O que é Procurement?

Toda organização precisa comprar coisas, seja uma startup de 10 pessoas ou uma corporação multinacional. Uma lanchonete pode comprar papel e canetas em uma loja de materiais de escritório usando fundos que reservou para despesas. Um fabricante de dispositivos médicos pode precisar comprar materiais radioativos de outro país. Tudo isso se enquadra no escopo de compras e fazer tudo certo pode significar a diferença entre estourar o orçamento ou obter lucro.

O que é Procurement?

O processo de compras trata do que as organizações usam para encontrar e adquirir os materiais necessários para operar. Pense em um laboratório farmacêutico, por exemplo. Dentro desse laboratório você pode encontrar todos os equipamentos necessários para realizar experimentos científicos: béqueres, tubos de ensaio, produtos químicos, centrífugas e assim por diante. Todos esses equipamentos são adquiridos por meio de um processo de compra, normalmente gerenciado por um departamento dedicado dentro da empresa.

Explicação sobre Procurement

Os processos de compras variam de acordo com o setor, as regulamentações, o tamanho da empresa e o orçamento, mas geralmente incluem etapas semelhantes. Começa com um pedido para comprar algo. Voltando ao nosso exemplo da indústria farmacêutica, uma equipe de pesquisa médica pode precisar de máquinas para analisar amostras de sangue ou tecido. Elas enviam uma solicitação ao departamento de compras com uma justificativa do motivo pelo qual precisam desse equipamento, juntamente com especificações (por exemplo, “deve manter a temperatura constante para uma análise adequada da amostra”). Se a solicitação for aprovada, a equipe de compras procura o equipamento certo, pelo preço certo, do fornecedor mais confiável. Geralmente isso é feito enviando uma solicitação de cotação (RFQ) a todos os fornecedores de equipamentos médicos com os quais trabalham, ajudando a garantir que a empresa obtenha a máquina certa pelo melhor preço.

Os fornecedores respondem à RFQ com cotações, e a equipe de compras seleciona a que melhor se adapta às suas necessidades e orçamento. Eles enviam ao fornecedor uma ordem de compra, e o fornecedor entrega a máquina, junto com uma fatura que o departamento financeiro deve pagar. Todo esse processo é conhecido como “source-to-pay.”

Este é um exemplo simples de compra de um único equipamento. Os processos de compras podem se tornar cada vez mais complexos dependendo do tamanho da organização, do setor, do volume de pedidos e do número de fornecedores. Por exemplo, uma grande empresa de manufatura pode precisar adquirir matérias-primas usadas para fabricar seus produtos — aço, alumínio, madeira, borracha e assim por diante — de todo o mundo. Além disso, precisa adquirir o equipamento de fabricação usado dentro de suas fábricas (por exemplo, braços robóticos, tornos, correias transportadoras, etc.), equipamentos de segurança, empilhadeiras, paletes de armazém, computadores e talvez até mesmo o imóvel onde a fábrica será construída. Isso envolveria milhares de fornecedores e milhões de transações por ano. Também envolveria milhares de contratos, descrevendo os termos legais que os fornecedores e os fabricantes devem cumprir. As organizações governamentais enfrentam seus próprios processos complexos de compras, geralmente envolvendo RFQs publicadas para tornar o processo aberto a todos os potenciais licitantes e transparente para os contribuintes.

Toda essa complexidade levou ao desenvolvimento de softwares de compras, que as empresas usam para automatizar o processo o máximo possível. Com a ajuda da IA integrada, o software de compras agora pode automatizar mais etapas complexas que antes só podiam ser feitas por pessoas, por exemplo, redigir uma carta de apresentação para uma RFQ. À medida que a IA evolui, ela pode ajudar a automatizar mais o processo source-to-pay.