Ce este Procurement Management?

Managementul achizițiilor este denumit, de asemenea, și procesul de la aprovizionare la plată. Acesta cuprinde evaluarea, selectarea și crearea de acorduri contractuale formale, precum și gestionarea relațiilor continue cu furnizorii companiei.

Achizițiile sunt o disciplină complexă, care acoperă multe activități corelate. Procesul de management al achizițiilor include tranzacțiile de achiziționare a bunurilor și serviciilor, integrând creanțele, pentru a finaliza ciclul de la aprovizionare la plată prin procesarea facturilor de plată pentru furnizori.

Funcționalitatea de bază a unei soluții de aprovizionare bazate pe cloud

Într-o piață din ce în ce mai complexă și mai dinamică, companiile au nevoie de instrumente flexibile care le vor ajuta să-și îmbunătățească procesele de achiziții. Organizațiile de aprovizionare strategică adoptă din ce în ce mai mult suite integrate, bazate pe software în cloud, care combină managementul furnizorilor, aprovizionarea, managementul contractelor și gestionarea proactivă a riscurilor cu funcționalitățile tranzacționale de achiziție la plată.

Cu o soluție de aprovizionare completă, companiile pot folosi informații critice atunci când iau decizii, gestionând totodată proactiv activitățile în desfășurare în cadrul ciclului de la aprovizionare la plată. O soluție integrată de management al aprovizionării bazată pe cloud constă în următoarele:

Gestionarea furnizorilor

Aprovizionarea strategică începe prin identificarea și stabilirea eligibilității furnizorilor, înainte de începerea negocierilor. Aceasta implică colectarea, evaluarea și monitorizarea datelor furnizorilor, pentru a vă asigura că aceștia respectă politicile de afaceri. Cu software-ul de management al aprovizionării, puteți colecta informații importante privind eligibilitatea furnizorilor prin chestionare interne și externe și profiluri cu autoservire. Selectați cei mai buni furnizori evaluând eligibilitățile acestora, factorii de risc și conformitatea cu politicile.

O soluție în cloud permite echipelor de achiziții să administreze proactiv relațiile cu furnizorii. Utilizați mediile de socializare integrate pentru a colabora mai eficient și a obține alinierea afacerilor atunci când planificați și creați documente de negociere. Primiți alerte atunci când devin disponibile informații, funcționalități sau factori de risc noi, care ar putea afecta managementul furnizorului. Furnizorii și echipele de aprovizionare câștigă o vizibilitate completă asupra tranzacțiilor în timp real, precum și asupra activităților de aprovizionare actuale și viitoare.

Aprovizionare

Definirea cerințelor, analiza și compararea manuală a ofertelor furnizorilor pot necesita mult timp și crea erori. Poate chiar întârzia achizițiile importante.

Crearea mai inteligentă a documentelor, implicarea în negocieri și selectarea furnizorilor utilizează cele mai bune practici de negociere pentru a obține rezultate. Colaborarea în mediile de socializare încorporată facilitează îmbinarea eforturilor pentru crearea unor documente de negociere mai eficiente. Instrumentele de analiză pentru acordarea contractelor vă permit să evaluați rapid ofertele furnizorilor pe baza unor factori predeterminați – cum ar fi prețul, calitatea și valoarea – ceea ce vă permite să ajungeți la cea mai bună decizie de atribuire posibilă a contratelor pe baza cerințelor dvs. unice de afaceri.

Gestionarea contractelor

Gestionarea eficientă a contractelor de achiziții este esențială. Gestionarea manuală a acestui proces poate consuma mult timp. Dar, cu un sistem modern de management al aprovizionării, crearea contractelor poate fi optimizată prin crearea ghidată care utilizează biblioteci de clauze preaprobate, șabloane standardizate și colaborare în mediile de socializare integrată.

Standardizarea și automatizarea procesului de management al contractelor vă ajută să creați mai rapid contracte de calitate. Puteți obține vizibilitate completă asupra contractelor dvs., controlând totodată costurile. Analizele identifică abaterile propuse ale contractului de la standardele definite. Fluxurile de lucru auditabile impun conformitatea pentru aprobarea documentelor. Un depozit de contracte securizat, cu posibilitate de căutare, urmărire completă și istoricul auditării le permite utilizatorilor să localizeze rapid elementele de care au nevoie. Funcționalitățile automatizate de management al reînnoirilor notifică din timp echipele de achiziții referitor la expirarea contractelor, astfel încât acestea să poată lua măsurile necesare în mod proactiv și să evite riscurile potențiale.

Achiziții

Economiile negociate se pierd rapid atunci când cumpărarea nu este reglementată în mod corespunzător pe parcursul ciclului de la aprovizionare la plată. Software-ul modern de management al aprovizionării asigură că economiile negociate sunt aplicate prin politici de afaceri, controale și aprobări.

Cheltuielile din contracte pot fi reduse oferind angajaților o experiență de cumpărare cu autoservire, similară cu cea a consumatorilor. Cu o experiență intuitivă, angajații pot să parcurgă și să cumpere produse sau servicii ușor și rapid. Nu este necesară aproape niciun fel de instruire. Funcționalitățile de căutare robuste, formularele inteligente, listele de cumpărături și experiențele personalizate de cumpărare vă asigură că prețurile și condițiile negociate sunt aplicate automat de la cataloagele furnizorilor până la fluxurile de lucru de aprobare configurabile, concepute pentru a controla cheltuielile și a reduce costurile.

Achiziții

Automatizarea tranzacțiilor obișnuite din cadrul procesului de la aprovizionare la plată, precum crearea comenzilor de achiziție, vă eliberează timpul, ajutându-vă să găsiți noi oportunități de a economisi. Cu un sistem de management al aprovizionării bazat pe cloud, puteți fluidiza procesul, aplicând totodată prețurile negociate și asigurând conformitatea cu politicile. Creați comenzi de achiziție din solicitări aprobate, fără intervenții manuale. Oferiți-le profesioniștilor dvs. din domeniul achizițiilor informații cu privire la excepții, la stare și la acțiunile necesare. Comunicați cu furnizorii dumneavoastră utilizând instrumentele integrate din mediile de socializare.

Creanțe

Procesarea facturilor furnizorilor este adesea manuală, predispusă la erori și consumatoare de timp. O soluție completă pentru procesul de la aprovizionare la plată simplifică și automatizează această funcție esențială. În sistemul integrat de management al aprovizionării, puteți profita de reducerile pentru plățile anticipate și micșora costurile cu forța de muncă. Aceasta include un sistem robust de gestionare a plăților care oferă transmiterea electronică a facturilor de la furnizori și o procesare mai rapidă, ajutată de scanare optică, machine learning și potrivire automată a comenzilor de cumpărare. Validarea facturii la nivel de linie este automatizată complet, pentru o procesarea mai rapidă. Excepțiile sunt gestionate prin intermediul alertelor și a colaborării în mediile de socializare, cu partajarea documentelor, pentru accelerarea timpului de rezolvare.

Îmbunătățiți managementul furnizorilor. Gestionați costurile. Puneți în aplicare conformitatea.

Companiile investesc în soluții de management al aprovizionării pentru a fluidiza și a automatiza procesul de la aprovizionare la plată. Software-ul de management al aprovizionării joacă un rol major în gestionarea costurilor prin creșterea economiilor prin acordurile de cumpărare negociate cu furnizorii. Cheltuielile sunt administrate prin direcționarea achizițiilor către furnizorii aprobați prin aplicații care aplică, de asemenea, politici de achiziții. Soluțiile de la aprovizionare la plată îmbunătățesc, de asemenea, eficiența achizițiilor, fluidizând procesele interne și reducând riscurile prin gestionare și contracte mai eficiente cu furnizorii.

Prin automatizarea și optimizarea proceselor de achiziții, sistemele de management al aprovizionării oferă următoarele avantaje:

Îmbunătățesc economiile cu costurile

Economiile de costuri încep cu stabilirea surselor; procesul de identificare și evaluare a potențialilor furnizori și de negociere cu aceștia pentru achiziția bunurilor și serviciilor. Aceste activități ajută compania să primească prețuri competitive și cea mai bună valoare. Pentru majoritatea companiilor, negocierile se desfășoară printr-un proces de licitație în care mai mulți furnizori concurează pentru activitatea companiei. Deși am simplifica prea mult dacă am afirma că economiile de costuri sunt singurul factor, acesta este partea de sus a listei de criterii după care sunt evaluate organizațiile de achiziții. Când este selectat un furnizor și este semnat un contract, acesta devine furnizorul aprobat pentru un anumit produs sau serviciu. Prin aplicarea unor cheltuieli conforme, companiile pot să maximizeze economiile de costuri și să îmbunătățească rentabilitatea.

Creșteți controlul asupra cheltuielilor

Multe organizații se mai confruntă cu achiziții care au loc în afara proceselor stabilite, cu furnizori care nu au contract pentru a oferi prețuri competitive. Desemnate în mod obișnuit drept cheltuieli „neautorizate” sau fără contract. Soluțiile de management al aprovizionării sunt concepute pentru a controla această activitate prin aplicarea achizițiilor conforme de la furnizorii aprobați.

Achizițiile conforme sunt gestionate pe mai multe niveluri, cu sisteme de achiziții care utilizează atât stimulente, cât și penalități. În primul rând, oferă o experiență de cumpărare similară cu cea a consumatorilor. Astfel, angajații pot să găsească ușor ceea ce doresc și să facă achiziții exclusiv prin intermediul furnizorilor autorizați. Produsele sau serviciile sunt afișate într-o interfață de achiziții intuitivă. De asemenea, aceste sisteme utilizează politici, reguli și controale configurabile de management al cheltuielilor, care constau în fluxuri de lucru și aprobări manageriale, pentru a se asigura conformitatea achizițiilor și pentru a se îmbunătăți economiile de costuri.

Îmbunătățiți eficiența și automatizați procesele de achiziții

Procesele cumulative, manuale împiedică echipele de achiziții să ofere o valoare strategică sporită. Procesele ineficiente de achiziție pot duce la pierderea documentelor, la cheltuieli necontrolate și la oportunități de reduceri ratate.

Soluțiile de management al achizițiilor standardizează, fluidizează și automatizează, de regulă, procesele manuale, bazate pe hârtie, reducând volumul de muncă necesar pentru finalizarea acestora. Companiile pot crea contracte mai bune mai rapid și pot maximiza valoarea contractelor negociate. Eficiența se îmbunătățește pe parcursul întregului proces de management al achizițiilor: furnizorii eligibili, accelerarea negocierilor, încheierii contractelor și monitorizarea activităților de achiziție. Drept rezultat, solicitările de achiziție primesc mai rapid aprobări, iar facturile furnizorilor sunt procesate și plătite mai rapid. Resursele valoroase sunt eliberate pentru activități mai strategice cum ar fi administrarea furnizorilor, negocierea unor prețuri mai favorabile și descoperirea noilor surse de aprovizionare.

Îmbunătățiți managementul furnizorilor

Furnizorii sunt parteneri de afaceri esențiali, care oferă produsele sau serviciile de care are nevoie compania dvs. Este esențial să stabiliți eligibilitatea unui potențial furnizor ca partener de afaceri. Software-ul de management al aprovizionării simplifică procesul de evaluare a factorilor critici, cum ar fi viabilitatea financiară, conformitatea cu codul de conduită al companiei și alți factori care îi califică drept partener de afaceri.

După stabilirea eligibilității, sistemul ajută la gestionarea relațiilor continue cu furnizorii, cum ar fi solicitarea experților în achiziții atunci când eligibilitatea unui furnizor expiră. De asemenea, sistemul anunță utilizatorii când devin disponibile informații noi care ar putea afecta negativ calificările, capacitățile și profilul lor de risc.

Standardizați și fluidizați ciclul de viață al contractelor

Contractele de achiziții finalizează procesul de aprovizionare. Astfel se stabilesc relații de afaceri între o companie și furnizorii acesteia, responsabilitățile, prețurile și se definesc condițiile de soluționare a litigiilor. Un sistem modern de management al aprovizionării vă ajută să preluați controlul asupra procesului de management al contractelor, pentru a obține vizibilitate asupra contractelor, a micșora duratele ciclurilor și a gestiona conformitatea.

Procesul de încheiere a contractelor se derulează mai rapid, cu riscuri mai puține, utilizând limbajul, șabloanele și fluxurile de lucru predefinite. În timpul negocierilor, evaluatorii contractului pot identifica rapid deviațiile propuse de la limbajul standard, pentru a evidenția riscurile, a efectua modificările necesare și a obține aprobările obligatorii înainte de finalizare. După încheierea contractelor, sistemul oferă stocare și recuperare electronică. Managerii sunt înștiințați cu alerte privind evenimentele, cum ar fi expirarea contractelor, pentru a lua prompt măsuri și a minimiza întârzierile.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud modernizează procesele de afaceri pentru aprovizionare, astfel încât să puteți gestiona proactiv relațiile și activitățile furnizorilor în întreg ciclul de la aprovizionare la plată. Această soluție în cloud completă și integrată vă permite să vă transformați organizația de aprovizionare, pentru a oferi servicii de aprovizionare rapide și conforme pentru toate zonele organizației dumneavoastră

Profitând de funcționalitățile digitale, cum ar fi analizele integrate, colaborarea în mediile de socializare și dispozitivele mobile, Procurement Cloud vă permite să reduceți riscurile prezentate de furnizori, să vă aprovizionați mai eficient, să controlați cheltuielile și să îmbunătățiți marjele de profit ale organizației dvs.