Custos de Controle. Reforce a Conformidade. Melhore o Gerenciamento de Fornecedores

As empresas investem em soluções de aquisições para otimizar e automatizar o processo da fonte ao encerramento, enquanto controlam os custos direcionando as compras para fornecedores aprovados. Um sistema eficaz de gerenciamento de aquisições fornecerá os seguintes benefícios:

• Aumentar a influência sobre os gastos — As organizações de aquisições ainda lutam contra aquisições que ocorrem fora dos processos e políticas formais. As soluções de aquisições reforçam as compras em conformidade, facilitando que os funcionários encontrem o que precisam e direcionem as compras para fornecedores autorizados. Esses sistemas também implementam políticas e controles de gerenciamento de gastos corporativos com fluxos de trabalho auditáveis de ordem de compra para garantir que as solicitações sejam aprovadas corretamente.
• Melhore a eficiência e automatize os processos de aquisição da fonte ao encerramento — Processos complicados impedem as organizações de aquisições de fornecer mais valor estratégico para a empresa. As soluções de gerenciamento de aquisições padronizam, simplificam e automatizam processos tradicionalmente manuais. Como resultado, as aprovações de compra são facilmente gerenciadas e os recursos são liberados para atividades mais estratégicas.
• Melhore o gerenciamento de fornecedores — Qualificar e avaliar os recursos, a viabilidade e a conformidade de um fornecedor em potencial em relação ao código de conduta da empresa é essencial. Alerta os profissionais de aquisições quando as qualificações de um fornecedor estão prestes a expirar ou quando novas informações forem disponibilizadas, o que pode afetar as qualificações e recursos do fornecedor e alterar seu perfil de risco.
• Padronize o ciclo de vida do contrato — Durante as negociações, os revisores do contrato podem identificar rapidamente os desvios da linguagem padrão para destacar os riscos, fazer as alterações necessárias e obter as aprovações necessárias antes da finalização. Os alertas notificam os usuários sobre contratos que estão prestes a expirar para garantir renovações oportunas e minimizar atrasos.

Benefícios de uma Solução Moderna de Aquisições Baseada em Nuvem

Os avanços na tecnologia estão transformando as práticas de negócios tradicionais, inovando os mercados de suprimentos, alterando os padrões de compra dos clientes e adicionando complexidade à cadeia de suprimentos. As organizações de aquisições devem responder assumindo um papel mais estratégico em todas as atividades que envolvem compras. Elas precisam de soluções que estejam à altura da tarefa.

Ao mudar para a nuvem, os sistemas de gerenciamento de aquisições digitalizam processos das aquisições ao pagamento com recursos móveis, sociais e analíticos incorporados e uma experiência de usuário mais rica e semelhante à que o consumidor já conhece. Com tecnologia moderna, como colaboração integrada, análise incorporada e uma experiência de usuário mais intuitiva, as empresas podem criar um sistema de compras mais eficaz para controlar os gastos dos funcionários, reduzir o risco do fornecedor e melhorar a contenção de custos.

• Suporte para uma força de trabalho móvel — Hoje, funcionários e gerentes estão usando dispositivos móveis para realizar seus trabalhos. As soluções modernas de aquisições em nuvem permitem que você aproveite esses dispositivos para agilizar processos, reduzir a latência e permitir aprovações mais rápidas.
• Colaboração eficiente — Obtenha visibilidade total de todo o processo da fonte ao encerramento e troque documentos e mensagens eletronicamente com seus fornecedores. Processos de aquisição integrados facilitam a criação, revisões e aprovações de documentos em tempo real. A colaboração social incorporada permite que as equipes concluam as atribuições de maneira mais rápida e eficaz.
• Análise incorporada — Aumente a produtividade com painéis fáceis de usar que apresentam informações com clareza e destacam o conteúdo relevante. Contêineres interativos e baseados em funções chamados de infolets ajudam os usuários a visualizar rapidamente informações de alto nível, revisar detalhes relevantes e agir. Os aplicativos transacionais utilizam a análise integrada no contexto para que os usuários possam decidir rapidamente as próximas etapas de um processo de negócios.
• Experiência de usuário intuitiva — Uma experiência do usuário semelhante à que o consumidor já conhece impõe a conformidade do gerenciamento de aquisições e facilita para os funcionários a localização do que eles precisam. A produtividade melhora, porque os usuários podem se concentrar em tarefas com mais valor agregado.

Funcionalidade Principal de uma Solução de Aquisições Baseada em Nuvem

Organizações de aquisições estratégicas estão exigindo pacotes integrados que combinam gerenciamento de fornecedor, terceirização, gerenciamento de contratos e gerenciamento proativo de riscos com recursos transacionais das aquisições ao pagamento. Com uma solução completa de aquisições, as empresas podem utilizar informações críticas ao tomar decisões, gerenciando proativamente as atividades em andamento em todo o ciclo de vida da fonte ao encerramento. Uma solução integrada de gerenciamento de aquisições baseada na nuvem consiste no seguinte:

• Gestão de Fornecedores — Aquisições estratégicas começam por qualificar os fornecedores antes de iniciar as negociações. Agilize a coleta e o monitoramento de dados de fornecedores para garantir que os fornecedores cumpram as políticas corporativas. Colete informações importantes sobre qualificação de fornecedores por meio de questionários internos e externos e perfis de autoatendimento. Selecione os melhores fornecedores avaliando as qualificações do fornecedor, os fatores de risco e a conformidade com as políticas. Use mídias sociais incorporadas para colaborar de forma mais eficaz e realizar o alinhamento de negócios ao planejar e criar documentos de negociação. Receba alertas quando novas informações estiverem disponíveis que possam afetar o gerenciamento de fornecedores, os recursos ou os fatores de risco. Equipes de contratações e de aquisições ganham visibilidade total em tempo real das transações, bem como das atividades de aquisições atuais e futuras.
• Busca de Talentos— A compilação e comparação manual de propostas de fornecedores pode ser demorada e ineficaz. A negociação mais inteligente e a seleção de fornecedores aproveitam as melhores práticas de negociação para alcançar os resultados finais. A colaboração social incorporada facilita a combinação de esforços para criar documentos de negação mais eficazes. As ferramentas de análise de atribuições permitem que você avalie rapidamente os lances de fornecedores com base em fatores predeterminados, como preço, qualidade e valor, permitindo que você chegue à melhor atribuição possível com base em seus requisitos comerciais exclusivos.
• Gerenciamento de Contratos—O gerenciamento eficaz de contratos é essencial. A criação de contrato é simplificada com a criação orientada que usa bibliotecas de cláusulas pré-aprovadas, modelos padronizados e colaboração social incorporada. Um repositório de contratos seguro e pesquisável com histórico completo de rastreamento e auditoria permite que os usuários localizem rapidamente o que precisam. Os recursos de gerenciamento automatizado de renovações permitem que os profissionais de aquisições sejam notificados antecipadamente sobre os contratos que estão prestes a expirar. As análises identificam desvios de contrato do padrões definidos. Fluxos de trabalho auditáveis impõem as aprovações de documentos.
• Requisição — Economias negociadas são rapidamente perdidas quando a compra não é devidamente regulada durante o ciclo das aquisições ao pagamento. Uma solução moderna garante que essas economias sejam realizadas por meio de políticas, controles e aprovações de negócios. Reduza os gastos fora do contrato fornecendo aos funcionários uma experiência de compra semelhante à do consumidor. Recursos robustos de pesquisa, formulários inteligentes, listas de compras e experiências de compra personalizadas garantem que os preços e termos negociados sejam aplicados automaticamente por meio de catálogos de fornecedores e fluxos de trabalho de aprovação configuráveis, projetados para controlar gastos e reduzir custos.
• Pagamento — O processamento de faturas de fornecedores muitas vezes é manual, propenso a erros e demorado. Uma solução completa da fonte ao encerramento agiliza e automatiza essa função crítica, ajudando você a aproveitar os descontos de pagamento antecipado e manter os custos sob controle. Isso inclui um sistema robusto de gerenciamento de pagamentos que fornece transmissão eletrônica, "inversão de OC" de fornecedores e digitalização óptica de faturas. A validação de fatura no nível de linha é totalmente automatizada para processamento mais rápido. As exceções são gerenciadas por meio de colaboração social com o compartilhamento de documentos para agilizar o tempo até a resolução.
• Aquisição—Automatizar transações de rotina da compra ao pagamento, como criação de pedido de compra, libera você para encontrar novas oportunidades de economia. Agilize o processo enquanto reforça o preço negociado e garante a conformidade com as políticas. Crie ordens de compra baseadas em solicitações aprovadas, sem intervenção manual. Forneça aos seus profissionais de aquisições informações sobre exceções, status e ações necessárias. Comunique-se com seus fornecedores usando ferramentas sociais incorporadas.