Como criar um programa de capacitação de êxito

1. Identifique as lacunas de habilidades

As equipes de RH podem identificar as lacunas de habilidades atuais criando um processo para avaliar continuamente as habilidades da força de trabalho e compará-las com os requisitos do cargo para ver quais estão faltando. Para fazer isso de forma eficaz, as equipes de RH precisam colaborar com os líderes de negócios para olhar para o futuro e entender quais habilidades seus departamentos provavelmente precisarão nos próximos anos para realizar iniciativas estratégicas. Esse processo é chamado de análise de lacunas de habilidades, e é um passo essencial porque permite que qualquer empresa identifique quais as lacunas de habilidades que podem prejudicar o negócio, trabalhando ativamente para fechá-las. Muitas empresas pensam nisso como um esforço periódico, mas as empresas mais eficientes tratam o inventário de habilidades e o processo de análise de lacunas como contínuos.

Considere apenas um exemplo: habilidades de TI e dados. Empregadores de todos os setores dizem que as habilidades de TI e dados são as mais difíceis de encontrar, de acordo com uma pesquisa do ManpowerGroup de outubro de 2023 com mais de 40.000 empregadores em todo o mundo. Considerando isso, muitas empresas provavelmente precisam capacitar os funcionários de alguma forma nessas áreas. No entanto, essas são categorias amplas. Juntos, os líderes de negócios e de RH precisam usar perfis de talentos para monitorar as habilidades técnicas de suas equipes e identificar áreas específicas que ajudarão cada funcionário a atuar em um nível mais alto e a empresa a alcançar seus resultados de negócios.

2. Defina objetivos claros

Qualquer programa de capacitação precisa de objetivos claros que as partes interessadas concordem para ter êxito. Embora o RH possa colaborar com líderes de negócios para identificar e preencher lacunas de habilidades, o CEO, o CFO e outros executivos também devem aderir à visão. O suporte deles e um orçamento são necessários para que uma organização crie programas de treinamento impactantes para melhorar o desempenho dos funcionários; e o RH tem maior probabilidade de obter suporte e financiamento se os executivos entenderem como alcançar as metas de qualificação beneficiará a empresa. Se os líderes de negócios e o RH explicarem por que um programa de capacitação os ajudará a obter os resultados certos em uma abordagem unificada, isso será ainda mais persuasivo.

Os funcionários também precisam de metas de aprendizado bem definidas que sejam específicas às suas posições e aspirações para que saibam que estão desenvolvendo habilidades que agregam valor real aos negócios. Algumas plataformas de treinamento de funcionários oferecem roteiros de aprendizado personalizados para ajudar os funcionários a criar os conjuntos de habilidades mais relevantes. Essa orientação focada também capacita as pessoas a assumir um papel ativo na navegação de suas carreiras.

3. Adapte o conteúdo às necessidades dos funcionários

As iniciativas de capacitação precisam ser direcionadas para ajudar os funcionários a desenvolverem habilidades específicas que melhorem seu desempenho e os resultados dos negócios. Os esforços de educação em massa não são úteis na prática. Por exemplo, embora muitas empresas estejam curiosas sobre usar IA para melhorar a produtividade ou a qualidade ou para conseguir outros benefícios mensuráveis, toda a empresa não precisa aprender a construir os modelos de linguagem grandes que alimentam as ferramentas de IA. No entanto, uma pessoa das vendas pode obter um grande valor ao aprender como solicitar a ferramentas de IA generativa para escrever primeiros rascunhos de emails de discurso de vendas. É essencial adaptar o conteúdo de aprendizagem para o indivíduo e as habilidades específicas que uma pessoa precisa para executar bem sua função ou se reciclar para assumir outra.

Veja outro exemplo: digamos que uma empresa de construção identifique um funcionário da linha de frente como um candidato promissor para uma posição de gerência. O gerente do funcionário pode sugerir um curso de e-learning específico ou um roteiro de aprendizado na plataforma de aprendizado da organização para ajudá-lo a aprimorar suas habilidades de liderança e se preparar para dar o próximo passo em sua carreira. Ou, se o departamento de TI de uma empresa estiver mudando para uma nova linguagem de programação para desenvolver aplicativos, seus desenvolvedores de software poderão precisar de treinamento prático para aprender a nova linguagem e expandir seus conhecimentos para que possam apoiar novas iniciativas de negócios.

Criar planos de carreira personalizados é crucial para desenvolver as habilidades que uma empresa precisa e também pode aumentar a retenção dos funcionários, mantendo habilidades e conhecimentos valiosos em sua empresa. Em uma pesquisa do LinkedIn de 2024 com mais de 2.600 alunos e profissionais de aprendizado e desenvolvimento e RH, 8 em cada 10 pessoas disseram que aprender “adiciona propósito ao trabalho” e 7 em cada 10 disseram que aprender os ajuda a se sentir mais conectados aos seus empregadores.

4. Escolha métodos de entrega apropriados

As pessoas aprendem de forma diferente. Algumas preferem assistir vídeos ou ler, enquanto outras preferem treinamento na empresa. E o desenvolvimento de algumas habilidades requer aprendizado prático para ser eficaz. Se você é carpinteiro, maquinista, decorador de bolo ou flebotomista, assistir a um vídeo sobre como realizar uma tarefa não é o mesmo que fazê-la. Dar aos funcionários conteúdos relevantes em formatos apropriados é essencial para ajudá-los a atingir os objetivos de aprendizado.

Além da variedade e relevância do conteúdo, considere também o tipo de plataforma de aprendizado que melhor acomoda diferentes segmentos da sua força de trabalho. Por exemplo, algumas plataformas de aprendizado só estão disponíveis em notebooks e computadores desktop. Enfermeiros, vendedores no campo, funcionários de manufatura e outros funcionários remotos geralmente não têm acesso a uma estação de trabalho dedicada. Portanto, se sua empresa tiver funcionários fora do escritório, você pode considerar a adoção de uma plataforma com recursos móveis e conteúdo de formato curto para tornar o aprendizado mais acessível.

5. Use tecnologia e ferramentas

A plataforma de aprendizado certa facilita o acompanhamento do conjunto de habilidades em evolução de cada funcionário, sugere oportunidades de desenvolvimento com base nas funções e aspirações deles e entende a matriz de habilidades da organização, graças a processos automatizados, inteligência artificial e conectividade que cruzam as linhas de negócios. Tentar realizar essas tarefas manualmente é um desafio para o RH porque as habilidades de uma organização estão em constante evolução.

Além disso, sem uma plataforma dedicada, alguns líderes de negócios podem assumir a responsabilidade de capacitar seus departamentos para preencher lacunas de habilidades problemáticas. Esses esforços isolados podem causar problemas não intencionais. O mais significativo são os dados isolados, que impossibilitam entender quais habilidades existem na força de trabalho, limitando a mobilidade interna. Por exemplo, sem visibilidade em toda a organização das habilidades de seus funcionários, uma empresa pode não se atentar a um funcionário da empresa que é ideal para uma posição aberta e contratar um candidato externo que não seja tão forte. A visibilidade é essencial em programas de capacitação de êxito porque permite que líderes de negócios e RH façam o melhor uso das habilidades que têm e vejam quais lacunas de habilidades existem e seu progresso para fechá-las.

6. Forneça suporte e feedback contínuos

Os funcionários precisam de ajuda para identificar as habilidades que devem buscar para avançar na carreira. Essa orientação pode vir, em parte, de plataformas de aprendizado com ferramentas de IA incorporadas que fazem recomendações. Os funcionários também contam com a direção dos gerentes e com o feedback sobre como estão implementando novas habilidades. No entanto, menos da metade dos profissionais de RH diz que os gerentes de suas organizações incentivam os funcionários a crescer, de acordo com os 223 entrevistados pelo HR.com entre novembro de 2023 e janeiro de 2024. A razão pode ser que os gerentes não tenham o apoio de que precisam para ajudar suas equipes.

Embora os gerentes provavelmente saibam quais habilidades os funcionários precisam melhorar para serem mais eficazes no momento, talvez eles não consigam antecipar como as posições mudarão nos próximos anos. Outro obstáculo potencial é que os gerentes nem sempre têm tempo ou capacidade para ajudar os funcionários a aprender. Uma pesquisa da Gallup de 2023 com mais de 37.000 funcionários revelou que os gerentes dos EUA têm mais probabilidade de sofrerem um burnout e ficarem desmotivados do que outros funcionários. O motivo? Eles têm mais trabalho a fazer com menos recursos. As organizações devem dar suporte aos gerentes em todos os níveis, garantindo que eles tenham cargas de trabalho gerenciáveis e visibilidade dos perfis de habilidades dos funcionários e progresso para preencher as lacunas de habilidades. Além dessa visibilidade, eles precisam de ferramentas para oferecer recomendações de treinamento e orientação para ajudá-los a criar equipes bem desenvolvidas.

7. Promova o engajamento e a participação

A Deloitte chama a cultura da empresa de espinha dorsal dos planos de aprendizado e desenvolvimento em um relatório de 2023; e o ambiente adequado é crucial para um programa de capacitação de êxito. Promover uma cultura de aprendizagem que promova o engajamento dos funcionários começa com os executivos e outros líderes de negócios, que podem tornar o aprendizado uma prioridade organizacional clara, falando positivamente sobre seu impacto nas carreiras dos funcionários e na estratégia da empresa. Da mesma forma, os gerentes podem promover a participação em programas de capacitação, incentivando os funcionários a definir metas anuais de aprendizado e pensar na progressão de carreira deles.

Mas falar não basta. Uma organização pode dizer que valoriza o aprendizado, mas dar aos funcionários roteiros de aprendizado personalizados, tempo dedicado para concluir módulos de treinamento, ferramentas para orientá-los e conteúdo relevante que os ajude a desenvolver habilidades vitais mostra que a empresa realmente valoriza a capacitação. Sua organização pode melhorar a participação em suas iniciativas de capacitação mostrando como o aprendizado está conectado às prioridades de negócios e como agrega valor aos funcionários, garantindo que a plataforma de aprendizado seja fácil de usar. Também é útil promover o programa de capacitação com frequência.

8. Mensure e avalie o progresso

A única maneira de saber se o seu programa de capacitação está funcionando é acompanhando as métricas que ajudam a mensurar o progresso em relação aos seus objetivos. Uma meta inicial pode ser aumentar as taxas de programas de treinamento concluídos. Algumas plataformas de HCM permitem que o RH acompanhe as taxas de conclusão do curso com painéis mostrando quanto falta para a empresa preencher uma lacuna de habilidades, o que facilita a medição do progresso. É ainda mais benéfico quando os líderes de negócios também têm essa visibilidade para que possam ver o quanto estão próximos de atingir os objetivos de habilidades. Além disso, os líderes de negócios podem compartilhar atualizações com seus departamentos para motivar as equipes a concluir treinamentos cruciais e atingir suas metas.

No entanto, as taxas de conclusão de curso contam apenas parte da história. Os funcionários são mais eficazes em suas funções com suas novas habilidades? O negócio está melhor? Para responder a essas perguntas, o RH poderia acompanhar outros indicadores importantes de desempenho, como avaliações de desempenho e taxas de produtividade dos funcionários, para ver se a capacitação melhora os resultados como esperado. Talvez a pontuação de satisfação dos hóspedes de uma rede de hotel suba depois que a equipe da recepção receber treinamento em gerenciamento de conflitos, ajudando-os a lidar melhor com situações difíceis. Talvez os custos de envio urgente diminuam depois que os gerentes de logística desenvolverem habilidades analíticas mais avançadas para antecipar e contornar problemas de transporte com antecedência.

Se uma empresa espera que seu programa de capacitação crie mais candidatos qualificados internos, medir as taxas de promoção e a mobilidade interna mostrará se essa expectativa está sendo atendida. Além disso, as taxas de retenção de funcionários e as pontuações de satisfação de funcionários e clientes podem dizer se a força de trabalho está mais feliz, o que geralmente é um subproduto das oportunidades de aprendizado. Também é vital coletar regularmente feedback dos funcionários sobre o programa de capacitação para encontrar áreas de melhoria e garantir que ele atenda às necessidades da força de trabalho, bem como às da empresa.

9. Incentive o aprendizado contínuo

Muitos líderes empresariais acreditam que suas organizações não estão fazendo o suficiente para capacitar a força de trabalho. Fornecer treinamento relevante e valioso em um programa de capacitação é um começo, mas as empresas também devem incentivar o aprendizado contínuo de várias maneiras. Criar um ambiente de aprendizado em que a capacitação seja discutida regularmente nas comunicações do funcionário e conversas individuais com os gerentes é essencial.

Além disso, as empresas podem dar aos funcionários tempo dedicado para focar no desenvolvimento de suas habilidades. As organizações também podem incentivar os gerentes a ajudar os funcionários a encontrar tempo no fluxo de trabalho para aprender durante os períodos em que há menos a fazer. Se for necessário treinamento, as empresas devem garantir que os funcionários tenham tempo durante o horário de trabalho para concluí-lo. Os funcionários que se sentem pressionados pela empresa a progredir e acreditam que devem aprender no seu próprio tempo podem ficar descontentes.

A mobilidade interna é outra forma de incentivar o aprendizado contínuo. As organizações que procuram promover os funcionários antes de considerar candidatos externos criam um poderoso incentivo para a força de trabalho se capacitar. Além disso, seguindo essa linha de pensamento, algumas empresas incentivam a força de trabalho a aprender habilidades sob demanda para preencher lacunas, oferecendo bônus ou dias de folga adicionais quando os funcionários recebem certificações específicas ou atingem metas que afetam positivamente os negócios de maneiras significativas.

10. Celebre o sucesso e reconheça as conquistas

Uma das maneiras mais claras de mostrar aos funcionários que sua empresa valoriza a capacitação é celebrar os sucessos individuais e da empresa que ela facilita. Os gerentes devem reconhecer quando os funcionários atingem as metas de aprendizado durante conversas individuais e celebrá-las em reuniões de equipe. Em uma escala maior, os líderes de negócios podem compartilhar como alcançar os objetivos de aprendizado afeta positivamente o negócio para estimular o entusiasmo.

Digamos que um departamento de TI visa que 25% dos membros da equipe recebam uma certificação relacionada à IA até o final do ano fiscal. O líder de negócios pode compartilhar atualizações periódicas com a organização para evidenciar o progresso e dar exemplos de como as pessoas aplicaram o novo conhecimento para gerar um resultado de negócios. Em outro exemplo, se a contratação interna aumentar ano após ano porque os funcionários estão mais qualificados e preparados para assumir mais responsabilidades, celebre essa conquista e certifique-se de que a força de trabalho saiba. É uma excelente maneira de motivar os funcionários a aproveitar seu programa de capacitação.