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Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) est une solution logicielle qui gère et traite les informations détaillées sur les salariés ainsi que les politiques et procédures relatives aux ressources humaines. En tant que système interactif de gestion de l'information, le SIRH standardise les tâches et les processus des ressources humaines (RH) tout en facilitant la conservation des dossiers et un reporting précis.

Fondamentalement, un SIRH est un canal à deux sens permettant la transmission d'informations du personnel à l'entreprise et vice-versa. En éliminant les processus liés aux RH sur papier et manuels, un SIRH offre des interactions plus fluides, simplifiées et efficaces entre les salariés et leur entreprise, tout en laissant aux professionnels des RH plus de temps pour le travail plus stratégique et à forte valeur ajoutée.

En quoi les SIRH, les HRMS et les HCM diffèrent-ils ?

Les termes SIRH, système de gestion des ressources humaines (HRMS) et gestion du capital humain (HCM) sont souvent utilisés sans distinction. Cependant, il peut y avoir des différences subtiles entre les trois, selon les caractéristiques qu'une entreprise choisit d'activer.

SIRH

À l'origine, ce terme fait référence à un système de base de conservation des dossiers administratifs des collaborateurs. Alors que les fonctions RH sont devenues plus complexes, les SIRH ont intégré des processus tels que l'acquisition de talents, le recrutement, ainsi que la gestion et le traitement continus des données des salariés.

HRMS

Les HRMS ont fait leur apparition lors que les entreprises ont commencé à utiliser des logiciels de plus en plus sophistiqués et à automatiser des tâches pour exécuter leurs fonctions RH. Ce terme reste toutefois utilisé de manière interchangeable avec SIRH. Aujourd'hui, un SIRH peut inclure la gestion de la paie, du temps de travail et de la main-d'œuvre.

HCM 

Ce terme désigne une solution globale ou plus large qui couvre tous les aspects de la fonction RH et de la gestion du personnel. Les fonctionnalités supplémentaires incluent des tâches avancées de gestion des talents telles que la gestion des performances, la planification des successions, de la rémunération, et stratégique du personnel ainsi que toutes les autres activités de planification RH. Un HCM couvre l'ensemble des fonctions RH, qu'elles soient basées sur les données, transactionnelles ou stratégiques.

Qu'est-ce qu'un système SIRH ? Les deux piliers

Un SIRH repose sur deux piliers qui constituent la base de la gestion des personnes et des politiques pour soutenir l'efficacité globale de l'entreprise.

Conception organisationnelle

D'un point de vue structurel, un SIRH comprend des rôles, des fonctions et des hiérarchies de reporting. En définissant la structure organisationnelle, le SIRH offre une responsabilisation reconnaissable et une voie vers la fonctionnalité opérationnelle et la cohérence.

Le bon SIRH vous aide à relever les défis de votre entreprise en vous aidant à intégrer les bons talents. Grâce à la gestion automatisée et cohérente des données d'acquisition et de recrutement, votre SIRH peut vous aider à façonner un personnel disposant des bonnes personnes avec les bonnes compétences, travaillant dans les bonnes fonctions et sous la bonne structure, pour atteindre vos objectifs stratégiques.

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Gestion des données des salariés

À l'instar de la gestion de la relation client, un SIRH fournit une vue complète de chaque membre du personnel, notamment son nom, son adresse, sa date d'embauche, sa rémunération, ses avantages sociaux et bien plus encore. Avec les bonnes données, vous pourrez mieux communiquer avec vos salariés et les aider à élaborer des plans de carrière, à trouver la bonne formation et à améliorer leurs performances.

Un service SIRH permet une gestion automatisée et normalisée des dossiers, des rapports et des fonctionnalités en libre-service. La gestion de vos informations peut alors devenir plus précise et rester à jour, ce qui augmente votre efficacité tout en offrant plus de facilité à votre personnel.

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Fonctionnalités, fonctions et utilisateurs SIRH

En règle générale, un SIRH propose des fonctionnalités de base qui facilitent le recrutement et l'acquisition de talents, la rémunération, la gestion organisationnelle et la gestion des absences (par exemple, vacances, maladie et congés personnels). Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être mises en œuvre pour répondre aux besoins de l'entreprise.

En automatisant les tâches RH et en fournissant un accès en libre-service aux procédures et aux stratégies, le système crée une normalisation et une cohérence dans l'ensemble de l'organisation, tout en renforçant l'efficacité opérationnelle des RH et en améliorant l'expérience collaborateur.

Bien que tout le monde au sein de l'entreprise soit un simple utilisateur du SIRH en tant que salarié, les administrateurs RH, les spécialistes de la paie, les spécialistes de la gestion des talents et les recruteurs disposent de privilèges supplémentaires. Une partie importante de ces emplois implique d'interagir régulièrement avec le SIRH.

Les défis des systèmes de ressources humaines

Chaque entreprise est unique et rencontre des difficultés différentes. Votre SIRH doit vous aider à les résoudre. Voici quelques-uns des défis SIRH les plus courants.

  • Confidentialité et sécurité des données. L'un des principaux problèmes liés à la gestion d'un SIRH réside dans la confidentialité et la sécurité des données des salariés. Ces systèmes contiennent des quantités volumineuses de données sensibles et confidentielles qui doivent être protégées. Une des principales difficultés rencontrées par les entreprises consiste à mettre en œuvre une solution suffisamment sophistiquée pour que chaque utilisateur qui accède au système puisse obtenir exactement les informations dont il a besoin pour effectuer une tâche sans accéder aux informations qu'il n'est pas autorisé à consulter.
  • Réglementation et conformité. L'accès aux données SIRH doit également respecter la législation en vigueur. Chaque entreprise doit veiller à ce que son SIRH reste conforme aux réglementations en constante évolution. Cette tâche se révèle particulièrement difficile pour les multinationales. L'utilité et les fonctionnalités dépendent de la capacité de chaque utilisateur à effectuer rapidement et facilement des transactions via le système sans enfreindre la confidentialité ni la loi.

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  • Perturbation dans les affaires. Les modifications apportées aux fonctionnalités du SIRH peuvent également poser des problèmes. À l'heure de l'innovation continue, les entreprises ont parfois du mal à suivre les mises à niveau et les perfectionnements de leur SIRH. De même, la sélection du SIRH approprié pour votre entreprise peut s'avérer compliquée. Avec autant d'options et de fonctionnalités disponibles, il est important de choisir un système qui corresponde le mieux à vos objectifs commerciaux et de ne pas se laisser distraire par des composantes probablement inutiles.

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Quels sont les avantages de la migration de son SIRH vers le cloud ?

Le déploiement d'un SIRH dans le cloud présente de nombreux avantages par rapport à un SIRH sur site, notamment :

  • Évolutivité facile. Dans le cloud, vous pouvez facilement évoluer au fur et à mesure de l'évolution des besoins de votre entreprise. Vous bénéficiez également d'une plus grande flexibilité financière et pouvez mieux gérer les coûts lorsque vous étendez ou réduisez vos activités.
  • Contrôle accru grâce à des dépenses opérationnelles plutôt que des coûts d'investissements. Dans le cloud, vous ne payez que pour ce que vous utilisez et vous n'avez pas besoin d'investir dans des infrastructures coûteuses. Vos dépenses sont des charges opérationnelles et non pas des investissements en capital.
  • Accès rapide et facile à l'innovation. Étant donné que la rapidité du développement et des déploiements dans le cloud, vous avez accès aux mises à niveau et aux innovations beaucoup plus tôt.

Dix raisons de migrer votre SIRH vers le cloud

Les solutions SIRH sur site ne peuvent tout simplement pas rivaliser face à celles du cloud. Voici dix raisons de passer au cloud.

  • 1. Expériences utilisateur simples, intuitives et personnalisées en fonction des besoins
  • 2. Architecture flexible qui s'adapte au changement
  • 3. Applications intelligentes qui donnent accès à plus d'informations et renforcent l'efficacité opérationnelle, et ce, grâce à une approche basée sur l'IA
  • 4. Mises à niveau faciles offrant une meilleure valeur commerciale
  • 5. Innovation continue grâce aux technologies émergentes
  • 6. Fonctions à la pointe pour la sécurité et la confidentialité multicouches des données
  • 7. Partage des bonnes pratiques à travers une communauté RH dynamique et motivée
  • 8. Partenariat avec des experts à chaque étape de votre transition vers le cloud
  • 9. Conception prenant en charge des activités mondiales
  • 10. Couverture RH complète avec un seul partenaire pour votre solution

Quels sont les points principaux à prendre en compte lors du choix du meilleur SIRH ?

Pour répondre aux besoins propres à votre entreprise, vous devez personnaliser votre solution SIRH. Toutefois, chaque entreprise doit s'assurer de choisir un fournisseur de solutions SIRH qui propose des fonctionnalités dans deux domaines clés.

  • 1. Cette solution doit s'adapter à tous les aspects de la gestion des ressources humaines. Il s'agit notamment du recrutement, de l'intégration, de la formation, de la planification de la relève et du service d'assistance RH. Vous aurez besoin d'une solution complète et exhaustive qui couvre tous vos besoins, même lorsqu'ils évolueront. Ce qui vous convient aujourd'hui ne vous suffira peut-être plus demain.

  • 2. La solution doit faire partie d'une solution d'entreprise plus large qui connecte les RH aux finances. La main-d'œuvre est l'un des facteurs de coûts les plus élevés des entreprises. Toute décision relative au personnel a une incidence financière. Il est essentiel que votre entreprise ait une visibilité complète sur ses ressources humaines et financières, ainsi que sur la relation entre les deux. Le meilleur SIRH est celui qui est étroitement lié à la fonction financière. Idéalement, ce système sera sur la même plate-forme et utilisera la même technologie que les finances de l'entreprise.

L'avenir des SIRH

Alors que les technologies automatisées progressent, l'environnement de travail évolue considérablement. L'homme travaille de plus en plus au côté de la technologie, et ce, dans des configurations toujours plus sophistiquées. Bien que cela crée de nombreux avantages commerciaux, l'un des risques qu'il présente est la déshumanisation du lieu de travail. Paradoxalement, dans le domaine des RH, l'avancement des technologies crée l'opportunité de passer d'un SIRH impersonnel à un système qui crée une expérience plus humaine sur le lieu de travail.

Le SIRH du futur sera plus utile et intuitif, ce qui permettra aux salariés de réaliser leurs objectifs plus facilement, plus rapidement et avec de meilleurs résultats. Ces systèmes utiliseront l'IA et le machine learning pour « sentir » ce que les salariés essaient d'accomplir et proposer des solutions de manière proactive, du changement d'adresse à l'inscription à la meilleure formation. Du point de vue du back-end, les innovations du SIRH deviendront plus faciles à gérer. L'installation des mises à niveau et des nouvelles versions sera plus facile et adaptée aux besoins des clients.

Les entreprises qui adoptent des technologies nouvelles et émergentes dans leur SIRH participeront à la transition vers un environnement où la technologie et les humains travailleront ensemble pour améliorer les résultats de tous. La fonction RH est au cœur de cette transformation. Laissez-nous vous aider à migrer votre SIRH vers le cloud afin que votre environnement de travail puisse devenir plus humain tout en atteignant des niveaux de performances technologiques plus élevés.

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