Crea un business case per l'ERP in 5 passaggi con questo template

"L'ERP che usiamo attualmente funziona. Quindi perché dovrei cambiarlo?"

È una domanda che viene spesso fatta da leader aziendali e dipendenti in prima linea che non sono convinti dall'idea di effettuare una revisione importante del sistema IT o semplicemente non si rendono conto dei vantaggi che così non stanno sfruttando. Tuttavia, il momentum del settore continua a promuovere il passaggio delle operation finanziarie dal software legacy on-premise a nuove applicazioni in grado di soddisfare meglio le esigenze aziendali odierne. Le aziende e le istituzioni stanno ripensando o ampliando i loro modelli e strategie di business e stanno implementando nuove tecnologie con le capacità di supportare questi nuovi approcci. Quando le aziende decidono di sostituire un'applicazione di base, come l'ERP, la scelta, in questo momento, il più delle volte ricade su un'applicazione basata sul cloud. Tuttavia, poiché l'ERP è fondamentale per le operations quotidiane, molti dirigenti vedono solo i potenziali rischi del cambiamento. Con un business case per l'ERP ben definito, puoi aprire gli occhi e le orecchie dei leader aziendali chiave che devono approvare questo passaggio e conquistare il personale che utilizzerà i sistemi ogni giorno.

Che cos'è un business case per l'ERP?

L'enterprise resource planning (ERP) è un software che le organizzazioni utilizzano per supervisionare le loro operations aziendali giornaliere, e copre funzioni come contabilità, procurement, project management, gestione del rischio e compliance, e operations della supply chain. Un business case per l'ERP è un documento simile a una presentazione che delinea nel dettaglio le motivazioni, le giustificazioni e i vantaggi previsti dell'implementazione di un nuovo sistema ERP all'interno di un'organizzazione. La maggior parte delle aziende ha un sistema ERP (o più applicazioni) per gestire queste funzioni, quindi il business case si concentra sui motivi per migrare dai sistemi on-premise esistenti al cloud. Le ragioni alla base del cambiamento dovrebbero essere legate direttamente alla strategia dell'azienda e alle capacità necessarie per eseguire tale strategia. Il business case funge da roadmap per gli stakeholder e i responsabili delle decisioni che devono valutare e approvare l'investimento in una nuova soluzione ERP.

Perché è importante comporre un business case per modernizzare l'ERP

Un business case per l'ERP è fondamentale per ottenere l'approvazione e il finanziamento di un progetto ERP, poiché fornisce ai responsabili delle decisioni chiave un'analisi chiara dei benefici, dei costi, delle strategie e dei rischi previsti associati all'implementazione di un nuovo sistema ERP. Avere un business case aiuta a far focalizzare il team sugli aspetti importanti e sui motivi per cui viene effettuata la trasformazione. Avere questo focus aumenta il livello di impegno. È anche utile per rendere interessante agli occhi dei dipendenti un sistema software migliore, o almeno a spingerli a dargli una possibilità.

Quando un'organizzazione inizia a prendere seriamente in considerazione l'implementazione di un nuovo sistema ERP, la leadership di solito crea un team di progetto, il cui primo compito è quello di creare un business case per l'ERP. Quando le aziende decidono di sostituire un'applicazione di base, come l'ERP, il più delle volte la scelta ricade su un'applicazione basata sul cloud. Il business case offre la possibilità di approfondire il modo in cui il nuovo software ERP fornirà le funzionalità di business necessarie per eseguire la strategia dell'azienda e quantificare il valore di tali capacità. Il business case potrebbe collegare nuove funzionalità software come l'intelligenza artificiale a previsioni migliori che aiutano a migliorare le performance aziendali. Potrebbe mostrare come un ERP basato su cloud riduca i costi degli aggiornamenti periodici, rendendo più facile e conveniente accedere a nuove funzionalità IT. Spiegando e paragonando valore e costi, il team ha più dati per decidere se perseguire il progetto, cercando la giusta soluzione ERP e ottenendo l'approvazione dalla leadership.

Concetti chiave

• Il business case per l'ERP rappresenta il primo passo attraverso cui fornire ai dirigenti e agli stakeholder aziendali le informazioni contestuali per cui è necessario un nuovo sistema ERP.
• Un business case per l'ERP analizza nel dettaglio costi e benefici e il potenziale ROI derivante dall'implementazione di un nuovo sistema.
• Il business case per l'ERP dovrebbe offrire una panoramica generale del progetto ERP e poi descrivere nel dettaglio come verrà implementato il nuovo sistema, incluse tempistiche, fasi e risorse necessarie.

5 passaggi da seguire per comporre un business case per un nuovo ERP

La creazione di un business case ERP richiede una collaborazione interfunzionale per individuare tutte le esigenze di un nuovo sistema software, i vantaggi che ne deriverebbero e la giustificazione dell'investimento. Ecco i passaggi fondamentali da seguire per comporre un business case per l'ERP.

1. Valuta il software attuale rispetto alle esigenze future

Quando crei un business case per un'ERP cloud, inizia focalizzandoti sulla strategia dell'azienda e sulle funzionalità necessarie per eseguire tale strategia. Pensa alle tue esigenze future. Quindi, identifica i gap tra queste funzionalità e lo stato attuale dei sistemi ERP della tua organizzazione e dei relativi processi aziendali. Se possibile, confrontati con alcuni colleghi per identificare le aree di opportunità. Sono molti i vantaggi potenziali dell'aggiornamento della tecnologia, ma non otterrai molti di questi se non capisci dove, come e perché hai delle mancanze. Non si vuole migrare un processo inefficace in un nuovo sistema ERP. Fornire informazioni contestuali per spiegare perché è necessario un nuovo sistema ERP aiuta gli stakeholder a capire quanto grande sarà lo sforzo di trasformazione considerato lo stato attuale dell'azienda.

Effettua una valutazione del sistema esistente

Lavorando con vari stakeholder aziendali, valuta i punti di forza e di debolezza del tuo software e dei tuoi processi attuali. Ad esempio, stai utilizzando le tecnologie più recenti e puoi aggiungere regolarmente nuove funzionalità man mano che emergono e diventano disponibili? Effettua questa valutazione per varie funzioni, come finance, pianificazione e procurement. L'idea è quella di identificare i punti deboli, capire dove sono le inefficienze e spiegare come queste limitazioni impattano l'organizzazione.

Effettua l'audit dei processi aziendali attuali

Esegui una revisione approfondita dei processi e dei flussi di lavoro aziendali per identificare colli di bottiglia, ridondanze e aree di miglioramento, come aggiornamenti di sistema e attività manuali laboriose.

Elenca i costi del processo attuale

Stima i costi operativi associati al sistema ERP esistente, tra cui licenze software, hardware, formazione, consulenza, personale, manutenzione continua, aggiornamenti e altre spese correlate.

Illustra le inefficienze dei processi esistenti

Identifica e documenta i punti deboli, le inefficienze e le limitazioni attuali nei sistemi e nei processi esistenti, come dati mancanti o difficilmente accessibili, attività eccessivamente manuali o mancanze di dati in tempo reale.

Aggiungi i costi delle inefficienze correlate all'ERP on-premise

Quantifica l'impatto finanziario delle inefficienze correlate all'attuale sistema ERP on-premise, come la manutenzione manuale, i dannosi tempi di inattività o altre limitazioni del sistema, come la mancanza di flessibilità e il bisogno di personalizzazioni.

2. Determina i requisiti ERP e i costi stimati

Questo passaggio determinerà se un nuovo sistema ERP risolverà le lacune di capacità identificate nel Passaggio 1. È importante stabilire obiettivi chiaramente definiti che la tua organizzazione mira a raggiungere con l'ERP cloud. Questa fase delinea cosa il nuovo sistema ERP gestirà o migliorerà all'interno dell'azienda rispetto all'ERP on-premise.

Individua i requisiti funzionali

Esegui un'analisi completa dei sistemi esistenti per determinare i requisiti funzionali e le funzionalità che il nuovo sistema ERP deve avere per supportare i processi aziendali e soddisfare gli obiettivi organizzativi.

Elenca le caratteristiche e i moduli richiesti

Identifica i vantaggi a cui sei interessato e specifica le caratteristiche e i moduli essenziali necessari nel sistema ERP per migliorare i processi aziendali e aggiungere funzionalità, come le previsioni avanzate tramite le funzionalità di machine learning e intelligenza artificiale.

Esegui un'analisi funzionale del gap

Identifica eventuali gap tra le funzionalità del sistema attuale e le funzionalità del sistema ERP cloud proposto. Cerca roadmap dei prodotti che ti aiutino in questo processo sui siti web aziendali.

Crea un piano di implementazione e distribuzione

Affinché gli stakeholder possano agire sulla base del business case proposto per l'ERP, devono vedere un piano che descriva nel dettaglio come verrà implementato il sistema ERP sostitutivo, comprese tempistiche, fasi e risorse necessarie, ma anche potenziali sfide e strategie di mitigazione.

Stima i costi dell'ERP per più di cinque anni

Prevedi i costi totali associati all'implementazione, alle licenze e alla manutenzione del sistema ERP per un periodo prolungato.

3. Calcola il rendimento degli investimenti

Per capire se un nuovo ERP è la scelta giusta, devi fornire un'analisi dettagliata del potenziale rendimento degli investimenti (ROI, return on investment). Generalmente, questa analisi si basa sul confronto dei guadagni, come l'aumento dei ricavi, un migliore flusso di cassa, un aumento della produttività del personale, una riduzione dei costi di capitale e una riduzione dei costi di supporto, rispetto all'implementazione e ai costi di abbonamento. Confronterà il total cost of ownership del nuovo sistema con il costo di mantenimento e manutenzione del sistema esistente. Di solito si basa molto sui benchmark del settore, sugli studi degli analisti e sui modelli di maturità dei processi aziendali per valutare una serie di modelli prudenti e probabili per i rendimenti e i costi. Il piano dovrebbe inoltre prevedere una stima delle tempistiche entro cui il nuovo sistema entrerà in azione ed entro cui i benefici previsti saranno raggiunti. Vuoi che gli stakeholder capiscano in cosa consisterà il successo e come lo misurerai in futuro.

Rispondi prima alle esigenze aziendali più importanti

Evidenzia in che modo il sistema ERP risolve le lacune critiche nelle funzionalità elencate nella fase di valutazione, come la necessità di automazione dei processi, gli analytics integrati, il machine learning e le funzionalità collaborative per migliorare l'accuratezza e la velocità del processo decisionale.

Mostra come migliorano le operations aziendali

Dimostra come il nuovo sistema ERP può contribuire a migliorare l'efficienza operativa e la produttività. Dalla standardizzazione, dalla semplificazione e dall'automazione di processi aziendali sconnessi possono derivare miglioramenti dell'efficienza. Cita le metriche che queste modifiche possono migliorare, come la consegna puntuale ai clienti o la riduzione del tempo medio di incasso.

Dimostra costi complessivi inferiori

Il total cost of ownership (TCO) più basso è un potenziale vantaggio legato al passaggio a un ERP basato su cloud, il quale riduce i costi di manutenzione ed elimina gli aggiornamenti, consentendo al personale IT di concentrarsi su iniziative a maggior valore aggiunto. Inoltre, elimina le spese in conto capitale per gli aggiornamenti hardware e le operations delle strutture del data center. Ulteriori risparmi possono derivare dalla semplificazione e dall'automazione dei processi aziendali.

Fornisci una strategia per realizzare e misurare i risparmi

Strategie e piani dettagliati per realizzare i risparmi sui costi previsti attraverso l'implementazione dell'ERP. Ci sarà bisogno di creare key performance indicator (KPI) e benchmark da monitorare una volta che la tua organizzazione diventerà operativa e utilizzerà la soluzione affinché tu possa quantificare il ROI.

Crea un piano di finanziamento dell'ERP

Illustra un piano di finanziamento che descriva nel dettaglio le risorse finanziarie necessarie per il progetto di implementazione ERP, inclusi il costo del software, i requisiti del personale, il supporto dell'integratore di sistema e altre spese.

4. Crea un piano di implementazione e distribuzione

Una delle preoccupazioni principali per i leader aziendali e i dipendenti riguarderà l'impatto dell'ERP. Se si passerà a un ERP basato su cloud, vorranno sapere come gestire il downscaling dei sistemi on-premise e incrementare allo stesso tempo le applicazioni cloud. I dipendenti saranno ansiosi di capire come cambierà il loro lavoro quotidiano, mentre i dirigenti vorranno conoscere potenziali rischi che potrebbero rallentare le operations. In questa sezione, dovrai risolvere tali preoccupazioni mostrando la fattibilità del progetto e offrendo delle tempistiche realistiche. La responsabilità è fondamentale: mostra come monitorerai i risultati e cosa accadrà se non vengono raggiunti.

Crea un piano del personale

Sviluppa un piano che illustri quali persone, competenze e ruoli saranno necessari per il progetto ERP. Avrai bisogno delle competenze e delle capacità di un integratore di sistema? Prendi in considerazione il modo in cui gestirai qualsiasi formazione necessaria per supportare le persone chiave che lavorano su nuovi sistemi.

Scopri come ridurre al minimo i tempi di inattività

Presenta strategie per ridurre al minimo le interruzioni durante la transizione al nuovo sistema, garantendo continuità nelle operations e riducendo il rischio di perdita dei dati, tempi di inattività e rielaborazioni durante la migrazione. Ad esempio, mappa nel dettaglio l'implementazione delle nuove funzionalità ERP in base a regioni e funzioni. Sii chiaro circa le tempistiche di chiusura dei sistemi legacy e circa le tempistiche e le modalità (e le quantità) con cui i dati si sposteranno. Allo stesso modo, stabilisci un piano di test per le integrazioni con applicazioni, database e sistemi di terze parti esistenti per evitare problemi che potrebbero interrompere il flusso di dati.

Mostra il piano per ridurre al minimo i rischi di implementazione

Identifica e valuta i potenziali rischi associati all'implementazione ERP, insieme a strategie per mitigare questi rischi, come test estesi e go-live di prova, e assicurandoti che tutti gli hardware, i software e le reti siano compatibili e aggiornati per supportare il nuovo sistema ERP.

Sii realista circa le tempistiche

Definisci tempistiche realistiche per l'implementazione, considerando le complessità e le potenziali sfide. Esegui il mapping delle fasi di implementazione, ad esempio in base alle aree geografiche, alle funzioni aziendali o ad altri fattori. Nel caso delle applicazioni cloud, i tempi di implementazione sono spesso più brevi rispetto a quelli richiesti dai sistemi on-premise convenzionali, ma essere realistici sulle tempistiche e sulla gestione delle modifiche necessarie è fondamentale per avere credibilità e gestire le aspettative.

Dimostra responsabilità

Definisci il tuo approccio per monitorare il raggiungimento degli obiettivi, chi ne è responsabile e quali misure i team possono intraprendere se questi non vengono raggiunti.

5. Presenta il tuo business case

Dopo aver definito lo scopo dell'implementazione ERP, i vantaggi e i costi previsti e il piano per fornire tali vantaggi, arriva il momento di presentare il tuo business case agli stakeholder. In questa fase, non devi esporre una strategia dettagliata e passo per passo dell'implementazione, anche se l'hai già preparata e puoi approfondirla in caso di domande. Piuttosto, vuoi distillare questi dati, queste analisi e questi piani esaustivi in una panoramica che comunichi chiaramente ai dirigenti le esigenze, i vantaggi, i costi, i rischi e le strategie per la migrazione ERP.

Conosci il tuo pubblico

Quando presenterai il business case per l'ERP ai responsabili delle decisioni, come gli executive della C-suite o un comitato di revisione, cerca di prevedere le domande o i dubbi che potrebbero avere e quindi di adattare la presentazione per soddisfare le loro priorità e i loro interessi.

Usa la visualizzazione dei dati

Sfrutta gli strumenti di visualizzazione dei dati per illustrare i vantaggi, i risparmi e il ROI dell'implementazione del nuovo sistema ERP.

Non saltare i dati finanziari

Sì, stai illustrando una panoramica del progetto. Ma devi fornire proiezioni finanziarie dettagliate, analisi costi/benefici e un'analisi del ROI previsto per supportare il tuo caso. Il chief executive e gli altri decisori C-level hanno bisogno di dati finanziari concreti per giustificare questo tipo di investimento.

Scarica il template del business case per l'ERP (DOC)

L'ERP è più semplice che mai con Oracle

Creare un business case per l'ERP cloud realistico e pratico richiede una comprensione approfondita delle esigenze attuali e future della tua azienda e la capacità di dimostrare chiaramente i potenziali vantaggi che l'ERP cloud può portare all'organizzazione.

Oracle Fusion Cloud ERP integra completamente la gestione finanziaria, il procurement, la gestione delle performance, la supply chain e il manufacturing su un'unica piattaforma per fornire insight olistici a livello aziendale con dati in tempo reale. Automatizzando i processi che prima erano manuali, Oracle Cloud ERP aiuta i team finance a rispondere rapidamente a condizioni aziendali in rapida evoluzione. Supporta anche la collaborazione all'interno della suite di applicazioni per la condivisione immediata dei dati e la risoluzione dei problemi e offre best practice integrate e standardizzate che incoraggiano l'efficienza dei processi. Con Oracle Cloud ERP, il tuo team IT non si concentra più sul supporto hardware e sui costosi cicli di aggiornamento e può invece concentrarsi sull'aiutare l'organizzazione a trarre il massimo dalle tue capacità. Gli aggiornamenti trimestrali offrono le ultime innovazioni, per cui non dovrai mai preoccuparti dell'obsolescenza del software o di dover subire un altro aggiornamento dirompente. Per le aziende che stanno lavorando alla loro strategia di sostituzione dell'ERP, Oracle Business Value Services può aiutarle a definire e articolare il business case. Oracle offre anche opzioni di finanziamento che possono aiutare le aziende a gestire i costi iniziali del progetto.

Domande frequenti sui business case per l'ERP

Che cos'è un business case per l'ERP?
Il business case per l'ERP funge da giustificazione strategica ed economica di un'implementazione di un ERP, fornendo agli stakeholder informazioni sui vantaggi, sui costi e sui rischi del nuovo sistema.

Come si scrive un business case per l'ERP?
La scrittura di un business case per l'ERP implica una partecipazione interfunzionale utile a fornire una comprensione approfondita della necessità e dei vantaggi dell'implementazione di un nuovo sistema ERP.

Quali sono i casi d'uso dell'ERP?
I casi d'uso sono documenti che descrivono nel dettaglio in che modo i dipendenti o altre applicazioni software interagiranno con il nuovo sistema ERP, spiegando come il software deve essere utilizzato per raggiungere determinati obiettivi ed eseguire processi aziendali.