Migración a un sistema de SaaS: por qué y cómo debes llevarla a cabo

A medida que las empresas aceleran sus proyectos de modernización de TI para minimizar los riesgos y reducir los costes, la informática en la nube y la economía del "como servicio" siguen ganando importancia. El software como servicio (SaaS) es el segmento de la informática en la nube más ampliamente adoptado. Las organizaciones que utilizan el SaaS evitan el coste y la complejidad iniciales de poseer y mantener sus propias aplicaciones, al tiempo que saben que están utilizando la versión más actual del software con las funcionalidades más recientes. El SaaS ofrece ahora software para actividades empresariales clave y se utiliza para ejecutar las operaciones de muchas de las mayores organizaciones del mundo. Comprender qué implica migrar a un sistema de SaaS y por qué y cómo hacerlo es el primer paso para decidir si es la opción adecuada para tu negocio.

¿Qué es el SaaS?

El software como servicio es un modelo de distribución y venta de licencias de software basado en la nube en el que el software y las aplicaciones se adquieren a través de Internet mediante un sistema de pago por uso. El SaaS sustituye al modelo de software local tradicional, en el que el cliente paga una vez por una licencia, además de por cualquier gasto de mantenimiento y actualización (que llevará a cabo manualmente él mismo). Los proveedores de SaaS desarrollan, alojan y mantienen la aplicación en la nube y gestionan el hardware, los servidores, las bases de datos y el código necesarios para su entrega. El software como servicio es una de las tres vertientes principales de la informática en la nube, junto con la infraestructura como servicio (IaaS) y la plataforma como servicio (PaaS), y ofrece aplicaciones para funciones empresariales clave como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión del capital humano (HCM), el marketing, las operaciones de cadena de suministro, etc.

El SaaS existe desde hace décadas, pero hoy en día se ha impuesto como método preferido de las empresas para adquirir y consumir software. Aunque las razones de este auge son muchas, la importancia de los gastos operativos sobre los de capital para ciertas empresas, el deseo de los equipos de contar siempre con las más recientes prestaciones tecnológicas, el acceso generalizado a Internet por parte del personal y la expectativa de disponer de acceso móvil a las aplicaciones empresariales han desempeñado un papel importante a la hora de convertir el SaaS en la mejor opción para muchas organizaciones, tanto desde el punto de vista técnico como financiero.

IaaS, PaaS o SaaS

• La infraestructura como servicio hace referencia a servicios de infraestructura de sistemas en la nube (como servidores, almacenamiento y redes) que se pueden alquilar a un proveedor de servicios. Estos elementos son los pilares de la informática en la nube. La IaaS suele ser utilizada por empresas que desean crear aplicaciones desde cero, desean migrar aplicaciones locales a la nube sin modificarlas o quieren controlar la mayoría de los aspectos de su infraestructura de forma interna.
• La plataforma como servicio abarca el almacenamiento, las redes y la virtualización subyacentes que se utilizan en la informática en la nube, así como a las herramientas y el software (como el middleware, la gestión de bases de datos, los sistemas operativos y las herramientas de desarrollo) que los desarrolladores necesitan para crear aplicaciones.
• El software como servicio consiste en la entrega de aplicaciones en la nube como servicio, en la que los usuarios finales acceden al software y las aplicaciones a través de un explorador web o una aplicación. Las aplicaciones de SaaS se suelen adquirir por suscripción o por usuario.

Diferencias principales

• Los productos de SaaS los gestiona totalmente el proveedor, a diferencia de los productos de PaaS e IaaS, que exigen algunos conocimientos técnicos por parte del personal del cliente.
• La IaaS requiere que las organizaciones dispongan de forma interna de las competencias técnicas necesarias para coordinar con éxito los servicios, lo que no siempre ocurre con el SaaS o la PaaS, y ofrece más control sobre los sistemas operativos.
• Las decisiones de compra de soluciones de SaaS suelen ser tomadas o fuertemente promovidas por el líder de la unidad de negocio que utilizará la aplicación —por ejemplo, el director financiero puede elegir aplicaciones de SaaS para la contabilidad—, mientras que las estrategias de IaaS y PaaS tienden a ser iniciativa del departamento de TI.

Conclusiones clave

• Las aplicaciones de SaaS las aloja de forma centralizada un proveedor de nube y se pueden adquirir a través de Internet mediante pago por consumo.
• El SaaS permite a los usuarios acceder a aplicaciones y datos desde cualquier lugar a través de un explorador o una aplicación móvil.
• El SaaS permite reaccionar rápidamente a las fluctuaciones de cualquier sector y mercado al proporcionar acceso inmediato a nuevas funciones y tecnología.
• El SaaS reduce el número de recursos necesario para instalar, gestionar y actualizar el software.
• El SaaS permite a las empresas pasar de los gastos de capital a los gastos operativos, más predecibles.

¿Por qué migrar a un sistema de SaaS?

En las arquitecturas locales tradicionales, las empresas instalan el software en sus propios equipos, servidores y centros de datos. El SaaS permite a las empresas pasar a un modelo en el que un proveedor de servicios en la nube aloja el software de forma centralizada.

Gracias al SaaS, las empresas pueden agregar nuevas funcionalidades y aplicaciones rápidamente, sin una importante inversión inicial en infraestructura y personal de TI para configurar y desplegar las aplicaciones y el hardware necesario. El paso a un modelo de negocio de SaaS también elimina la necesidad de adquirir licencias de software en gran número, lo que permite a las organizaciones pagar por los servicios mediante una tarifa de suscripción mensual y, por lo tanto, reducir el coste inicial de despliegue. El SaaS evita a las empresas el temido ciclo de actualización del software, que las obliga a decidir si deben realizar costosas y complicadas actualizaciones para disfrutar de las nuevas funciones de la última versión. En su lugar, los proveedores de servicios en la nube ofrecen las nuevas funcionalidades del software y las últimas actualizaciones de seguridad en línea y a intervalos regulares .

Ventajas de migrar a un sistema de SaaS

El SaaS ofrece numerosas ventajas a las empresas, ya que reduce en gran medida los recursos necesarios para instalar, gestionar y actualizar el software. Además, permite a los usuarios acceder a las aplicaciones y los datos desde cualquier lugar.

1. Ahorro de costes
En el SaaS intervienen proveedores externos que desarrollan, alojan, mantienen y soportan el software con menores costes iniciales. El SaaS también permite a las empresas pasar de gastos de capital en infraestructura a gastos operativos, más predecibles, mediante las suscripciones.

2. Velocidad de despliegue
Los despliegues locales convencionales requieren la configuración del hardware del centro de datos y la personalización del software para cumplir una larga lista de requisitos de negocio, por lo que los usuarios del software no acceden al sistema durante largos meses. En el SaaS, las mejores prácticas del sector están ya incorporadas y los usuarios solo necesitan un explorador para acceder a las aplicaciones, por lo que los equipos pueden empezar a utilizar el sistema en días o semanas. Esto facilita una adopción más rápida.

3. Seguridad
Los servicios de alojamiento en la nube están diseñados para satisfacer los requisitos de privacidad y ayudar a proteger los datos confidenciales. Los proveedores de servicios en la nube pueden invertir en conocimientos y automatización para mantenerse al día sobre las amenazas de seguridad, las tendencias y los parches de vulnerabilidad más recientes.

4. Escalabilidad
El SaaS ofrece capacidad para escalar y reducir verticalmente el uso en función de las necesidades del negocio.

5. Fiabilidad
En el modelo de SaaS, el proveedor de servicios es responsable del mantenimiento, las operaciones y la continuidad del negocio, y los acuerdos de nivel de servicio ayudan a definir las expectativas a este respecto.

6. Facilidad de ejecución
Al optar por el SaaS, las organizaciones no necesitan instalar y ejecutar aplicaciones en sus propios entornos o centros de datos, ya que los usuarios suelen acceder al software a través de su explorador o de una aplicación móvil.

7. Más tiempo disponible para la innovación de TI
Con el SaaS, las empresas ya no necesitan realizar grandes inversiones en equipos de red y hardware de centros de datos, y el personal de TI no se ve obligado a dedicar su tiempo a la gestión de software e infraestructura locales. En su lugar, el talento de TI puede centrarse en la mejora de los procesos y la innovación tecnológica.

8. Incorporación más rápida de nuevas funciones
Con el ciclo de actualización constante del software de SaaS, las empresas pueden incorporar nuevas funciones y actualizaciones más rápidamente a sus operaciones, lo que las ayuda a adoptar las últimas funcionalidades y a responder más rápido a los cambios en el mercado.

Retos de la migración a un sistema de SaaS

Es posible que el paso a un sistema de SaaS plantee ciertos desafíos. Desplazar los datos puede ser un proceso lento que requiere mucho ancho de banda y recursos, pero con una planificación y preparación cuidadosas, las empresas pueden garantizar que transcurra con fluidez.

1. Costes de transición
Si bien, por lo general, el modelo de SaaS ayuda a las empresas a ahorrar dinero a largo plazo, la migración de datos y procesos a una nueva aplicación y la formación del personal para que conozca dicha aplicación suponen un coste.

2. Interoperabilidad
En función de los sistemas heredados y las aplicaciones en la nube que adopte la empresa, puede resultar difícil integrar el SaaS con las herramientas existentes.

3. Cambio de cultura
El SaaS implica la dependencia de un proveedor de nube para mantener un software y una infraestructura fiables. A los equipos de TI puede plantearles dificultades esta evolución de las responsabilidades si las organizaciones no invierten adecuadamente en la gestión del cambio para ayudarles a prepararse de cara a la migración a un sistema de SaaS.

4. Conectividad fiable
Los usuarios acceden al SaaS a través de exploradores o aplicaciones móviles, por lo que se requiere un acceso fiable a Internet. Es posible que el SaaS no satisfaga las necesidades de ciertas funciones que requieren una latencia extremadamente baja y una respuesta rápida.

5. Dependencia de proveedores
Las empresas tienden a ser fieles al proveedor de nube al que recurrieron en su migración inicial, por lo que deben tener cuidado de elegir un proveedor fiable y estable, capaz de ser su socio tecnológico a largo plazo.

6. Planificación de la seguridad
Las empresas noveles en cuanto a informática en la nube y SaaS deben establecer políticas de seguridad de datos sólidas para proteger sus datos críticos. Las organizaciones siguen siendo responsables de sus políticas, configuraciones y evaluaciones de seguridad. Necesitan acotar claramente con sus proveedores de nubes quién hace qué.

Modelos de migración a un sistema de SaaS

La migración a un sistema de SaaS suele ser muy distinta para cada negocio y va dictada por las prioridades de este. Una vez establecidas dichas prioridades, la trayectoria específica de adopción del sistema de SaaS se convierte en un ejercicio de priorización. Independientemente del tamaño y la complejidad de la empresa, el objetivo es siempre minimizar las disrupciones, los riesgos y el tiempo que se dedica a migrar de una plataforma a otra.

Un par de conceptos clave que se deben tener en cuenta al considerar los modelos de migración a sistemas de SaaS son el de único inquilino y multiinquilino. El arrendamiento único proporciona a cada cliente una instancia de software dedicada que se ejecuta en una infraestructura no compartida con otros usuarios. El arrendamiento múltiple utiliza una infraestructura compartida para proporcionar a varios clientes acceso a la aplicación de SaaS.

1. Modelo de migración aislada
Se trata de un modelo de migración de inquilino único en el que la organización que implementa el sistema de SaaS utiliza un servidor o infraestructura dedicados para su producto o servicio. Este modelo es ideal para las empresas que desean evitar compartir infraestructura con otros usuarios de SaaS y controlar al máximo sus datos, incluida la ubicación de estos.

2. Modelo de migración por capas
En este modelo, los sistemas se trasladan al sistema de SaaS de forma progresiva: los componentes y funcionalidades se van pasando al nuevo servicio de arquitectura servicio por servicio. Este modelo permite a las empresas empezar a pequeña escala y pasar lentamente a un modelo multiinquilino.

3. Modelo de migración de datos
Este modelo implica la transferencia de todos los datos al mismo tiempo desde la infraestructura local hasta una infraestructura nativa en la nube y permite combinar estrategias de migración de un solo inquilino y multiinquilino. Una ventaja importante es que tus datos no se dispersarán en distintos modelos operativos y podrás cerrar un número mayor de tus instalaciones locales, tal vez incluso todas.

4. Modelo de migración en paralelo
En este modelo, una compañía ejecuta el mismo proceso en dos sistemas a la vez y compara los resultados. El motivo más común para hacerlo es el cumplimiento legal o normativo. El mejor ejemplo es el software utilizado para la consolidación y el cierre financiero de una compañía pública. Puede que la empresa desee comparar los resultados consolidados del antiguo sistema local con los de la nueva plataforma de SaaS durante un trimestre para asegurarse de que el nuevo sistema está generando resultados precisos antes de publicarlos.

Los 5 pasos del proceso de migración a un sistema de SaaS

La migración a un sistema de SaaS requiere una planificación cuidadosa, pero incluso las empresas más preparadas pueden descubrir que los pasos de un proceso de migración no siempre se desarrollan de forma secuencial. El objetivo principal es minimizar la confusión durante la migración, mediante la aplicación de estrategias de planificación, análisis y mitigación, con el fin de hacer frente a los cambios en el negocio.

1. Creación de una hoja de ruta
Evalúa el alcance del trabajo evaluando la arquitectura y las funcionalidades de las aplicaciones existentes y elabora una hoja de ruta mediante investigación, análisis y planificación estratégica. Esta etapa ayuda a las empresas a estimar la cantidad de trabajo necesario.

2. Diseño
Esta etapa está estrechamente ligada a la de creación de la hoja de ruta. Durante esta fase, las empresas determinan si necesitan volver a diseñar por completo la arquitectura, la base de datos y la base de código existentes. En este punto, la estrategia de integración es importante. El objetivo del diseño debe ser minimizar las personalizaciones de la aplicación de SaaS, con el fin de que los equipos adopten las mejores prácticas integradas y cambien sus procesos, pero no la aplicación para que se ajuste a procesos antiguos.

3. Gestión del cambio
La etapa de gestión del cambio debe abarcar todo el proceso de migración para impulsar la adopción de los nuevos sistemas mediante bucles de formación y retroalimentación. Este paso puede ser determinante para el éxito de una migración a un sistema de SaaS.

4. Pruebas
Consisten en probar el rendimiento y la estabilidad de las aplicaciones, las integraciones y los sistemas para garantizar un proceso de migración sin problemas.

5. Migración de datos
Una vez finalizados el análisis y la planificación, pasamos a la implementación y el despliegue.

Cómo saber si el SaaS es para ti

Una organización está lista para el SaaS si desea ejecutar sus procesos de negocio siguiendo las mejores prácticas del sector y acceder a las más recientes prestaciones y funciones. En los sistemas de SaaS, las mejores prácticas de la industria se incorporan a las aplicaciones. Esto significa que la mayoría de las organizaciones tendrán que modificar sus rutinas de trabajo para aplicar dichas mejores prácticas, a diferencia del antiguo modelo de software, donde las organizaciones personalizaban el software para que se ajustase a su enfoque único de facturación, RR. HH., gestión de ventas, etc. Asimismo, los proveedores de SaaS agregan constantemente nuevas funciones a sus aplicaciones. Algunos proveedores de servicios en la nube ofrecen nuevas funcionalidades hasta trimestralmente, y las actualizaciones se entregan en línea a través de un explorador, por lo que el cliente no necesita realizar ninguna actualización. Lograr que los equipos utilicen las aplicaciones más eficaces y las funcionalidades más recientes puede mejorar la productividad, lo que genera ahorros de costes y, en última instancia, mayores beneficios.

Las empresas que ya no desean encargarse de la actualización y el mantenimiento de las aplicaciones también son las principales candidatas para migrar a un sistema de SaaS. El SaaS permite a los profesionales de tecnología de una organización dedicar más tiempo a la innovación, aplicando por ejemplo machine learning a nuevas áreas del negocio o buscando nuevos ámbitos que automatizar.

Moderniza tu negocio con el SaaS

En última instancia, las organizaciones elegirán migrar a un sistema de SaaS si su enfoque local convencional ya no beneficia a sus objetivos empresariales. Y, habida cuenta de las funcionalidades, los costes y la seguridad, cada vez más empresas reconocen que la migración a un sistema de SaaS es la mejor manera de lograr sus objetivos.

Una vez que hayas determinado que lo más adecuado para tu negocio es una solución de SaaS, ha llegado el momento de seleccionar un proveedor de servicios en la nube que satisfaga tus necesidades. Oracle Fusion Cloud Applications Suite es un completo conjunto de aplicaciones de SaaS que incorpora las mejores prácticas de la industria para funciones empresariales clave como las finanzas, los recursos humanos, las operaciones de cadena de suministro y las ventas y el marketing. Estas aplicaciones ayudan a las organizaciones a mejorar su rendimiento, reducir sus costes de TI y obtener mejores resultados. Cada trimestre, Oracle publica actualizaciones de sus aplicaciones en la nube, lo que brinda a las empresas acceso a nuevas funciones y funcionalidades y les permite contar siempre con tecnología de última generación. Asimismo, los sistemas de ERP y HCM en la nube facilitan mucho el acceso remoto a herramientas como informes de gastos y portales de prestaciones a través de aplicaciones móviles.

Preguntas frecuentes sobre la migración a sistemas de SaaS

¿Cuáles son las tres fases principales de una migración a la nube?

Las tres fases principales son la preparación, la planificación y la migración.

¿Cuáles son las siete erres de la migración a la nube?

Las siete estrategias habituales para migrar aplicaciones a la nube son la refactorización, la renovación de la plataforma, la readquisición, el realojamiento, la reubicación, la retención y la retirada.

¿Qué es un modelo de despliegue de SaaS?

Un modelo de despliegue de SaaS consiste en la entrega de software por suscripción o por usuario, en lugar del modelo local tradicional de despliegue de software.