지원자 추적 시스템이란 무엇인가?

지원자 추적 시스템이란 무엇인가?

지원자 추적 시스템(ATS)은 리크루터 및 고용주가 모집 및 채용 절차 전반에 걸쳐 후보자를 추적할 수 있게 해주는 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어에는 단순한 데이터베이스 기능에서부터 규모에 상관없이 모든 기업이 후보자를 손쉽게 필터링, 관리, 분석할 수 있게 해주는 도구를 갖춘 완전한 서비스 세트까지 다양한 기능이 탑재될 수 있습니다.

지원자 추적 시스템을 사용하는 이유

모든 조직은 저마다 다릅니다. 하지만 그중에서 최고의 인재를 유치, 채용, 극대화하는 기업이 성공을 거두죠. 많은 기업들은 채용 또는 온보딩 절차의 특정 시점에 큰 도전에 직면하게 됩니다. 그리고 ATS가 제공하는 다양한 기능은 기업이 최고의 후보자를 찾고, 채용하고, 유지할 수 있도록 지원합니다. ATS가 제공하는 혜택은 다음을 포함합니다:

적격 후보자 구인 및 유치

어떤 기업들은 최고의 구직자들에게 도달할 만한 역량을 갖추지 못하고, 어떤 기업은 인력 시장에서 이들을 낚기에 충분히 큰 어망을 던지는 데 실패합니다. 특정 후보자들을 찾는 데 적합한 채널에 대한 핵심 데이터를 놓치는 기업도 있죠. 브랜드 인지도가 부족하거나, 이를 개발할 수단을 갖추지 못한 기업도 있습니다. ATS는 후보자 모집과 관련된 이와 같은 중요한 과제들을 해결하는 데 도움을 줍니다. 일부 시스템은 인공지능(AI) 및 머신러닝을 활용해 기능을 보강하여 이상적인 후보자의 프로필을 생성하고, 이들의 보유 직무를 평가 및 식별하고, 성공 요인을 예상하여 각 채용의 긍정적 결과를 극대화할 수 있습니다. ATS는 기업이 후보자의 활동을 파악하고, 브랜드 인지도를 극대화하고, 특정 구직자들이 가장 자주 사용하는 플랫폼 및 채널에서 이들을 타깃으로 설정할 수 있도록 지원합니다.

후보자 참여도 확대

첫 연락일에서부터 입사일에 이르기까지 후보자를 채용 여정의 각 단계로 이끄는 일은 후보자와의 잦은 접촉을 필요로 하는 과정일 수 있습니다. 이때 느린 응대나 면접 일정 조정 시 미숙한 대응은 최고의 후보자를 금세 잃게 만드는 주된 원인입니다. ATS는 지원자의 수명 주기 전반에 대한 더욱 명확한 가시성을 제공합니다. 단 하나의 접점도 놓치지 않도록 말이죠.

효율성 개선 및 비용 절감

비효율적인 수동 절차, 채용 팀과의 협업 미숙, 핵심 채용 당사자와의 커뮤니케이션 실패는 지원자의 채용 절차 진행을 저해합니다. 결과적으로 높은 채용 대비 비용 및 채용 대비 시간 비율을 야기하죠. ATS는 수동 프로세스를 자동화하고, 전체 채용 팀에게 고용 주기에 대한 더 큰 가시성을 제공하고, 후보자의 여정 전반에 걸쳐 더 많은 커뮤니케이션을 주고받을 수 있는 기회를 제공합니다.

경쟁우위 유지

2019년 기준 Fortune 500대 기업의 99%가 채용 절차에 ATS를 사용했습니다.¹ 이 기업들은 이미 최고의 인재들을 두고 경쟁할 만한 브랜드 인지도와 리소스를 갖춘 기업들이죠. ATS는 후보자에 대한 보다 효과적이고 빠른 액세스를 생성함으로써 보다 공정한 경쟁의 장을 형성할 수 있습니다.

온보딩 절차 최적화

적합한 ATS는 온보딩 절차도 지원합니다. 고용 조건을 수락한 후보자에게 출근 첫 날부터 실력을 발휘하는 데 필요한 모든 정보를 제공하여, 기업의 전반적인 생산성과 직원 유지율을 높여주죠.

후보자에게 지원자 추적 시스템이 주는 혜택

경쟁이 치열한 취업 시장에서 리크루터들과 채용 관리자들은 최고의 인재를 얻기 위한 경쟁에 자사가 가진 모든 경쟁 우위를 활용할 방법을 모색합니다. 많은 기업들이 재택 근무 정책을 도입하면서 그 필요성이 더욱 커졌죠. 경쟁 무대는 더욱 확대되었습니다. 지리적 제한이 사라지면서 최고의 구직자들에게 전보다 더 큰 선택지가 생기게 되었습니다. 따라서 안목 있는 후보자들을 확보하는 데 ATS가 주요 차별화 요인이 될 수 있습니다. 다음은 ATS가 제공하는 혜택 중 일부입니다:

후보자 경험 개선

구직자들은 일자리를 검색하는 동안 매끄러운 디지털 경험을 할 수 있기를 기대합니다. 최고의 ATS는 온라인 지원서 자동 완성 기능, 셀프 서비스 면접 일정 설정, 채용 팀과의 매끄럽고 일관적인 소통 기능 등을 제공함으로써 구직 과정의 가장 번거로운 측면들 대부분을 자동화해 줍니다.

채용 절차의 효율성 향상

효과적으로 협업하지 못하는 서로 단절된 채용 팀, 후보자가 채용 절차의 어느 단계에 도달했는지 파악하지 못하는 가시성 부족 문제, 후보자에게 중요한 정보를 전달하는 데 실패하는 능력 부족 문제 등은 종종 저조한 후보자 참여로 이어집니다. 이와 같은 요소들은 채용 경험의 모든 측면을 기반으로 입사 제안의 수락 여부를 결정하는 최고의 지원자들에게 실망을 안겨주는 주된 요인이기도 하죠. ATS는 기업이 부정적인 문제의 발생을 피하고, 지원자를 더욱 빠르게 채용하여 이들이 브랜드에 대한 긍정적인 입소문을 형성할 수 있도록 지원합니다.

채용 직후의 즉각적인 영향

최고의 인재들은 성공을 열망합니다. ATS는 인재 모집 및 채용 과정을 지원할 뿐만 아니라, 십여 개의 도구를 통해 온보딩 절차도 간소화해 줍니다. ATS는 후보자가 정규직 직원으로 전환되는 과정을 매끄럽게 만들어주죠.

채용 담당자와 직원 모두에게 혜택을 주는 최고의 지원자 추적 시스템

적합한 ATS는 다음과 같이 리크루터를 지원하여 이들의 효율성을 크게 높여줄 수 있습니다:

더욱 매력적인 직무 기술서 생성

기업이 채용 공고를 작성하는 이유는 현재의 인력으로는 해결할 수 없는 중요한 비즈니스 니즈를 인식했기 때문입니다. 직무 기술서에는 이와 같은 기업의 니즈가 주요 요구 직무에 효과적으로 반영되어야 하죠. 동시에 가장 적격한 후보자의 주의를 끌 수 있어야 합니다. ATS는 최고의 후보자들의 주의를 끌 수 있는 풍부한 키워드가 담긴 직무 기술서를 제공하고, 이를 후보자들이 자주 찾는 장소에 적시에 게시해 줍니다.

리크루터의 도달 범위 확대 및 고충 절감

ATS는 리크루터가 채용 공고를 구인 중인 후보군에 가장 적합한 채용 사이트 및 소셜 미디어 채널에 게시할 수 있게 해 줍니다. ATS는 내부 채용 게시판에 대한 가시성을 극대화하는 동시에 잠재 직원들이 거쳐야 하는 절차를 줄이고 장벽을 제거해 주죠.

자동화를 통한 효율성 개선

ATS는 자동화된 채용 공고 게시 및 커뮤니케이션, 디지털화된 유연한 면접 일정 기능 등 도구를 통해 채용 주기 전반의 수동 프로세스를 전환 및 자동화해 줍니다. 덕분에 고용주들은 분산 프로세스, 종이 서류, 이메일 절차에 대한 의존성을 줄일 수 있죠. 그 결과 적격 후보자들이 누락되는 일을 예방할 수 있습니다. 또한 채용 절차의 실수와 지연을 방지해주고, 후보자가 채용 절차를 더욱 빠르게 통과할 수 있게 하여 채용 대비 비용 측정 지표를 개선해 줍니다. 게다가 민감한 데이터를 디지털화 및 중앙 관리하는 방식으로 보안도 강화해 주죠.

채용 팀 전반의 가시성 및 협업 개선

분산된 후보자군 만큼 채용 팀 역시도 분산되어 있습니다. 많은 기업들은 일관적이지 못한 프로세스 및 효과적이지 못한 도구가 야기하는 미흡한 협업과 그로 인해 발생하는 비효율성 문제로 어려움을 겪고 있죠. ATS는 전체 채용 팀에게 후보자가 채용 절차의 어느 단계에 와 있는지, 어떤 접점이 발생했는지, 어떤 단계들이 남아있는지에 대한 가시성을 제공합니다. 알림도 설정할 수 있기 때문에 중요한 직무 요구사항이 누락될 일도 없고, 그래서 좋은 후보자를 잃을 일도 없죠.

지원자 추적 시스템 선택 시 알아야 할 사항

광범위한 ATS 옵션이 제공되는 지금, 많은 기업들은 투자의 효과를 극대화해 주는 최고의 도구를 결정하기에 앞서 몇 가지 요소들을 평가해야 합니다.

당면한 문제 파악하기

수많은 ATS 옵션이 존재하는 상황에서 기업이 고려해야 할 핵심은 이 솔루션을 통해 해결하려는 진정한 고충을 파악하는 것입니다. 예:

• 양질의 인재를 발굴 및 채용하는 데 어려움을 겪고 있는 기업이라면 역동적인 직무 기술서를 생성하고, 면접 전 직무 평가를 자동화하고, AI를 사용해 강력한 직무 기술 프로필을 생성할 수 있는 ATS 솔루션을 찾아야 합니다.
• 채용 절차 전반에서 후보자와의 커뮤니케이션 및 관계 수립에 어려움을 겪는 기업이라면, 더 많은 인적 접점과 후보자 여정의 진행 현황에 대한 벤치마크를 제공하는 ATS를 선택해야 하죠.
• ATS는 글로벌 인재를 채용하는 기업들을 위한 다국어 지원 서비스 등 보다 세부적인 맞춤 서비스도 제공합니다.

기업의 역량과 투자 연계하기

모든 소프트웨어 또는 기술 투자와 마찬가지로 ATS 도입 시에도 기업의 역량에 대한 명확한 이해가 우선해야 합니다. 고용주는 변화에 대한 자사의 태도와 새로운 도구 도입에 관한 의지를 명확히 파악해야 합니다. 제한된 예산을 인지하고, 금액 및 시간을 기준으로 예상 ROI도 명민하게 파악해야 하죠.

IT 인프라 파악하기

ATS 옵션은 그 범위 면에서 다양합니다. 전체 서비스를 제공하는 포괄적인 제품일수록 복잡할 수 있죠. 최첨단 ATS는 즉시 사용할 수 있는 솔루션이 아닙니다. 그래서 기업이 몇 개월, 심지어 몇 년이 걸릴 수 있는 프로세스에 시간과 IT 리소스를 투자할 수 있는지 파악하는 것이 중요하죠. 프로세스의 구현과 통합 기술이 기존 IT 인프라의 수준을 넘어설 수도 있습니다. 채용 절차에는 핵심적이지만 추적 시스템에는 포함되어 있지 않은 외부 소프트웨어에 ATS를 연결해야 할 수도 있죠. 여기에는 채용 전 약물 검사 및 신원 조회 등이 포함될 수 있습니다. 적합한 솔루션을 찾기 위해서는 고용주는 우선 자사의 환경을 파악해야 합니다.

지원자 추적 시스템의 미래

지원자 추적 시스템은 변화의 속도와 인력의 수요에 맞춰 지속적으로 혁신을 거듭하는 강력한 도구입니다. 지금은 최고의 시스템들이 당면 과제들을 해결하고 있지만 미래에는 다음과 같은 기능들도 공통으로 탑재해야 할 것입니다:

모바일 우선, 정보 중심, 신속한 적응성

다세대 인력에 대한 니즈는 지속적으로 변하고 있습니다. 그리고 ATS는 이와 같은 기대를 충족시키기 위해 유연성과 적응성을 갖추어야 하죠. 최고의 후보자들은 완전 모바일 방식의 매끄러운 상호작용을 요구하고, ATS 시장의 리더들은 후보자들이 휴대전화나 휴대 기기를 사용해 채용 공고를 탐색 및 지원하는 디지털 공간에서 이들의 요구를 충족시켜 줍니다. 구직자들은 채용 전에 품게 되는 수많은 질문에 대한 자세한 답변도 기대합니다. 이에 맞춰 ATS도 검색 능력을 높이고, 실시간 지원 또는 자주 묻는 질문을 해결하기 위한 봇을 도입하고, 새로운 니즈를 실시간으로 해결할 수 있도록 맞춤 설정이 가능해야 하죠.

풍성한 사용자 경험

ATS는 앞으로도 계속해서 후보자의 여정을 개선 및 최적화할 겁니다. 보다 직관적이고 간편한 인터페이스, 자동으로 이력서에 담긴 정보를 파악하는 기능, 면접 일정 확정을 위한 셀프 서비스 등은 현재와 마찬가지로 미래에도 잠재 직원들을 위한 차별화 요소로 작용할 것입니다. 리크루터들 역시 공고 게시에서부터 태스크 관리에 이르는 전 과정에서 보다 매끄러운 경험을 누릴 수 있게 될 겁니다.

소셜 플랫폼 활용을 위해 향상된 기능

소셜 네트워크는 채용 절차에서 필수적인 역할을 담당합니다. ATS는 그런 소셜 미디어와 완전히 통합되어 최고의 수동적 후보 및 능동적 후보를 식별하고, 동시에 기업이 강력한 소셜 브랜드를 구축할 수 있도록 지원합니다.

AI를 통한 효율성 증대

효율성을 끌어올리기 위해서는 AI가 필수입니다. AI를 탑재한 ATS는 조직 내 최고 성과자들이 보유한 기술을 식별하는 데 도움이 되는 복잡한 데이터 세트를 처리할 수 있죠. 성공을 결정짓는 요소들을 식별함으로써, 고용주와 리크루터는 보다 정제된 채용 공고를 게시하고, 보다 세분화된 수준에서 기술을 스크리닝 및 평가하고, 채용 절차의 약점을 보완할 수 있습니다. 세분화된 알고리즘은 이상적인 후보자에 대한 보다 세분화된, 자세한 기준을 제공하고, 구직자들을 위한 더욱 개인화되고 원활한 경험을 생성합니다.

클라우드 기반의 완전한 통합 생태계

미래의 ATS는 클라우드에서 구동될 겁니다. 온프레미스 유지 및 관리의 필요성이 사라지고, 서드파티 인프라와 확장성, 보안 역량을 활용하게 되죠. 또한 최고의 ATS는 보다 광범위한 기술 스택에 통합되어 직원들이 채용 절차가 비즈니스에 미치는 영향을 더욱 잘 이해할 수 있게 해줄 겁니다.

다양성 및 포용성 촉진

인력의 다양성과 포용적인 문화는 기업의 경쟁력을 강화합니다. 그뿐만 아니라 이 두 가지 가치는 많은 직원 및 후보자가 기업에 기대하는 것이기도 합니다. ATS는 데이터와 채용 패턴을 사용해 채용 절차에 내재된 편견을 식별하고 이를 삭제합니다. 덕분에 기업은 더욱 다양한 숙련자들을 위해 기회의 문을 열어둘 수 있죠.

¹ Linda Qu, “Fortune 500대 기업의 99%가 지원자 추적 시스템(ATS)을 사용합니다,” Jobscan, 2019년 11월 7일

² Karen McCandless, “채용 전략 보고서: 직원 추천 및 브랜드 홍보에 투자하세요,” GetApp, 2017년 10월 3일.

³ McCandless, “채용 전략 보고서”