13 Herausforderungen für Finanz-Controller und wie man sie meistert

Die Geschäftsbücher eines Unternehmens haben schon immer wertvolle Daten enthalten, selbst wenn diese verborgen waren. Diese Finanzdaten, die früher in Plus- und Minusspalten auf verstaubten Hauptbüchern oder in Tabellenkalkulationen erfasst wurden, werden heute in hoch entwickelten Anwendungen gespeichert – und ermöglichen dadurch die gezielte Ausschöpfung ihres strategischen Werts.

Dank technologischer Fortschritte in den Bereichen Datenmanagement und -analyse hat sich die Rolle des Finanz-Controllers vom Hauptbuchhalter zu einer Funktion entwickelt, die heute eher einem Datenanalysten ähnelt – eine Funktion, die früher völlig außerhalb des Zuständigkeitsbereichs lag. Um diesen Wandel zu ermöglichen, gilt es, modernste Technologien wie KI und fortschrittliche Analysen zu beherrschen. Diese helfen dabei, finanzielle Bedingungen vorherzusagen, komplexe Ausgabemuster zu analysieren, Finanzprozesse zu vernetzen und zu automatisieren sowie Entscheidungsträgern im gesamten Unternehmen fundierte Einblicke und Analysen bereitzustellen.

Welche Funktion hat ein Finanz-Controller?

Ein Finanz-Controller beaufsichtigt die täglichen Buchhaltungsvorgänge eines Unternehmens. Traditionell bestand die Aufgabe darin, Forderungen und Ausgaben genau zu überwachen, Finanzergebnisse intern an die Entscheidungsträger im Unternehmen zu berichten und offizielle Finanzberichte an Aufsichtsbehörden und Investoren zu übermitteln. Controller beaufsichtigen die monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Finanzabschlüsse und stellen sicher, dass das Unternehmen Jahresabschlüsse in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Grundsätzen zur Rechnungslegung (GAAP) erstellt.

Fragt man heute jedoch die meisten Controller nach ihrer Aufgabe, wird man eine viel kompliziertere Berufsbeschreibung erhalten. Von Finanz-Controllern wird zunehmend erwartet, dass sie nicht nur als Verwalter kritischer Geschäftsdaten agieren, sondern auch Teams aufbauen und führen, die fortschrittliche Data-Science-Tools und -Methoden einsetzen, um präzise Finanzprognosen zu erstellen und strategische Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Fachkräfte, meist Wirtschaftsprüfer (CPAs) mit Erfahrung in der Leitung von Buchhaltungsteams, erwarten von ihren Technologieanbietern und Beratern Unterstützung, um sich selbst sowie auch ihre Teams von Buchhaltern zu strategischen Planern weiterzuentwickeln.

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Hauptaufgabe von Finanz-Controllern besteht darin, sicherzustellen, dass die Geschäftsbücher ihrer Organisation stets korrekt und aktuell sind. Zudem tragen sie die Verantwortung, die darin enthaltenen Informationen zeitnah den entscheidenden Akteuren innerhalb der Organisation sowie, falls erforderlich, Investoren und Aufsichtsbehörden bereitzustellen.
• Finanzunterlagen sind seit jeher eine wertvolle Datenquelle zur Optimierung von Geschäftsmodellen, zur Vorhersage von Marktbedingungen und -ergebnissen sowie zur Gewinnung betrieblicher Erkenntnisse. KI und erweiterte Analysen haben diese Eigenschaften und den Wert dieser Daten weiter gesteigert.
• Finanz-Controller müssen zunehmend zukunftsorientiert und technisch versiert sein, da von ihnen erwartet wird, aus den verfügbaren Daten wertvolle betriebswirtschaftliche Erkenntnisse zu gewinnen. Damit übernehmen sie eine wesentlich größere Verantwortung für die Verwaltung, Sicherung und Weitergabe der wichtigsten Daten ihres Unternehmens.

Die 13 größten Herausforderungen für Finanz-Controller

Herausforderung 1: Die richtigen Talente finden

Controller sind erfolgreich, wenn sie von kompetenten und erfahrenen Teams von Finanz- und Buchhaltungsexperten umgeben sind. Es kann jedoch herausfordernd sein, die richtigen Kompetenzen und Erfahrungen zu identifizieren und passende Mitarbeitende zu finden – insbesondere in einer Zeit, in der die Finanzfunktion sowohl traditionelle Rechnungslegungs- und Buchführungskenntnisse als auch Expertise im Umgang mit modernen IT-Tools und datengesteuerten Methoden erfordert.

Antwort: Um die richtigen Talente zu gewinnen, sollten Unternehmen bestehende Mitarbeitende mit Wachstumspotenzial identifizieren. Anschließend gilt es, einen gezielten Schulungs- und Entwicklungsplan zu erstellen und klare Karrierewege zu definieren. Finanz-Controller sollten zudem eng mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, um die Kompetenzen und Erfahrungen zu definieren, die den Anforderungen ihres Unternehmens am besten entsprechen. Dabei sollten sie sich aktiv in die Prozesse der Anwerbung, Einstellung, Einarbeitung und Erstschulung einbringen. Technologie kann dabei unterstützen. Die besten cloudbasierten Anwendungen zum Human Capital Management können dabei helfen, Bewerber in jedem Schritt des Prozesses einzubinden. Diese Anwendungen verschaffen Controllern einen Echtzeitüberblick über den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf. Gleichzeitig ermöglichen sie Bewerbenden, sich mobil auf offene Stellen zu bewerben, wodurch die Prüfung von Bewerbungen, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die Erstellung von Angeboten erheblich beschleunigt werden.

Herausforderung 2: Rohdaten zu umsetzbaren Erkenntnissen zusammenfassen

Die Buchhaltung basiert von Natur aus auf Daten. In den letzten Jahren hat sich die Rolle der Finanz-Controller durch Fortschritte in der Data Science von der reinen Verwaltung von Finanzdaten hin zur Förderung einer strategischen, datengestützten Planung gewandelt. Controller müssen nicht nur sicherstellen, dass ihre Teams die Bücher präzise und aktuell halten. Vielmehr wird zunehmend von ihnen erwartet, Rohdaten aus diesen Büchern mit modernsten KI- und Analysetools auszuwerten, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, und diese anschließend mit den Entscheidungsträgern zu teilen, die die Unternehmensstrategie steuern.

Antwort: Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Finanz-Controller sich mit Datenexperten umgeben und eng mit der IT zusammenarbeiten, um digitale Tools zu implementieren, die KI-gestützte Prognosen und Big-Data-Analysen ermöglichen.

Herausforderung 3: Einhaltung der Vorschriften

Jedes Jahr treten neue Finanzgesetze und Vorschriften in Kraft. Einige gelten ausschließlich für bestimmte Branchen, insbesondere stark regulierte Sektoren wie das Gesundheitswesen sowie das Bank- und Versicherungswesen, während andere auf spezifische Staaten oder Länder beschränkt sind. Es kann herausfordernd sein, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Einhaltung dieses sich ständig weiterentwickelnden Regelwerks sicherzustellen. Diese Verantwortung liegt oft beim Finanz-Controller. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten drohen wiederum Sanktionen und Strafen, was den Ruf des Unternehmens erheblich schaden könnte.

Antwort: Controller können die Einhaltung von Vorschriften erleichtern, indem sie zentralisierte Finanzsysteme einsetzen, die automatisch die neuesten Buchhaltungs- und Reportinganforderungen implementieren. Controller sollten zudem eine führende Rolle übernehmen, indem sie den Compliance-Beauftragten ihrer Organisation konsolidierte Geschäftsinformationen bereitstellen, sicherstellen, dass ihre Teams regelmäßige Compliance-Schulungen absolvieren, und kontinuierliche interne Audits durchführen.

Herausforderung 4: Prioritäten vorhersagen

Ein Controller ist nicht nur für den alltäglichen Finanzbetrieb verantwortlich. In den Zahlen steckt wertvolles Wissen darüber, wo das Unternehmen investieren sollte, um zukünftiges Wachstum zu fördern und Risiken zu minimieren.

Antwort: Jüngste technologische Fortschritte, insbesondere künstliche Intelligenz, ermöglichen präzise Prognosen, die Intuition, Erfahrung und vergangene Ergebnisse bei der Identifikation von Chancen und der Erkennung potenzieller Risiken ergänzen. Deshalb sollten Finanz-Controller moderne Tools einsetzen, um Prioritäten zu prognostizieren. So unterstützen sie Führungskräfte dabei, langfristige Ziele und Strategien für das gesamte Unternehmen festzulegen und umzusetzen.

Herausforderung 5: Verbindung mit anderen Abteilungen herstellen

Funktionale Silos in Unternehmen oder Organisationen, in denen Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten, können die Effizienz beeinträchtigen. Dies trifft besonders auf das Büro des Finanz-Controllers zu, das Budgetfeedback und zeitnahe Updates liefern muss, um Führungskräfte anderer Abteilungen bei wichtigen Entscheidungen zu Prioritäten, Investitionen und Betriebsstrategien zu unterstützen.

Antwort: Der Controller sollte eine führende Rolle übernehmen und sicherstellen, dass das Finanzteam eng mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeitet. So wird gewährleistet, dass alle Führungskräfte die Budgetprioritäten und Beschaffungsrichtlinien verstehen und einen klaren Überblick über die finanzielle Gesamtsituation des Unternehmens erhalten. Zudem ist es entscheidend, dass Controller eng mit den IT-Leitern des Unternehmens zusammenarbeiten, um technische Tools auszuwählen und bereitzustellen, die eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern.

Herausforderung 6: Budgetbeschränkungen

Finanz-Controller kennen die Budgets ihrer Organisationen – sowie die damit verbundenen Einschränkungen – so gut wie jeder andere. Die Hauptaufgabe der meisten Controller besteht darin, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Effizienz zu steigern.

Antwort: Controller sollten den Führungskräften im gesamten Unternehmen die Budgetbeschränkungen klar vermitteln und ihnen helfen, die Priorität von Ausgabeninitiativen zu verstehen. Zudem sollten sie aufzeigen, wo und wie Einsparpotenziale genutzt werden können. Darüber hinaus sollten sie auch Finanzmanagementanwendungen einführen, die die Effizienz verbessern und durch die Überwachung wichtiger Kennzahlen zur Messung der Budgeteinhaltung und der finanziellen Gesundheit des Unternehmens zur Kostensenkung beitragen.

Herausforderung 7: Verbesserung der Kommunikation

Laut verschiedener Umfragen zählt Kommunikation zu den Soft Skills, bei denen die meisten Controller der Ansicht sind, dass sie Verbesserungsbedarf haben. Dies ist ein zentraler Aspekt ihrer Tätigkeit, da Controller sicherstellen müssen, dass Führungskräfte im gesamten Unternehmen ein klares und umfassendes Verständnis von Budgetbeschränkungen, Ausgabenprioritäten und der allgemeinen finanziellen Lage des Unternehmens haben.

Antwort: Die meisten Controller verfügen über Zugriff auf moderne Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit – jedoch kann kein digitales Tool menschliche Schwächen vollständig ausgleichen. Controller sollten in ihre eigene Weiterbildung investieren und ihre Teams aktiv um Vorschläge bitten, wie sie die Kommunikation ihrer Ziele und Erwartungen optimieren können.

Herausforderung 8: Ungenaue Ausgabenzahlen

Für die meisten Unternehmen ist die Ausgabenverfolgung eine zentrale Aufgabe des Datenmanagements, wobei der Finanz-Controller dafür verantwortlich ist, dass alle Ausgaben präzise in den Büchern erfasst werden. Zu diesen Ausgaben zählen die Beschaffung von Lieferungen und Dienstleistungen, Outsourcing-Kosten, Investitionsausgaben, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, IT-Investitionen und sogar Ausgaben für Akquisitionen. Fehler sind inakzeptabel – ungenaue Zahlen können laufende wichtige Initiativen gefährden und zu Schwierigkeiten mit Investoren und Aufsichtsbehörden führen. Gleichzeitig birgt die Komplexität der Rechnungsstellung im B2B-Bereich zahlreiche Fehlerquellen, insbesondere wenn verschiedene Abteilungen unabhängig voneinander Investitionsgüter, Dienstleistungen und Lieferungen beschaffen.

Antwort: Um die Genauigkeit der Ausgabenzahlen zu gewährleisten, sollten Controller ihre Teams anweisen, Best Practices für die Ausgabenanalyse einzuhalten, insbesondere beim Erfassen, Kategorisieren und Bereinigen von Finanzdaten. Zudem sollten sie die detaillierte Aufzeichnung auf Rechnungsebene einfordern und einen monatlichen Kontenabgleich durchführen, um sicherzustellen, dass das Hauptbuch mit anderen Finanzdokumenten übereinstimmt. Ein zentralisiertes ERP-System konsolidiert alle Finanzdaten. Dadurch werden strenge Ausgabenanalysen ermöglicht und sichergestellt, dass die Ausgabenzahlen aus allen Quellen korrekt sind.

Herausforderung 9: Unvollständiges Reporting

Finanz-Controller sind nicht nur dafür verantwortlich, dass die Bücher richtig, umfassend und aktuell sind, sondern auch dafür, dass die Informationen den entsprechenden internen und externen Stakeholdern gewissenhaft übermittelt werden. Führungskräfte stützen sich bei der Entwicklung ihrer Strategien auf diese Finanzberichte, während Investoren und Aufsichtsbehörden sie sorgfältig überprüfen. Außerdem weisen manuelle Buchhaltungsmethoden häufig mangelnde Konsistenz auf und können zu fehlerhaften oder unvollständigen Berichten führen.

Antwort: Eine zentralisierte Finanzsoftware mit fortschrittlichen Reportingfunktionen, kombiniert mit robusten und automatisierten Geschäftsprozessen, kann Controllern dabei helfen, solche kostspieligen Fehler zu vermeiden. Wesentliche Funktionen umfassen den Echtzeitzugriff auf Finanzdaten, die Automatisierung von Workflows im Reportingprozess, die Erstellung benutzerdefinierter Berichte, die Finanzkonsolidierung sowie die Datenvalidierung und Fehlerkorrektur.

Herausforderung 10: Internationale Expansion

E-Commerce, Telearbeit und die Möglichkeit, digitale Produkte online zu versenden, haben Unternehmen jeder Größe ermöglicht, einen globalen Markt in bisher unerreichter Weise zu bedienen. Diese Chancen, das Geschäft grenzüberschreitend auszubauen, stellen die Finanz-Controller jedoch vor neue Herausforderungen.

Antwort: Controller in international tätigen Unternehmen benötigen Finanzanwendungen, die sie dabei unterstützen, verschiedene und sich entwickelnde gesetzliche sowie buchhalterische Anforderungen in unterschiedlichen Ländern zu erfüllen. Zudem müssen diese Anwendungen den Umgang mit verschiedenen Währungen, Steuersätzen, Sprachen und Zollvorschriften ermöglichen.

Herausforderung 11: Sicherheitsrisiken

Von Accenture befragte Finanzführungskräfte bezeichneten Datenschutzverletzungen als größte Bedrohung, die sie daran hindert, eine treibende Rolle im strategischen Wandel ihrer Organisationen zu übernehmen. Der Bericht zeigte zudem, dass sich lediglich 28 % der Finanzexperten mit dem Risikomanagement im Bereich Datensicherheit beschäftigten.

Antwort: Controller sollten eng mit dem CIO und den IT-Teams ihrer Organisation zusammenarbeiten, um Einblick in Cybersicherheitsmaßnahmen wie das Patchen von Finanzdatenbanken und -anwendungen zu erhalten und diese aktiv mitzugestalten. Controller können eine End-to-End-Sicherheit gewährleisten, indem sie ihre Teams – insbesondere solche mit Zugriff auf vertrauliche Finanzdaten – für die Bedeutung von Sicherheitsprotokollen sensibilisieren. Dazu gehören Maßnahmen wie Endpunktverschlüsselung, die Einhaltung von Vorfallreaktionsverfahren und das Vermeiden nicht autorisierter Software. Zusätzlich können sie Schulungen zur Erstellung sicherer Passwörter sowie zum Erkennen von Social-Engineering- und Phishing-Techniken anbieten.

Herausforderung 12: Telearbeit

Im Sommer 2023 hat laut dem Bureau of Labor Statistics mehr als ein Viertel der US-Mitarbeiter ihre Arbeit remote erledigt. Die Telearbeit stellt Finanz-Controller vor Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen. Darüber hinaus kann dieser Wandel durch den Einsatz leistungsfähiger Technologien die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Allerdings kann es auch schwieriger werden, Teams zusammenzuführen und unerfahrene Mitarbeiter zu schulen.

Antwort: Um die Telearbeit effektiv zu gestalten, sollten Finanz-Controller sicherstellen, dass ihre Teams über zentralisierte, sichere cloudbasierte Geschäfts- und Buchhaltungssysteme verbunden sind. Zudem sollten sie Prozesse etablieren, die Kontrolle und Transparenz über die Workloads und Produktivität von Mitarbeitenden bieten, die nicht vor Ort beaufsichtigt werden. Automatisierungsanwendungen für Finanzprozesse wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich, -abstimmung und Reporting bieten eine effektive Möglichkeit, manuelle Prozesse zu eliminieren, die in einer Büroumgebung zwar ineffizient, aber dennoch praktikabel waren.

Herausforderung 13: Datenzugriff

Obwohl es nicht zu ihren traditionellen Aufgaben gehört, werden Finanz-Controller zunehmend damit beauftragt, die Finanzdaten, die die Grundlage für Geschäftsentscheidungen bilden, zu verwalten, zu steuern und der Geschäftsführung im gesamten Unternehmen Zugriff darauf zu gewähren. Zudem hat das exponentielle Wachstum der Finanzdaten, die große Organisationen in den letzten Jahren generiert haben, diese Herausforderung zusätzlich verschärft.

Antwort: Aus diesem Grund ist es für den Controller unerlässlich, eng mit dem CIO und anderen IT-Leitern zusammenzuarbeiten, um die erforderlichen Tools und Fachkenntnisse zu erwerben, mit denen die Datenqualität und -verfügbarkeit sichergestellt und die Finanzdatensysteme abteilungsübergreifend standardisiert werden können. Viele Controller streben die Einrichtung einer „Single Source of Truth“ an – ein zentrales Repository für Finanzdaten, das Silos auflöst, den schnellen Zugang für berechtigte Nutzer gewährleistet und zugleich Sicherheit sowie Governance zentralisiert.

Unterstützung bei der Bewältigung Ihrer Controller-Herausforderungen mit Oracle

Finanz-Controller sind auf der Suche nach zentralisierten Finanzsystemen mit Analysetools, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben über die alltägliche Buchhaltung hinaus weiterzuentwickeln.

Oracle Fusion Cloud Financials, Teil der Oracle Fusion Cloud ERP-Anwendungssuite, verbindet kritische Finanzmanagementprozesse in einem Unternehmen und konsolidiert Daten in einer einzigen Quelle für Finanzinformationen, wodurch diese zugänglicher, zuverlässiger und sicherer werden. Darüber hinaus kann die Plattform mehr als 80 % der Finanzprozesse automatisieren, darunter die Abwicklung konzerninterner Transaktionen und die Erstellung von Steuerberichten. Durch die Reduzierung manueller Schritte werden Finanzberichte weniger fehleranfällig und ermöglichen ein schnelleres Abschließen der Bücher. Die Oracle Cloud-Plattform bietet Controllern in international tätigen Unternehmen Out-of-the-box-Tools, um multinationalen Buchhaltungsanforderungen gerecht zu werden und neue Buchhaltungsstandards und -regeln schnell einzuführen. Darüber hinaus kann sie mehrere Währungen, Steuersätze, Zollbeschränkungen und Sprachen verarbeiten.

Der Oracle Accounting Hub vereinfacht die Zusammenführung von Finanzdaten aus mehreren Buchhaltungssystemen und erstellt eine vollständige Ansicht der Finanzdaten, die zur Erstellung besserer Prognosen, kürzerer Reportingzyklen und stärker datengesteuerter Entscheidungen beiträgt.

Die ERP-Suite von Oracle ist vollständig in die hochmodernen KI-Tools von Oracle integriert. Somit können Controller die Vorteile der KI nutzen, um die Betriebseffizienz zu steigern, Standardtransaktionen zu automatisieren, Geschäftsergebnisse präziser vorherzusagen sowie den Cashflow zu prognostizieren und zu optimieren.

Häufig gestellte Fragen zu den Herausforderungen von Finanz-Controllern

Welche Kompetenzen sind für einen Finanz-Controller besonders wichtig?
Ein Finanz-Controller benötigt in erster Linie umfassende Buchhaltungskenntnisse, die in der Regel durch eine CPA-Lizenz ergänzt werden. Darüber hinaus sind ausgeprägte Führungsqualitäten besonders für Controller, die große Buchhaltungsabteilungen leiten, äußerst wichtig. Controller sollten außerdem in der Lage sein, Datenanalyse- und Reportingtechnologien effektiv einzusetzen, um Finanzprognosen zu optimieren und fundierte Einblicke in die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens zu gewinnen.

Was macht ein Controller im Finanzwesen?
Ein Finanz-Controller hat einen komplexen Aufgabenbereich. Neben der Verwaltung der täglichen Finanzgeschäfte, wie der sorgfältigen Führung aller Finanzunterlagen und der Erstellung von Berichten über Finanzergebnisse, leitet der Controller ein Team, das Finanzdaten analysiert, um die strategische Planung zu unterstützen.

Worin unterscheidet sich ein Finanz-Controller von einem CFO?
Ein Finanz-Controller ist der leitende Buchhalter eines Unternehmens. Er trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Bücher und Aufzeichnungen sowie für die Leitung der täglichen Aktivitäten der Buchhaltungsabteilung. Der Controller ist in der Regel ein leitender Manager, der dem CFO unterstellt ist, wobei der CFO der maßgebliche Finanzleiter eines Unternehmens und für die gesamte Finanzstrategie verantwortlich ist. Diese beiden Arten von Führungskräften arbeiten eng zusammen, um die finanzielle Lage des Unternehmens zu optimieren.