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채용 소프트웨어란 무엇인가?

채용 소프트웨어는 채용 관리자 및 HR 전문가가 인재 풀 단계의 인력이 직원으로 채용되기까지의 직원 수명 주기를 관리할 수 있게 지원합니다. 덕분에 우수한 후보자를 찾아 이들을 신규 직원으로 온보딩시킬 수 있죠.

채용 소프트웨어와 지원자 추적 시스템(ATS)이 종종 동일한 개념으로 취급되기도 하지만 기술의 발전 때문에 이와 같은 방식의 범주화는 더 이상 정확하지 않습니다. ATS는 여전히 중요한 시스템이지만, 훨씬 더 광범위한 부분까지 커버하는 채용 소프트웨어의 일부 기능을 담당할 뿐이니까요.

채용 소프트웨어의 이점

채용 소프트웨어는 기업의 채용 프로세스를 표준화 및 간소화해 주는 훌륭한 도구입니다. HR 조직의 시간과 돈을 절약해 주는 동시에 해당 직군에 적합한 최고의 인재를 채용할 수 있게 해 주죠.

채용 소프트웨어는 대단히 현실적이고, 종종 비용 문제를 야기하기도 하는 문제에 대한 해결책을 제공하기도 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

생산성 및 효율성
채용 소프트웨어는 채용 프로세스를 간소화해 채용 관리자와 HR 사용자의 작업 수행 속도를 높여줍니다. 후보자의 채용 진행, 검토, 구성은 물론 이력서 분석을 간편하게 처리할 수 있으며 인공지능(AI)을 탑재한 솔루션의 경우 이러한 편의성은 배가됩니다.

신뢰할 수 있는 단일 소스
채용 전에도, 채용 후에도, 후보자를 대할 때 규정 준수는 핵심입니다. 일부 업계에서는 규정 준수가 그저 요구 사항에서 그치는 게 아니라 모니터링의 대상이기까지 하죠. 채용 소프트웨어는 중앙화된 기록을 생성해 신뢰할 수 있는 단일 소스를 확보합니다. 면접 절차가 진행되는 동안 여러 동료들과 이해당사자들은 불완전하거나 부정확한 정보 및 피드백에 대한 우려 없이 서로 매끄럽게 협업할 수 있습니다.

후보자 경험
채용 과정에서 겪은 불만족스러운 경험을 이유로 63%에 달하는 구직자가 채용 제안을 거절할 가능성이 있다는 사실을 고려했을 때, 구직자가 어디에서 귀사 브랜드를 만나든 이들에게 긍정적인 경험을 선사하는 것은 매우 중요한 일입니다. 이때 채용 소프트웨어가 직무를 수동으로 호스팅하는 작업을 없애주고, 채용 게시판 및 미디어 사이트에 채용 직무를 게시해주고, 공통 데이터 요소로부터 직무를 생성해주고, 추천인을 요청하고, 후보자와 소통하고, 타깃 캠페인을 생성하는 방식으로 도움을 줄 수 있습니다.

온보딩
간소화된 온보딩 프로세스는 신규 인력이 업무에 즉시 합류할 수 있도록 돕습니다. 과거 여러 HR 부서에서 따로 보관하던 정보와 보상 데이터를 활용하면 신규 인력에게 개선된 채용 조건을 제공할 근거를 마련할 수 있죠.

채용 소프트웨어와 지원자 추적 시스템(ATS)—차이점

ATS는 원래 스캔한 종이 이력서를 저장하기 위한 공간이었습니다. 기술이 진화하면서 ATS는 후보자들의 정보를 한곳에 보관해 각 후보자가 온보딩 절차 또는 채용 워크플로의 어느 단계에 있는지 등 이들의 현황을 추적할 수 있도록 설계된 데이터베이스가 되었습니다.

간단히 말하자면 ATS에는 후보자 분류 및 관리, 이력서 분석, 후보자 평가 및 스크리닝 등 채용 절차의 속도를 높이는 소프트웨어가 탑재되었습니다. 물론 중요한 기능임에는 분명하지만, 이 기능들은 직원 경험의 한 측면에만 국한된다는 한계가 있습니다. 하지만 실제로 후보자 관리에서 중요한 것은 현시점의 일들입니다. 또 한 가지 중요한 사실은 거의 모든 채용 소프트웨어가 ATS를 포함하긴 하지만, 그 밖에도 소프트웨어의 능력을 향상시켜 주는 다양한 기능들을 포함한다는 것입니다.

채용 소프트웨어 솔루션은 채용 절차의 모든 영역을 관리하는 데 중점을 둡니다. 이 소프트웨어에는 이메일 마케팅, 웹사이트 설계 도구, 모바일 기능 등이 포함됩니다. 채용 소프트웨어가 단순한 후보자 관리 및 면접 절차 관리 그 이상을 담당한다는 것을 보여주는 예죠. 채용 소프트웨어의 궁극적인 목표는 후보자에게 긍정적이고 친밀한 상호작용 경험을 제공하는 동시에 양질의, 유효한 인재 풀을 확보하는 것입니다.

채용 소프트웨어는 누가 사용하나요?

규모와 관계없이 모든 조직은 채용 소프트웨어를 사용합니다. 성공적인 채용에 크게 도움이 되기 때문이죠. Jobscan에 따르면 Fortune 선정 500대 기업의 98% 이상이 채용 소프트웨어를 사용합니다. 하지만 대기업이나 대규모 조직 또는 특정 분야에서만 채용 소프트웨어를 사용하는 것은 아니죠. HR 담당자라면 누구나 알고 있듯, 우수한 지원자의 발견, 채용, 온보딩에는 많은 시간과 노력이 필요합니다.

채용 소프트웨어는 작업 관리, 소셜 채용, PR, CRM, 청구, 온보딩 등 대규모 채용을 위한 도구를 제공합니다. 규모와 관계없이 모든 기업, 산업, 분야에서 ATS만이 아닌 채용 소프트웨어를 사용하는 이유도 바로 이것이죠. Capterra의 조사에 따르면 실제로 리크루터 및 채용 전문가의 94%가 채용 소프트웨어를 사용한 덕분에 채용 절차에서 긍정적인 결과를 얻을 수 있었다고 응답했습니다.

대기업의 경우 채용 소프트웨어를 사용하고, 그 혜택을 경험하는 이들은 CHRO, HR 팀 VP, 인사 팀 VP, 채용 관리자들입니다. 중소기업의 경우 사업주가 직접 채용 소프트웨어를 사용하기도 하죠. 유통업 및 의료업 등 채용 요구 사항이 대단히 엄격한 업계에서는 리크루터와 채용 관리자가 채용 소프트웨어를 사용합니다.

채용 소프트웨어는 어떤 문제들을 해결하나요?

채용 업계에서는 지속적인 발전과 급격한 지각변동이 계속되어 왔습니다. 특히 지난 2년간은 유례없는 혼란과 원격 근무 근로자의 급증을 경험했죠. 그러는 와중에도 한 가지 변치 않은 것이 있다면, 기업들은 여전히 훌륭한 인재를 원한다는 사실입니다. 2021년 ManpowerGroup 설문조사에 따르면 미국 내 역대급 인재 부족 현상으로 인해 고용주의 69%가 인재 충원에 어려움을 겪고 있습니다. 이는 지난 10년여 기간 중 가장 높은 수치입니다.

인재는 조직의 성공에 가장 중요한 자산입니다. 그러나 이 사실을 깨달은 기업들조차도, 성공에 필요한 유형의 후보자를 영입하는 데 어려움을 겪고 있는 실정입니다. 기업들은 또한 탁월한 직원들을 유지하는 데에도 어려움을 겪고 있습니다. 이들은 경쟁사를 포함한 다른 조직들에도 매력적인 직원들이니까요.

일부 조직은 후보자들과의 성공적인 관계를 구축하는 과정에서도 고군분투합니다. 지속적인 커뮤니케이션을 필요로 하는 작업이기 때문이죠. 과거에는 이러한 요소들은 문제가 아니었습니다. 기업이 지원자 유치를 위해 공을 들일 필요가 없었죠. 하지만 지금은 후보자들이 더 유리한 위치에 있습니다. LinkedIn에 따르면 후보자의 75%가 입사 지원을 하기 전, 기업의 평판을 먼저 확인합니다. 후보자들은 거의 대부분의 기업의 평판(긍정적 및 부정적 평판 모두)과 근무 환경에 대한 정보를 제공하는 Glassdoor와 같은 사이트를 활용해, 다른 이들이 해당 사이트에 작성한 경험과 평가를 바탕으로 특정 기업에 입사 지원을 할지 여부를 빠르게 결정하죠.

이제 기업들은 매력적인 선택지로 스스로를 포지셔닝해야 한다는 커다란 압박에 직면해 있습니다. 기업의 온라인상 평판, 지원 절차의 품질, 선호하는 커뮤니케이션 방식(일부 후보자는 이메일보다 문자 메시지를 선호함) 등 모든 요소가 인재 모집 과정에서 중요한 역할을 합니다. 매력적인 모바일 친화적 경험을 기대하는 젊은 세대들에게 특히 그렇죠. 미국 통계국의 최신 데이터에 따르면 실제로 미국의 인력 3명 중 1명(35%)이 밀레니엄 세대인 것으로 드러났습니다.

어떤 종류의 채용 소프트웨어도 사용하지 않고 직원 수명 주기를 관리하려는 기업들도 왕왕 있습니다. 그러다가 채용 소프트웨어라면 자동화해 줄 수 있는 수동 작업들을 처리하느라 지나치게 많은 시간을 허비하고 말죠. 채용 담당자는 직무 기술서를 직접 작성해 이를 채용 사이트, 일자리 게시판, LinkedIn과 같은 소셜 플랫폼에 일일이 게시하고, 지원자와 직접 상호작용하고(수많은 지원자가 보낼 이메일을 떠올려 보세요), 개별 후보자 각각의 면접 일정을 조율하는 동시에 스크리닝을 위한 질문지를 준비하고, 스크리닝을 직접 진행해야 합니다.

이게 다가 아닙니다. 후보자가 시스템에 등록되면, 다시 수동으로 각 후보자의 채용 단계를 관리하고, 어떤 분석 기능의 도움도 없이 KPI를 추적해야 하죠. 이와 같은 접근 방식은 신뢰할 수 없는 데이터를 생성할 뿐만 아니라, 시간도 지나치게 많이 소요됩니다. 후보자의 채용이 완료된 이후에는 온보딩이 반드시 진행되어야 합니다. HR 전문가라면 누구나 동의하겠지만, 온보딩은 방대한 양의 문서를 신중하게 준비해야 하는 중요한 절차입니다.

리크루터와 지원자 모두에게 혜택을 제공하는 최고의 채용 소프트웨어

적합한 채용 소프트웨어가 다음의 기능을 제공할 경우, 조직 전반의 효율성을 크게 개선할 수 있습니다:

중앙 집중형 관리
채용 소프트웨어는 사용자가 채용 절차의 모든 측면을 관리할 수 있도록 지원합니다. 채용 게시판과 소셜 미디어에 새로운 채용 공고를 게시하는 일에서부터 채용 관리자를 위한 이력서 필터링까지 모든 절차가 포함되죠. 단일한 중앙 위치에 지원자의 데이터를 저장하는 '원스톱 샵'이 제공되기 때문에 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

맞춤 설정
기업 고유의 니즈에 따라 채용 소프트웨어를 맞춤 설정할 수 있습니다. 필요 시 설정을 변경하거나 부가 기능을 추가해도 추가 비용이 부과되지 않죠. 이와 같은 기술을 사용하면, 통합 기능을 통해 채용 소프트웨어와 타 솔루션들을 연결할 수 있게 됩니다. 후보자 스크리닝을 위한 면접에서부터 입사 수락에 이르는 전 과정이 하나의 시스템을 통해 이루어진다는 얘기죠.

적격 후보 검색
채용 소프트웨어가 제공하는 이력서 키워드 검색 기능은 적격한 후보자를 찾게될 가능성을 높여줍니다. 다수의 후보자 풀을 평가해야 하는 상황에서 모든 지원서를 면밀히 읽고 검토할 시간이 없을 때 특히 유용한 기능이죠.

일관된 프로세스
채용 소프트웨어는 채용 결정 단계에서 더욱 일관된 프로세스를 제공합니다. 해당 부서의 구성원들에게는 적합한 액세스 권한이 주어지기 때문에 언제든 시스템에 접속할 수 있고, 기업이 정한 채용 기준을 손쉽게 준수할 수 있습니다.

자동화
이런 종류의 프로그램들은 디지털 방식의 지원자 추적 시스템에서부터 채용 공고 게시, 후보자와의 커뮤니케이션(이메일 및 문자 메시지), AI 기반 평가, 스크리닝 및 입사 제안서 작성까지 자동화해 주기 때문에 모든 과정이 단순화됩니다. 이와 같은 작업들을 자동화하면 프로세스의 속도를 높일 수 있을 뿐만 아니라 오류 발생 가능성도 줄어들죠.

채용 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 핵심 요소는 무엇인가요?

오늘날 시장에 출시된 소프트웨어의 종류는 어마어마하게 다양합니다. 때문에 어떤 시스템이 효과적일지 생각하기에 앞서 기업에 무엇이 필요한지에 대한 명확한 아이디어를 갖고 있으면 도움이 됩니다.

채용 도구를 선택할 때 기업이 가장 중요하게 고려해야 하는 사실은, 해당 도구가 자사의 니즈 및 채용 전략을 지원할 수 있는지 여부입니다. 예를 들어 조직이 채용 활동에서 다양성과 포용성(D&I)을 중점적으로 고려하려고 한다면, 먼저 소프트웨어 솔루션이 편향 없는 채용 결정을 지원하는 도구를 제공하는지 조사해 보는 것이 좋습니다.

채용 소프트웨어 솔루션을 평가할 때 고려해야 할 또다른 기능들에는 다음이 포함됩니다:

직원 유형
오늘날 조직은 정규직, 시간제 임시직, 비정규직, 독립 계약자 등 다양한 유형의 근로자들로 구성되어 있습니다. 유연성을 제공하는 몇몇 채용 소프트웨어의 경우, 기업이 특정 채용 유형에 맞춰 후보자 선정 절차를 설정할 수 있게 지원합니다.

신규 직원 추가
채용 소프트웨어의 주요 기능은 새로운 후보자를 직원으로 전환하는 것입니다. 몇몇 솔루션은 여기에서 그치지 않고 기업이 기존 인재에게 새로운 역할을 할당할 수 있게 지원하죠. 이를 위해서는 기존 직원의 경험, 열망, 보유 직무 기술 등을 미리 파악할 수 있어야 합니다.

재교육 및 직무 능력 향상 기회
직원 유지율이 높은 기업은 비용도 절감하는 경향을 보입니다. LinkedIn에 따르면 지난 한 해 사내 직무 재배치율은 20% 증가했습니다. 일부 채용 소프트웨어는 직무 전환 가능성이 있는 직원을 강조해서 보여주고, 이들을 재배치하기에 적합한 새로운 직무를 찾아서 표시해줍니다.

최신 트렌드
앞서 다룬 D&I 사례에서 알 수 있듯, 일부 채용 솔루션은 다른 솔루션에 비해 특정 주제 및 오늘날의 니즈에 더욱 탄력적으로 대응합니다. 절차 간소화는 중요한 고려 사항입니다. 후보자가 계정 생성 없이도 직무에 지원할 수 있게 해주기 때문이죠. 기업은 제공되는 템플릿을 활용해 인터넷상에서 보다 현대적인 기업 이미지를 손쉽게 제시할 수 있습니다. 대단히 세분화된 후보자 군을 타기팅할 수 있도록 지원하는 내장된 도구는 현재 직무에 알맞은 후보자를 찾도록 지원할 뿐만 아니라 미래를 위한 인재 파이프라인도 구축할 수 있게 해줍니다. 이 모든 것이 후보자 경험의 일부입니다.

개인화
채용 소프트웨어를 사용하는 직원 모두가 동일한 기능에 액세스할 수 있어야 하는 것은 아닙니다. 일부 솔루션은 사용자가 가장 일반적인 기능 및 자신의 직무에 관련된 업무만 확인할 수 있도록 설정하는 기능을 제공합니다.

파트너 시스템
채용 절차는 여러 단계로 이루어지며, 그중 상당수는 채용 소프트웨어만으로는 수행하기가 어렵습니다. 약물 검사, 신원 조사, 화상 면접에는 일반적으로 서드파티 도구가 필요합니다. 이와 같은 추가 도구들을 손쉽게 통합할 수 있는 채용 소프트웨어를 선택하는 것이 좋습니다.

전체 비즈니스와의 연결성
기업 전체 조직과 연결되는 채용 소프트웨어 솔루션을 사용하면 조직의 전체 데이터에 액세스할 수 있기 때문에 의사결정자는 더 나은 결정을 도출할 수 있습니다. 직원의 수명 주기 전체를 한곳에서 관리할 수 있기 때문에 기타 기능과의 별도의 통합 없이도 직원에게 일관적인 경험을 제공할 수 있죠.

머신러닝 및 인공지능
머신러닝과 인공지능이 채용 절차를 가이드합니다. 후보자 평가를 시작으로, 자동화된 워크플로, 결과 예측(예: 채용 절차 진행 속도, 제안 수락 여부), 후보자 경험 향상(디지털 어시스턴트, 후보자를 위한 직무 추천, 개인화, 심사 업무) 등을 지원하죠. 덕분에 시간을 절약한 리크루터는 더욱 개선된 채용 결정을 내릴 수 있고, 후보자들에게 기업에 대한 긍정적인 인상을 제공할 수 있습니다.