Financiële automatisering in detail

De rol van financiële teams binnen bedrijven verandert door ontwikkelingen op het gebied van software waarmee financiële beheertaken worden geautomatiseerd. Dankzij technologie voor financiële automatisering hebben financiële teams nu meer tijd voor strategische taken die toegevoegde waarde bieden en hoeven ze minder handmatige taken uit te voeren, zoals het invoeren van data en het matchen en afstemmen van facturen.

Door deze automatiseringstools kunnen financiële teams zich bijvoorbeeld richten op het analyseren van de omzet en winst van het afgelopen kwartaal en het voorspellen van hoe het komende kwartaal eruitziet. Ze hoeven minder tijd en moeite te besteden aan het sluiten van de boeken en het rapporteren van de resultaten. En met AI kunnen nog veel meer financiële taken en processen worden geautomatiseerd. Nu CFO's de financiële afdeling opnieuw vormgeven, is het automatiseren van financiële taken een cruciale stap in het creëren van een meer autonome afdeling die sneller nauwkeurigere resultaten kan leveren, meer inzicht in de resultaten biedt en tegelijkertijd de kosten kan verlagen.

Wat is financiële automatisering?

Financiële automatisering is het gebruik van technologie om processen te voltooien die voorheen handmatig werden uitgevoerd. Dankzij financiële automatisering kunnen tijdrovende en herhalende taken op het gebied van crediteuren, debiteuren en salarisadministratie worden geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Bedrijven kiezen voor financiële automatisering omdat ze zo de arbeidskosten kunnen verlagen en fouten door handmatige data-invoer en berekeningen kunnen voorkomen. Financiële automatisering kan ook processen, bijvoorbeeld de financiële afsluiting, versnellen doordat stappen zoals rekeningafstemming nu automatisch worden uitgevoerd. Door financiële automatisering beschikken managers sneller over nauwkeurige data en kunnen ze betere beslissingen nemen op het gebied van budgetten, investeringen, werving, kasbeheer en meer.

Voornaamste conclusies:

• Financiële automatisering is het gebruik van technologie om handmatige, tijdrovende taken op de financiële afdeling te automatiseren.
• Technologieën die financiële automatisering mogelijk maken, zijn ERP-software, procesautomatisering met robots, kunstmatige intelligentie, machine learning en cloudcomputing.
• Belangrijke automatiseringsgebieden zijn crediteuren, debiteuren, salarisadministratie en onkostenbeheer.
• Voordelen van financiële automatisering zijn onder meer foutreductie, tijd- en kostenbesparingen, betere efficiëntie en minder fraude.
• Ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie bieden meer mogelijkheden voor financiële automatisering.

Uitleg over financiële automatisering

Bij financiële automatisering wordt gebruikgemaakt van geavanceerde technologie, zoals ERP-software, procesautomatisering met robots (RPA), kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML), om tijdrovende, handmatige processen binnen de financiële afdeling te automatiseren. Het automatiseren van deze financiële processen omvat het configureren van een reeks taken in een zogeheten workflow. Hierin worden de vooraf gedefinieerde stappen gespecificeerd die nodig zijn om een taak uit te voeren, zoals het betalen van een factuur of het afstemmen van de verkoop- en voorraadniveaus. De automatiseringssoftware triggert elke stap in de workflow en voert deze uit. Hierdoor kan het volledige proces worden afgehandeld met weinig tot geen menselijke tussenkomst.

De financiële afdeling is een belangrijk doel voor automatisering omdat hier veel herhalende processen met grote volumes worden uitgevoerd, zoals data-invoer, afstemming, facturering en goedkeuringen. Een voorbeeld van een geautomatiseerde afstemming is dat de software van een bedrijf de productverkoop voortdurend vergelijkt met de voorraadniveaus om eventuele inconsistenties op te sporen. Inconsistenties kunnen wijzen op diefstal als de voorraadniveaus lager zijn dan de verkoopcijfers aangeven. Met technologie voor financiële automatisering kunnen deze handmatige activiteiten sneller en met minder fouten worden afgehandeld, waardoor het financiële team zich kan richten op het creëren van waarde en het verbeteren van de bedrijfsstrategie. In ons voorbeeld van afstemming van verkoop en voorraad kunnen financiële teams samenwerken met operations om de oorzaak van een inconsistentie te achterhalen.

Welke financiële processen moeten worden geautomatiseerd?

Bij het bepalen van de financiële processen die moeten worden geautomatiseerd, moet u twee belangrijke vragen stellen: welk voordeel levert automatisering op en hoeveel van het proces kan worden geautomatiseerd? Kies processen die geheel of gedeeltelijk kunnen worden uitgevoerd met weinig tot geen menselijke tussenkomst. Automatisering van deze processen levert de grootste voordelen op en leidt tot lagere kosten, een snellere productie en mogelijk een grotere nauwkeurigheid. Op basis van deze criteria volgen hier zes financiële workflows die perfect kunnen worden geautomatiseerd, met voorbeelden van hoe elementen van de workflow kunnen worden geautomatiseerd.

Crediteuren

1. Facturen vastleggen: met behulp van OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunnen papieren facturen automatisch worden gescand, gelezen en geconverteerd naar digitale versies. Hierdoor is handmatige invoer van factuurdata niet meer nodig.
   
   
2. Matchen en verifiëren: na het vastleggen van factuurdata worden facturen automatisch vergeleken met en gematcht met bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen van leveringen.
   
   
3. Goedkeuringsworkflow: op basis van vooraf gedefinieerde regels die door de organisatie zijn ingesteld, worden facturen ter goedkeuring doorgestuurd naar de relevante werknemers of afdeling. Ook kunnen automatische waarschuwingen en herinneringen worden ingesteld om het goedkeuringsproces te versnellen.
   
   
4. Betalingsuitvoering: zodra een factuur is goedgekeurd, wordt de betaling aan de leverancier automatisch of met minimale menselijke tussenkomst uitgevoerd.
   
   
5. Afstemming en rapportage: na betaling wordt een geautomatiseerd afstemmingsproces uitgevoerd om betalingstransacties te matchen met bankrekeningoverzichten en te controleren of bedragen en begunstigden met elkaar overeenkomen. Met behulp van financiële automatiseringstechnologie in crediteuren kunnen ook gedetailleerde rapporten worden gegenereerd over metrics, zoals uitgavenpatronen, leveranciersprestaties en potentiële kansen voor kostenbesparing.
   
   
6. Kasoptimalisatie: met behulp van voorspellende analyses en ML kunnen bedrijven automatisch data uit alle relevante bronnen compileren om toekomstige cashflows te voorspellen. Met AI kunnen vervolgens optimale betalingsschema's worden voorgesteld op basis van deze bevindingen. Zo kunnen rekeningen op tijd worden betaald en behoudt het bedrijf een gezonde kasreserve.
   
   

Debiteuren

1. Klantbereik: met financiële automatisering kunnen klanten automatisch persoonlijke berichten ontvangen om hen te herinneren aan aankomende of achterstallige betalingen.
   
   
2. Facturering: facturen worden automatisch gegenereerd en digitaal naar klanten verstuurd. Als BTW of omzetbelasting van toepassing is, wordt het toepasselijke belastingtarief voor elke transactie geïdentificeerd door een geautomatiseerd systeem zodat het juiste belastingbedrag wordt geïnd.
   
   
3. Digitale betalingsverwerking: met een digitaal betalingsproces hebben klanten toegang tot verschillende betalingsopties en kunnen ze automatisch terugkerende betalingen instellen. Nadat een bedrijf betalingen heeft ontvangen, stuurt een geautomatiseerd systeem betalingsbewijzen naar klanten.
   
   
4. Debiteurenanalyse: dankzij de ontwikkeling van AI in financiële automatiseringssoftware kunnen bedrijven de betalingshistorie van klanten gebruiken om kortingsprogramma's voor leveranciersbetalingen te configureren. Dit worden dynamische kortingen genoemd.
   
   

Salarisadministratie

1. Dataoverdracht: met verbonden systemen kunnen data automatisch worden overgedragen van en naar HR-, urenregistratie- en boekhoudsystemen.
   
   
2. Belastingberekening: de berekeningen en stortingen voor federale, staats- en lokale belastingen plus alle aangiften van federale, staats- en lokale belastingformulieren per kwartaal en jaar worden automatisch berekend.
   
   
3. Vergoedingsinhouding: werknemersvergoedingen, zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen, worden berekend en ingehouden.
   
   
4. Salarisberekening: salarissen, inclusief variabel uurloon, bonussen, overwerk, vakantiegeld, betaald verlof en retroactief salaris, worden automatisch berekend.
   
   
5. Betalingsplanning en -uitgifte: met financiële automatisering wordt de uitgifte van werknemersbetalingen afgehandeld door middel van elektronische directe overboekingen van looncheques.
   
   
6. Grootboekboekingen: grootboekboekingen voor salarisverwerking worden automatisch uitgevoerd om rekeningen up-to-date en in balans te houden.
   
   

Onkostenbeheer

1. Ontvangsten vastleggen: dankzij financiële automatisering en het gebruik van OCR is handmatige invoer van data overbodig geworden. Relevante ontvangstdata, zoals leveranciersnaam, bedrag, datum en categorie, worden automatisch geëxtraheerd.
   
   
2. Maken en categoriseren van declaraties: declaraties worden automatisch gegenereerd en gecategoriseerd op basis van ontvangstdata en vooraf gedefinieerde regels.
   
   
3. Controles op beleidsnaleving: nalevingscontroles worden geautomatiseerd met technologie voor het vergelijken van ingediende onkosten met beleidsregels en richtlijnen voor bedrijfsuitgaven. Niet-conforme onkosten worden automatisch gemarkeerd voor verdere beoordeling.
   
   
4. Goedkeuringsworkflows: met behulp van automatiseringstechnologie worden declaraties op basis van vooraf gedefinieerde regels, zoals onkostenbedrag of werknemershiërarchie, doorgestuurd naar aangewezen fiatteurs en worden fiatteurs op de hoogte gesteld als actie is vereist.
   
   
5. Verwerking van vergoedingen: het vergoedingsproces wordt geautomatiseerd met tools voor het berekenen van de goedgekeurde onkosten en terugvorderbare bedragen op basis van het bedrijfsbeleid. Er worden vergoedingsrapporten gegenereerd en de betalingen aan werknemers worden uitgevoerd.
   
   
6. Uitzonderingsbeheer: naarmate de mogelijkheden voor machine learning zich ontwikkelen, kunnen systemen voor onkostenbeheer mogelijk ook beslissingen nemen over onkosten die handmatig moeten worden beoordeeld en die automatisch kunnen worden goedgekeurd. Managers hoeven dan alleen gemarkeerde onkostenuitzonderingen goed te keuren.
   
   

Financiële planning

1. Dataverzameling en -integratie: met de technologie voor financiële automatisering wordt relevante informatie uit verschillende databronnen in het bedrijf geëxtraheerd. Data kunnen vervolgens worden opgeschoond en verwerkt door fouten, inconsistenties of ontbrekende waarden te identificeren en financiële teams op de hoogte te stellen van de gebieden die aandacht vereisen.
   
   
2. Data-analyse: met machine learning-technologie kunnen data worden gescand om correlaties, uitschieters of uitzonderingen te ontdekken. Hierdoor wordt de nauwkeurigheid van de planning verbeterd en wordt de tijd voor planningsprocessen en het analyseren van data aanzienlijk verkort.
   
   
3. Rapporten en dashboards: financiële rapporten, zoals winst- en verliesrekeningen, balansen en cashflowoverzichten, worden automatisch gemaakt. Ook kunnen dynamische dashboards en visualisaties worden gegenereerd die belanghebbenden realtime inzichten bieden in de belangrijkste financiële metrics.
   
   
4. Budgettering en prognoses: tijdrovende processen voor bedrijfs- en afdelingsbudgettering worden geautomatiseerd. Budgetsjablonen kunnen dynamisch worden ingevuld en bijgewerkt vanuit het grootboek van een bedrijf. Dankzij geavanceerde technologieën voor financiële automatisering kunnen bedrijven prognoses in realtime bijwerken als belangrijke factoren veranderen, geautomatiseerde variantieanalyses uitvoeren, snel stromen van financiële, operationele en externe data opnemen en voorspellende planningsfuncties gebruiken om de impact van potentiële toekomstige resultaten te meten.
   
   
5. Scenarioplanning: diepgaande 'what-if'-scenario's en -modellen worden snel gemaakt om de impact van elke beslissing te meten en worden automatisch bijgewerkt op basis van veranderende factoren.
   
   

Inkoop

1. Sourcing: teams kunnen leveranciers werven via een gestructureerd en geautomatiseerd proces met een gecentraliseerd platform voor communicatie, het vergelijken van biedingen, het opslaan van sourcing-gerelateerde documenten en het beoordelen van onderhandelingen aan de hand van besparingsdoelen.
   
   
2. Inkoopcontracten: financiële automatisering versnelt het maken van RFx met behulp van door AI ondersteunde begeleide schrijfprocessen en vooraf goedgekeurde sjablonen en wettelijke clausules. Ingebouwde samenwerkings- en goedkeuringsstromen versnellen het afronden van contracten. Ook kunnen automatisch waarschuwingen over aflopende contracten worden verstuurd.
   
   
3. Inkoop: het maken van inkooporders en workflows voor het doorsturen van inkooporders naar fiatteurs wordt geautomatiseerd. Goedkeuringsregels worden geconfigureerd om uitgaven te controleren en eventuele uitzonderingen of afwijkingen worden automatisch geïdentificeerd.
   
   
4. Inkoopanalyse: op basis van AI wordt het classificeren van uitgaven geautomatiseerd en worden ook bruikbare inzichten geleverd om bedrijven te helpen hun bedrijfswaarde te verhogen. Met AI kunnen bijvoorbeeld uitgavenpatronen worden geïdentificeerd om inkoopteams te helpen de voorraadbasis van een bedrijf te rationaliseren en betere prijzen te onderhandelen, wijzigingen in de voorraad- en inkoopbehoeften te identificeren om de beste leveranciers voor het bedrijf te vinden en inzicht te krijgen in leveranciersprestaties ten opzichte van contractuele verplichtingen, zoals prijs, service en leveringsprestaties.
   
   
5. Factuurbeheer: taken met betrekking tot de ontvangst van bestelde artikelen, de verwerking van facturen en het storten van betalingen worden geautomatiseerd. Nadat een inkooporder, ontvangstbewijs en factuur zijn ingevoerd in het systeem, kan met financiële automatisering ook een drie-weg match worden uitgevoerd om de data op deze documenten te correleren.
   
   
6. Leveranciersbeheer: wijzigingsaanvragen van leveranciers worden automatisch bijgehouden, doorgestuurd en goedgekeurd voor een goed beheer van controlemechanismen.
   
   

Welke technologieën worden gebruikt bij financiële automatisering?

Financiële automatisering is afhankelijk van software, zoals ERP-applicaties waarmee de belangrijkste financiële data van bedrijven worden beheerd en bedrijven helpen handmatige processen te automatiseren voor onder meer facturering, inkoop, rekeningafstemming en financiële rapportage. Hier worden enkele brede technologieën uitgelicht die bij financiële automatisering worden gebruikt.

• Procesautomatisering met robots (RPA): RPA is een vorm van bedrijfsprocesautomatisering waarbij gebruik wordt gemaakt van softwarebots voor het automatiseren van terugkerende bedrijfsprocessen met grote volumes. RPA is procesgestuurd, wat betekent er regels en processen worden gevolgd die door een eindgebruiker zijn gedefinieerd om menselijke acties na te bootsen. Voorbeelden van wat bedrijven met RPA kunnen doen, zijn het extraheren en verwerken van gestructureerde data uit documenten, het kopiëren en plakken van data, het openen van e-mails, het downloaden van bijlagen en het verwerken van transacties in gestructureerde digitale omgevingen.
• Kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML): AI- en ML-technologieën zijn geavanceerder dan procesgestuurde RPA en worden gebruikt voor datagestuurde automatisering. Bij procesgestuurde technologieën, zoals RPA, wordt menselijke actie nagebootst, maar bij datagestuurde tools wordt het menselijk denken nagebootst. AI en ML zijn gebaseerd op data en context, wat betekent dat ongestructureerde invoer kan worden gebruikt, de eigen logica kan worden toegepast en meer gespecialiseerde processen kunnen worden verwerkt. Als gevolg hiervan kunnen aanzienlijk meer verschillende processen worden geautomatiseerd. Natuurlijke taalverwerking (NLP), waarmee computers menselijke taal kunnen begrijpen, is onderdeel van AI. AI omvat ook generatieve AI (GenAI), waarmee verschillende soorten content kunnen worden geproduceerd, zoals tekst, afbeeldingen, code, audio, muziek en video's. Voorbeelden van AI- en ML-functies zijn spraak- en beeldherkenning, voorspellende modellering, het genereren van aangepaste aanbevelingen, detectie van afwijkingen, patroonherkenning en de extractie van zowel gestructureerde als ongestructureerde data uit documenten.
• Cloudcomputing: cloudcomputing speelt een cruciale rol bij financiële automatisering en vermindert enkele toegangsbelemmeringen door schaalbare, flexibele, kosteneffectieve en krachtige infrastructuur en services te bieden voor organisaties. Met cloudgebaseerde ERP-systemen hebben bedrijven toegang tot geavanceerde financiële functies, met frequente updates en minder onderhoudsvereisten. Cloudapplicaties bieden ook schaalbaarheid voor veranderende behoeften en groeiende bedrijven. Organisaties kunnen gebruikmaken van platforms voor Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS). Ook kunnen ze, afhankelijk van hun behoeften, snel rekencapaciteit implementeren, aangepaste applicaties ontwikkelen en geavanceerde, kant-en-klare financiële applicaties gebruiken. Veel cloudcomputing-applicaties bieden krachtige functies voor data-analyse. Zo kunnen bedrijven realtime inzichten genereren die overal toegankelijk zijn, ook via smartphones.

Voordelen van financiële automatisering

CFO's en hun teams hebben een lange takenlijst die blijft maar groeien. Bedrijven hebben hun financiële teams nog steeds nodig om belangrijke taken uit te voeren, zoals het verwerken van betalingen en het sluiten van de boeken. De financiële teams moeten echter ook steeds meer strategische, analytische en adviserende taken uitvoeren. Financiële automatisering kan de efficiëntie, inzichten en nauwkeurigheid bieden die bedrijven nodig hebben om succesvol te zijn in deze nieuwe realiteit. Hieronder ziet u voorbeelden van enkele voordelen.

• Foutreductie: financiële automatisering helpt dit risico te beperken door gebieden die gevoelig zijn voor menselijke fouten, zoals data-invoer en berekeningen, te automatiseren. Ook datavalidatie kan worden geautomatiseerd om de nauwkeurigheid en kwaliteit van data te garanderen.
• Tijd- en kostenbesparing: nu financiële teams onder druk staan om meer te doen in minder tijd, is tijd- en kostenbesparing een van de grootste voordelen van automatisering. Bij een onderzoek van de Fuqua School of Business van Duke University en de Federal Reserve Banks van Richmond en Atlanta uit 2024 gaf 87% van de ondervraagde CFO's aan automatisering te implementeren vanwege de kostenbesparende voordelen. En uit het rapport Amex Trendex: B2B Edition van American Express over 2023 blijkt dat 36% van de ondervraagde bedrijven meer dan 500 uur per jaar bespaart door betalingsautomatisering.
• Verhoogde zichtbaarheid: platforms voor financiële automatisering kunnen financiële data uit verschillende bronnen consolideren in een centrale repository, zodat iedereen binnen de organisatie op basis van hun toegangsrechten toegang heeft tot de juiste informatie. Organisaties kunnen realtime rapporten, dashboards en analyses genereren, zodat financiële teams de financiële prestaties kunnen bekijken, KPI's kunnen volgen en trends kunnen observeren aan de hand van actuele informatie. Met deze tools kunnen ook uitgebreide audittrails worden beheerd voor het documenteren van financiële transacties, activiteiten en wijzigingen in het systeem. Zo kunnen organisaties bewijzen dat ze zich aan auditstandaarden en interne controles houden. Dankzij realtime toegang tot nauwkeurige financiële data, inzichten en analyses in de hele organisatie kunnen belanghebbenden beter onderbouwde beslissingen nemen.
• Verbeterde efficiëntie: automatisering kan het tempo van financiële activiteiten drastisch versnellen en wordt de nauwkeurigheid veelal verbeterd. Met financiële automatisering kunnen organisaties hun efficiëntie verhogen en bedrijfsprestaties verbeteren door de invoer en verwerking van data te automatiseren, workflows te stroomlijnen, transactieverwerking te versnellen, realtime rapportage en analyses te bieden, foutpercentages te verlagen, resourcetoewijzing te optimaliseren, naleving af te dwingen, en nog veel meer.
• Verbeterde samenwerking: de integratie van automatisering in de financiële afdeling kan de samenwerking op verschillende manieren verbeteren. Veel organisaties kiezen voor cloudcomputingplatforms om hun financiële processen te automatiseren. Dit leidt tot betere toegang op afstand, zodat teams op meerdere locaties kunnen communiceren op basis van één gedeelde databron. Dankzij gecentraliseerde informatie, workflows, data en communicatie kunnen teamleden effectiever samenwerken. En met minder handmatige taken hebben financiële teams meer tijd om samen te werken aan strategische initiatieven in verschillende functionele gebieden en afdelingen binnen de organisatie.
• Vermindering van fraude: een van de grootste voordelen van financiële automatisering is het verminderen van fraude. En dat is precies wat CFO's willen. Uit een rapport van PYMNTS uit oktober 2023 blijkt dat 63% van de ondervraagde CFO's de afgelopen zes maanden een bepaald niveau van gespecialiseerde automatisering voor fraudepreventie gebruikte. Geautomatiseerde systemen kunnen veel grotere hoeveelheden data analyseren, patronen detecteren en veel sneller verdachte transacties of gedragingen identificeren dan mensen. Dit maakt ze de ideale tools om organisaties te helpen bij het proactief detecteren en voorkomen van fraude. AI biedt aanzienlijke mogelijkheden voor fraudedetectie omdat hiermee snel grote datasets kunnen worden geanalyseerd voor het detecteren van afwijkingen en inconsistenties die een probleem zouden kunnen worden.
• Realtime rapportage: financiële teams hadden aanzienlijk meer tijd nodig voor het uitvoeren van traditionele, handmatige processen en het genereren van rapporten. Deze rapporten waren gericht op historische inzichten, wat betekende dat de inzichten waarschijnlijk al verouderd waren tegen de tijd dat ze belanghebbenden bereikten. De snelheid en nauwkeurigheid van financiële automatisering maakt realtime controle en rapportage van kritieke financiële data mogelijk. Hierdoor kunnen sneller beslissingen worden genomen en kan de benadering proactief worden aangepast.
• Verbeterde risicobeperking: door finance te automatiseren, kunnen organisaties naleving afdwingen en nalevingscontroles, validatieregels en goedkeuringsworkflows automatiseren. De technologie biedt uitgebreide audittrails en documentatie en een gedetailleerd en chronologisch overzicht van financiële activiteiten. Met systemen voor financiële automatisering kunt u in realtime toezicht houden op financiële transacties, activiteiten en afwijkingen en waarschuwingen genereren over mogelijke risico's of verdachte activiteiten.

Risico's van financiële automatisering

Financiële leiders moeten niet alleen kijken naar de potentiële risico's van financiële automatisering, maar ook naar de voordelen ervan. Als deze risico's niet adequaat worden aangepakt, nemen bedrijven mogelijk beslissingen op basis van onjuiste data of lopen ze een verhoogd nalevingsrisico. Hier volgen enkele belangrijke zaken waarmee bedrijven rekening moeten houden bij het beoordelen van de potentiële risico's.

• Naleving: een geautomatiseerd financieel systeem zonder de juiste controles en waarborgen kan het nalevingsrisico vergroten. Geautomatiseerde financiële processen vertrouwen op nauwkeurige en betrouwbare financiële data voor een juiste besluitvorming en rapportage. Als deze data onnauwkeurigheden of fouten bevatten, kan dit leiden tot schendingen van de naleving of afwijkingen in de financiële rapportage. Systemen voor financiële automatisering moeten ook voldoen aan wettelijke vereisten en branchenormen voor dataprivacy, beveiliging en financiële transacties. Voor het beperken van nalevingsrisico's, moeten organisaties een robuust framework voor nalevingsbeheer implementeren dat beleidsregels, procedures, controles, controlemechanismen en regelmatige audits omvat. Het is van cruciaal belang dat bedrijven precies weten waar en hoe deze technologieën worden gebruikt in de organisatie.
• Vaardigheden/talent: uit een enquête van Forrester uit 2023 onder leidinggevenden bleek dat een van de drie belangrijkste kwesties die de acceptatie van automatisering van financiële en boekhoudkundige taken in de weg stonden, de zorgen van werknemers over vervanging door automatisering was. Als financiële automatisering niet op de juiste manier wordt beheerd, kan het implementeren ervan een deel van uw toptalent afschrikken. Bedrijven moeten mogelijk ook hun personeel bijscholen tijdens het automatiseren, om werknemers te helpen bij de overgang van routinetaken naar meer diepgaand analytisch werk. Voor bedrijven die niet automatiseren, kan het talentrisico echter groter zijn. Uit dezelfde enquête blijkt dat meer dan de helft van de respondenten worstelt met personeelsbehoud vanwege de grote hoeveelheid handmatig werk met weinig waarde. Leidinggevenden moeten de ongerustheid onder werknemers wegnemen en een overtuigende visie creëren en communiceren zodat iedereen kan zien wat de gevolgen van deze automatisering zijn en begrijpt hoe automatisering het werk zal vergemakkelijken. Managers moeten geld en tijd vrijmaken zodat financiële professionals de vaardigheden kunnen leren die nodig zijn voor een omgeving met geautomatiseerde processen.
• Technologie: de implementatie van technologie brengt inherent risico's met zich mee. Slecht ontworpen of geïmplementeerde technologie, ineffectieve integratie met bestaande systemen of de verkeerde keuze van software voor het bedrijf kan negatieve gevolgen hebben voor het rendement van een automatiseringsproject. Als de IT-infrastructuur van het bedrijf niet over de capaciteit of schaalbaarheid beschikt om nieuwe tools voor financiële automatisering uit te voeren, kunnen er prestatieproblemen optreden. De systemen voor financiële automatisering zijn mogelijk niet compatibel met de IT-infrastructuur van het bedrijf. Het is van cruciaal belang dat organisaties een beoordeling maken van hun bestaande IT-infrastructuur, mogelijke problemen en de beste manier om deze problemen te voorkomen. Voor het toevoegen van financiële automatisering is meer nodig dan een eenvoudige technologische uitbreiding. In plaats daarvan is een uitvoerige herevaluatie van bestaande systemen en processen vereist.
• Beveiliging: het verkeerde automatiseringssysteem, of een systeem dat niet effectief wordt geïmplementeerd of beheerd, kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen, zoals datalekken, bedreigingen door insiders en aanvallen met malware en ransomware. Automatisering van financiële processen gaat vaak gepaard met het verwerken van gevoelige financiële data, zoals klantdata, betalingsdetails en transactierecords. Om deze reden moeten bedrijven de juiste stappen ondernemen om data te beveiligen en alle toepasselijke privacyvoorschriften te volgen. Elk automatiseringssysteem is anders. Bedrijven moeten dus onderzoeken hoe elk systeem omgaat met dataversleuteling, verificatie, autorisatie en back-up, en moeten kijken naar de beveiligingsnormen en -certificeringen die worden gevolgd. Intern moeten bedrijven toegangscontroles, audittrails en training voor werknemers implementeren met betrekking tot de beveiligingsrisico's en verantwoordelijkheden van geautomatiseerde financiële processen.
• Ontbrekende vaardigheden en training: de snelle evolutie van automatisering heeft de vaardigheden die nodig zijn in finance veranderd. Financiële leiders moeten een personeelsbestand opbouwen met kennis van de technologie en hoe ze deze effectief kunnen gebruiken. Onderzoek wijst uit dat veel organisaties tekortschieten. Uit een rapport van Pluralsight uit 2024 blijkt dat 95% van de ondervraagde leidinggevenden van mening was dat AI-initiatieven zouden mislukken als er geen werknemers waren die deze tools effectief zouden kunnen gebruiken. Een onderzoek van de Boston Consulting Group uit 2023 toonde echter aan dat slechts 14% van de werknemers een training had gevolgd op het gebied van AI en automatisering, terwijl 86% van de werknemers wel dacht dat ze een dergelijke training nodig zouden hebben. Als werknemers niet over de juiste vaardigheden beschikken, is het onwaarschijnlijk dat het volledige rendement van financiële automatisering wordt gerealiseerd.
• Oude systemen: volgens het Forrester-onderzoek is integratie van nieuwe technologie met oude systemen een van de grootste problemen bij het implementeren van financiële automatisering. Oude systemen zijn vanwege de verouderde technologie, complexiteit en beperkingen een grote uitdaging voor initiatieven op het gebied van financiële automatisering. Oude systemen hebben geen moderne API's (Application Programming Interfaces) en integratiemogelijkheden. Het is hierdoor moeilijk en soms zelfs onmogelijk om een koppeling tot stand te brengen met nieuwere automatiseringssoftware. Oude systemen kunnen niet worden geïntegreerd. Om deze reden worden er datasilo's en inconsistenties gecreëerd die weer problemen veroorzaken bij het extraheren, samenvoegen en normaliseren van data voor automatiseringsdoeleinden. Oude systemen bieden waarschijnlijk ook niet de schaalbaarheid en prestaties die de automatiseringstools en beveiligingsinfrastructuur vereisen. Organisaties die automatiseringsprocessen introduceren in hun oude systemen, lopen risico op hoge kosten, zeer veel aanpassingen en andere obstakels die nadelig zijn voor het succes van hun automatiseringsinspanningen.

Financiële automatisering instellen

Het implementeren van financiële automatisering kan een hele onderneming zijn, met name voor bedrijven die nog steeds oude systemen gebruiken. Bedrijven willen uiteraard optimaal profiteren van hun investering en moeten dus een uitvoerig proces volgen om de bestaande instellingen te evalueren, de benodigde resources te identificeren en een implementatiestrategie te maken. Ook na het implementeren moeten bedrijven geautomatiseerde processen blijven controleren, herhalen en verbeteren om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals verwacht. Hier volgt een stappenplan om u op weg te helpen.

1. Beoordeel huidige processen: evalueer uw bestaande financiële processen om mogelijkheden voor automatisering te identificeren. Niet elk proces kan worden geautomatiseerd. Dit geldt met name in de beginfase van de automatiseringsimplementatie. Geef prioriteit aan terugkerende taken, taken die een groot volume hebben en taken geen hoog niveau van menselijk denken vereisen. Het resultaat van deze stap is een uitgebreide, geprioriteerde lijst van de processen die u wilt automatiseren in uw organisatie.
   
   
2. Evalueer bestaande instellingen: analyseer de systemen waarmee het bedrijf al werkt. Hebt u problemen met datasilo's of niet-verbonden bedrijfsprocessen? Zijn uw systemen geïntegreerd? Aangezien financiële automatisering afhankelijk is van verbonden systemen met betrouwbare data, moet uw organisatie mogelijk wijzigingen doorvoeren en zorgen voor een sterke basis voor de oplossing.
   
   
3. Selecteer automatiseringstools: onderzoek en selecteer de automatiseringstools die voldoen aan de behoeften, vereisten en het budget van uw organisatie. Belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden bij het evalueren van oplossingen, zijn functionaliteit, schaalbaarheid, beveiliging, gebruiksgemak, integratiemogelijkheden en leveranciersreputatie. Kan de oplossing worden geïntegreerd met uw huidige systeem? Voldoet het systeem aan de behoeften die u in eerdere stappen hebt uiteengezet? Biedt de oplossing uw bedrijf ruimte om te groeien en te veranderen en kunnen nieuwe functies met AI en GenAI worden toegevoegd?
   
   
4. Plan een implementatiestrategie: maak een gedetailleerde implementatiestrategie met een bereik, tijdlijn, resources en mijlpalen. Definieer rollen en verantwoordelijkheden voor de belangrijkste belanghebbenden. Wijs KPI's aan voor het meten van de impact en het succes van uw financiële automatiseringsinitiatief.
   
   
5. Configureer workflows: configureer workflows door eerst de taken te identificeren waaruit de taak bestaat. Maak vervolgens de regels en logica waarmee wordt bepaald hoe deze taken moeten worden uitgevoerd. De regels en logica zijn vaak een reeks if-then-statements die als instructies fungeren en aangeven welke acties het programma moet ondernemen en hoe het programma van de ene taak naar de andere moet gaan. Een workflow voor onkostenbeheer kan bijvoorbeeld uit de volgende processen bestaan:
   • Een werknemer dient een onkostendeclaratie in.
   • Er wordt automatisch een e-mail naar de manager van de werknemer verstuurd om deze op de hoogte te stellen van de onkostendeclaratie.
   • De manager keurt de onkostendeclaratie goed.
   • Het financiële team ontvangt een melding over de goedgekeurde onkostendeclaratie.
   • Finance keurt de onkostendeclaratie goed.
   • De terugbetaling wordt uitgevoerd.
   • Het ontvangstbewijs, de onkosten en de declaratie worden opgeslagen.
     
     
6. Test workflows: test automatiseringsworkflows, data-integratie en systeemprestaties in een beheerde omgeving om te controleren of de automatisering werkt zoals verwacht. Verzamel feedback van gebruikers om eventuele problemen of verbeterpunten te identificeren.
   
   
7. Implementeer en houd toezicht: implementeer de geautomatiseerde processen in productie en houd nauwgezet toezicht op de prestaties, effectiviteit en impact van de processen op uw bedrijfsactiviteiten. Maak gebruik van KPI's en feedback van gebruikers om het succes van het automatiseringsinitiatief te beoordelen en indien nodig aanpassingen door te voeren.
   
   
8. Herhaal en verbeter: creëer een cultuur van continue verbetering rond uw initiatief voor financiële automatisering. Herhaal en verbeter uw processen op basis van feedback, inzichten en geleerde lessen. Met name door de snelle evolutie van AI in financiële automatisering zal er altijd ruimte zijn voor verdere optimalisatie, innovatie en uitbreiding.
   
   

Hoe weet u of financiële automatisering juist is voor uw bedrijf?

Als u wilt bepalen of de financiële processen in uw organisatie kunnen worden geautomatiseerd, moet u kijken naar verschillende gebieden. U moet eerst bepalen of uw huidige IT-infrastructuur geschikt is voor financiële automatisering. Als dit niet het geval is, moet u bepalen welke resources u nodig hebt.

Goedkeuring van financiële automatisering door belangrijke belanghebbenden, zoals het hoger management, financiële teams en IT-afdelingen, is een cruciale succesfactor. De angst dat banen worden vervangen door automatisering, is reëel en kan leiden tot een cultuur die niet ontvankelijk is voor verandering. Leidinggevenden moeten tijd en resources investeren in effectief wijzigingsbeheer. Ze moeten werknemers laten zien hoe automatisering financiële banen interessanter en lonend maakt en hun carrièreperspectieven verbetert.

Leidinggevenden moeten ook evalueren of het bedrijf over de juiste vaardigheden, expertise en resources beschikt om automatiseringsinitiatieven te implementeren en te beheren. Door automatisering zal de aard van het werk fundamenteel veranderen. Het bedrijf heeft dan een upskillingprogramma nodig om werknemers te helpen bij de overstap van handmatige taken naar meer analytisch en collaboratief werk op een hoger niveau.

Vanuit praktisch oogpunt zijn er kritische vragen over de kosten en wie de financiële automatiseringssoftware zal leveren. Zijn de potentiële kosten en baten van automatisering bijvoorbeeld afgestemd op het budget en de prioriteiten van uw organisatie? Kunt u een duidelijke business case maken voor investering in ERP-systemen die financiële automatisering ondersteunt? Hebt u de juiste technologieprovider voor uw organisatie gevonden? Het implementeren van financiële automatisering is geen eenmalige taak, maar een transformatie-initiatief op de lange termijn. U wilt er zeker van zijn dat u de juiste partner hebt gekozen.

Automatiseren met Oracle

Het is tijd voor een nieuwe toekomst van finance en dat is te zien aan het veranderende concurrentielandschap voor bedrijven. Organisaties die hun financiële processen niet heroverwegen en die geen nieuwe technologieën willen implementeren, lopen risico. Ze raken bijvoorbeeld hun concurrentiepositie kwijt, trekken minder talent aan of verliezen talent, missen inzichten, genereren onjuiste rapporten en hebben te maken met een verminderde productiviteit onder werknemers. Investeren in financiële automatisering heeft een aanzienlijke impact op het vermogen van een organisatie om datagerichte beslissingen te nemen en gelijke tred te houden met voortdurende veranderingen in de branche en op de markt.

Met Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) en Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) kunnen bedrijven financiële processen automatiseren en verbinden, waaronder debiteuren en crediteuren, kasbeheer, vaste activa en rapportage. AI-functies in Oracle Fusion Cloud Applications omvatten dynamische kortingen om aangepaste betalingsplannen voor leveranciers te maken en kasprognoses om automatisch wekelijkse prognoses te genereren. Oracle Cloud Applications draait op Oracle Cloud Infrastructure (OCI) en biedt een volledige suite met cloudapplicaties op een geavanceerde cloudinfrastructuur die speciaal is ontworpen voor deze applicaties. Door deze unieke combinatie kunnen organisaties krachtige traditionele en generatieve AI-functies implementeren die zijn ingesloten in Oracle Fusion Cloud Applications. Het eindresultaat? Betere data om mee te werken en meer tijd voor het financiële team om deze data te gebruiken.

Veelgestelde vragen over financiële automatisering

Worden financiële processen volledig geautomatiseerd?
De impact van automatisering op de financiële afdeling is enorm. Accenture schat dat tot 80% van het transactionele werk van de financiële afdeling kan worden geautomatiseerd Het is echter onwaarschijnlijk dat financiële professionals ooit volledig zullen worden vervangen door geautomatiseerde processen. Op de financiële afdeling zullen nog steeds mensen nodig zijn voor het bieden van menselijke creativiteit, inzicht, emotionele intelligentie, relaties en kritisch denken. Automatisering zal worden gebruikt voor de handmatige, terugkerende taken die traditioneel veel tijd in beslag nemen. Hierdoor kunnen financiële teams zich richten op meer complexe analyses en strategische besluitvorming.

Wat is RPA in finance?
Bij procesautomatisering met robots (RPA) worden low-code softwarebots gebruikt voor het verwerken van terugkerende en tijdrovende processen in finance. RPA is ideaal voor het automatiseren van op regels gebaseerde processen met gestructureerde datasets in finance die weinig of geen menselijke besluitvorming vereisen. Enkele voorbeelden zijn het extraheren van data, het invullen van formulieren en het doorsturen van goedkeuringen.

Wat is intelligente automatisering in finance?
Intelligente automatisering (IA), ook wel intelligente procesautomatisering genoemd, combineert verschillende geavanceerde technologieën, waaronder RPA, machine learning, natuurlijke taalverwerking en AI, om meer geavanceerde mogelijkheden te bieden dan alleen RPA. In tegenstelling tot RPA, waarbij taken worden voltooid door het volgen van regels die door mensen in softwarescripts zijn gedefinieerd, kan IA zich aanpassen en leren van ervaring. IA kan gestructureerde en ongestructureerde data analyseren, zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en de prestaties in de loop van de tijd verbeteren door patronen te identificeren en beslissingen te nemen op basis van eerdere ervaringen. Hierdoor is IA in staat om complexe, cognitieve taken uit te voeren waarvoor menselijke besluitvorming en probleemoplossende vaardigheden zijn vereist. Met RPA kunnen bijvoorbeeld voor het verwerken van facturen vooraf gedefinieerde regels en sjablonen worden gebruikt die uit gestructureerde data in de vorm van getallen en waarden bestaan. Met IA worden echter data geïnterpreteerd en geëxtraheerd uit verschillende factuurindelingen, zoals ongestructureerde data. IA leert van leverancierspecifieke indelingen en past zich aan afwijkingen aan.