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Qu'est-ce qu'un logiciel de recrutement ?

Le logiciel de recrutement fournit un système informatisé qui aide les responsables du recrutement et les professionnels des ressources humaines à gérer le cycle de vie des salariés, de la recherche de candidats à l'embauche et identifie les meilleurs candidats à l'intégration de nouveaux salariés.

Les logiciels de recrutement sont souvent appelés systèmes de suivi des candidats, mais, en raison de l'évolution de la technologie, cette catégorisation n'est plus correcte. Bien qu'important, un système de suivi des candidats ne représente qu'une partie du logiciel de recrutement, lequel est beaucoup plus complet.

Avantages d'un logiciel de recrutement

Les logiciels de recrutement sont un excellent moyen pour les entreprises de standardiser et de rationaliser le processus de recrutement. Ils permettent aux services de RH de gagner du temps et de l'argent tout en recrutant les meilleurs candidats pour les postes vacants.

Les logiciels de recrutement offrent une solution aux défis réels et souvent coûteux. Voici quelques exemples :

Productivité et efficacité
Grâce à l'aide d'un logiciel de recrutement, le processus de recrutement est simplifié, ce qui permet aux responsables du recrutement et aux utilisateurs RH d'aller plus vite. Le traitement, l'examen et la classification des candidats, ainsi que l'analyse des CV, se font facilement, encore plus lorsque l'intelligence artificielle (IA) est intégrée à la solution.

Une source unique d'informations fiables
La conformité est essentielle pour prendre en charge les candidats, avant et après leur recrutement. Pour certains secteurs, la conformité n'est pas simplement requise, elle est surveillée. Un logiciel de recrutement crée des dossiers centralisés, permettant une source fiable d'informations. Au cours du processus d'entretien, les collègues et les parties prenantes peuvent collaborer de manière transparente entre eux au sujet des candidats sans se soucier d'informations et de commentaires incomplets ou incorrects.

Expérience du candidat
En sachant que 63 % des demandeurs d'emploi rejetteront probablement une offre d'emploi en raison d'une mauvaise expérience pendant le traitement de leur candidature, il est essentiel que chaque fois qu'ils sont en contact avec votre marque, celle-ci soit positive. Le recrutement de logiciels peut vous aider en supprimant les efforts d'hébergement manuel d'emplois, de publication d'offres d'emploi dans les sites de médias, de création d'emplois à partir d'éléments de données communs, de sollicitation de recommandations, de communication avec les candidats et de création de campagnes ciblées.

Intégration
Un processus d'intégration simplifié permet aux collaborateurs d'être immédiatement opérationnels. Exploitez les informations précédemment cloisonnées dans différentes parties des RH. Utilisez les données de rémunération pour justifier les meilleures offres pour les nouvelles embauches.

Logiciel de recrutement ou système de suivi des candidats : quelles différences ?

Les systèmes de suivi des candidats ont initialement commencé comme référentiels des CV papier numérisés. Au fur et à mesure de l'évolution de la technologie, les systèmes de suivi des candidats sont ensuite devenus des bases de données conçues pour centraliser les informations sur les candidats et suivre leur statut, par exemple en définissant où une personne se trouve dans le processus d'intégration et le processus d'embauche.

En résumé, un système de suivi des candidats suppose un logiciel qui accélère le processus de recrutement, notamment le tri et la gestion des candidats, la publication des postes vacants, l'analyse des CV et l'évaluation et la sélection des candidats. Ces fonctions sont importantes, mais à nouveau, elles ne sont limitées qu'à un aspect de l'expérience collaborateur. Inversement, la gestion des candidats est la solution pour les défis d'aujourd'hui. Il est également important de noter que presque tous les logiciels de recrutement incluront un système de suivi de candidats, mais le logiciel de recrutement inclut généralement de nombreuses autres fonctionnalités qui augmentent ses capacités.

Les solutions logicielles de recrutement se concentrent sur la gestion de tous les domaines du recrutement. Des fonctionnalités telles que le marketing par e-mail, les outils de conception de sites Web et les fonctionnalités mobiles sont incluses et constituent des exemples qui vont au-delà de la simple gestion des candidats et du processus d'entretiens. L'objectif ultime du logiciel de recrutement est de fournir des interactions positives et engageantes aux candidats tout en créant des viviers de talents viables et souhaitables.

Qui utilise les logiciels de recrutement ?

Les entreprises de toutes tailles tirent parti du logiciel de recrutement, car il est extrêmement propice à la réussite de l'embauche. Selon Jobscan, plus de 98 % des entreprises du classement de Fortune 500 utilisent un logiciel de recrutement. Cependant, les logiciels de recrutement ne sont pas uniquement destinés aux grandes entreprises et organisations, ou uniquement à des secteurs spécifiques. Comme toute personne des ressources humaines (RH) le sait, trouver, embaucher et intégrer des candidats de qualité peut être long et difficile.

Les logiciels de recrutement dotent les utilisateurs d'outils leur permettant d'embaucher des salariés à grande échelle : gestion des tâches, recrutement social, relations publiques, CRM, facturation et intégration. C'est pourquoi les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs utilisent des logiciels de recrutement plutôt qu'un simple système de suivi des candidats. En réalité, Capterra a constaté lors de son étude que 94 % des recruteurs et des professionnels du recrutement affirmaient que l'utilisation d'un logiciel de recrutement avait eu un impact positif sur leur processus de recrutement.

Au sein des grandes entreprises, les postes qui utilisent et bénéficient du logiciel de recrutement incluent CHRO, VP des RH, VP de l'acquisition des talents et responsables du recrutement. Au sein des petites entreprises, les propriétaires d'entreprise utiliseront eux-mêmes le logiciel de recrutement. Pour les secteurs qui ont des exigences de recrutement très strictes, comme la vente au détail et les soins de santé, les recruteurs et les responsables du recrutement utiliseront un logiciel de recrutement.

Quelles difficultés résout un logiciel de recrutement ?

Le monde du recrutement continue d'évoluer et a subi des changements radicaux, en particulier au cours des deux dernières années, avec des perturbations sans précédent et des augmentations du travail à distance. Ce qui reste inchangé, c'est le besoin de talents d'exception. Selon une enquête de ManpowerGroup réalisée en 2021, les pénuries de talents aux États-Unis sont passées à des niveaux historiques, 69 % des employeurs ayant des difficultés à pourvoir des postes, soit le taux le plus élevé en plus de dix ans.

Les talents constituent les ressources les plus importantes pour le succès d'une entreprise et, bien que les entreprises le comprennent, elles doivent attirer les types de candidats nécessaires pour réussir. Ils ont également du mal à retenir des salariés exceptionnels alors même qu'ils sont attrayants pour d'autres entreprises, y compris pour la concurrence.

Certaines entreprises ont du mal à motiver les candidats, car cela nécessite de maintenir des communications constantes. Auparavant, ce n'était pas un problème. Les entreprises n'avaient pas de mal à attirer des candidats. Aujourd'hui, ce sont les candidats qui ont le pouvoir. LinkedIn a observé que 75 % des candidats chercheront à connaître la réputation d'une entreprise avant de postuler à une offre d'emploi. Avec des sites comme Glassdoor qui expose les aspects positifs et négatifs des conditions de travail dans la plupart des entreprises, les candidats peuvent déterminer rapidement si une entreprise correspond à ce qu'ils recherchent, même si cette décision est basée sur le vécu d'autres personnes.

La pression est élevée pour que les entreprises se positionnent comme une option attrayante. La présence en ligne d'une entreprise, la qualité de son processus de candidature, les préférences de communication (certains candidats préfèrent les messages texte plutôt que les e-mails), tous ces facteurs entrent en jeu pour attirer les meilleurs talents. C'est particulièrement vrai pour les jeunes générations qui attendent une expérience convaincante et mobile. En réalité, selon les données les plus récentes du Bureau du recensement des États-Unis, plus d'un salarié américain sur trois (35 %) appartient à la génération Y.

Souvent, les entreprises essaient de gérer le cycle de vie des salariés sans aucun logiciel de recrutement. Ils passent ainsi un temps exorbitant à des tâches manuelles intensives que les logiciels de recrutement pourraient en fin de compte automatiser. Le personnel doit créer et publier manuellement des fiches de postes sur les sites d'embauche et les sites d'offres d'emploi, sur les réseaux sociaux professionnels (tels que LinkedIn), interagir manuellement avec les candidats (via par exemple des e-mails personnalisés), planifier des entretiens individuels et préparer et mener des questionnaires de sélection.

Une fois les candidats rentrés dans le système, le personnel doit également déplacer manuellement les personnes dans les workflows et suivre les indicateurs clés de performance, sans aucune fonction d'analyse. Cette approche génère des données peu fiables et prend énormément de temps. Après l'embauche d'un candidat, c'est le tour de son intégration. Comme tous les professionnels des RH le démontreront, il s'agit d'une étape importante qui nécessite une préparation minutieuse et complète des documents.

Le meilleur logiciel de recrutement : avantages pour les recruteurs et les candidats

Le logiciel de recrutement approprié peut avoir un impact considérable sur l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise, en particulier lorsqu'il permet :

Une gestion centralisée
Le logiciel vous aide à gérer tous les aspects du processus de recrutement. De la publication de nouveaux postes sur les sites d'offres d'emploi et les réseaux sociaux au filtrage des CV pour les responsables du recrutement. Cela permet de gagner du temps en fournissant un guichet unique qui collecte les données des candidats dans un emplacement centralisé unique.

La personnalisation
Le logiciel de recrutement peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Aucun coût supplémentaire n'est associé à la modification ou à l'ajout de fonctionnalités si nécessaire. Lorsque vous utilisez ce type de technologie, vous avez la possibilité de connecter d'autres solutions à votre logiciel de recrutement via l'intégration. Cela signifie que tout, des entretiens de présélection des candidats à l'acceptation d'une offre, se déroule dans un seul système.

Une recherche qualifiée
L'utilisation du logiciel de recrutement augmente également la probabilité de trouver des talents qualifiés et offre la possibilité de rechercher des mots-clés dans les CV. Cela est particulièrement utile si vous évaluez un grand nombre de candidats et n'avez pas le temps de lire attentivement chaque candidature.

Un processus cohérent
Le logiciel de recrutement fournit également un processus plus cohérent en matière de décisions d'embauche. Les membres de l'équipe disposent d'un accès approprié, peuvent se connecter à tout moment et adhérer facilement à un ensemble de normes d'embauche.

L'automatisation
Ces programmes simplifient tous les aspects, des systèmes de suivi des candidats électroniques à l'automatisation des offres d'emploi, la communication avec les candidats (e-mails et textes), les évaluations par IA, la sélection et la création d'offres. L'automatisation de ces tâches permet non seulement d'accélérer le processus, mais les rend également moins sujettes aux erreurs.

Quels sont les principaux éléments à prendre en compte au moment de choisir un logiciel de recrutement ?

Aujourd'hui, il y a une quantité impressionnante de logiciels sur le marché. C'est pourquoi cela peut vous aider si vous avez une idée claire des besoins de votre entreprise avant même de prendre en compte le système qui pourrait fonctionner.

La principale considération pour les entreprises lorsqu'elles choisissent un outil d'embauche est de s'assurer qu'il correspond à leurs besoins et à leur stratégie d'embauche. Par exemple, si votre entreprise se concentre sur la diversité et l'inclusion (D&I) dans vos actions de recrutement, il serait judicieux d'examiner si la solution logicielle fournit des outils qui permettent de prendre des décisions de recrutement sans préjugés.

Les autres capacités à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions logicielles de recrutement sont les suivantes :

Les types de salariés
Actuellement, les entreprises sont constituées de plusieurs types de travailleurs : des salariés à temps plein, à temps partiel, temporaires, sous-traitants indépendants, etc. Certains types de logiciels de recrutement offrent de la flexibilité et permettent aux entreprises d'adapter le processus de sélection des candidats à des types d'embauche spécifiques.

Ajoutez de nouveaux salariés
Le logiciel de recrutement a pour fonction principale de convertir de nouveaux candidats en salariés. Certaines solutions vont au-delà de cela et permettent aux entreprises de réaffecter les talents existants à de nouveaux postes. Cela nécessite souvent une visibilité sur les expériences, les aspirations et les compétences existantes des collaborateurs.

De nouvelles opportunités et développement des compétences
Lorsque les entreprises gardent leurs salariés, elles réalisent des économies. Selon LinkedIn, la mobilité interne a augmenté de plus de 20% l'année dernière. Certains logiciels de recrutement permettent de mettre en évidence ces personnes et les nouveaux postes pertinents vers lesquels ils pourraient se tourner.

Les tendances actuelles
Comme pour l'exemple de la D&I évoqué précédemment, certaines solutions de recrutement sont plus adaptées aux besoins actuels et en vogue que d'autres. La rationalisation des processus représente un point important : les candidats peuvent postuler sans créer de compte. Les modèles facilitent la création d'une présence Web plus moderne pour les utilisateurs professionnels ; les outils intégrés permettent de cibler des groupes d'intérêt de candidats très spécifiques non seulement pour pourvoir les postes actuels, mais aussi pour construire un vivier de talents. Tout cela fait partie de l'expérience du candidat.

Personnalisation
Tous les utilisateurs du logiciel de recrutement n'ont pas besoin d'accéder aux mêmes fonctionnalités. Certaines solutions offrent aux utilisateurs la possibilité de voir les actions les plus courantes et les tâches pertinentes uniquement pour leur rôle spécifique.

Systèmes partenaires
Le processus d'embauche nécessite plusieurs étapes, dont bon nombre ne sont pas possibles avec le seul logiciel de recrutement. Le dépistage de drogues, les vérifications des antécédents et les entretiens vidéo nécessitent généralement des outils d'entreprises tierces. Il est important que le logiciel de recrutement puisse facilement s'intégrer à des outils supplémentaires.

Se connecter à l'ensemble de l'entreprise
Une solution logicielle de recrutement qui connecte l'ensemble de l'entreprise permet d'accéder à l'ensemble des données organisationnelles pour tirer de meilleures conclusions. Le cycle de vie complet des employés réside dans un seul endroit, offrant une expérience cohérente, sans intégration nécessaire.

Le machine learning et l'intelligence artificielle
L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle aident à guider le processus de recrutement, en commençant par évaluer les candidats, automatiser les workflows, prévoir les résultats (par exemple, la vitesse de recrutement, l'acceptation des offres) et améliorer l'expérience des candidats (avec des assistants numériques, des recommandations d'emplois pour les candidats, la personnalisation et le dépistage). Cela permet de faire gagner du temps aux recruteurs, de prendre de meilleures décisions en matière d'embauche et de donner une impression positive aux candidats.