SaaS-migrering: varför och hur det ska genomföras

I takt med att företag påskyndar IT-moderniseringsprojekt för att minimera risker och sänka kostnader fortsätter molntjänster och tjänsteekonomin att växa. Programvara som en tjänst (SaaS) är den mest använda typen av molntjänster. Organisationer som använder SaaS undviker de initialkostnader och svårigheter som uppstår när man äger och hanterar sina egna applikationer, och kan samtidigt känna sig säkra på att de använder den allra senaste programvaruversionen med de nyaste funktionerna. SaaS erbjuder nu grundläggande affärsprogramvara som många av världens största företag använder för att bedriva sina verksamheter. Det är viktigt att du först förstår vad SaaS-migrering är samt varför och hur det ska genomföras innan du avgör om det är rätt val för ditt företag.

Vad är SaaS?

Programvara som en tjänst är en molnbaserad modell för licensiering och distribution där programvara och applikationer tillgängliggörs via internet genom användningsbaserad betalning. SaaS ersätter den traditionella lokala programvarumodellen där kunden betalar en gång för en licens, samt eventuella avgifter för underhåll och uppdateringar, och kör den på egen hand. SaaS-leverantörer utvecklar, är värd för och underhåller molnapplikationen samt hanterar maskinvaran, servrarna, databaserna och koden som krävs för att tillhandahålla applikationen. Programvara som en tjänst är en av tre huvudkategorier av molntjänster, tillsammans med infrastruktur som en tjänst (IaaS) och plattform som en tjänst (PaaS), och den tillhandahåller applikationer för viktiga verksamhetsfunktioner såsom ERP, hantering av humankapital (HCM), marknadsföring, logistikverksamhet med mera.

SaaS har funnits i flera årtionden, men nu är SaaS förstahandsvalet för många företag när de ska köpa och använda programvara. Många faktorer ligger bakom denna förändring – företag föredrar rörelsekostnader framför kapitalkostnader, team vill alltid ha de senaste tekniska funktionerna, anställda har genomgående internetåtkomst, personal förväntar sig ha mobil åtkomst till sina affärsapplikationer – och alla dessa har spelat en viktig roll i att SaaS har blivit det bästa alternativet för flera företag, såväl tekniskt som ekonomiskt.

IaaS vs PaaS vs SaaS

• Infrastruktur som en tjänst syftar på infrastrukturtjänster för molnsystem som kan hyras av en tjänsteleverantör, till exempel servrar, lagring och nätverk. Dessa områden utgör molntjänsternas grundläggande byggstenar. IaaS används framför allt av företag som vill bygga applikationer från grunden, som har lokala appar som de vill överföra oförändrade till molnet eller som vill styra de flesta aspekter av sin infrastruktur internt.
• Plattform som en tjänst syftar på det underliggande lagringsutrymme, de nätverk och den virtualisering som används i molntjänster, samt de verktyg och programvaror – till exempel mellanprogram, databashantering, operativsystem och utvecklingsverktyg – som utvecklare behöver för att bygga applikationer.
• Programvara som en tjänst syftar på tillhandahållandet av molnapplikationer som en tjänst där slutanvändare får åtkomst till programvara och applikationer via en webbläsare eller app. SaaS-applikationer köps ofta på prenumerationsbasis eller för enskilda användare.

Viktiga skillnader

• SaaS-produkter hanteras helt och hållet av leverantören, till skillnad från PaaS- och IaaS-produkter, som kräver en viss intern teknisk expertis.
• IaaS kräver att företag har intern teknisk kompetens för att kunna samordna tjänster, vilket inte alltid krävs med SaaS eller PaaS, och möjliggör större kontroll över operativsystem.
• Beslut om att köpa SaaS styrs ofta eller är starkt påverkade av affärsenhetens chef som kommer att använda appen – ekonomichefen kan exempelvis välja SaaS-applikationer för redovisning – medan IaaS- och PaaS-strategier brukar vägledas av IT-avdelningen.

Viktiga lärdomar

• SaaS-applikationer lagras centralt av en molnleverantör och tillgängliggörs via internet genom användningsbaserad betalning.
• Med SaaS kan användare få åtkomst till applikationer och data från valfri plats via en webbläsare eller mobilapp.
• SaaS gör det möjligt att snabbt vidta åtgärder vid fluktuationer inom industrin och på marknaden med hjälp av nya funktioner och ny teknik.
• SaaS minskar de resurser som krävs för att installera, hantera och uppgradera mjukvara.
• SaaS hjälper företag att gå över från kapitalkostnader till rörelsekostnader som är mer förutsägbara.

Varför ska man migrera till SaaS?

Med en traditionell lokal arkitektur installerar företag programvara på sina egna datorer och servrar och i sina egna datacenter. SaaS gör det möjligt för företag att byta till en modell där programvara lagras centralt av en molnleverantör.

Genom att använda SaaS kan företag snabbt lägga till nya funktioner och applikationer utan större initiala investeringar i infrastruktur och IT-personal för att konfigurera och driftsätta apparna och maskinvaran som stöds. När de migrerar till en SaaS-affärsmodell försvinner även behovet av att köpa större licenspaket i och med att organisationer betalar en månatlig prenumerationsavgift för tjänster, vilket minskar de initialkostnader som uppstår vid en distribution. Med SaaS slipper dessutom företag den fruktade uppgraderingscykeln för programvaror där de måste bestämma om de ska genomföra en dyr och komplicerad uppgradering för att få den senaste versionens nya funktioner. I stället tillhandahåller molnleverantörer programvarans nya funktioner och de senaste säkerhetsuppdateringarna online med jämna mellanrum.

Fördelar med SaaS-migrering

SaaS ger företag många fördelar genom att avsevärt minska de resurser som krävs för att installera, hantera och uppgradera programvara. Med SaaS kan även appanvändare få åtkomst till applikationer och data från valfri plats.

1. Kostnadsbesparingar
Med SaaS är det tredjepartsleverantörer som utvecklar, är värd för och underhåller programvara, vilket resulterar i lägre initialkostnader. SaaS hjälper även företag att gå över från kapitalkostnader för infrastruktur till rörelsekostnader genom prenumerationer, vilket är mer förutsägbart.

2. Snabb distribution
Konventionella lokala distributioner kräver att maskinvaran i datacentret ställs in och att programvaran anpassas för att uppfylla en lång lista över verksamhetskrav, vilket innebär att det dröjer flera månader innan programvaruanvändarna ser systemet. Med SaaS är branschens bästa praxis inbyggd och användarna behöver endast en webbläsare för att få åtkomst till applikationen, vilket gör det möjligt för teamen att börja använda systemet inom några dagar eller veckor. Detta leder till en snabbare implementering.

3. Säkerhet
Molntjänster är utformade för att uppfylla sekretesskrav och hjälpa till att skydda känsliga uppgifter. Molnleverantörer kan investera i expertis och automatisering för att hålla sig uppdaterade om säkerhetshot, trender och de senaste programfixen för sårbarheter.

4. Skalbarhet
SaaS-plattformar erbjuder möjligheten att utöka eller minska användningen beroende på verksamhetens krav.

5. Tillförlitlighet
Under SaaS-modellen ansvarar tjänsteleverantören för underhåll, drift och verksamhetskontinuitet, och servicenivåavtal bidrar till att fastställa förväntningar på tjänstens kontinuitet.

6. Lätt att använda
Genom att välja SaaS behöver inte organisationer installera och köra applikationer i sina egna miljöer eller datacenter eftersom användare vanligtvis får åtkomst till SaaS genom en webbläsare eller mobilapp.

7. Större fokus på IT-innovation
Med SaaS slipper företag göra omfattande investeringar i datacentrets maskinvara och nätverksutrustning, och IT-team behöver inte lägga sin tid på att hantera lokal programvara och infrastruktur. IT-personalen kan i stället fokusera på processförbättringar och teknikinnovationer.

8. Nya funktioner snabbare
SaaS-programvarans stabila uppdateringscykel gör att företag snabbt kan implementera nya funktioner och uppgraderingar, vilket hjälper dem att dra nytta av de senaste innovationerna och snabbare reagera på marknadsförändringar.

Utmaningar med SaaS-migrering

Övergången till SaaS kan medföra vissa utmaningar. Att flytta data kan vara en långsam process som kräver mycket bandbredd och många resurser, men med noggrann planering och beredskap kan verksamheter se till att processen blir friktionsfri.

1. Övergångskostnader
Även om SaaS-modellen vanligtvis hjälper företag att spara pengar med tiden finns det kostnader som uppstår när data och processer flyttas till en ny applikation och när personal utbildas för att kunna hantera den nya applikationen.

2. Interoperabilitet
Beroende på vilka befintliga system som finns och vilka molnappar som ett företag börjar använda så kan det vara svårt att integrera SaaS med nuvarande verktyg.

3. Kulturomställning
SaaS innebär att man förlitar sig på att molnleverantören upprätthåller pålitlig programvara och infrastruktur. Denna överflyttning av ansvar kan vara svår för IT-team om organisationer inte investerar i förändringshantering för att hjälpa dem att förbereda sig för en SaaS-migrering.

4. Pålitlig anslutning
Användare får åtkomst till SaaS via webbläsare eller mobilappar och behöver därför en pålitlig internetåtkomst. Vissa funktioner kräver extremt låg fördröjning och kort svarstid, och det är inte säkert att SaaS kan tillgodose dessa behov.

5. Leverantörsinlåsning
Företag tenderar att hålla fast vid samma molnleverantör som de använde vid den första migreringen, och därför bör de välja en pålitlig och stabil leverantör som kan vara deras teknikpartner under en lång tid framöver.

6. Säkerhetsplanering
Företag som inte har erfarenhet av molntjänster och SaaS behöver upprätta sunda datasäkerhetspolicyer för att skydda viktiga data. Företagen ansvarar fortfarande för sina egna säkerhetspolicyer, konfigurationer och bedömningar. Därför måste de vara tydliga med molnleverantörer om vem som gör vad.

SaaS-migreringsmodeller

SaaS-migrering är vanligtvis mycket specifik för ett företag och styrs av företagets prioriteringar. När dessa prioriteringar har fastställts blir den exakta SaaS-migreringsvägen en övning i prioritering. Oavsett företagets storlek och komplexitet är målet alltid att minimera störningar, risker och den tid det tar att flytta från ett plattform till en annan.

Det finns ett par viktiga termer att tänka på i och med att SaaS-migreringsmodeller kan vara singeltenanta eller multitenanta. Singeltenans innebär att varje kund har en dedikerad programvaruinstans som körs i en infrastruktur som inte delas med andra användare. Multitenans innebär att en delad infrastruktur används för att flera kunder ska få åtkomst till SaaS-applikationen.

1. Isolerad migreringsmodell
Det här är en singeltenant migreringsmodell där en organisation som implementerar SaaS använder en dedikerad server eller infrastruktur för sin produkt eller tjänst. Den här modellen lämpar sig för företag som vill undvika att dela infrastruktur med andra SaaS-användare och som vill ha maximal kontroll över sina data, inklusive var dessa data lagras.

2. Mångskiktad migreringsmodell
I den här modellen sker migreringen av system till SaaS stegvis: komponenter och funktioner flyttas till den nya arkitekturen en tjänst i taget. Med den här modellen kan företag börja i liten skala och sedan långsamt gå över till en multitenant modell.

3. Datamigreringsmodell
Den här modellen flyttar alla data samtidigt från en lokal infrastruktur till en molnbaserad infrastruktur och kan kombinera både singeltenanta och multitenanta migreringsstrategier. En stor fördel är att dina data inte överskrider verksamhetsmodeller, och du kan stänga större delar av din lokala anläggning – kanske till och med hela.

4. Parallell migreringsmodell
I den här modellen kör ett företag samma process i två system och jämför sedan resultaten. Det vanligaste skälet till att göra detta är för att uppnå efterlevnad av lagstiftning och regler. Det bästa exemplet är programvara som används för finansiell konsolidering och stängning av ett börsnoterat företag. Företaget kanske vill jämföra konsoliderade utdata från det gamla lokala systemet med data från den nya SaaS-plattformen under ett kvartal för att säkerställa att det nya systemet genererar korrekta resultat innan dessa publiceras.

5 steg i SaaS-migreringsprocessen

SaaS-migrering kräver noggrann planering, men även de mest förberedda företagen förstår att stegen i en migreringsprocess inte alltid sker i turordning. Huvudmålet är att migreringen ska ske så smidigt som möjligt genom att planera, analysera och använda riskreduceringsstrategier för att hantera verksamhetens förändringar.

1. Handlingsplan
Bedöm arbetets omfattning genom att utvärdera den befintliga arkitekturens och applikationens funktioner, och utarbeta en handlingsplan med hjälp av forskning, analys och strategisk planering. Det här stadiet hjälper företag att uppskatta hur mycket arbete som krävs.

2. Utformning
Det här stadiet har ett nära samband med handlingsplanen. Under det här stadiet avgör företag om de behöver skapa en ny utformning av den befintliga arkitekturen, databasen och kodbasen. Integreringsstrategi är viktigt här. Målet med utformningen ska vara att minimera anpassningar av SaaS-applikationen; teamen bör ändra sina processer för att använda den inbyggda praxisen och inte ändra appen så att den passar äldre processer.

3. Ändringshantering
Det här stadiet bör pågå under hela migreringsprocessen för att öka användningen av nya system genom utbildning och feedback. Detta steg kan avgöra om SaaS-migreringen kommer att lyckas eller inte.

4. Testning
Detta sker när applikationer, integreringar och system testas avseende prestanda och stabilitet för att säkerställa en smidig migreringsprocess.

5. Datamigrering
Efter analys och planering är det dags för implementering och distribution.

Så här vet du om du är redo för SaaS

Organisationer är redo för SaaS om de vill köra sina affärsprocesser med branschens bästa praxis och få åtkomst till de senaste funktionerna. Med SaaS är branschens bästa praxis inbyggd i applikationerna. Det betyder att de flesta organisationer kommer att behöva ändra sina arbetsrutiner för att använda denna praxis, till skillnad från den gamla programvarumodellen där organisationer anpassade programvaran efter sina unika sätt att hantera fakturering, HR, försäljningsadministration och så vidare. SaaS-leverantörer ser också till att ständigt lägga till nya funktioner i sina appar. En del molnleverantörer tillhandahåller nya funktioner så ofta som varje kvartal, och uppdateringar släpps online via en webbläsare så att kunden inte behöver uppgradera. När anställda använder de effektivaste apparna och de nyaste funktionerna kan produktiviteten öka, vilket leder till kostnadsbesparingar och i slutändan högre vinst.

SaaS-migrering lämpar sig också för företag som inte längre vill ansvara för uppgraderingar och underhåll av applikationer. Med SaaS kan en organisations teknikexperter lägga mer tid på innovation, till exempel genom att tillämpa maskininlärning på nya områden i verksamheten eller hitta ytterligare möjligheter till ökad automatisering.

Modernisera ditt företag med SaaS

I slutändan kommer organisationer att välja att migrera till SaaS om deras konventionella lokala metod inte längre stöder affärsmålen. Fler och fler företag inser att om man tar hänsyn till funktion, kostnad och säkerhet så är SaaS-migrering ett bättre sätt för dem att nå sina mål.

När du väl har bestämt att SaaS-migrering är rätt val för ditt företag är det dags att välja en molnleverantör som kan tillgodose dina behov. Oracle Fusion Cloud Applications Suite är en komplett svit med SaaS-applikationer där branschens bästa praxis för viktiga verksamhetsfunktioner är inbyggd, däribland ekonomihantering, personaladministration, logistikverksamhet samt försäljning och marknadsföring. Dessa applikationer hjälper organisationer att förbättra prestandan, sänka IT-kostnaderna och uppnå bättre resultat. Oracle släpper dessutom uppdateringar för sina molnapplikationer varje kvartal så att företag får tillgång till nya funktioner och den allra senaste tekniken. Det blir även lättare att möjliggöra fjärråtkomst till verktyg såsom utläggsrapportering och förmånsportaler via mobilappar om man har ERP och HCM i molnet.

Vanliga frågor och svar om SaaS-migrering

Vilka är de tre huvudsakliga faserna av molnmigrering?

De tre huvudsakliga faserna är förberedelse, planering och migrering.

Vilka är de sju R:en i molnmigrering?

De sju vanliga migreringsstrategierna för att flytta applikationer till molnet är refaktorisering (refactor), plattformsuppdatering (replatform), återköp (repurchase), värdbyte (rehost), omlokalisering (relocate), bevarande (retain) och urdrifttagning (retire).

Vad är en SaaS-distributionsmodell?

En SaaS-distributionsmodell syftar på tillhandahållandet av programvara på prenumerations- eller användarbasis, till skillnad från den traditionella lokala modellen av programvarudistribution.