Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

Toute organisation doit réaliser des achats, qu'il s'agisse d'une start-up de 10 personnes ou d'une multinationale. Une sandwicherie peut acheter du papier et des stylos dans un magasin de fournitures de bureau en utilisant des fonds alloués aux dépenses. Un fabricant de dispositifs médicaux peut devoir acheter des matières radioactives dans un autre pays. Tout cela relève de l'approvisionnement, et bien le maîtriser peut faire la différence entre exploser le budget ou dégager un profit.

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

L'approvisionnement désigne le processus utilisé par les organisations pour trouver et acheter les matériaux dont elles ont besoin pour fonctionner. Prenons un laboratoire pharmaceutique, par exemple. Dans ce laboratoire, vous trouverez tout l'équipement nécessaire pour mener des expériences scientifiques : béchers, éprouvettes, produits chimiques, centrifugeuses, etc. Tout cet équipement est acquis via un processus d'approvisionnement, généralement géré par un service dédié au sein de l'entreprise.

Ce qu'il faut savoir sur l'approvisionnement

Les processus d'approvisionnement varient selon le secteur, les réglementations, la taille de l'entreprise et le budget, mais ils suivent généralement des étapes similaires. Tout commence par une demande d'achat. Pour revenir à notre exemple, une équipe de recherche médicale peut avoir besoin d'appareils pour analyser des échantillons de sang ou de tissus. Elle soumet une demande au service approvisionnement avec une justification du besoin, ainsi que des spécifications (par exemple « doit maintenir une température constante pour une analyse correcte des échantillons »). Si la demande est approuvée, l'équipe d'approvisionnement recherche le bon équipement, au bon prix, auprès du fournisseur le plus fiable. Elle le fait souvent en envoyant une demande de devis (RFQ) à tous les fournisseurs de matériel médical avec lesquels elle travaille, afin de s'assurer que l'entreprise obtient le bon appareil au meilleur prix.

Les fournisseurs répondent à la RFQ avec leurs devis et l'équipe d'approvisionnement sélectionne celui qui correspond le mieux aux besoins et au budget. Elle envoie au fournisseur un bon de commande, et celui-ci livre l'appareil, accompagné d'une facture que le service finance de l'université doit payer. L'ensemble de ce processus est appelé « source-to-pay ».

Ceci est un exemple simple d'acquisition d'un seul équipement. Les processus d'approvisionnement peuvent devenir de plus en plus complexes selon la taille de l'organisation, le secteur, le volume des commandes et le nombre de fournisseurs. Par exemple, un grand industriel peut devoir se procurer les matières premières utilisées pour fabriquer ses produits (acier, aluminium, bois, caoutchouc, etc.) partout dans le monde. En plus, il devra acquérir l'équipement de production utilisé dans ses usines (bras robotisés, tours, convoyeurs, etc.), des équipements de sécurité, des chariots élévateurs, des palettes, des ordinateurs et peut-être même le terrain où l'usine est construite. Cela implique des milliers de fournisseurs et des millions de transactions par an. Cela suppose aussi des milliers de contrats, définissant les conditions juridiques que les fournisseurs et les fabricants doivent respecter. Les organismes publics ont leurs propres processus d'approvisionnement complexes, impliquant généralement la publication publique des RFQ afin de rendre la procédure ouverte à tous les soumissionnaires potentiels et transparente pour les contribuables.

Toute cette complexité a conduit au développement de logiciels d'approvisionnement, que les entreprises utilisent pour automatiser le processus autant que possible. Avec l'aide de l'IA intégrée aux logiciels d'approvisionnement, il est désormais possible d'automatiser davantage d'étapes complexes auparavant réservées aux humains, par exemple la rédaction d'une lettre d'accompagnement pour une RFQ. À mesure que l'IA évolue, elle pourrait aider à automatiser davantage le processus source-to-pay.