Что такое система управления финансами?

Система управления финансами предназначена для создания, согласования и хранения различных типов финансовых транзакций и отчетности по ним. Она служит одной ключевой цели: учету денежных средств.

Очевидно, что без использования ПО для учета затрат организация не сможет работать. Как минимум каждой организации нужна система для управления входящими и исходящими денежными потоками. Но по-настоящему эффективная система управления финансами делает больше: оптимизирует прибыль, измеряет денежный поток, определяет налоговые обязательства, обеспечивает нормативное соответствие и поддерживает устойчивость предприятия в долгосрочной перспективе.

Основные преимущества ПО для учета затрат

ПО для управления финансами включает инструменты и процессы, которые контролируют доходы, расходы и активы организации. Главной задачей любого решения для управления финансами является не только поддержка повседневной работы организации, но и максимальное повышение прибыли, а также непрерывная защита финансовых данных от кражи и мошенничества. На базовом уровне система учета затрат дает следующие преимущества.

Управление финансами — без ошибок

Современным организациям недостаточно цифровой версии бухгалтерских гроссбухов и электронных таблиц. Помимо записей о транзакциях, ПО для управления финансами должно помогать финансовым отделам организовать активы, свести к минимуму ошибки при учете затрат, сократить цикл выставления счетов, соответствовать постоянно меняющимся налоговым законам и нормативным требованиям, а также оптимизировать ежедневное, ежемесячное и годовое движение денежных средств.

Соответствие нынешним и будущим стандартам бухгалтерского учета

Национальные и международные стандарты бухучета определяют правила для частных и государственных организаций. Благодаря установленным правилам, определениям и процессам эти стандарты упорядочивают финансовую информацию. Но стандарты часто меняются. За последние несколько лет начали действовать новые стандарты, включая IFRS 15 и ASC 606. Система управления финансами должна работать с новейшими стандартами учета затрат и легко адаптироваться к изменениям по мере необходимости.

Точные финансовые данные

Финансовые приложения должны не только выполнять базовые бухгалтерские операции, но и помогать организации: снизить избыточность записей, обеспечить прогнозирование и бюджетирование, выполнять тщательное и правильно систематизированное управление расходами, легко интегрировать решение в банковские системы, предоставлять точные данные для аудита и сохранять подробную историю по всем активам и обязательствам.

Безопасность данных и систем

Деятельность, связанная с бухгалтерским учетом, управлением финансами и аудитом, должна сопровождаться комплексной защитой систем с обеспечением абсолютной целостности данных во всех компонентах решения.

Единая операционная платформа компании

В крупных компаниях ПО для управления финансами входит в систему планирования ресурсов предприятия (ERP), которая связывает финансовые и прочие данные между офисами, площадками и подразделениями. Объединение финансовых данных стандартизирует корпоративные процессы и снижает сложность управления.

Масштабируемость для роста

Вместе с компаниями развиваются их системы и процессы. Это означает, что ПО для управления финансами также должно легко и быстро масштабироваться по рынкам, регионам и продуктам в соответствии с ростом компании.

Мощные средства внутреннего контроля

Система управления финансами должна отслеживать и контролировать денежные средства предприятия, защищать критически важные данные от кражи, мошенничества и других действий злоумышленников. Если решение для управления финансами включает управление рисками и выполнение нормативных требований, то компании могут использовать эти возможности не только для аудита и проверок на ошибки, но и для разделения обязанностей и распределения ролей и ответственности по всему предприятию.

Основные функции комплексной системы учета затрат

Системы управления финансами предоставляют точную финансовую информацию в рамках всей организации. Используя эти данные, ПО для управления финансами дополнительно помогает организации в следующих функциональных областях.

Бухгалтерские книги: бухгалтерская книга (GL) и вспомогательные книги

  • Бухгалтерские книги (особенно главная) являются основным компонентом любого решения для управления финансами. Их структура и возможности во многом определяют общую функциональность всего комплекса ПО для управления финансами.
  • Бухгалтерская книга является основной и содержит полную информацию обо всех выполненных финансовых транзакциях. Для каждой транзакции в главную книгу обычно записываются сумма, счет, дата, описание, номер и тип транзакции.
  • ПО для управления финансами должно включать вспомогательные книги для отдельных подразделений, заводов, офисов, регионов или крупных проектов. Вспомогательные книги повышают точность учета затрат и обеспечивают финансовую прозрачность для уплаты налогов, планирования бюджета и финансов, а также финансового анализа и отчетности.

Счета кредиторов (AP) и счета дебиторов (AR)

  • В системах управления финансами счета кредиторов и дебиторов определяют дебет и кредит организации.
  • Способность быстро и точно обрабатывать входящие и исходящие средства влияет на движение денежных средств, ежемесячный и годовой баланс, а также на большинство периодических финансовых процессов. Подключение к OCR и другим технологиям автоматизации укоряет и повышает точность обработки счетов кредиторов и дебиторов.

Управление активами

  • Для полноты финансовой отчетности и управления запасами необходимо знать ценность и состояние активов. ПО для управления финансами должно иметь доступ к данным о капитальных и операционных расходах с описанием активов для выдачи точных финансовых отчетов, связанных с повышением и понижением стоимости активов.

Управление сборами дебиторской задолженности

  • Управление сборами дебиторской задолженности, включающее поставщиков и заказчиков, является важной функцией ПО для управления финансами. Комплексное управление сборами дебиторской задолженности помогает классифицировать клиентов, устанавливать стратегии сбора, управлять сборами, а также инициировать взыскание сборов с обанкротившихся заказчиков.

Управление расходами сотрудников

  • Создание и обработка отчетов о расходах сотрудников является одним из основных требований для системы управления финансами. Основные функции должны включать возможность самостоятельного внесения записей сотрудниками для связывания расходов с конкретными проектами и рабочими поездками.

Отчеты и аналитика данных

  • Сбор, организация и анализ данных, полученных решением для управления финансами, дает ясное представление об операционных показателях компании и текущей финансовой ситуации. Чтобы ПО для управления финансами было максимально эффективным, оно должно включать встроенные нативные решения для создания отчетов.
  • Если решение для управления финансами также предоставляет комплексную платформу создания отчетов с возможностями самообслуживания и визуализации данных, то компания может дополнительно повысить свой финансовый результат, обеспечив пользователям доступ к информации в реальном времени.

Управление доходами

  • Приложения для управления доходами в системах управления финансами автоматизируют и контролируют соблюдение стандартов и нормативных требований, таких какASC 606 и IFRS 15.

Управление рисками

  • Решения для управления финансами предлагают инструменты внутреннего контроля и аудита, которые помогаю управлять разделением обязанностей и правилами оплаты, чтобы обеспечить мониторинг и защиту компаний от кражи данных, мошенничества и злоупотреблений.
Какие отчеты требуются от ERP-системы

Какие отчеты требуются от ERP-системы

Большинство систем управления финансами хорошо справляются с динамическим представлением корпоративных данных. В прошлом веке ERP-программы отлично сохраняли очень большие наборы коммерческих данных, но с трудом производили отчеты. Но это было давно.

Современные организации нуждаются в средствах использования финансовых данных для повышения рентабельности, оптимизации операций и улучшения процессов принятия управленческих решений. В последние годы возможности составления отчетов, вывода данных и мониторинга приобрели особую важность. Требования к отчетности, предъявляемые к системам управления финансами, идут нога в ногу с потребностями бизнеса.

Как минимум, любой компании необходимы месячные, квартальные и готовые отчеты, а также базовые финансовые отчеты о доходах, расходах и балансе. При том что все эти данные всегда были доступны для вывода, возникали сложности с настройкой отчетов или их модификацией для других нужд.

В стремительно развивающемся мире бизнеса возможность создания предварительно настроенных отчетов и получения оперативных данных по требованию — это не просто приятное дополнение к функциям, а важное требование к ПО систем управления финансами предприятия. В этом контексте следует также упомянуть возможности подробного анализа данных, средства визуализации информации, повышенную прозрачность операций, отчеты со словесными описаниями, и оказывается, что ERP-программы должны легко взаимодействовать с расширенными системами подготовки отчетности, такими как решения для управления эффективностью организации (EPM-системы).

Повышение эффективности и финансовое планирование

В идеальном случае система управления финансами не только выполняет задачи учета денежных операций и составляет ряд отчетов.
Хорошо продуманная система управления финансами повышает эффективность бизнеса и увеличивает прибыль благодаря оптимизации операционных процессов и обеспечению их согласования с лучшими практиками. Такая система также способствует повышению продуктивности персонала, так как позволяет больше времени выделять для решения стратегических, а не тактических задач, направленных на преобразование компаний и организаций.

За пределами бухгалтерской книги

Когда организации выходят на новые рынки, проникают в новые регионы и адаптируются к резким изменения на рынке — особенно если они ведут агрессивную политику, — их системы управления финансами должны иметь возможность быстро масштабироваться с учетом новых требований законов и отчетности, дополнительных активов, новых краткосрочных и долгосрочных обязательств, более квалифицированных поставщиков товаров и услуг, инфраструктуры зарплат и политик той или иной страны.

Планирование работы кадров нового поколения

С уходом нынешнего персонала в отставку и приходом на его место представителей «поколения двухтысячных» привлечение кадров становится приоритетной задачей. Система управления финансами должны соответствовать ожиданиям кадров «цифрового поколения», предоставляя им интуитивный пользовательский интерфейс, простую в пользовании рабочую среду, встроенные средства поддержки социальных сетей и прочих инструментов общения, к которым они уже привыкли.

Современное программное обеспечение Oracle и решения для управления финансами

Oracle предлагает современные облачные решения для управления финансами, которые помогают организациям успешно конкурировать в мире цифровой экономики. Эти комплексные решения обладают следующими возможностями.

Передовые формы отчетности

Надежные механизмы отчетности в режиме реального времени с использованием предварительно настроенных и оперативных отчетов со средствами интеграции с приложениями Oracle EPM Cloud. Благодаря более гибким и точным отчетам компании могут выйти за пределы возможностей разрозненных электронных таблиц и фрагментированной отчетности, чтобы оперативно реагировать на события и быстрее согласовывать свои планы на уровне всего предприятия.

Безопасная глобальная инфраструктура

Системы безопасности высшего уровня на основе разработанной и управляемой компанией Oracle глобальной инфраструктуры, созданной вокруг современных ЦОД и передовых отраслевых баз данных Oracle. Благодаря этой инфраструктуре решения Oracle для управления финансами полностью отвечают требованиям размещения данных внутри страны.

Максимальная масштабируемость

Облачные решения Oracle обеспечивают быстрое масштабирование для обработки больших объемов данных. В ходе тестирования с использованием сложных наборов финансовых данных удалось достичь скорости обработки на уровне более 360 млн операций в час.

Комплексное финансовое управление

Oracle предлагает наиболее полные финансовые решения, включающие в себя приложения для базового учета затрат и управления финансами, управления расходами и рисками, обеспечения нормативного соответствия, прямых и косвенных закупок, а также управление портфелем проектов (PPM).

Интуитивно понятный пользовательский интерфейс

Благодаря новой парадигме проектирования и внедрению средств взаимодействия с социальными сетями Oracle предлагает современный пользовательский интерфейс, способствующий совместной работе и максимальной эффективности.

Комплексные корпоративные решения

Отказывайтесь от локальных хранилищ данных, повышайте качество анализа информации и создавайте согласованные рабочие процессы с помощь готовых компонентов и нативных средств интеграции для всех типичных бизнес-задач, включая: управления персоналом (HCM), управления цепью поставок (SCM), производства, автоматизации работы продавцов (CRM) и поддержки услуг.

Лучшие практики

Охватывая более 180 бизнес-процессов, современные практические рекомендации Oracle помогают повысить гибкость управления финансами. Программное обеспечение Oracle для управления финансами учитывает все современные тенденции и помогает организациям повышать эффективность, сокращать сроки закрытия сделок и оперативно извлекать больше важной информации.

Облачные технологии в современных решениях для управления финансами

Помимо вышеупомянутых принципов проектирования, применяются еще три ключевых операционных концепции, способствующие переносу программного обеспечения для управления финансами с локальных платформ в облако. Они следующие.

ПО, которое работает, а не ПО, которое заставляет работать

Традиционные системы управления финансами требуют постоянного обслуживания силами персонала и консультантов. Такие ERP- и EPM-системы постоянно нуждаются в исправлении багов и установке патчей, при этом должна обеспечиваться безопасность и актуальность взаимосвязанных проектов. При использовании облачного программного обеспечения для управления финансами все задачи по отслеживанию, диагностированию, установке и тестированию исправлений выполняются не заказчиком, а вендором услуг. Таким образом, система постоянно работает в Ваших интересах, а не в интересах обеспечения работоспособности.

Исключение дорогостоящих расхождений

Само обеспечение работоспособности устаревших систем отнимает много времени, сил и средств. При использовании облачных систем управления финансами все операции апгрейда, восстановления при сбоях, модернизации аппаратной части, резервного копирования и управления настраиваемым кодом выполняются в рамках предоставления сервиса.

Точные финансовые данные

Финансовые приложения должны не только выполнять базовые бухгалтерские операции, но и помогать организации: снизить избыточность записей, обеспечить прогнозирование и бюджетирование, выполнять тщательное и правильно систематизированное управление расходами, легко интегрировать решение в банковские системы, предоставлять точные данные для аудита и сохранять подробную историю по всем активам и обязательствам.

Больше никакого бесполезного ПО

Прежняя практика приобретения лишних лицензий для будущих пользователей и возможных проектов при использовании современного ПО для управления финансами уже неактуальна. Благодаря модели подписки «облачное программное обеспечение как услуга» (SaaS) компании могут использовать необходимое количество лицензий продукта и приобретать дополнительные по мере роста. Капитальные затраты на лишние ИТ-ресурсы — это пережиток прошлого века.

Повышение эффективности и финансовое планирование

Облако как движущая сила систем управления финансами нового поколения

Решения для управления финансами развивались в соответствии с требованиями цифровой эпохи. И ключевым фактором этой трансформации стало облако. Облачные технологии превратили финансовые и ERP-системы из базового ПО в операционно-учетных отделах в комплексные, критически-важные, интегрированные решения, ориентированные на инновации. Современные системы управления финансами на основе новых стандартов созданы для обеспечения финансовой стабильности компаний, которым сейчас приходится справляться с новыми вызовами и конкурентной борьбой.