Что такое система управления финансами?

Что такое система управления финансами?

Цифровой расчетно-финансовый механизм, который отслеживает и анализирует денежные средства организации с помощью ПО для управления финансами.

 

От операционно-учетных отделов к современной финансовой гибкости

Система управления финансами предназначена для создания, согласования и хранения различных типов финансовых транзакций и отчетности по ним. Она служит одной ключевой цели: учету денежных средств.

Очевидно, что без использования ПО для учета затрат организация не сможет работать. Как минимум каждой организации нужна система для управления входящими и исходящими денежными потоками. Но по-настоящему эффективная система управления финансами делает больше: оптимизирует прибыль, измеряет денежный поток, определяет налоговые обязательства, обеспечивает выполнение нормативных требований и поддерживает стабильность работы предприятия в долгосрочной перспективе.

Подробнее о ERP

Развивайте свой бизнес путем создания современной финансовой организации.

Рейтинг «Магический квадрант» Gartner для облачных пакетов управления финансами

Получить «Магический квадрант» Gartner и узнать, почему решение Oracle ERP Cloud названо лидером.

Загрузить отчет Gartner

Основные преимущества ПО для учета затрат

ПО для управления финансами включает инструменты и процессы, которые контролируют доходы, расходы и активы организации. Главной задачей любого решения для управления финансами является не только поддержка повседневной работы организации, но и максимальное повышение прибыли, а также непрерывная защита финансовых данных от кражи и мошенничества. На базовом уровне система учета затрат дает следующие преимущества.

  • Управление финансами без ошибок — современным организациям недостаточно цифровой версии бухгалтерских книг с таблицами. Помимо записей о транзакциях, ПО для управления финансами должно помогать финансовым отделам организовать активы, свести к минимуму ошибки при учете затрат, сократить цикл выставления счетов, соответствовать постоянно меняющимся налоговым законам и нормативным требованиям, а также оптимизировать ежедневное, ежемесячное и годовое движение денежных средств.
  • Соответствие текущим и будущим стандартам учета — национальные и международные стандарты учета затрат задают правила для частных и государственных предприятий. Благодаря установленным правилам, определениям и процессам эти стандарты упорядочивают финансовую информацию. Но стандарты часто меняются. За последние несколько лет начали действовать новые стандарты, включая IFRS 15 и ASC 606. Система управления финансами должна работать с новейшими стандартами учета затрат и легко адаптироваться к изменениям по мере необходимости.
  • Точные финансовые данные — финансовое ПО должно не только выполнять базовый учет затрат, но и помогать организации: снизить избыточность записей, обеспечить прогнозирование и бюджетирование, выполнять тщательное и правильно систематизированное управление расходами, легко интегрировать решение в банковские системы, предоставлять точные данные для аудита и сохранять подробную историю по всем активам и обязательствам.
  • Безопасность данных и систем — деятельность, связанная с учетом затрат, управлением финансами и аудитом, должна сопровождаться комплексной защитой систем с обеспечением абсолютной целостности данных по всем компонентам решения.
  • Взаимосвязанные рабочие операции — в крупных компаниях ПО для управления финансами входит в систему планирования ресурсов предприятия (ERP), которая связывает финансовые и прочие данные между офисами, заводами и подразделениями. Объединение финансовых данных стандартизирует корпоративные процессы и снижает сложность управления.
  • Масштабирование для развития — вместе с компаниями развиваются их системы и процессы. Это означает, что ПО для управления финансами также должно легко и быстро масштабироваться по рынкам, регионам и продуктам в соответствии с ростом компании.
  • Надежный внутренний контроль — отслеживая и контролируя денежные средства предприятия, система управления финансами должна защищать критически важные данные от кражи, мошенничества и других действий злоумышленников. Если решение для управления финансами включает управление рисками и выполнение нормативных требований, то компании могут использовать эти возможности не только для журналов аудита и проверки ошибок, но и для разделения обязанностей и распределения ролей и ответственности по всему предприятию.

Основные функции комплексной системы учета затрат

Системы управления финансами предоставляют точную финансовую информацию в рамках всей организации. Используя эти данные, ПО для управления финансами дополнительно помогает организации в следующих функциональных областях.

  • Бухгалтерские книги: бухгалтерская книга (GL) и вспомогательные книги

    • Бухгалтерские книги (особенно главная) являются основным компонентом любого решения для управления финансами. Их структура и возможности во многом определяют общую функциональность всего комплекса ПО для управления финансами.
    • Бухгалтерская книга является основной и содержит полную информацию обо всех выполненных финансовых транзакциях. Для каждой транзакции в главную книгу обычно записываются сумма, счет, дата, описание, номер и тип транзакции.
    • ПО для управления финансами должно включать вспомогательные книги для отдельных подразделений, заводов, офисов, регионов или крупных проектов. Вспомогательные книги повышают точность учета затрат и обеспечивают финансовую прозрачность для уплаты налогов, планирования бюджета и финансов, а также финансового анализа и отчетности.
  • Счета кредиторов (AP) и счета дебиторов (AR)

    • В системах управления финансами счета кредиторов и дебиторов определяют дебет и кредит организации.
    • Способность быстро и точно обрабатывать входящие и исходящие средства влияет на движение денежных средств, ежемесячный и годовой баланс, а также на большинство периодических финансовых процессов. Подключение к OCR и другим технологиям автоматизации укоряет и повышает точность обработки счетов кредиторов и дебиторов.
  • Управление активами

    • Для полноты финансовой отчетности и управления запасами необходимо знать ценность и состояние активов. ПО для управления финансами должно иметь доступ к данным о капитальных и операционных расходах с описанием активов для выдачи точных финансовых отчетов, связанных с повышением и понижением стоимости активов.
  • Управление сборами дебиторской задолженности

    • Управление сборами дебиторской задолженности, включающее поставщиков и заказчиков, является важной функцией ПО для управления финансами. Комплексное управление сборами дебиторской задолженности помогает классифицировать клиентов, устанавливать стратегии сбора, управлять сборами, а также инициировать взыскание сборов с обанкротившихся заказчиков.
  • Управление расходами сотрудников

    • Создание и обработка отчетов о расходах сотрудников является одним из основных требований для системы управления финансами. Основные функции должны включать возможность самостоятельного внесения записей сотрудниками для связывания расходов с конкретными проектами и рабочими поездками.
  • Отчеты и аналитика данных

    • Сбор, организация и анализ данных, полученных решением для управления финансами, дает ясное представление об операционных показателях компании и текущей финансовой ситуации. Чтобы ПО для управления финансами было максимально эффективным, оно должно включать встроенные нативные решения для создания отчетов.
    • Если решение для управления финансами также предоставляет комплексную платформу создания отчетов с возможностями самообслуживания и визуализации данных, то компания может дополнительно повысить свой финансовый результат, обеспечив пользователям доступ к информации в реальном времени.
  • Управление доходами

    • Приложения для управления доходами в системах управления финансами автоматизируют и контролируют соблюдение стандартов и нормативных требований, таких как
      ASC 606 и IFRS 15.
  • Управление рисками

    • Решения для управления финансами предлагают инструменты внутреннего контроля и аудита, которые помогаю управлять разделением обязанностей и правилами оплаты, чтобы обеспечить мониторинг и защиту компаний от кражи данных, мошенничества и злоупотреблений.
Какие отчеты требуются от ERP-системы

Какие отчеты требуются от ERP-системы

Большинство систем управления финансами хорошо справляются с динамическим представлением корпоративных данных. В прошлом веке ERP-программы отлично сохраняли очень большие наборы коммерческих данных, но с трудом производили отчеты. Но это было давно.

Современные организации нуждаются в средствах использования финансовых данных для повышения рентабельности, оптимизации операций и улучшения процессов принятия управленческих решений. В последние годы возможности составления отчетов, вывода данных и мониторинга приобрели особую важность. Требования к отчетности, предъявляемые к системам управления финансами, идут нога в ногу с потребностями бизнеса.

Как минимум, любой компании необходимы месячные, квартальные и готовые отчеты, а также базовые финансовые отчеты о доходах, расходах и балансе. При том что все эти данные всегда были доступны для вывода, возникали сложности с настройкой отчетов или их модификацией для других нужд.

В стремительно развивающемся мире бизнеса возможность создания предварительно настроенных отчетов и получения оперативных данных по требованию — это не просто приятное дополнение к функциям, а важное требование к ПО систем управления финансами предприятия. В этом контексте следует также упомянуть возможности подробного анализа данных, средства визуализации информации, повышенную прозрачность операций, отчеты со словесными описаниями, и оказывается, что ERP-программы должны легко взаимодействовать с расширенными системами подготовки отчетности, такими как решения для управления эффективностью организации (EPM-системы).

Повышение эффективности и финансовое планирование

 

Повышение эффективности и финансовое планирование

В идеальном случае система управления финансами не только выполняет задачи учета денежных операций и составляет ряд отчетов.
Хорошо продуманная система управления финансами повышает эффективность бизнеса и увеличивает прибыль благодаря оптимизации операционных процессов и обеспечению их согласования с лучшими практиками. Такая система также способствует повышению продуктивности персонала, так как позволяет больше времени выделять для решения стратегических, а не тактических задач, направленных на преобразование компаний и организаций.

За пределами бухгалтерской книги

Когда организации выходят на новые рынки, проникают в новые регионы и адаптируются к резким изменения на рынке — особенно если они ведут агрессивную политику, — их системы управления финансами должны иметь возможность быстро масштабироваться с учетом новых требований законов и отчетности, дополнительных активов, новых краткосрочных и долгосрочных обязательств, более квалифицированных поставщиков товаров и услуг, инфраструктуры зарплат и политик той или иной страны.

Планирование работы кадров нового поколения

С уходом нынешнего персонала в отставку и приходом на его место представителей «поколения двухтысячных» привлечение кадров становится приоритетной задачей. Система управления финансами должны соответствовать ожиданиям кадров «цифрового поколения», предоставляя им интуитивный пользовательский интерфейс, простую в пользовании рабочую среду, встроенные средства поддержки социальных сетей и прочих инструментов общения, к которым они уже привыкли.

Современное программное обеспечение Oracle и решения для управления финансами

Oracle предлагает современные облачные решения для управления финансами, которые помогают организациям успешно конкурировать в мире цифровой экономики. Эти комплексные решения обладают следующими возможностями.

Облачные технологии в современных решениях для управления финансами

Помимо упомянутых выше принципов проектирования, применяются еще три ключевых операционных концепции, способствующие переносу программного обеспечения для управления финансами с локальных платформ в облако. Они следующие.

  • Программное обеспечение, которое работает, а не обеспечивает работу—Традиционные системы управления финансами требуют постоянного обслуживания силами персонала с привлечением консультантов. Такие ERP- и EPM-системы постоянно нуждаются в исправлении багов и установке патчей, при этом должна обеспечиваться безопасность и актуальность взаимосвязанных проектов. При использовании облачного программного обеспечения для управления финансами все задачи по отслеживанию, диагностированию, установке и тестированию исправлений выполняются не заказчиком, а вендором услуг. Таким образом, система постоянно работает в Ваших интересах, а не в интересах обеспечения работоспособности.
  • Исключение дорогостоящих расхождений—Само обеспечение работоспособности устаревших систем отнимает много времени, сил и средств. При использовании облачных систем управления финансами все операции апгрейда, восстановления при катастрофических сбоях, модернизации аппаратной части, резервного копирования и управления настраиваемым кодом выполняются в рамках предоставления сервиса.
  • Отсутствие неиспользуемых ресурсов—Старая практика приобретения лишних лицензий для будущих пользователей и возможных проектов при использовании современного ПО для управления финансами уже неактуальна. Благодаря модели подписки «облачное программное обеспечение как услуга» (SaaS) компании могут использовать необходимое количество лицензий продукта и приобретать дополнительные по мере роста. Капитальные затраты на лишние ИТ-ресурсы — это пережиток прошлого века.
Облако как движущая сила систем управления финансами нового поколения

Облако как движущая сила систем управления финансами нового поколения

Решения для управления финансами развивались в соответствии с требованиями цифровой эпохи. И ключевым фактором этой трансформации стало облако. Облачные технологии превратили финансовые и ERP-системы из базового ПО в операционно-учетных отделах в комплексные, критически-важные, интегрированные решения, ориентированные на инновации. Современные системы управления финансами, созданные на основе новых стандартов, призваны привести к финансовой стабильности компании, которым сейчас приходится справляться с нетрадиционными обстоятельствами и конкурентной борьбой.


Приступая к работе с ERP

* Компания Gartner не дает гарантий относительно каких-либо поставщиков, продуктов или услуг, упоминаемых в ее исследовательских публикациях, и не рекомендует выбирать исключительно поставщиков с наивысшими оценками или другими рейтингами. Публикации Gartner отражают мнение исследовательского подразделения Gartner и не должны толковаться как констатация факта. Компания Gartner отказывается от предоставления каких-либо гарантий, явных или неявных, в отношении данного исследования, включая гарантии готовности для продажи или соответствия определенным целям.

Мы готовы помочь

Свяжитесь с экспертом по продажам

Краткие обзоры

Запросить персональную демонстрацию

Подписка по темам