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O gerenciamento de compras também é conhecido como fornecimento até faturamento. Ele abrange a avaliação, seleção e criação de acordos contratuais formais, bem como o gerenciamento do relacionamento contínuo com os fornecedores da empresa.
Compras é uma disciplina complexa que abrange muitas atividades inter-relacionadas. O processo de gerenciamento de compras inclui a compra transacional de bens e serviços e se integra às contas a pagar para completar o ciclo do fornecimento até o faturamento, fornecendo documentos para ajudar no processamento de faturas de fornecedores para pagamento.
Em um mercado cada vez mais complexo e dinâmico, as empresas precisam de ferramentas ágeis que as ajudem a melhorar os processos de compras. As organizações de compras estratégicas estão adotando cada vez mais pacotes de software integrados baseados em nuvem que combinam gerenciamento e seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos e gestão de riscos proativos com recursos transacionais de compra a pagamento.
Com uma solução de compras completa, as empresas podem aproveitar as informações críticas ao tomar decisões e, ao mesmo tempo, gerenciar de forma proativa as atividades em andamento ao longo do ciclo do fornecimento ao faturamento. Uma solução integrada de gerenciamento de compras baseada na nuvem consiste no seguinte:
As compras estratégicas começam pela identificação e qualificação de fornecedores antes de iniciar as negociações. Envolvem a coleta, a avaliação e o monitoramento de dados dos fornecedores para garantir que eles cumpram as políticas de negócios. Com o software de gerenciamento de compras, você pode coletar informações importantes sobre a qualificação dos fornecedores por meio de questionários internos e externos e perfis de autoatendimento. Selecione os melhores fornecedores avaliando as qualificações, os fatores de risco e a conformidade com as políticas.
Uma solução baseada em nuvem permite que as equipes de compras gerenciem proativamente os relacionamentos com os fornecedores. Use mensagens sociais incorporadas para colaborar com mais eficácia e alcançar o alinhamento dos negócios ao planejar e criar documentos de negociação. Receba alertas quando novas informações estiverem disponíveis que possam afetar o gerenciamento de fornecedores, os recursos ou os fatores de risco. Fornecedores e equipes de compras ganham visibilidade em tempo real das transações, bem como das atividades de fornecimento atuais e futuras.
Definir requisitos e compilar e comparar manualmente os lances dos fornecedores pode consumir muito tempo e deixar muito margem para erros. Isso pode até atrasar compras importantes.
A criação mais inteligente de documentos, compromissos de negociação e seleção de fornecedores alavancam as melhores práticas de negociação para atingir os resultados almejados. A colaboração social incorporada facilita a combinação de esforços e a criação de documentos de negação mais eficazes. As ferramentas de análise de adjudicação permitem que você avalie rapidamente os lances do fornecedor com base em fatores predeterminados - como preço, qualidade e valor - permitindo que você chegue à melhor decisão possível com base em seus requisitos exclusivos.
A gestão eficaz dos contratos de compras é crucial. Lidar com o processo manualmente pode levar muito tempo. Mas com um sistema moderno de gerenciamento de compras, a criação de contratos pode ser simplificada com o uso de bibliotecas de cláusulas pré-aprovadas, modelos padronizados e colaboração social incorporada.
Padronizar e automatizar o processo de gerenciamento de contratos ajuda a criar contratos de qualidade mais rápido. Você pode obter visibilidade total de seus contratos enquanto controla os custos. A análise identifica os desvios da linguagem do contrato proposto em relação aos padrões definidos. Fluxos de trabalho auditáveis impõem aprovações de documentos. Um repositório de contratos seguro e pesquisável com histórico completo de rastreamento e auditoria permite que os usuários localizem rapidamente o que precisam. Os recursos de gerenciamento de renovação automatizada fornecem às equipes de compras notificação antecipada de contratos vencidos, para que possam tomar as medidas necessárias de forma proativa e evitar riscos potenciais.
As economias negociadas são rapidamente perdidas quando a compra não é gerenciada adequadamente durante o ciclo da compra até o pagamento. O software de gerenciamento de compras moderno garante que as economias negociadas sejam aplicadas por meio de políticas, controles e aprovações.
Os gastos fora do contrato podem ser reduzidos ao fornecer aos funcionários uma experiência de compra de autoatendimento semelhante à do consumidor. Com uma experiência amigável, os funcionários podem navegar e comprar produtos ou serviços com facilidade e rapidez. Com pouco ou nenhum treinamento necessário. Recursos robustos de pesquisa, formulários inteligentes, listas de compras e experiências de compra personalizadas garantem que os preços e termos negociados sejam aplicados automaticamente por meio de catálogos de fornecedores e fluxos de trabalho de aprovação configuráveis, projetados para controlar gastos e reduzir custos.
A automação de transações de compra para pagamento de rotina, como a criação de pedido de compra, libera você para encontrar novas oportunidades de economizar. Com um sistema de gerenciamento de compras baseado em nuvem, você pode agilizar o processo enquanto aplica os preços negociados e garante a conformidade com as políticas. Crie pedidos de compra a partir de requisições aprovadas e sem intervenção manual. Forneça às suas equipes de compras uma visão dos status, das exceções e das ações necessárias. Comunique-se com seus fornecedores usando ferramentas sociais incorporadas.
O processamento de faturas de fornecedores costuma ser manual, sujeito a erros e demorado. Uma solução completa de fornecimento ao faturamento agiliza e automatiza essa função crítica. O sistema integrado de gestão de compras permite que você aproveite descontos de pagamento antecipado e reduza os custos de mão de obra. Isso inclui um sistema de gerenciamento de pagamento robusto que fornece transmissão eletrônica de faturas de fornecedores e processamento mais rápido auxiliado por digitalização óptica, aprendizado de máquina e correspondência automática de pedidos de compra. A validação de faturas em nível de linha é totalmente automatizada para um processamento mais rápido. As exceções são gerenciadas por meio de alertas e colaboração social com compartilhamento de documentos para acelerar os tempos de resolução.
As empresas investem em soluções de gerenciamento de compras para agilizar e automatizar o processo do fornecimento até o faturamento. O software de gerenciamento de compras desempenha um papel importante no gerenciamento de custos, aumentando a economia por meio de acordos de compra negociados com fornecedores. As despesas são gerenciadas direcionando as compras a fornecedores aprovados por meio de aplicativos que também reforçam as políticas de compra. As soluções que acompanham do fornecimento ao faturamento também melhoram a eficiência das compras ao simplificar os processos internos e reduzir os riscos por meio de contratos e gerenciamento de fornecedores mais eficazes.
Ao automatizar e otimizar os processos de compra, os sistemas de gerenciamento proporcionam os seguintes benefícios:
A economia de custos começa com a seleção: o processo de identificação e avaliação de fornecedores potenciais e negociação com eles para a compra de bens e serviços. Essas atividades garantem que a empresa receba preços competitivos e o melhor valor. Para a maioria das empresas, as negociações são conduzidas por meio de um processo de licitação em que vários fornecedores concorrem pelas oportunidades de negócios da empresa. Embora seja uma simplificação exagerada dizer que a economia de custos é o único fator, ela está no topo da lista de critérios pelos quais as organizações de compras são avaliadas. Quando um fornecedor é selecionado e um contrato é assinado, ele se torna o fornecedor aprovado para um determinado produto ou serviço. Ao impor gastos em conformidade, as empresas podem maximizar a economia de custos e melhorar a lucratividade.
Muitas organizações ainda lutam com compras que ocorrem fora dos processos estabelecidos, com fornecedores que não estão sob contrato para fornecer preços competitivos. Normalmente referido como gastos “independentes” ou fora do contrato. As soluções de gerenciamento de compras são projetadas para controlar esta atividade, garantindo compras em conformidade de fornecedores aprovados.
As compras em conformidade são gerenciadas por meio de várias camadas com sistemas de que usam incentivos e impedimentos. Primeiro, eles fornecem uma experiência de compra semelhante à do consumidor. Isso permite que os funcionários encontrem facilmente o que precisam e façam suas compras exclusivamente por meio de fornecedores autorizados. Os produtos ou serviços são exibidos em uma interface de compra amigável. Esses sistemas também usam políticas, regras e controles de gerenciamento de gastos configuráveis que consistem em fluxos de trabalho e aprovações gerenciais para garantir que as compras estejam em conformidade e assim melhorar a economia de custos.
Processos complicados e manuais evitam que as equipes de compras ofereçam maior valor estratégico. Processos de aquisição ineficientes podem resultar em documentos perdidos, despesas descontroladas e oportunidades de desconto perdidas.
As soluções de gerenciamento de compras padronizam, agilizam e automatizam os processos normalmente manuais e baseados em papel e reduzem a quantidade de trabalho necessária para concluí-los. As empresas podem criar contratos melhores com mais rapidez e são capazes de maximizar o valor dos acordos negociados. A eficiência melhora em todo o processo de gestão de compras: qualificação de fornecedores, agilidade nas negociações, contratações e acompanhamento das atividades de compras. Como resultado, as requisições de compra recebem aprovações mais rápidas e as faturas do fornecedor são processadas e pagas mais rapidamente. Recursos valiosos são liberados para atividades mais estratégicas, como gerenciamento de fornecedores, negociação de preços mais favoráveis e pesquisa de novas fontes de suprimento.
Os fornecedores são parceiros comerciais essenciais que fornecem os produtos ou serviços de que sua empresa precisa. Qualificar a adequação de um fornecedor potencial como parceiro de negócios é fundamental. O software de gerenciamento de compras agiliza o processo de avaliação de fatores críticos como viabilidade financeira, conformidade com o código de conduta da empresa e outros pontos que os qualificam como parceiros de negócios.
Uma vez qualificados, o sistema ajuda a gerenciar os relacionamentos contínuos com os fornecedores, como avisar os profissionais de compras quando as qualificações estão expirando. O sistema também notifica os usuários quando novas informações tornam-se disponíveis e podem afetar adversamente as qualificações e capacidades de um fornecedor e alterar seu perfil de risco.
Os contratos de compra completam o processo de fornecimento. Eles formalizam a relação comercial entre uma empresa e seus fornecedores, suas responsabilidades, preços e definem as condições para o tratamento de disputas. Um sistema de gerenciamento de compras moderno ajuda você a assumir o controle do processo de gestão de contratos para obter visibilidade dos acordos, reduzir o tempo dos ciclos e gerenciar a conformidade.
O processo de autoria do contrato é feito com mais rapidez, menos risco e com linguagem, modelos e fluxos de trabalho predefinidos. Durante as negociações, os revisores do contrato podem identificar rapidamente os desvios propostos da linguagem padrão para destacar os riscos, fazer as alterações necessárias e obter as aprovações necessárias antes da finalização. Após a assinatura dos contratos, o sistema fornece armazenamento e recuperação eletrônicos. Os gerentes são notificados com alertas de eventos, como contratos vencidos, para garantir ações oportunas e minimizar atrasos.
A Procurement Cloud moderniza os processos de negócios de compras para que você possa gerenciar proativamente os relacionamentos e atividades com fornecedores em todo o ciclo do fornecimento até o faturamento. Essa solução completa, integrada e baseada na nuvem permite que você transforme sua organização para fornecer serviços de compras rápidos e adequados para todas as áreas da sua organização.
Aproveitando os recursos digitais, como análise incorporada, colaboração social e dispositivos móveis, a Procurement Cloud permite que você reduza o risco do fornecedor, forneça com mais eficácia, controle os gastos e melhore as margens de lucro da sua organização.
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