Een ERP-implementatieprojectplan maken
Alex Chan | Content Strategist | 8 juli 2024
Vaak leveren de grootste inspanningen de hoogste beloningen op. Het implementeren van een nieuw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is een van die inspanningen die veel kunnen opleveren. Vandaag de dag betekent de overstap naar een nieuw ERP-systeem vaak een overstap van langdurig gebruikte on-premises software naar een cloudsysteem. ERP vormt de kern van finance en operations van een bedrijf, dus een succesvolle overstap naar een nieuw ERP-systeem vereist een gerichte voorbereiding en oog voor detail. In elk onderdeel van het proces – of het nu gaat om het samenstellen van een team om het systeem te introduceren of het anticiperen op verborgen kosten – vormt het ERP-implementatieprojectplan een cruciaal onderdeel bij de start van deze enorme overstap.
Wat is een ERP-implementatieprojectplan?
Een ERP-implementatieprojectplan omvat het plannen, configureren en implementeren van uw ERP-systeem ter ondersteuning van alle activiteiten in uw bedrijf die van dit systeem afhankelijk zijn. De implementatie van ERP is een proces dat bestaat uit het samenstellen van een projectteam, het in kaart brengen van uw processen, het migreren van financiële en transactiedata, het integreren met systemen van derden en het trainen van werknemers in het gebruik van de software.
ERP-systemen zijn geïntegreerde platforms die ofwel in een on-premises datacenter ofwel in de cloud draaien, waarbij de cloud veruit de snelst groeiende methode is. Cloudapplicaties kunnen een heel ander implementatieproces vereisen, dat meestal korter en eenvoudiger is dan dat van traditionele on-premises ERP-systemen. Dat komt doordat bedrijfseenheden en -onderdelen bij de meeste on-premises projecten hun vereisten doorgeven aan IT-teams die de software grondig aanpassen aan de bestaande bedrijfsprocessen. Daarentegen worden cloudapplicatie-implementaties meestal aangestuurd door leidinggevenden en gebaseerd op de resultaten die zij nodig hebben, waarbij gebruik wordt gemaakt van kant-en-klare processen zonder uitgebreide aanpassingen.
De beste manier om een ERP-project te starten, is door de bedrijfsdoelen vast te stellen die u wilt behalen met uw nieuwe ERP, evenals een tijdlijn voor de implementatie van het systeem. Dit omvat het plannen van stappen en specifieke data voor de taken die u wilt voltooien in aanloop naar de datum van de livegang. Voor het bepalen van deze stappen en taken moet u zich eerst afvragen welke specifieke processen u wilt verbeteren, welke functies u nodig hebt, welk systeem aan deze behoeften voldoet en welke implementatiestrategie het beste zal werken voor uw project.
Voornaamste conclusies:
- Een ERP-implementatieprojectplan is een gedetailleerde handleiding die u maakt om een ERP-systeem in uw bedrijf te introduceren, inclusief de doelen, tijdlijn, stappen en middelen die u nodig hebt om de implementatie succesvol te laten verlopen.
- Communicatie en verandermanagement zijn essentiële elementen van een ERP-implementatieplan om verwachtingen te stellen, doelen af te stemmen met leidinggevenden en het personeel voor te bereiden op de veranderingen die een nieuw ERP-systeem met zich meebrengt.
- ERP-implementatie is een maandenlang proces dat bestaat uit het installeren van software, het migreren van data, het vernieuwen van bedrijfsprocessen en het trainen van uw personeel om nieuwe processen te leren kennen.
- Een ERP-implementatieteam is verantwoordelijk voor het succesvol implementeren van uw nieuwe systeem en bestaat idealiter uit leden van verschillende afdelingen en anciënniteitsniveaus binnen uw bedrijf.
Uitleg over ERP-implementatieprojectplannen
ERP-implementatieprojectplannen bieden bedrijven het kader en de hulp die ze nodig hebben om over te stappen op een nieuw systeem, zoals een duidelijke visie en meetbare doelen, een robuust governancemodel, een overzicht van de nieuwe bedrijfsprocessen, plannen voor datamigratie en -integratie, een strategie om gebruikers voor te bereiden op de verandering en nog veel meer.
Voor bedrijven die overstappen op ERP in de cloud is er een extra planningsdimensie. Uw ERP-cloudoplossing krijgt net als uw smartphone regelmatig software-updates. Dus naast de voorbereiding op de livegang moeten in het plan ook de software-updates worden opgenomen die meerdere keren per jaar worden uitgevoerd.
Voorafgaand aan een ERP-implementatie moet het verantwoordelijke team met de belangrijkste belanghebbenden overleggen over dit proces om ervoor te zorgen dat het bedrijf als geheel voorbereid is op deze verandering en dat de verwachtingen duidelijk zijn wat betreft timing en reikwijdte. Een ERP-implementatieplan omvat het beoordelen van systemen, het definiëren van de reikwijdte en doelen van het project, het opstellen van een tijdlijn, het samenstellen van een implementatieteam, het opschonen en migreren van uw huidige data naar het nieuwe systeem, het testen van het systeem, het trainen van werknemers en het bieden van doorlopend onderhoud en continue updates.
Fase 1: een ERP-implementatieteam samenstellen
Welke werknemers u kiest voor het implementatieteam kan bepalen of uw ERP-implementatie een succes wordt of dat het project niet van de grond komt. Om de kans op succes zo groot mogelijk te maken, moet u ervoor zorgen dat u mensen kiest met de juiste vaardigheden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan projectmanagement, budgettering, toewijzing van resources, communicatie met de directie, datamigratie en systeemintegratie, communicatie met werknemers en verandermanagement. Dit betekent dat u uw beste team moet samenstellen vanuit verschillende afdelingen en anciënniteitsniveaus, dat leidinggevenden voortdurend betrokken moeten zijn en dat u een zeer toegewijde teamleider moet kiezen, bij voorkeur iemand met ervaring aan zowel de zakelijke als de operationele kant van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een nieuw boekhoudsysteem implementeert als onderdeel van uw ERP-oplossing, zorg er dan voor dat een gerespecteerd lid van het finance-team een sleutelrol speelt in het implementatieteam en dat deze persoon bij voorkeur ook de leiding heeft.
Uw ERP-implementatieteam is samen met uw implementatiepartner verantwoordelijk voor het volgen van best practices bij de implementatie om ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem wordt geïntroduceerd en werkt zoals gepland. Zij zullen de vereisten voor het ERP-systeem in kaart brengen, belangrijke mijlpalen vaststellen, uitzoeken hoe het systeem specifieke bedrijfsprocessen ondersteunt en de software testen voordat het systeem live gaat. Implementatie-experts adviseren dat de teamleden ook na de livegang nog enkele maanden betrokken blijven. Ze helpen om de adoptie te bevorderen door het nieuwe systeem te trainen en te promoten, wat nog een extra reden is om ervoor te zorgen dat een domeinexpert die het nieuwe systeem gaat gebruiken, een belangrijke speler is in uw implementatieteam.
"Projecten die door bedrijfsresultaten worden gedreven, zullen sneller gunstige resultaten opleveren dan projecten die door IT-eisen worden gedreven," adviseert John Hallin, Vice President of Delivery Excellence voor Oracle Consulting, dat ERP-implementatieprojectplannen voor bedrijven opstelt en uitvoert. "Zorg dat er getalenteerde mensen van verschillende afdelingen binnen de organisatie bij betrokken zijn."
De belangrijkste leiderschapsrollen bij de implementatie mogen ook niet worden beschouwd als een bijbaantje naast iemands huidige fulltime taken. "Wijs sleutelfiguren fulltime toe, waarbij leidinggevenden deelnemen aan het ontwikkelen van de projectvisie, eigenaar zijn van hun eigen functionele gebieden voor ontwerp en uitvoering, en helpen bij de voorbereiding van wat daarna komt", aldus Hallin.
Fase 2: uw ERP-systeem implementeren
Als u de behoeften, het projectbudget en de implementatietijdlijn van uw organisatie kent, kunt u de juiste implementatiestrategie kiezen. De twee meest voorkomende implementatiestrategieën zijn de gefaseerde aanpak en de alles-in-één aanpak, ook wel 'big bang' genoemd. Een gefaseerde aanpak betekent dat het ERP-systeem in meerdere fasen wordt geïmplementeerd, waarbij u bijvoorbeeld begint met één bedrijfsonderdeel of bedrijfsfunctie, en de uitrol geleidelijk uitbreidt. Hierdoor is er meer feedback van gebruikers mogelijk en is de inzet lager als zich onverwachte problemen voordoen. De alles-in-één aanpak houdt in dat u in één keer met uw hele ERP-systeem aan de slag gaat. Hoewel dit riskant klinkt, omarmen bedrijven deze aanpak omdat ze het nieuwe ERP-systeem dan niet hoeven te integreren met oude systemen en modules die binnenkort buiten gebruik worden gesteld, en omdat ze dan sneller rendement kunnen behalen als de implementatie slaagt.
Naast de technologiestrategie moet u in uw implementatiesuccesplan ook rekening houden met de juiste strategie voor communicatie en coördinatie met de belanghebbenden van uw project. Dit betekent dat u coördineert en samenwerkt met leden van verschillende afdelingen en de directie, begrijpt wat hun zorgen zijn en vergaderingen houdt om oplossingen te bespreken. Het houdt ook in dat u uitgebreid en transparant communiceert met de werknemers die het systeem gaan gebruiken, zodat zij begrijpen welke voordelen deze grote verandering met zich meebrengt en zodat zij getraind kunnen worden in het gebruik van het systeem om hun werk te doen. Op deze manier krijgen mensen in uw hele organisatie een eenduidig begrip van de verwachte voordelen van het nieuwe systeem voor hun rollen, de productiviteit en het bedrijf als geheel.
Over het algemeen zal uw ERP-implementatieplan de volgende taken bevatten:
1. Bepaal de gewenste resultaten
Als u duidelijk de bedrijfsresultaten definieert die u met uw project hoopt te bereiken, wordt het maken van uw implementatieplan een veel eenvoudiger proces. U kunt eerst uw team de bedrijfsresultaten en procesveranderingen laten definiëren die de voornaamste belanghebbenden aan het einde van de implementatie wensen, en die koppelen aan de functies die uw nieuwe systeem moet bieden om die voordelen te behalen. Zorg ervoor dat de belanghebbenden het eens zijn over het tijdstip waarop de verschillende functies live moeten gaan. Dit zal helpen om duidelijk te definiëren en overeenstemming te bereiken over de doelen die u aan het einde van uw project wilt bereiken. Maak de doelen zo specifiek mogelijk. Ze kunnen betrekking hebben op het verbeteren van de operationele efficiëntie, het verlagen van de kosten, het verhogen van de klanttevredenheid of het verbeteren van de nauwkeurigheid van data.
"U moet de visie en doelen en de statuten aan de voorkant duidelijk formuleren en de handen op elkaar krijgen, zodat iedereen begrijpt wat u met het programma wilt bereiken," aldus Keith Williams, Vice President voor de levering van ERP-oplossingen bij Oracle Consulting. "Een 'implementatiesuccesplan' dient als een soort Poolster om u te helpen uw doelen te halen, zogeheten 'scope creep' te voorkomen en kosten voor een langdurige, onzekere implementatie te vermijden", geeft Williams aan.
Bij de implementatie van een nieuw ERP-cloudsysteem hanteerde een toonaangevend Amerikaans toeleveringsbedrijf voor de bouw bijvoorbeeld het volgende uitgangspunt: "Bouw aan de toekomst, vind het verleden niet opnieuw uit. Zorg voor een verbeterde gebruikerservaring en betrek alle belanghebbenden erbij om acceptatie te garanderen."
2. Standaardiseer uw bedrijfsprocessen: maak gebruik van een kant-en-klare aanpak
Aanpassingen zijn duur in het onderhoud. De aanbevolen werkwijze bij SaaS is om gebruik te maken van kant-en-klare functionaliteit die de beoogde processen binnen de reikwijdte ondersteunt. Dan stellen we de vraag: 'Waarom zou dit voor u niet werken?' Het is belangrijk om in gedachten te houden dat aanpassingen ook het upgradeproces kunnen bemoeilijken en de mogelijkheid om nieuwe functies te implementeren, kunnen belemmeren. De gouden regel is om processen alleen aan te passen als dit een essentieel verschil maakt voor uw bedrijf.
3. Bepaal de volgorde van uw project op basis van uw programmadoelstellingen
De volgorde van de implementatie hangt vaak af van uw prioriteiten. U kunt beginnen met uw grootste pijnpunt of u richten op de functies die het grootste rendement opleveren. Ook kunt u een van de eenvoudigere elementen met het laagste risico aanwijzen zodat het team snel succes boekt en vertrouwen krijgt in het systeem. Door uw implementatie te plannen op basis van uw prioriteiten, kunt u de meest cruciale stappen aan het begin, in het midden en aan het einde van uw project bepalen.
Een groot creditcardbedrijf in de Verenigde Staten had voorheen bijvoorbeeld zeven sterk aangepaste on-premises ERP-systemen. Het bedrijf besloot dat het vereenvoudigen van de boekhoudprocessen en -systemen via één ERP-cloudplatform de hoogste prioriteit had. Door dit tijdens het project als eerste aan te pakken, kon het bedrijf een systeem implementeren dat snellere toegang tot financiële informatie en nauwkeurigere planningsprognoses en kostenanalyses bood.
4. Breng de voortgang in kaart: houd uw implementatie controleerbaar
Houd de voortgang van uw implementatie bij door regelmatig te evalueren waar u staat ten opzichte van de tijdlijn en het budget. Andere indicatoren die u kunt bijhouden, zijn IT-gerelateerde mijlpalen of het percentage gemigreerde data.
Om op schema te blijven, moet uw team vergaderingen over projectupdates plannen met de voornaamste belanghebbenden, waarin de projectstatus wordt gedeeld en eventuele belangrijke problemen worden besproken. Het implementatieteam kan deze updates geven met behulp van dashboards waarin de tijdlijn en deliverables voor het project worden bijgehouden. Zorg voor een feedbackmechanisme om vragen van gebruikers te verzamelen en te beantwoorden terwijl het nieuwe systeem wordt uitgerold.
Na de implementatie moet u uw ERP-implementatie controleren en ondersteunen om gebruikers tevreden te houden en ervoor te zorgen dat uw bedrijf de gewenste resultaten behaalt. Dit houdt in dat u luistert naar feedback van gebruikers, dat u nieuw personeel (en partners en verkopers) blijft trainen in het gebruik van het systeem, dat u uw systeem dienovereenkomstig aanpast, en dat u alle extra ontwikkelingen en configuraties uitvoert die nodig zijn als er nieuwe functies aan het systeem worden toegevoegd. Een cloudgebaseerd ERP-systeem krijgt meerdere keren per jaar software-updates die u al dan niet kunt inschakelen.
5. Voorkom proactief fouten
Zorg dat u niet achter de feiten aanloopt omdat uw plan niet was ontwikkeld.
Veel implementatieprojecten mislukken omdat er geen duidelijk plan was of omdat het opgestelde tijdschema onrealistisch was. Implementaties kunnen ook mislukken door het ontbreken van een noodplanning, zoals het voorbereiden van uw organisatie om efficiënt te reageren op een vertraging of probleem. Uw implementatieteam moet bedenken welke struikelblokken zich waarschijnlijk zullen voordoen en anticiperen op manieren om deze aan te pakken. Dit kan betekenen dat u eventuele zwakke punten in het bedrijfsmodel van uw bedrijf in kaart moet brengen die vóór de ERP-implementatie gecorrigeerd moeten worden.
Met de juiste ERP-implementatiepartner, managementondersteuning en toonaangevende praktijken ontleend aan andere bedrijven in uw branche, kan uw bedrijf een succesvolle implementatie tegemoet zien.
6. Communiceer tijdig en vaak
Communicatie is een essentieel aspect in alle fasen van uw ERP-implementatie. Uw implementatieteam moet niet vergeten om het doel van de ERP-implementatie, de gewenste resultaten en voordelen, en de verwachtingen voor elke fase regelmatig aan de organisatie te communiceren. Daarnaast is het zaak dat uw team prioriteit geeft aan het luisteren naar problemen die gebruikers ervaren, zowel vóór als na de implementatie.
Toen de Taylor Corporation, een veelzijdig bedrijf dat wereldwijd actief is op het gebied van drukkerijen, data en marketing, een ERP-oplossing implementeerde om de backoffice te moderniseren, overtuigde CEO Charlie Whitaker de 10.000 werknemers van het bedrijf om te geloven dat dit project zou leiden tot de groei van het bedrijf. Whitaker deed dit door stuurgroepvergaderingen en werksessies met projectteamleden te leiden. Dankzij de communicatie en de steun van de werknemers kon Taylor Corporation haar financiële, toeleverings- en productieapplicaties naar de cloud verplaatsen en een hoog rendement behalen.
7. Vergelijk doelen met werkelijke resultaten
Een belangrijk onderdeel van het implementatieproces is het meten en analyseren van de prestaties van het nieuw geïmplementeerde systeem ten opzichte van de oorspronkelijke doelen die uw organisatie voor en tijdens de implementatiefase heeft gesteld.
Om de prestaties van uw systeem vast te leggen, moet u data en KPI's verzamelen. Sommige daarvan hebben betrekking op de prestaties van applicaties, zoals uptime, snelheid en beveiliging. Andere hebben te maken met het gebruik, zoals het aantal werknemers dat het systeem gebruikt en de mate waarin ze het gebruiken. En tot slot zijn er operationele statistieken die te maken hebben met de efficiëntie van werknemers of financiële resultaten, zoals omzet, cashflow en uitgaven. Kies statistieken die direct vergeleken kunnen worden met de doelen die u aan het begin van het project hebt gesteld. Als u de doelen vergelijkt met de werkelijke resultaten, kunt u vaststellen op welke gebieden uw nieuwe systeem deze doelen haalt, overtreft of waar het juist tekortkomt.
Door doelen te vergelijken met werkelijke resultaten kunt u zien of uw project in lijn blijft met uw bedrijfsdoelstellingen en kunt u verbeterpunten vaststellen voor de prestaties van uw systeem en uw bedrijfsprocessen.
Fase 3: een ERP-veranderingsmanagementplan maken
Een essentieel onderdeel van elke ERP-implementatie is een effectief verandermanagementplan dat uw organisatie voorbereidt op het plannen en uitvoeren van het project en vervolgens op het gebruik van uw nieuwe ERP-systeem. Een ERP-verandermanagementplan helpt uw organisatie om het systeem af te stemmen op uw bedrijfsprocessen, de communicatie en samenwerking tussen teamleden te verbeteren, de acceptatie door gebruikers te verhogen en het risico op vertragingen of mislukkingen in het project te verminderen.
Er zijn veel dingen waar u rekening mee moet houden bij het opstellen van een effectief verandermanagementplan dat uw organisatie zal helpen verandering te omarmen. Er zijn volgens Betsie Reynolds, Vice President of Transformation and Strategic Services van Oracle diverse belangrijke culturele factoren die leiden tot succesvol verandermanagement tijdens een ERP-implementatie. Deze factoren zijn onder andere het aanmoedigen van samenwerking binnen uw organisatie, het inspireren van uw mensen om nieuwe manieren van werken te omarmen en het aansturen van verandering vanaf dag één.
"Het is niet alleen een technologieproject, het is een verandering in de processen die mensen gebruiken voor hun dagelijkse werk," zegt Reynolds. "We weten allemaal dat verandering niet gemakkelijk is, maar wel onvermijdelijk. Als mensen weten wat er gaat komen, zijn ze niet meer zo snel bang en kunnen ze de bedrijfstransformatie in plaats daarvan als inspirerend en motiverend ervaren."
Om het enthousiasme rond deze overstap naar een nieuwe ERP hoog te houden, moet uw organisatie de implementatie ook zien als een kans om bedrijfsprocessen te transformeren en te vereenvoudigen, in plaats van alleen maar te herhalen wat er in het verleden is gedaan. "U wilt een team dat de platgetreden paden vermijdt, dus dat niet blijft doen wat altijd al is gedaan," aldus Hallin. "Wat u nodig hebt, zijn mensen in uw team die openstaan voor het creëren van een nieuw pad op basis van toonaangevende werkwijzen."
Het introduceren van een nieuw ERP-systeem kan betekenen dat het bedrijf mensen vraagt om hun werk anders te doen om zo de best practices uit de sector te omarmen die in cloudgebaseerde ERP-applicaties zijn ingebouwd. Daarmee wordt afgeweken van de implementatieplannen uit de oude wereld van on-premises software, toen adviesbureaus uitgebreide aanpassingen uitvoerden om de software aan te passen aan de unieke manier van een bedrijf om klanten te factureren, leveranciers te betalen, bankafschriften te vergelijken of een andere veelvoorkomende bedrijfsactiviteiten. Wat betreft de huidige cloud-ERP-systemen raden implementatie-experts bedrijven aan om zich te houden aan de kant-en-klare toonaangevende werkwijzen en onnodige aanpassingen te vermijden. Zo kon de stad Tampa in 10 maanden live gaan met ERP, Human Capital Management (HCM) en Supply Chain Management (SCM) in de cloud door een kant-en-klare implementatie uit te voeren, waarbij 8500 aanpassingen van het vorige ERP-systeem werden verwijderd. Hun advies: ga snel over op de cloud en pas een iteratieve methode toe.
Fase 4: data migreren en integraties beheren
Het migreren van uw data vanuit de vorige bronnen naar uw nieuwe ERP-platform is een belangrijk proces waarbij data vanuit verschillende systemen en indelingen naar één systeem worden verplaatst. Afhankelijk van uw branche kunnen dit data zijn over producten, klanten, partners, voorraden, leveranciers en financiële data. Een succesvolle datamigratie vereist het inspecteren, extraheren, opschonen en transformeren van data voordat deze naar het nieuwe systeem worden verplaatst. Dit proces is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de gemigreerde data nauwkeurig en volledig zijn, wat mensen op uw afdelingen zal helpen die afhankelijk zijn van deze historische data. Met een goed geplande datamigratie blijft uw implementatieproject op schema, waardoor uw project binnen het budget blijft.
De implementatie van een nieuw ERP-systeem is ook een gelegenheid om de data van uw organisatie door te spitten en te beslissen wat de moeite waard is om naar het nieuwe systeem over te brengen. Sommige organisaties zullen alle historische data migreren, maar als u alle data overzet, zal de implementatie langer duren. Sommige informatie in uw oude systeem kan ook irrelevant zijn, zoals leveranciers die u niet meer gebruikt, klanten die al jaren niet meer besteld hebben of producten die verouderd zijn. Misschien vindt u zelfs onnauwkeurigheden in de data die u moet opschonen. Wanneer u beslist welke data u wilt bewaren, bedenk dan welke data u nodig hebt voor de besluitvorming in uw hele bedrijf en neem daarbij elke afdeling mee. Doorgaans migreren bedrijven historische data van twee jaar, tenzij er nalevingsregels zijn voor meer historische data. Dit vereenvoudigt uw implementatieactiviteiten en stelt u in staat om u op de toekomst te richten terwijl uw data schoon en beheersbaar blijven.
Voor uw datamigratie moet u eerst een datamigratiegroep samenstellen, die kan bestaan uit leden die al deel uitmaken van uw algemene implementatieteam. Deze groep zal de data in elk van de bronsystemen onderzoeken en de eerder genoemde redundante en inconsistente data verwijderen. Ze moeten ook de data in kaart brengen in de ERP-databasestructuur voordat deze worden geïmporteerd. Dit proces, dat bekend staat als datatoewijzing, slaat een brug tussen uw oude systeem en het nieuwe om te garanderen dat de data die van de oorspronkelijke bron worden verplaatst, nauwkeurig en bruikbaar zijn in het systeem waarnaar ze worden verplaatst.
Zodra de datatoewijzing klaar is, zal deze groep data uit het oude systeem halen, deze transformeren naar een indeling die geschikt is voor het nieuwe ERP-systeem, en deze in uw nieuwste systeem laden. Daarna moet er worden gecontroleerd of de data volledig, nauwkeurig en correct zijn gemigreerd door de gemigreerde data te vergelijken met de brondata en te zoeken naar eventuele inconsistenties of fouten tussen de twee. Tot slot zal de groep tests uitvoeren om na te gaan of de gemigreerde data zijn geïntegreerd met het nieuwe ERP-systeem en correct functioneren met de modules van het systeem. Zorg ervoor dat u alle aspecten van het systeem test, zoals beveiliging, prestaties en functionele aspecten.
Een andere belangrijke overweging voor een ERP-implementatie is het beheren van integraties met andere softwaresystemen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u oudere randapplicaties wilt integreren die op een ander platform staan. Integraties kunnen onverwachte vertragingen veroorzaken en de tijdlijnen van een project verstoren als ze ingewikkelder blijken te zijn dan verwacht. Idealiter heeft uw nieuwe ERP-systeem kant-en-klare adapters die integraties vereenvoudigen. Een groot voordeel van een nieuw ERP-systeem is dat het betrouwbare data bevat die de organisatie kan gebruiken om operationele beslissingen te nemen. Bij het delen van die data komen waarschijnlijk integraties kijken, dus die moeten deel uitmaken van het implementatieplan, waarbij uw nieuwe systeem fungeert als de hub van waaruit alle data en integraties worden beheerd.
Fase 5: het ERP-systeem introduceren en voorbereiden op wat gaat komen
De introductie van uw nieuwe ERP-systeem omvat veel processen die u zorgvuldig moet plannen, zoals het ontwerp, het testen van de projectplannen, de implementatie en de evaluatie van de resultaten. Om er zeker van te zijn dat deze stappen succesvol verlopen, moet u de taken en deliverables voor elke stap bepalen en de bijbehorende rollen en taken toewijzen aan de leden van uw introductieteam.
Het is ook nuttig voor uw team om verwachtingen op te stellen ten aanzien van het budget en de tijdlijn voor het introductieproces en om deze twee aspecten onderweg te bewaken en een noodplan te hebben voor eventuele veranderingen of problemen die zich kunnen voordoen. Voor een succesvolle ERP-oplossing op de lange termijn is het ook goed om een plan te ontwikkelen om uw bedrijfsprocessen te blijven herzien en optimaliseren nadat uw ERP live is gegaan. Dit kan inhouden dat u gaandeweg nieuwe functies en functionaliteiten toevoegt.
"Zie de introductie niet als een eindpunt, maar meer als een begin," aldus Williams. "Net als bij een verhuizing naar een nieuw huis, moet u een goede planning maken, zodat u de tijd krijgt om te wennen aan het wonen in uw nieuwe huis."
Extra punten: verborgen ERP-implementatiekosten vermijden
Zodra uw ERP-implementatieteam onderzoek heeft gedaan, met leveranciers heeft gesproken en een definitieve keuze voor de software heeft gemaakt, kan uw ERP-implementatiepartner naast een ERP-implementatiesuccesplan ook een schatting geven van de kosten voor de implementatie van uw nieuwe systeem. Er zijn echter bijna altijd onvoorziene kosten tijdens het ERP-implementatietraject. Om dit soort kopzorgen te voorkomen, vindt u hier verborgen kosten waarop u moet proberen te anticiperen:
- Overschrijdingen van personeelskosten: een cruciaal onderdeel van uw ERP-implementatie is ervoor zorgen dat u voldoende mensen en de juiste vaardigheden hebt om het project uit te voeren. Personeel zal een groot deel van uw projectkosten vormen, omdat u uw projectteam moet betalen en mogelijk tijdelijk personeel moet inhuren om de taken uit te voeren die uw teamleden laten liggen omdat zij nodig zijn voor de implementatie. Bovendien hebt u wellicht externe projectmanagement- of IT-consultants nodig voor expertise en extra mankracht tijdens dit proces.
- Vertragingen: tijd is geld, en hoe langer uw implementatie wordt uitgesteld door vertragingen, hoe meer kosten u ongetwijfeld zult maken. Daar komt nog bij dat u niet de vruchten plukt van het nieuwe systeem. Vertragingen worden vaak veroorzaakt door onrealistische verwachtingen over de reikwijdte en de tijdlijn aan het begin van het project, een hoge werkdruk voor teamleden die moeten jongleren tussen de implementatie en hun dagelijkse werk, het feit dat uw implementatieteam en de directie van het bedrijf niet op één lijn zitten wat betreft de projectdoelstellingen, trage besluitvorming en een gebrek aan interesse bij de directie. U kunt deze vertragingen en de kosten die daaruit voortvloeien beperken door zorgvuldig te plannen en te zorgen dat u weet wat u van elke implementatiefase kunt verwachten, door informatie te delen met uw implementatieteam, uw leidinggevenden en de bredere organisatie, en door de nodige maatregelen te treffen zodat de leden van uw implementatieteam zich op het project kunnen concentreren.
- Trainingskosten: een ander belangrijk onderdeel van uw implementatie is het voorbereiden van uw werknemers op het aanleren van nieuwe processen. Een werknemer van uw bedrijf kan bijvoorbeeld weten hoe hij of zij een inkooporder moet maken, maar in het nieuwe systeem kunnen de stappen om dezelfde inkooporder te maken anders zijn. Uw werknemers zullen ook nieuwe processen moeten leren die ze nog niet eerder hebben uitgevoerd. Stel bijvoorbeeld dat uw werknemers voorheen data naar een spreadsheet kopieerden als onderdeel van hun financiële planning en rapportage. Met uw nieuwe ERP kunnen ze nu echter dashboards en rapporten in het systeem bouwen, en ze zullen getraind moeten worden om dit nieuwe proces te leren. Overweeg om uw training zo te plannen dat mensen het nieuwe systeem in hun dagelijkse leven kunnen gaan gebruiken zodra de training klaar is. Houd er rekening mee dat training tijd kost en dat mensen op verschillende manieren leren, dus bied doorlopende training en meerdere manieren om te leren aan, zoals klassikale lessen, online training, video's en training binnen de applicatie met behulp van een digitale implementatietool, zoals Oracle Guided Learning.
- Tijdverlies: grote software-updates vereisen bijna altijd een aanpassingsperiode voor organisaties om het nieuwe systeem te leren kennen en erin te navigeren. Dit kan betekenen dat de activiteiten worden vertraagd of dat er enig productiviteitsverlies optreedt nadat het ERP-systeem in gebruik is genomen en uw personeel deze overstap heeft gemaakt. Uw implementatie kan ook een geplande downtime van uw oude systemen vereisen. In beide gevallen kunnen uw bedrijfsactiviteiten vertraging oplopen, wat kan leiden tot omzetverlies en ontevreden klanten.
Overstappen naar Cloud ERP met Oracle
Hoewel het opstellen van een ERP-implementatiesuccesplan vaak een uitgebreid en gedetailleerd proces is, kan de beloning voor uw bedrijf aanzienlijk zijn. Het grote voordeel van het kiezen van een nieuw systeem, het migreren van bestaande data en het in gebruik nemen van uw platform is dat u nu met één systeem werkt dat talloze voordelen voor uw bedrijf kan opleveren. Dit houdt onder andere in dat uw bedrijf één bron heeft van verbonden, realtime financiële en bedrijfsdata, wat de besluitvorming kan helpen verbeteren. Een cloud ERP-systeem kan zowel de schaalbaarheid als de flexibiliteit bieden om de groei van uw bedrijf te bevorderen en veranderende prioriteiten aan te pakken.
Oracle Fusion Cloud ERP is een allesomvattend cloudplatform waarmee u honderden processen kunt automatiseren en uitvoeren die nodig zijn om uw activiteiten uit te voeren en verslag uit te brengen over de resultaten. Oracle Cloud ERP bevat ingebouwde AI-functies om de handmatige processen te automatiseren die uw bedrijfsvoering vertragen en daarnaast ook mogelijkheden voor analyses, zodat u snel kunt reageren op veranderingen in de markt. Oracle Cloud ERP is een toonaangevende ERP-cloudoplossing en maakt deel uit van een suite van Oracle Fusion Applications met geïntegreerde data, verbonden teams en waardevolle inzichten waarmee uw bedrijf efficiënter kan werken en leidinggevenden betere zakelijke beslissingen kunnen nemen.
Bekijk praktijkvoorbeelden van de planningsstrategieën van bedrijven voor onder andere finance, marketing en personeel.