Rutgers moderniza sus procesos financieros con Oracle EPM
La universidad obtiene información sobre una serie de procesos de gestión contable, financiera, estratégica y operativa con Oracle Cloud EPM y ERP.
Estados Unidos | Educación superior y postsecundaria
“During the pandemic, we used Oracle tools to analyze millions of dollars in refunds for housing and dining issued to students and their families, and to understand that impact on our bottom line.”
Desafíos del negocio
Fundada en 1766, es la octava institución de enseñanza superior más antigua de Estados Unidos y una destacada universidad nacional de investigación situada en New Brunswick, Nueva Jersey. Cuenta con más de 150 carreras universitarias, más de 400 programas de posgrado, 70 000 estudiantes y 25 000 empleados.
En 2013, la legislatura del estado de Nueva Jersey aprobó la Ley de Reestructuración de Educación Médica y de Ciencias de la Salud de Nueva Jersey, por la que Rutgers se fusionó con la mayoría de las unidades de la Universidad de Medicina y Odontología de Nueva Jersey. Como resultado, el tamaño y la escala de nuevos centros combinados presentaban desafíos significativos. Por ejemplo, mientras que Rutgers había estado utilizando Oracle E-Business Suite y PeopleSoft, la Universidad de Medicina y Odontología había estado utilizando Banner, que creaba dobles de sistemas clave, incluidos los portales de nóminas y de estudiantes.
Como parte de su estrategia para simplificar el uso de la tecnología e invertir de cara al futuro, Rutger pasó a analizar el traslado a la nube y el reemplazo de las aplicaciones locales. La universidad necesitaba una mayor adaptabilidad y una recuperación ante desastres gestionada por proveedor. También deseaba actualizarse a las nuevas funciones sin tener que volver a implementarlas y transformar sus procesos para reflejar las mejores prácticas modernas integradas en el software.
“With Oracle Cloud EPM, we’ve moved from an annual close process to a monthly close.”—Ernie DiSandro, Associate Vice President and University Controller, Rutgers University
Por qué la Universidad Rutgers eligió a Oracle
La Universidad Rutgers necesitaba elaborar un estado financiero consolidado con las correspondencias de los dos sistemas de contabilidad separados. Basándose en la escalabilidad y la amplitud de capacidades, la universidad seleccionó Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) y Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP).
Resultados
Oracle Cloud EPM no sólo mejoró la confiabilidad de los datos financieros de Rutgers, sino que también agilizó el proceso de auditoría anual de la universidad. Rutgers pasó de un proceso de cierre anual a un cierre mensual, posible gracias a las herramientas del módulo Financial Consolidation and Close de Oracle EPM, incluido Close Manager.
Mientras tanto, Oracle EPM Conciliación de cuentas le ha permitido a Rutgers centralizar más de 1.000 cuentas del balance de la universidad y, finalmente, simplificar y eliminar más de 300 cuentas del balance general. Otro módulo clave es Narrative Reporting, que ha ayudado a la universidad a gestionar la elaboración de su informe financiero anual.
Además, el módulo Oracle EPM Planning le ha permitido gestionar la planificación del personal, la compensación y los gastos de los empleados, que constituyen el 65% de su base de gastos operativos.
Rutgers también utilizó Oracle Cloud EPM y ERP durante la pandemia COVID-19 para enfrentar desafíos como el cambio a operaciones remotas, la gestión de los reembolsos a estudiantes y los recortes presupuestarios. Oracle EPM le permitió disponer de datos financieros confiables y realizar previsiones y planificaciones más precisas. La universidad utilizó las herramientas de Oracle para analizar millones de dólares en reembolsos por alojamiento y comidas emitidos a los estudiantes y sus familias, y para comprender el impacto que ello tenía en sus resultados. Y lo que es más importante, pudo acceder a las herramientas de forma remota.
En última instancia, Oracle Cloud EPM y ERP la ayudaron a gestionar los fondos de forma más eficaz y a mejorar la colaboración entre los distintos campus y unidades.
Socios
La Universidad Rutgers eligió a Deloitte para implementar el ERP, y a Performance Architects para el EPM. Rutgers y Deloitte se unieron para ofrecer una solución que ayuda a la universidad a evolucionar y estar preparada para afrontar los cambios. Descubre cómo Deloitte puede ayudar a tu organización a lograr un impacto importante.