Construiți un scenariu de business ERP în 5 pași cu ajutorul unui șablon

„ERP-ul nostru actual este OK. De ce ai repara ce nu e stricat?”

Aceasta este o întrebare frecventă din partea liderilor de business și a angajaților din prima linie care ezită cu privire la o revizuire majoră a sistemului IT sau care pur și simplu nu realizează beneficiile pe care le pierd. Cu toate acestea, în industrie continuă să se intensifice tendința de a transfera operațiunile financiare de la software-ul tradițional aflat la sediu la aplicații mai noi, care pot răspunde mai bine cerințelor de business actuale. Companiile și instituțiile își regândesc sau își extind modelele și strategiile de business și implementează noi tehnologii cu capacitățile de a sprijini aceste noi abordări. În prezent, atunci când companiile decid să înlocuiască o aplicație de bază, cum ar fi ERP, alegerea se îndreaptă cel mai adesea către o aplicație bazată pe cloud. Cu toate acestea, având în vedere că ERP este atât de important pentru operațiunile de zi cu zi, mulți directori văd doar riscul de a efectua schimbări. Cu un scenariu de business ERP bine definit, puteți deschide ochii și urechile liderilor de business cheie care trebuie să aprobe o astfel de mișcare și să convingeți personalul care va utiliza sistemele în fiecare zi.

Ce este un scenariu de business ERP?

Planificarea resurselor întreprinderii (Enterprise resource planning, ERP) este un software pe care organizațiile îl utilizează pentru a-și supraveghea operațiunile comerciale zilnice, acoperind funcții precum contabilitatea, achizițiile, managementul proiectelor, managementul riscurilor și conformitatea, precum și operațiunile lanțului de aprovizionare. Un scenariu de business ERP este un document de prezentare care descrie în detaliu raționamentul, justificările și beneficiile preconizate ale implementării unui sistem ERP nou în cadrul unei organizații. Cele mai multe companii au un sistem ERP (sau mai multe aplicații) pentru a rula aceste funcții, astfel încât argumentele de business se concentrează pe motivele migrării de la sistemele existente la sediu la cloud. Motivele pentru care se face o schimbare ar trebui să aibă legătură directă cu strategia companiei și cu capacitățile necesare pentru a pune în aplicare această strategie. Scenariul de business servește drept plan de informaţii pentru ca părțile interesate și factorii de decizie să evalueze și să aprobe investiția într-o nouă soluție ERP.

De ce este importantă crearea unui scenariu de business pentru modernizarea ERP

Un scenariu de business ERP este esențial pentru obținerea aprobării și finanțării unui proiect ERP, deoarece scenariul de business oferă factorilor de decizie cheie o înțelegere clară a beneficiilor, costurilor, riscurilor și strategiilor anticipate asociate cu implementarea unui nou sistem ERP. Existența unui scenariu de business ajută echipa să se concentreze asupra a ceea ce este important și asupra motivelor pentru care se realizează transformarea. Această concentrare sporește nivelul de angajament pentru a face lucrurile să funcționeze. Este, de asemenea, valoros pentru a-i convinge pe angajați cu privire la un sistem software mai bun – sau cel puțin pentru a-i oferi o șansă corectă.

Atunci când o organizație începe să se gândească serios la implementarea unui nou sistem ERP, conducerea înființează, de obicei, o echipă de proiect, iar prima sarcină a acestei echipe este de a construi un scenariu de business ERP. Atunci când companiile decid să înlocuiască o aplicație de bază, cum ar fi ERP, de cele mai multe ori alegerea este o aplicație bazată pe cloud. Scenariul de business oferă șansa de a analiza în profunzime modul în care noul software ERP va oferi capacitățile de business necesare pentru executarea strategiei companiei și de a cuantifica valoarea acestor capacități. Scenariul de business ar putea asocia noile capacități software, cum ar fi inteligența artificială, cu prognoze mai bune care contribuie la îmbunătățirea performanței business-ului. Acesta ar putea arăta cum un ERP bazat pe cloud reduce costurile actualizărilor frecvente, facilitând și rentabilizând accesul la noi capacități IT. Explicând și prezentând valoarea în raport cu costul, echipa se apropie de decizia de a continua proiectul, inclusiv găsirea soluției ERP potrivite și obținerea aprobării din partea conducerii.

Concluzii cheie

• Scenariul de business ERP este primul pas în furnizarea către directorii executivi și părțile interesate ale companiei a contextului pentru care este necesar un nou sistem ERP.
• Un scenariu de business ERP analizează în detaliu evaluarea cost-beneficiu și potențialul ROI al implementării unui nou sistem.
• Scenariul de business ERP ar trebui să ofere o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului ERP și apoi să detalieze modul în care noul sistem va fi implementat, inclusiv termenele, fazele și resursele necesare.

5 pași pentru a construi un scenariu de business pentru un nou ERP

Crearea unui scenariu de business ERP necesită o colaborare interfuncțională pentru a identifica toate nevoile pentru un nou sistem software major, beneficiile pe care le-ar aduce și justificarea investiției. Iată pașii de bază pentru a crea un scenariu de business ERP.

1. Evaluați software-ul actual în raport cu viitoarele nevoi

Atunci când construiți un scenariu de business ERP în cloud, începeți prin a fundamenta efortul în strategia companiei și capacitățile necesare pentru a executa această strategie. Gândiți-vă la nevoile dumneavoastră viitoare. Apoi, identificați lacunele dintre aceste capacități și starea actuală a sistemelor ERP ale organizației dumneavoastră și a proceselor de business aferente. Dacă este posibil, comparați-vă cu anumiți colegi pentru a identifica zonele de oportunitate. Există numeroase beneficii potențiale ale actualizării tehnologiei, dar nu veți obține multe dintre aceste beneficii dacă nu înțelegeți unde, cum și de ce sunteți deficitari. Nu este bine să migrați un proces ineficient către un nou sistem ERP. Furnizarea contextului pentru care este necesar un nou sistem ERP ajută părțile interesate să înțeleagă cum va arăta efortul de transformare, având în vedere situația actuală.

Efectuați o evaluare a sistemului existent

În colaborare cu diverse părți interesate, evaluați punctele forte și punctele slabe ale software-ului și proceselor actuale. De exemplu, utilizați cele mai recente tehnologii și puteți adăuga în mod regulat noi capacități pe măsură ce acestea apar și devin disponibile? Efectuați această evaluare pe diferite funcții, cum ar fi finanțele, planificarea și achizițiile. Ideea este de a descoperi punctele vulnerabile, de a determina unde există ineficiențe și de a detalia modul în care aceste limitări afectează organizația.

Auditați procesele de business actuale

Efectuați o analiză aprofundată a proceselor de business și a fluxurilor de lucru pentru a identifica blocajele, redundanțele și domeniile care necesită îmbunătățiri, cum ar fi actualizările de sistem și sarcinile manuale care consumă mult timp.

Enumerați costurile actuale ale procesului

Estimați costurile operaționale asociate cu sistemul ERP existent, inclusiv licențele software, hardware, formare, consultanță, personal, întreținere continuă, actualizări și alte cheltuieli asociate.

Evidențiați ineficiențele proceselor existente

Identificați și documentați punctele slabe, ineficiențele și limitările actuale ale sistemelor și proceselor existente, cum ar fi datele lipsă sau greu accesibile, sarcinile prea manuale sau lipsa datelor în timp real.

Adăugați costul ineficiențelor legate de ERP la sediu

Cuantificați impactul financiar al ineficiențelor legate de actualul sistem ERP la sediu, cum ar fi întreținerea manuală și întreruperile perturbatoare, sau alte limitări ale sistemului, cum ar fi lipsa de flexibilitate și necesitatea personalizărilor.

2. Determinați cerințele ERP și costurile estimate

Această etapă va determina dacă un nou sistem ERP va aborda lacunele de capacitate pe care le-ați identificat în primul pas. Este important să stabiliți scopuri și obiective clar definite pe care organizația dumneavoastră dorește să le atingă cu ajutorul ERP în cloud. Acest pas subliniază ceea ce noul sistem ERP va aborda sau va îmbunătăți în cadrul companiei în comparație cu ERP-ul local.

Stabiliți cerințele funcționale

Efectuați o analiză cuprinzătoare a sistemelor existente pentru a determina cerințele funcționale și caracteristicile pe care trebuie să le aibă noul sistem ERP pentru a sprijini procesele de business și a îndeplini obiectivele organizaționale.

Specificați funcțiile și modulele necesare

Identificați beneficiile care vă interesează și specificați caracteristicile și modulele esențiale necesare în sistemul ERP pentru a îmbunătăți procesele de business și pentru a adăuga capabilități, cum ar fi prognozele avansate utilizând aptitudini de învățare automată și AI.

Efectuați o analiză a diferențelor funcționale

Identificați orice lacune între capacitățile sistemului actual și funcționalitatea sistemului ERP în cloud propus. Căutați pe site-urile companiilor planuri de informații ale produselor pentru a vă ajuta în acest proces.

Creați un plan de implementare și desfășurare

Pentru ca părțile interesate să acționeze cu privire la un scenariu de business ERP propus, acestea trebuie să vadă un plan care să detalieze modul în care va fi implementat sistemul ERP de înlocuire, inclusiv termenele, fazele, resursele necesare, împreună cu potențialele provocări și strategiile de atenuare.

Estimarea costurilor ERP pentru o perioadă mai mare de cinci ani

Prevedeți costurile totale asociate cu implementarea, licențierea și întreținerea sistemului ERP pe o perioadă extinsă.

3. Calculați rentabilitatea investițiilor

Pentru a determina dacă un nou ERP este decizia corectă, doriți să furnizați o analiză detaliată a potențialei rentabilități a investiției (ROI). De obicei, această analiză se bazează pe compararea câștigurilor – cum ar fi creșterea veniturilor, îmbunătățirea fluxului de numerar, creșterea productivității personalului, reducerea costurilor de capital și a costurilor de asistență – cu costurile de implementare și de abonament continuu. Aceasta va compara costul total de proprietate al noului sistem cu costul de păstrare și întreținere a sistemului existent. De regulă, se bazează în mare măsură pe repere industriale, studii ale analiștilor și modele de maturitate a proceselor de business pentru a evalua o serie de modele conservatoare și probabile pentru rentabilitate și costuri. Planul ar trebui, de asemenea, să ofere un calendar estimativ pentru momentul în care noul sistem va fi pus în aplicare și momentul în care vor fi obținute beneficiile preconizate. Asigurați-vă că părțile interesate înțeleg cum arată succesul și cum veți măsura acest succes în viitor.

Abordați mai întâi nevoile critice ale business-ului

Evidențiați modul în care sistemul ERP abordează deficiențele critice de capabilități enumerate în faza de evaluare, cum ar fi nevoia de automatizare a proceselor, de analiză integrată, de învățare automată și de capabilități de colaborare pentru a îmbunătăți acuratețea și viteza procesului decizional.

Prezentați operațiuni de business îmbunătățite

Demonstrați modul în care noul sistem ERP poate contribui la îmbunătățirea eficienței operaționale și la creșterea productivității. Câștigurile de eficiență pot proveni din standardizarea, simplificarea și automatizarea proceselor de business disjuncte. Menționați parametrii pe care aceste schimbări îi pot îmbunătăți, cum ar fi livrarea la timp către clienți sau reducerea numărului de zile de vânzări restante.

Demonstrați costuri generale mai mici

Reducerea costului total al proprietății (TCO) este unul dintre potențialele beneficii ale trecerii la un ERP bazat pe cloud, care reduce costurile de întreținere și elimină actualizările, eliberând personalul IT pentru a se concentra pe inițiative cu valoare adăugată mai mare. Se elimină, de asemenea, cheltuielile de capital pentru actualizarea hardware-ului și operațiunile din centrul de date. Economii suplimentare pot rezulta din simplificarea și automatizarea proceselor de business.

Oferiți o strategie pentru realizarea și măsurarea economiilor

Detaliați strategiile și planurile de realizare a economiilor de costuri anticipate prin implementarea ERP. Este necesar să creați indicatori de performanță cheie (KPI) și repere pe care să le comparați odată ce organizația dvs. utilizează soluția, astfel încât să puteți cuantifica randamentul investiției.

Construiți un plan de finanțare ERP

Prezentați un plan de finanțare care să detalieze resursele financiare necesare pentru proiectul de implementare a ERP, inclusiv costul software-ului, cerințele de personal, sprijinul integratorului de sistem și alte cheltuieli.

4. Creați un plan de implementare și desfășurare

O preocupare principală a liderilor de business și a angajaților se va învârti în jurul întrebării dacă o revizuire a ERP va fi perturbatoare. Dacă treceți la un ERP bazat pe cloud, aceștia vor dori să știe cum veți gestiona reducerea sistemelor dvs. la sediu în timp ce vă dezvoltați aplicațiile cloud. Angajații vor fi dornici să înțeleagă cum le va schimba munca de zi cu zi, în timp ce directorii vor dori să cunoască riscurile potențiale care ar putea încetini operațiunile. În această secțiune, încercați să răspundeți acestor preocupări, demonstrând în același timp fezabilitatea proiectului și oferind un calendar realist. Responsabilitatea este esențială: Arătați cum veți urmări rezultatele și ce se va întâmpla dacă acestea nu sunt atinse.

Creați un plan de personal

Elaborați un plan care să contureze persoanele, competențele și rolurile necesare pentru proiectul ERP. Va trebui să apelați la expertiza și capacitatea unui integrator de sisteme? Luați în considerare modul în care veți organiza orice formare necesară pentru a sprijini persoanele cheie care lucrează cu noile sisteme.

Găsiți modalități de a minimiza timpul de inactivitate al business-ului

Prezentați strategii de minimizare a întreruperilor în timpul tranziției la noul sistem, asigurând continuitatea operațiunilor și reducând riscul de pierdere a datelor, de întrerupere a activității și de refacere a lucrărilor în timpul migrării. De exemplu, trasați în detaliu desfășurarea pe regiuni și funcții a noilor capacități ERP. Precizați clar când vor fi închise sistemele tradiționale și când și cum (și cât de multe) date vor fi transferate. De asemenea, stabiliți un plan de testare pentru integrările cu aplicațiile, bazele de date și sistemele terțe existente pentru a evita problemele care pot întrerupe fluxul de date.

Prezentați planul pentru a minimiza riscurile de punere în aplicare

Identificați și evaluați riscurile potențiale asociate implementării ERP, împreună cu strategiile de atenuare a acestor riscuri, cum ar fi testarea extensivă, simulările de punere în funcțiune și asigurarea faptului că toate componentele hardware, software și rețelele sunt compatibile și actualizate pentru a susține noul sistem ERP.

Fiți realist cu privire la termene

Stabiliți termene realiste pentru implementare, luând în considerare complexitatea și potențialele provocări. Stabiliți etapele de lansare, de exemplu în funcție de zone geografice, funcții de business sau alți factori. În cazul aplicațiilor cloud, timpul de implementare este adesea mai scurt decât cel necesar pentru sistemele convenționale, la sediu, însă este esențial să fiți realist în ceea ce privește calendarul și gestionarea schimbărilor necesare pentru a stabili credibilitatea și a gestiona așteptările.

Arătați responsabilitate

Definiți abordarea dvs. pentru urmărirea realizării beneficiilor, cine este responsabil pentru acestea și ce măsuri pot lua echipele în cazul în care beneficiile nu sunt realizate.

5. Prezentați-vă scenariul dvs. de business

Odată ce ați stabilit scopul implementării ERP, beneficiile și costurile anticipate, precum și planul de furnizare a acestor beneficii, este timpul să prezentați scenariul de business părților interesate. În acest stadiu, nu prezentați o strategie de implementare detaliată, pas cu pas, deși o aveți deja pusă în aplicare și pregătită pentru a fi utilizată dacă veți fi întrebați. Mai degrabă, distilați datele, analizele și planurile exhaustive într-o prezentare generală la nivel înalt care să comunice în mod clar directorilor necesitatea, beneficiile, costurile, riscurile și strategiile pentru migrarea ERP.

Cunoașteți-vă publicul

Pe măsură ce prezentați scenariul de business ERP factorilor de decizie, cum ar fi directorii executivi sau o comisie de evaluare, anticipați întrebările sau preocupările pe care aceștia le pot avea și încercați să adaptați prezentarea pentru a răspunde priorităților și intereselor lor.

Utilizaţi vizualizarea datelor

Folosiți instrumentele de vizualizare a datelor pentru a ilustra beneficiile, economiile de costuri și randamentul investiției în implementarea noului sistem ERP.

Nu omiteți datele financiare

Da, veți oferi o viziune la nivel înalt a proiectului. Cu toate acestea, trebuie să furnizați proiecții financiare detaliate, analize cost-beneficiu și o defalcare a randamentului așteptat al investiției pentru a vă susține cazul. Directorul executiv și alți factori de decizie la nivel de conducere au nevoie de date financiare concrete pentru a justifica acest tip de investiție.

Descărcați modelul de scenariu de business ERP (DOC)

Un sistem ERP simplificat ca niciodată cu Oracle

Elaborarea unui scenariu de business realist și practic pentru ERP în cloud necesită o înțelegere aprofundată a situației actuale și a nevoilor viitoare ale companiei dvs., precum și capacitatea de a demonstra în mod clar beneficiile potențiale pe care ERP în cloud le poate aduce organizației.

Oracle Fusion Cloud ERP integrează complet managementul financiar, achizițiile, managementul performanței, lanțul de aprovizionare și producția pe o singură platformă pentru a oferi o perspectivă holistică asupra întregului business cu date în timp real. Prin automatizarea proceselor care înainte erau manuale, Oracle Cloud ERP ajută echipele financiare să răspundă rapid la condițiile de business care se schimbă rapid. De asemenea, suportă colaborarea în cadrul suitei de aplicații pentru partajarea instantanee a datelor și rezolvarea problemelor și oferă cele mai bune practici standardizate încorporate, care încurajează eficiența proceselor. Cu Oracle Cloud ERP, echipa dvs. IT nu mai trebuie să se concentreze pe suportul hardware și pe ciclurile costisitoare de actualizare, ci se poate concentra pe a ajuta organizația să profite la maximum de capacitățile dvs. Actualizările trimestriale oferă cele mai recente inovații, astfel încât nu va trebui să vă faceți niciodată griji cu privire la obsolescența software-ului sau să suportați o altă actualizare perturbatoare. Pentru companiile care lucrează la strategia de înlocuire a ERP, Oracle Business Value Services le poate ajuta să definească și să articuleze scenariul de business. Oracle oferă, de asemenea, opțiuni de finanțare care pot ajuta companiile să gestioneze costurile inițiale ale proiectului.

Întrebări frecvente despre scenariile de business ERP

Ce este un scenariu de business pentru ERP?
Scenariul de business pentru ERP servește drept justificare strategică și economică a implementării unui ERP, oferind părților interesate beneficiile, costurile și riscurile noului sistem.

Cum scrieți un scenariu de business ERP?
Redactarea scenariului de business ERP implică participarea interfuncțională pentru a oferi o înțelegere profundă a necesității și beneficiilor implementării unui nou sistem ERP.

Care sunt scenariile de utilizare a ERP?
Cazurile de utilizare sunt documente care detaliază modul în care angajații sau alte aplicații software vor interacționa cu noul sistem ERP, explicând modul în care software-ul ar trebui utilizat pentru a atinge anumite obiective și a îndeplini sarcini de business.