Oracle économise du temps, de l'argent et des efforts grâce à une mise à niveau globale de la paie dans le cloud.

Oracle Global Payroll Operations traite annuellement 10 milliards de dollars US en salaires et 5 milliards de dollars US en impôts pour les 133 000 collaborateurs d'Oracles. L'unité comprend 155 professionnels travaillant sur cinq centres régionaux, gérant les salaires et les avantages de 163 entités juridiques en 17 langues.

Pour gérer la paie globale et les flux de travail associés, l'équipe a utilisé diverses solutions. Seuls environ 40 % des téléchargements de données et des flux de partage ont été automatisés. Les 60 % restants nécessitent une extraction manuelle et sujette aux erreurs des informations d'un système de paie tiers. L'équipe a également téléchargé des données provenant de nombreux formulaires déconnectés, notamment des e-mails, des documents, des feuilles de calcul et des fichiers PDF.

L'équipe a donc perdu du temps et des efforts dans des processus routiniers et cloisonnés, ce qui a conduit certaines unités commerciales à ne pas respecter les délais de versement des salaires. Le manque d'intégration et les limites des capacités de chaque système existant ont entraîné des retards au sein de l'équipe et ont même menacé la précision et la ponctualité de la paie.

L'équipe chargée de la paie a décidé de passer à la pile de technologies et d'applications cloud d'Oracle pour mettre en place un système de paie normalisé et efficace. Le fait de disposer de plusieurs fonctions puissantes basées sur le cloud dans une seule suite de produits permettrait d'intégrer, d'accélérer et d'améliorer l'ensemble du processus de paie.

Ayant besoin d'une plateforme de paie configurable, sécurisée et fiable (avec un seul ensemble interconnecté de processus et de solutions), Oracle Global Payroll Operations a migré vers Oracle Cloud Infrastructure (OCI) et les applications Oracle Fusion Cloud.

L'épine dorsale du système est Oracle Payroll, qui fait partie d'Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll partage un modèle de données unique avec d'autres applications Oracle Cloud HCM, notamment Oracle Time and Labor et Oracle General Ledger. Cela permet un partage immédiat et transparent des informations entre les entreprises et une interface standard et intuitive pour les différents rôles des utilisateurs finaux. Il existe également un ensemble d'améliorations régulières, y compris des mises à niveau législatives et des corrections de bogues trimestrielles.

En outre, Oracle Payroll fournit des corrections d'erreurs intégrées, des conseils sur les meilleures pratiques, ainsi qu'une normalisation et une conformité mondiales. En tant que plateforme unique, complète et riche en fonctionnalités, la pile Oracle prend également en charge les fonctions de localisation de la paie et des taxes dans une douzaine de pays, entre autres.

La migration d'Oracle Global Payroll Operations vers Oracle Payroll on OCI a fourni une plateforme unique, hautement automatisée et efficace pour le paiement des collaborateurs. Le système connecté gère l'extraction et le traitement des données, la retenue fiscale, les rapports, ainsi que la réception et la réponse des requêtes, entre autres tâches essentielles.

La standardisation d'Oracle Payroll a permis à l'équipe d'éliminer de nombreuses solutions manuelles. Après la mise en service du cloud, l'équipe a automatisé 95 % du flux de paie, ce qui a permis de réduire les coûts globaux de 22 % en trois mois seulement.

Le transfert automatisé et immédiat des données et des fichiers d'Oracle Cloud HCM vers Oracle Payroll a permis de réduire le temps d'exécution de la paie de 10 à 12 heures à seulement 10 minutes. Il offre la souplesse nécessaire pour effectuer tout ajustement de traitement et permet à Oracle Global Payroll Operations d'identifier les erreurs de paie et de répondre aux questions des collaborateurs de manière plus proactive.

Pour améliorer les temps de réponse aux requêtes des collaborateurs, l'équipe a relié Oracle Payroll à Oracle Service. De cette façon, toutes les questions relatives à la paie des collaborateurs restent sur une seule plateforme, ce qui permet à l'équipe de répondre à 58 000 questions et demandes par an. Les collaborateurs peuvent facilement donner leur avis sur le service qu'ils reçoivent, aider l'équipe à mesurer la qualité et la rapidité des réponses, et identifier les besoins de formation potentiels. L'équipe partage également de manière proactive les données relatives aux salaires via une page web dédiée accessible aux collaborateurs.

Grâce à l'automatisation des rapports, l'équipe a économisé des heures de travail dans les rétro-calculs - et a réduit d'un jour le délai habituel de production des rapports sur les salaires. Grâce à une plateforme et à un modèle de données complets, la production de rapports comptables est plus simple et plus efficace. Les données sont disponibles en temps réel et les rapports sont tous normalisés. Ainsi, l'équipe peut centraliser la réconciliation entre les activités de paie et les données disparates, ce qui était impossible dans le système de paie hérité.

En fonction de leurs rôles, les membres de l'équipe peuvent facilement configurer l'interface Oracle Payroll, ce qui réduit le besoin de personnalisations d'écran complexes et chronophages. Les analystes peuvent visualiser instantanément les données et interroger les résultats de plusieurs manières, avec des options d'analyse descendante simplifiées pour leur permettre de se plonger dans des questions spécifiques, telles que les entités juridiques ou les statuts uniques d'un pays ou d'une région.