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온보딩이란 무엇인가?

미국 기업의 평균 직원 유지율은 70~85%입니다. 유지율이 90% 이상이어야 "우수한" 것으로 간주됨을 고려하면, 미국 기업의 평균 직원 유지율에는 개선의 여지가 남아 있습니다. 그리고 온보딩은 직원 유지율 향상에 도움을 줄 수 있는 수단입니다. 온보딩은 기업이 향후 각자의 역할을 수행하게 될 신입 직원들을 통합 및 준비시키기 위한 방법의 총합이며, 올바르게 적용되었을 경우 직원의 유지율, 몰입도, 생산성을 직접적으로 향상시킵니다.

HCM TM 비디오 섬네일

직원 채용 및 오리엔테이션이라는 개념은 이미 익숙하시겠지만, 온보딩 절차에 대해서는 얼마나 알고 계신가요? 기존 오리엔테이션 절차에 문제가 없어 보이는 경우, 직원 참여형 온보딩 절차를 개선하기 위한 연구 또는 작업은 필요없다고 여기는 기업이 많습니다. 그러나 온보딩 절차의 개선에는 많은 이점이 있습니다. 개중에서도 직원 유지율을 높이고, 기업이 중시하는 가치를 직원들도 중시할 수 있도록 유도하고, 기업의 생산성을 높이는 데 크게 기여합니다.

그간 온보딩의 장점에 대한 많은 연구가 이루어졌습니다. 회사 측의 직접 개입 감소, 직원이 생산성을 발휘하는 데 걸리는 시간 단축, 직원 유지율 증가 등이 그 좋은 예입니다. 연구 결과 또한 온보딩의 뛰어난 ROI를 증명합니다. UrbanBound의 추정치에 따르면, 영국 및 미국 기업들은 직책 이해도 및 생산성이 떨어지는 직원들을 유지하고자 총 370억 달러를 지출하고 있었지만, 놀랍게도 개중 35%의 기업들은 온보딩에 단 1달러도 지출하고 있지 않았습니다.

이러한 통계를 통해 온보딩 체계가 미흡하거나 아예 존재하지 않음으로 인해 낭비되는 금액을 알 수 있습니다. 그렇다면 더욱 정교한 온보딩 프로세스에 투자함으로써 얻을 수 있는 이익에는 어떤 것들이 있을까요? 온보딩 절차가 개선될수록 직원은 귀사를 위해 일하는 것이 자신에게는 어떤 이익이 되는지 보다 더 잘 알 수 있게 됩니다. 이는 궁극적으로 업무에 대한 직원의 더 많은 참여 및 기여로 이어집니다.

오리엔테이션과 온보딩의 차이는 무엇인가?

신입 직원 오리엔테이션온보딩은 일견 비슷해 보이지만 그렇지 않습니다. 대부분의 기업은 신입 직원용 표준, 기본 오리엔테이션만을 제공하지만 그것만으로는 직원 유지율 감소를 막기 어렵습니다.

오리엔테이션 절차로는 신입 직원에게 근무 시작 일시에 대해 명확하게 알리는 것, 워크스테이션을 할당하는 것, 인사(HR) 정책을 열람시키는 것, 관련 서류 취합 등이 있습니다. 각 오리엔테이션 세션은 일반적으로 수 시간 단위로 진행되며, 경우에 따라 며칠 동안 지속되기도 합니다. 오리엔테이션은 새로운 직원이 자신이 맡게 될 역할을 파악하는데 필요한 사항만을 다루는 최소한의 절차입니다.

직원의 온보딩에 소요되는 시간은 어느 정도인가?

직원의 온보딩은 최대 12개월까지도 걸릴 수 있는, 훨씬 더 광범위한 절차입니다. 신입 직원에게 지나치게 많은 시간을 할애하는 것처럼 보일 수도 있지만, 장기적으로는 그만한 가치가 있음이 증명되었습니다. 장기간의 온보딩을 통해 신입 직원은 소속 기업의 운영 방식에 몰입하게 됩니다. 이러한 몰입감은 직원이 단순히 HR 정책 뿐만 아니라, 본인이 회사 내에서 수행하는 역할을 온전히 이해할 수 있도록 돕는 교육 및 관련 자원을 숙지함으로써 달성 가능한 것입니다.

광범위한 교육을 통해 직원들의 역할 수행 능력이 개선되므로 직원 유지율 및 직원 만족도역시 올라갑니다. 그렇다면, 오리엔테이션에서 온보딩으로의 전환이 그러한 긍정적 효과를 야기하도록 만드는 구체적인 개선점으로는 어떤 것들이 있을까요? 직원 온보딩 절차에 대해 보다 자세히 알아보겠습니다.

최고의 온보딩 절차는 직원들에게 기업 문화를 각인시킵니다

많은 직원이 업무상의 불만족감 및 상급자에게 자신의 공헌이 제대로 평가받고 있지 못하다는 느낌으로 인해 직장을 떠납니다. 최고의 인재를 발굴하는 것, 직원 유지율 및 직원 참여도를 중요시하는 기업인 경우, 효과적인 온보딩 절차가 도움이 될 수 있습니다.

그리고 직원 온보딩 솔루션과 마찬가지로 중요한 것은, 기업이 직원 개개인을 단순한 인력이 아닌 인간으로 인식하는 것입니다. 신입 직원의 의견을 묻고, 그들의 우려사항을 듣고, 기업이 그들의 중요성을 알아주고 있다는 느낌을 들게 해 주는 것 등이 이에 해당합니다.

기업이 직원의 말을 주의깊게 들어준다면, 직원 또한 기업이 직원에게 하고자 하는 말, 나아가 기업의 목표에 더 많은 주의를 기울일 것입니다. 이러한 주고받기를 통해 직원들은 소속사에 더 관심을 기울이게 되고, 직원의 업무 몰입도가 향상됩니다.

또한 온보딩 절차는 기업이 직원과 상호 신뢰를 구축하고, 직원 개개인에게 기업이 기대하는 바를 명확히 알려줄 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 기업이 직원을 위해 제공할 수 있는 것들에 대하여 알려주는 것 역시 도움이 됩니다. 예를 들면 승진, 인센티브, 사내 행사 및 혜택 등 직원을 위한 여러 기회를 제공한다는 사실을 알려주는 것이 이에 해당합니다.

기업 측에서 신입 직원을 중요시하고 있음을 알리기 위해 시간을 투자할수록, 해당 직원들이 기업 측으로부터 소외당하고 있거나 온당한 평가를 받지 못하고 있다고 느낄 수 있는 위험이 감소합니다. 이는 장기적으로 기업 운영에 매우 유리한 요소로 작용합니다.

온보딩 소프트웨어의 이점

높은 직원 몰입도는 업무 생산성의 양 및 질적 상승과 같은 이점으로 이어집니다. 나아가 온보딩을 통해 직원 참여를 유도한다면 직원의 업무 생산성 뿐 아니라 회사의 평판 및 수익 역시 향상시킬 수 있습니다. 직원 온보딩의 구체적 장점은 다음과 같습니다.

  • 수동 작업에 소요되는 시간 감소
    많은 기업들은 여전히 각종 온보딩 관련 작업(관련 서류의 취합, 발송, 추적, 직원 프로필 작성 등)을 수동적으로 수행하는 데 긴 시간을 할애하고 있습니다. 클라우드 온보딩 소프트웨어를 활용하면 온보딩 절차를 자동화, 간소화하여 수동 작업의 비중을 줄이고 비용을 절감할 수 있습니다.

    예를 들어 Oracle의 고객사 중 하나인, 6만 명의 직원을 고용 중인 한 보건 분야 기업은 Oracle Human Capital Management 온보딩 솔루션을 적용한 뒤 온보딩 팀이 그 전에는 수동 작업으로 처리했던 작업들을 완료하는 데 얼마만큼의 시간이 단축되었는지 측정해 보았습니다. 결과적으로 Oracle HCM 적용 후 신규 직원 1인당 온보딩 시간이 45분 이상 단축되었음을 알 수 있었습니다. 해당 측정치를 비용으로 환산하면, 해당 기업의 신입 직원 1인당 평균 연봉은 미화 6만 달러이고 연평균 신입 직원 수는 7천명이므로, 도합 연간 15만 달러 이상의 비용 감소 효과가 발생합니다. 이는 온보딩 소프트웨어가 기업의 ROI에 기여할 뿐만 아니라, 온보딩에 소요되는 시간을 줄임으로써 보다 전략적인 HR 활동에 4,000시간을 추가적으로 할애할 수 있게 해 준다는 의미이기도 합니다.

  • 직원의 생산성 발휘까지 소요되는 시간 단축
    본 기준에는 다양한 변수가 개입되지만, 개중 두 가지 요소에 집중하여 살펴보겠습니다. 첫 번째는 앞서 언급한 고객사에서 '여기까지 도달하는 데 걸리는 시간(time to get here)'이라고 언급한 요소입니다. 다시 말해서, 신입 직원의 '입사 제안 수락' 시점부터 '근무 시작일'을 거쳐 각종 교육을 시작하는 일련의 과정을 통해, 각 신입 직원이 마침내 자신의 생산성을 발휘하기 시작하기까지 걸리는 시간을 얼마나 단축할 수 있는지를 논하는 것입니다.

    해당 기업은 Oracle HCM Cloud를 적용함으로써 직원의 입사 제안 수락일부터 근무 시작일 사이의 활동을 간소화, 자동화하여 직원별 평균 근무 시작 일자를 1주일 단축하였습니다. 만약 귀사의 신입 직원들이 1주일씩 더 빨리 생산성을 발휘하게 된다면 어떤 효과를 불러오고, 나아가 귀사의 연수익에는 어떤 영향을 미칠까요?

    생산성 발휘까지 소요되는 시간과 관련된 또 다른 변수는 본 업무와 무관한 각종 절차들을 '근무 첫날 이전 활동'으로 전환하는 것입니다. 다시 말해서 직원별 본 업무와 무관한 활동(예: 각종 서식 작성)들을 신입 직원이 근무 시작일에 처리하도록 하는 대신, 근무 시작 전 디지털 온보딩 시스템을 활용해 미리 처리할 수 있도록 만드는 것입니다. 이를 통해 신입 직원은 첫 근무일에 각종 양식을 작성하는 대신 직무 교육 및 기타 중요한 활동에 집중할 수 있게 됩니다. 각 신입 직원이 근무 시작일에 각종 작업에 소모되어야 했던 시간 중 한 시간씩을 절약하고 연간 7천명의 신입 직원이 입사한다고 가정하면, 기업의 수익 증가에 실질적으로 도움이 되는 활동에 연간 7천 시간이 추가되는 셈입니다.

  • 퇴사율 감소
    직원의 퇴사로 인해 발생하는 비용은 기업 이익에 명백히 부정적 영향을 미칩니다. 앞서 언급한 보건 분야 고객사에서 Oracle HCM Cloud를 적용하기 전후로 각 직원별 입사 후 90일 및 1년 동안의 유지율 데이터를 비교해 보았습니다. 분석 결과, 해당 솔루션 적용 후 신규 채용자의 90일 내 퇴사율은 10.3%에서 8.2%로 감소했고, 첫 해 퇴사율은 26.1%에서 22.5%로 감소했습니다. 최대한 보수적으로 추정한 직원 1인당 대체 비용인 미화 5천 달러(많은 관련 연구에서는 직원 1인당 연봉의 1.5~2배까지도 설정하는 비용) 및 연간 7천 명의 신규 직원 채용 건수를 대입해 첫 1년간 퇴사율 개선치의 비용 효과를 계산해 본 결과, 연간 126만 달러가 넘는 비용이 절감됨을 알 수 있었습니다.

  • 보다 나은 신입 직원 경험
    마지막으로, 올바르게 진행되는 온보딩은 역동적이고, 흥미롭고, 신입 직원들을 위한 긍정적 경험을 제공합니다. Oracle HCM Cloud Onboarding이 가져다주는 또다른 이점들로는 첫 근무일 이전에 시간이 많이 소비되는 서식 작성을 전자 서식을 통해 사전 완료할 수 있는 기능, 온보딩 활동으로의 보다 원활한 전환, 중복 데이터 입력 방지, 기업 문화를 강조하는 컨텐츠 제공 등이 있습니다. 상술한 금액을 통해서도 알 수 있듯이 이러한 장점들은 장기적으로 ROI에도 긍정적인 영향을 줍니다.

높은 퇴사율이 야기하는 현상

기업에게 있어 높은 퇴사율은 좋은 징후가 아닙니다. 높은 퇴사율은 종종 신입 직원 구인을 위한 긴 시간 및 높은 비용으로 이어집니다. 심지어 관리자 및 시니어 레벨 직원이 퇴사할 경우에는 수십만 달러의 비용이 발생할 수도 있습니다. 직원 구인에 이렇게 큰 비용을 지불하고 싶어하는 기업은 없을 것입니다.

높은 퇴사율로 인한 구인 비용은 시간이 지나면 곧 연속적인 신입 직원 교육으로 이어지며, 결국 기업의 실적에도 악영향을 미치게 됩니다. 그럼에도 교육 내용이 만족스럽지 않았을 경우, 입사하자마자 퇴사를 고려하는 신입 직원이 발생할 수도 있습니다. 직원 중 상당수가 제대로 된 직무 교육을 받지 못하고 의욕도 없는 상태에 놓이게 된다면 해당 기업의 실적 및 명성에도 금이 가게 됩니다.

훌륭한 온보딩 절차를 통해 이러한 문제를 극복할 수 있습니다.

직원 고용에 끊임없이 비용을 지출하는 대신에 온보딩에 투자하는 것입니다. 온보딩은 반복적으로 신규 직원을 고용하는 것보다 비용이 적게 들고, 장기적으로는 기업의 비용을 절감해 줍니다.

온보딩 모범 사례

모든 신입 직원은 무한한 잠재력을 지니고 있음을 이해하는 것은 중요한 일입니다. 그들의 잠재력을 무시한 기업은 막중하고도 무의미한 손실을 겪을 수도 있습니다. 반면 기업이 그들의 잠재력에 주의를 기울인다면, 기업 및 직원 양측 모두에게 매우 성공적인 결과를 낳기도 합니다.

그 시작은 신입 직원을 환영하는 것부터입니다. 따스한 환영을 받은 신입 직원들은 새로운 환경 하에서도 덜 긴장하고 보다 편안함을 느낄 것입니다. 먼저 적극적으로 말을 꺼내고 질문을 던질 가능성도 높아집니다.

중요한 점은 신입 직원이 일정 시간 교육을 거치고 난 뒤 상사와 일대일 면담을 가지는 편이 좋다는 것입니다. 면담을 통해 상사는 신입 직원이 그간 해 온 업무를 평가하고 건설적인 피드백을 제공할 수 있습니다.

그러한 피드백은 본인이 그간 제대로 해 온, 혹은 그러지 못했던 업무 방식을 깨닫는 데 큰 도움을 줍니다. 또한 피드백을 통해 향후 개선해 나가야 할 목표들을 설정할 수 있습니다.

중요한 것은 회의를 통한 피드백을 매월, 또는 다른 간격으로 정기적으로 제공해야 한다는 것입니다. 정기적 면담을 통해 필요한 지원이 충분히 제공되고 있으며, 어떤 문제든지 직원 혼자 고민할 필요가 없다는 인식을 심어줄 수 있기 때문입니다. 또한 피드백 회의는 신입 직원이 업무에 얼마나 잘 적응하고 있는지 측정할 수 있는, 기업에게도 도움이 되는 자리입니다.

온보딩: 경력 개발 및 기회

지금까지 제안된 모든 온보딩 관행을 따랐다 해도, 수 개월 뒤 일부 신입 직원은 불만족스러움을 느낄 수도 있습니다. 그 이유는 무엇일까요? 업무상 정체되었다는 느낌을 받고, 경력 개발을 할 수 없는 상황에 처해 있는 직원들일수록 불만족감을 느끼기 쉽습니다.

경력 개발과 관련된 기회를 신입 직원과 함께 논의함으로써 미래에 대한 기대를 심어주는 것이 좋습니다. 미래에 대한 기대감을 가지고 있는 직원들은 목표 달성을 위해 더 열심히 노력하는 경향이 있으며, 결과적으로 직원의 업무 성과 및 몰입를 상승시키는 데 큰 역할을 하기 때문입니다.