contas. Outro módulo importante é o Narrative Reporting, que ajudou a universidade a gerenciar a produção de seu relatório financeiro anual.
Além disso, o módulo EPM Planning da Oracle permitiu que a Rutgers gerenciasse o planejamento da força de trabalho, bem como a remuneração e as despesas dos funcionários, que representam 65% da base de despesas operacionais da Rutgers.
A Rutgers também usou o Oracle Cloud EPM e o ERP durante a pandemia da COVID-19 para enfrentar desafios como migrar para operações remotas e gerenciar reembolsos de alunos e cortes orçamentários. O Oracle EPM permitiu que a Rutgers tivesse dados financeiros confiáveis, além de previsão e planejamento de cenários mais precisos. A universidade utilizou as ferramentas da Oracle para analisar milhões de dólares em reembolsos de moradia e alimentação emitidos para os alunos e suas famílias e para entender o impacto disso em seus resultados financeiros. É importante ressaltar que a Rutgers foi capaz de acessar as ferramentas remotamente.
Por fim, o Oracle Cloud EPM e o ERP ajudaram a Rutgers a gerenciar fundos com mais eficiência e melhorar a colaboração em vários campi e unidades.
Parceiros
A Rutgers University escolheu a Deloitte para a implementação do ERP e a Performance Architects para o EPM. A Rutgers e a Deloitte se uniram para entregar uma solução desenvolvida para ajudar a universidade a evoluir e se preparar para enfrentar as interrupções. Descubra como a Deloitte pode ajudar a sua empresa a causar um impacto que seja relevante.