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Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats est également appelée le processus de la source au règlement. Elle englobe l’évaluation, la sélection et la création d’accords contractuels formels ainsi que la gestion des relations permanentes de l’entreprise avec ses fournisseurs.

Le processus d’achat est une discipline complexe qui englobe de nombreuses activités interdépendantes. Le processus de gestion des achats comprend l’achat transactionnel de biens et de services. Il s’intègre aux comptes fournisseurs pour compléter le cycle de la source au règlement en fournissant des pièces justificatives afin de faciliter le traitement des factures des fournisseurs en vue du paiement.

 

Fonctionnalités fondamentales d’une solution de gestion des achats dans le Cloud

Dans un marché de plus en plus complexe et dynamique, les entreprises ont besoin d’outils agiles qui les aideront à améliorer les processus d’achats. Les entreprises d’approvisionnement stratégique adoptent de plus en plus des suites logicielles intégrées, basées sur le Cloud, qui combinent la gestion des fournisseurs, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion proactive des risques avec des capacités transactionnelles d’approvisionnement à paiement.

Avec une solution d’achat complète, les entreprises peuvent exploiter des informations stratégiques pour prendre des décisions tout en gérant de manière proactive les activités continues tout au long du cycle de vie de la source à la résolution. Une solution de gestion des achats intégrée dans le Cloud comprend les éléments suivants :

  • Augmenter l’influence sur les dépenses — Les services achats ont toujours du mal à réaliser leurs achats en dehors des politiques et des processus officiels. Les solutions d’approvisionnement imposent des achats conformes en permettant aux collaborateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin et d’orienter les achats vers les fournisseurs autorisés. Ces systèmes implémentent également des stratégies et des contrôles de gestion des dépenses avec des processus de commande auditables pour garantir que les demandes d’achat sont correctement approuvées.
  • Améliorer l’efficacité et automatiser les processus d’achat, de la source au règlement—Des processus fastidieux empêchent les services Achats d’apporter une valeur plus stratégique à l’entreprise. Les solutions de gestion des achats normalisent, rationalisent et automatisent les processus manuels traditionnels. En conséquence, les approbations d’achat sont facilement gérées et les ressources libérées pour des activités plus stratégiques.
  • Améliorer la gestion des fournisseurs—La qualification et l’évaluation des capacités, de la viabilité et du respect du code de conduite de l’entreprise par un fournisseur potentiel est essentielle. Des alertes avertissent les équipes du service Achats en cas d’expiration des qualifications d’un fournisseur ou lorsque de nouvelles informations sont susceptibles d’affecter les qualifications et les capacités des fournisseurs et de modifier leur profil de risque.
  • Normaliser le cycle de vie du contrat — Au cours des négociations, les vérificateurs de contrats peuvent rapidement identifier les écarts par rapport au langage standard afin de mettre en évidence les risques, d’apporter les modifications requises et d’obtenir les approbations requises avant la finalisation. Des alertes informent les utilisateurs de l’expiration des contrats pour garantir des renouvellements rapides et réduire les délais

Avantages d’une solution d’achat innovante dans le Cloud

Les progrès technologiques transforment les pratiques commerciales traditionnelles en perturbant les marchés d’approvisionnement, en modifiant les habitudes d’achat des clients et en ajoutant de la complexité à la supply chain. Le département Achat doit réagir en adoptant un rôle plus stratégique dans toutes les activités liées aux achats. Il a besoin de solutions à la hauteur de la tâche.

En étant hébergés dans le Cloud, les systèmes de gestion des achats numérisent les processus Achat-Règlement avec des fonctionnalités mobiles, sociales et analytiques intégrées et une expérience utilisateur plus riche et comparable à celle du consommateur. Avec des technologies innovantes, telles que la collaboration intégrée, l’analytique pré-construite et une expérience utilisateur plus intuitive, les entreprises peuvent créer un système d’achat plus efficace pour contrôler les dépenses des collaborateurs, réduire les risques fournisseurs et réduire les coûts.

  • Gestion de la mobilité des équipes— Aujourd’hui, les collaborateurs et les dirigeants utilisent des terminaux mobiles pour travailler. Les solutions innovantes de gestion des achats dans le Cloud vous permettent de tirer parti de ces terminaux pour rationaliser les processus, réduire le temps de latence et permettre des approbations plus rapides.
  • Collaboration efficace —Bénéficiez d’une visibilité totale sur l’ensemble du processus, de l’achat au règlement, et échangez des documents et des messages par voie électronique avec vos fournisseurs. Les processus d’achat intégrés facilitent la création, l’examen et l’approbation de documents en temps réel. La collaboration sociale intégrée permet aux équipes de terminer leurs tâches plus rapidement et plus efficacement.
  • Analytique intégrée — Augmentez votre productivité avec des tableaux de bord conviviaux qui présentent clairement les informations et mettent en valeur des contenus exploitables. Des conteneurs interactifs basés sur les rôles, appelés infolets, aident les utilisateurs à obtenir rapidement une vision globale des informations, à explorer les détails pertinents et à prendre des mesures. Les applications transactionnelles exploitent l’analyse contextuelle intégrée pour permettre aux utilisateurs d’identifier rapidement les étapes suivantes d’un processus métier.
  • Expérience utilisateur intuitive — Une expérience utilisateur similaire à celle du consommateur impose la conformité de la gestion des achats et permet aux collaborateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin. La productivité augmente car les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Fonctionnalités fondamentales d’une solution de gestion des achats dans le Cloud

Les départements Achats stratégiques exigent des suites intégrées associant la gestion des fournisseurs, l’approvisionnement, la gestion des contrats et une gestion des risques proactive avec des fonctionnalités d’achat au paiement transactionnelles. Avec une solution d’achat complète, les entreprises peuvent exploiter des informations stratégiques pour prendre des décisions tout en gérant de manière proactive les activités continues tout au long du cycle de vie de la source à la résolution. Une solution de gestion des achats intégrée dans le Cloud comprend les éléments suivants :

  • Gestion des fournisseurs — Les achats stratégiques commencent par la qualification des fournisseurs avant d’entamer les négociations. Rationaliser la collecte et la surveillance des données fournisseurs afin de vous assurer qu’ils respectent les politiques de l’entreprise. Collecter des informations importantes sur la qualification des fournisseurs via des questionnaires internes et externes et des profils en libre accès. Sélectionner les meilleurs fournisseurs en évaluant leurs qualifications, leurs facteurs de risque et leur conformité aux politiques. Utiliser les médias sociaux intégrés pour collaborer plus efficacement et aligner vos activités lors de la planification et de la création de documents de négociation. Recevoir des alertes lorsque de nouvelles informations deviennent disponibles qui pourraient affecter la gestion des fournisseurs, les capacités ou les facteurs de risque. Les fournisseurs et les équipes Achats bénéficient d’une visibilité complète en temps réel sur les transactions, ainsi que sur les activités d’achat actuelles et à venir.
  • Approvisionnement — Compiler et comparer manuellement les propositions commerciales des fournisseurs peut prendre beaucoup de temps et être inefficace. Une négociation et une sélection des fournisseurs plus intelligentes s’appuient sur les bonnes pratiques de négociation pour atteindre des résultats nets. La collaboration sociale intégrée facilite la combinaison des efforts pour créer des documents de négation plus efficaces. Les outils d’analyse d’attribution vous permettent d’évaluer rapidement les offres des fournisseurs en fonction de facteurs prédéterminés (prix, qualité et valeur), vous permettant ainsi d’obtenir la meilleure attribution possible en fonction de vos besoins spécifiques.
  • Gestion des contrats — Une gestion efficace des contrats est essentielle. La création de contrat est rationalisée avec une création guidée utilisant des bibliothèques de clauses pré-approuvées, des modèles standard et une collaboration sociale intégrée. Un référentiel de contrats sécurisé et consultable avec un suivi complet et un historique d’audit permet aux utilisateurs de localiser rapidement ce dont ils ont besoin. Les fonctions de gestion automatisée des renouvellements permettent aux équipes Achats de recevoir rapidement une notification de l’expiration des contrats. Les analyses identifient les écarts de contrat par rapport aux normes définies. Les processus métier auditables permettent d’appliquer les approbations de documents.
  • Réquisition — Les économies négociées sont rapidement perdues lorsque les achats ne sont pas correctement réglementés au cours du cycle « achat contre paiement ». Une solution innovante garantit que ces économies sont réalisées grâce aux stratégies, contrôles et approbations de l’entreprise. Réduire les dépenses hors contrat en fournissant aux collaborateurs une expérience d’achat de type consommateur. Des fonctionnalités de recherche robustes, des formulaires intelligents, des listes d’achat et des expériences d’achat personnalisées garantissent que les prix et les conditions négociés sont automatiquement appliqués via des catalogues de fournisseurs et des processus d’approbation configurables conçus pour contrôler les dépenses et réduire les coûts.
  • Paiement Le traitement des factures fournisseurs est souvent manuel, sujet aux erreurs et prend beaucoup de temps. Une solution complète source-à-règlement rationalise et automatise cette fonction essentielle, vous permettant de tirer parti des remises sur paiement anticipé et de maîtriser les coûts. Cela comprend un système de gestion des paiements robuste qui assure la transmission électronique, le « basculement des bons de commande » des fournisseurs et la numérisation optique des factures. La validation des factures au niveau de la ligne est entièrement automatisée pour un traitement plus rapide. Les exceptions sont gérées via une collaboration sociale avec partage de documents afin d’accélérer les délais de résolution.
  • Achat — L’automatisation des transactions courantes d’achat-paiement, telles que la création de commandes d’achat, vous permet de rechercher de nouvelles opportunités d’économies. Rationaliser le processus tout en appliquant des prix négociés et en assurant la conformité aux politiques. Créer des bons de commande à partir de demandes approuvées sans intervention manuelle. Fournir à vos équipes Achats une analyse des exceptions, du statut et des actions requises. Communiquer avec vos fournisseurs à l’aide d’outils sociaux intégrés.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud modernise les processus métier d’achats pour vous permettre de gérer de manière proactive les fournisseurs et les activités tout au long du processus d’achat au règlement. Cette solution complète, intégrée dans le Cloud vous permet de transformer votre équipe achats en fournissant des services d’approvisionnement rapides et conformes dans tous les services de votre entreprise.

Tirer parti des capacités du numérique telles que l’analytique intégrée, la collaboration sociale et les terminaux mobiles, Oracle Procurement Cloud, vous permet de réduire les risques liés aux fournisseurs, d’approvisionner plus efficacement, de contrôler les dépenses et de renforcer les marges de profit de votre entreprise.

Simples Des applications intuitives entraînent une adoption rapide par les utilisateurs
Efficace Des processus simplifiés assurent une plus grande productivité
Des économies de coûts Augmenter les économies et contrôler les coûts
Connecté Collaborer de manière transparente avec les équipes internes et vos fournisseurs
Facile à utiliser Une expérience utilisateur comparable à celle du consommateur garantit son adoption