人力資源部門必須瞭解的生成式 AI 知識
Alex Chan | 內容策略師 | 2024 年 8 月 5 日
HR 領導者面臨著與大多數經理人相同的問題：AI 如何協助我們更高效地完成工作？根據 2024 年 1 月由美國人力資源管理學會 (Human Resources Management, SHRM) 對 2,366 名美國 HR 專業人員進行的調查，約四分之一的受訪者表示他們正在使用 AI，其中大部分是在過去一年才開始使用。
然而，生成式 AI 已經在幾個方面證明對 HR 有幫助，特別是在文字撰寫和資訊總結方面。這些生成式 AI 的應用可協助 HR 專業人員節省時間，減少管理工作負擔，同時讓他們更專注於協助員工及進行更具策略性的工作，例如招募預測和人才技能分析。藉由提高效率、生成內容並提供新洞察力，生成式 AI 可以協助 HR 專業人員領導團隊。
生成式 AI 如何影響 HR？
HR 團隊正在學習如何利用 GenAI 這種能夠生成不同形式內容的技術，在多方面協助團隊工作，例如提高部門生產力，並協助員工獲取就業相關資訊。生產力提升後，HR 專業人員不再被繁瑣的常規任務束縛，他們可以將更多精力投入於公司更具策略性的領域，例如人才發展和招募流程改進。同樣地，如果基於 GenAI 的聊天機器人能夠迅速回應員工關於學費報銷的問題，該員工就可以將更多時間專注於自己的主要工作。以下是 GenAI 可能對 HR 產生影響的幾個方面：
- 提高生產力。舉例來說，HR 專家預期 GenAI 的首要優勢之一是減少招募過程中的手動工作。該技術可以協助草擬職位描述，並撰寫有關面試安排的應徵者通知。由於 HR 專業人員不再需要進行這些繁瑣的招募任務，因此有更多時間投入更具影響力的招募工作，如制定吸引優秀人才的策略和計畫。
- 創建內容。藉助 GenAI，從事 HR 工作的專業人員和經理可以生成文字和影像來支援招聘、徵才和員工考核等流程。例如，在員工考核過程中，經理可以利用 GenAI 來協助撰寫有關員工全年同儕反饋的總結摘要，或根據經理的回饋要點快速撰寫一段文字。
- 改善員工體驗。藉助 GenAI，HR 部門可提供員工導向的工具，以改善整體員工體驗。例如，AI 驅動的聊天機器人可回答關於福利、假期和報銷政策等日常問題，並協助完成員工入職流程等工作。GenAI 甚至可以協助員工追蹤其職業目標，並根據推薦的訓練計畫制定個人化的發展計畫，這些計畫對員工和公司都非常有價值。
- 提取洞察。藉助 GenAI，HR 團隊能夠解析非結構化資料並從中獲取洞察。例如，GenAI 可以應用於分析和總結公司範圍內的員工反饋調查評論，透過檢視成千上萬條評論，為企業提供有價值的見解。
8 個生成式 AI 在 HR 中的使用案例
GenAI 可在多方面 協助 HR 工作，從創建職位描述初稿到協助經理更好地瞭解員工表現。一些善用這些 GenAI 功能的企業已經在招募、入職及人才留任方面獲得了顯著成果。
1. 招募與人才獲取
根據 2024 年 SHRM 調查，在 HR 流程中使用 AI 的企業最常將其應用於人才招募。研究發現，65% 的 HR 專業人員使用 AI 來產生職位描述。GenAI 可協助分析產業趨勢以及公司所需的技能與經驗，協助產生能吸引合格應徵者的職位描述。招募團隊甚至可以將公司網頁中強調企業使命與價值的內容提供給 GenAI，透過此技術生成摘要，並將其用於職位描述中。招募團隊負責審核並完善最終的職位描述版本，而 GenAI 則有助於節省創建初稿所需的時間。
2. 員工入職
HR 部門可使用 AI 來改善員工入職體驗，提供有關福利註冊、休假政策及其他工作場所基本資訊。聊天機器人能夠即時回答新員工的常見問題，GenAI 則能夠像個人助理一樣，協助新員工尋找正確的資訊並回答常見問題。
3. 培訓與發展
根據 LinkedIn 2023 年《職場學習報告》，93% 的企業擔心員工留任問題。該報告指出，解決這一問題的最有效方法是提供學習機會，因為 94% 的員工表示，這些發展機會能吸引他們留任。GenAI 可支援 HR 部門的培訓與發展工作，包括推薦個人化的發展路徑、創建培訓模擬，以及根據每位員工的進度調整學習路徑。
4. 績效管理
憑藉 AI 持續收集資訊的能力，GenAI 能收集員工的績效資料，並在準備員工績效評估時協助總結這些資料。這種方法有助於避免近期偏誤，即過度強調最近事件在評估中的重要性。經理通常在筆記或項目符號清單中詳細記錄員工一整年的表現，以及全面的同儕評價，而 GenAI 可將這些資訊轉化為績效評估的草稿內容，供經理進一步審核並修改。這樣一來，經理能夠減少花在撰寫績效評估上的時間，並將更多精力投入於與員工就他們的工作、目標和成就進行更深入的對話上。經理和員工可以共同合作，使用 GenAI 草擬績效目標和個人化發展計畫。
5. 員工參與和留任
GenAI 透過多種方式協助提供個人化的員工體驗，從而促進員工參與及留任。此技術根據員工目標和公司需求，推薦量身定制的學習計畫。GenAI 的自然語言處理能力可用於協助分析公司管道中的員工意見回饋和溝通，總結員工對工作場所的情緒，這與總結電子商務網站上數千條產品評論的方式相似。這有助於領導層識別並解決工作場所問題，最終提升員工滿意度。此外，AI 還可協助監控員工資料中的模式，如員工在績效評估或公司活動中的參與程度，協助 HR 團隊預測可能的員工流失，並主動實施策略來提高員工參與度。
6. 人力規劃與分析
有效的人力規劃需要對人員配置和招募進行分析、預測及編制預算，以協助公司聘雇足夠的員工及具有適當技能的員工來實現目標。GenAI 可透過收集和總結歷史資料和市場趨勢，協助企業解決人力需求問題。例如，HR 團隊通常會定期進行技能審核，可能是每年一次甚至更少。藉助 GenAI，企業的人力資本管理系統可以協助根據員工檔案，將公司現有的技能與其職位需求和描述進行比較。在這個過程中，GenAI 可協助識別可能的技能缺口並建議所需的人力調整。接著，HR 團隊可以引導 GenAI 工具來完善並套用這些初步分析，將其調整為最符合公司業務目標的方案。例如，如果公司想要增加銷售人員以支援特定產品領域的增長，則可以要求獲得有關該產品組銷售團隊人數和經驗水平的敘述摘要，該團隊的留任率和流失趨勢，以及其銷售配額達成情況。
7. 人力資源管理與政策管理
政策管理涉及公司在工作場所健康與安全、考勤及規範遵循等方面的更廣泛工作。GenAI 有助於審查新的員工相關法規，並能將其告知 HR 團隊。此外，GenAI 還能消化和總結與支援政策管理相關的內容，供 HR 團隊審查與考慮。
8. 多元共融
GenAI 可追蹤人力指標，並提供資料導向的見解與摘要，協助 HR 團隊調整影響招募策略，為多元共融做出正面影響。如果 HR 部門使用 GenAI 為所有員工提供個人化的訓練計畫，則 GenAI 能夠促進平等的學習機會，並協助增加教育與訓練的包容性。員工可獲得更多發展機會，其中包括公司最重視的訓練及最能協助個別員工的訓練。
生成式 AI 在 HR 中的投資回報率
GenAI 能夠將特定手動工作和重複的內容建立和總結工作自動化，從而為企業節省時間和成本。若要評估將 GenAI 融入 HR 流程的潛在投資回報率，重要的是要專注於那些 GenAI 能改善的具體方面，這樣才能提升企業的效率。
此外，您應想一想企業希望 GenAI 能幫助解決哪些問題。HR 產品專家指出，GenAI 擁有強大的能力，可協助處理許多常見任務，尤其是招聘工作。GenAI 能夠協助生成職位描述、與應徵者溝通並快速回應員工查詢，這些功能有助於為 HR 部門節省大量時間。省下的時間和效率的提升可能意味著您無需增加 HR 員工即可支援不斷壯大的團隊，或者無需增加人手即可開展新的 HR 計畫。使用技術來控制某段時間內的 HR 人員配置成本，將為企業帶來實質且可衡量的效益。
GenAI 在 HR 中的作用不僅能帶來具體的投資回報，還能對企業產生更深遠的影響，像是推動更多員工參與 HR 計畫。例如，如果員工未參與同儕間的反饋，GenAI 能通過幫助草擬同儕評價來簡化這一過程，這不僅能推動員工成長，還可以協助企業提高績效和保留率。
如果您明確知道需要改進哪些流程，企業就可以選擇正確的技術來解決問題。企業應考慮能夠提高 HR 部門生產力的改進方式，例如透過生成內容或使用聊天機器人來協助員工，然後思考如何衡量這些改進的效果。
生成式 AI 在 HR 領域的未來應用
GenAI 能夠在許多方面幫助重塑 HR 團隊的工作方式。在招募過程中，GenAI 協助 HR 專業人員撰寫職位描述和與應徵者溝通，從而節省時間。企業獲得人才後，GenAI 可以繼續提供工具來支援員工的入職流程和職業發展，其中包括由 GenAI 撰寫的常見問題回答、收集資料以草擬績效評價，以及為個別員工推薦量身定制的學習計畫。這些功能不僅能為 HR 專業人員節省大量時間，還能為員工提供正面的體驗。
在 GenAI 時代，若想與時俱進、保持高效，HR 專業人員可透過確保將大部分時間用於執行技術無法完成的功能來努力實現這一目標。這可能意味著與企業領導者就員工團隊中潛在的技能差距展開討論，並制定技能提升與再培訓計畫來滿足組織需求。這可能意味著 HR 需要與企業領導層討論員工技能缺口，並制定技能提升和再培訓計畫來滿足組織需求。這還可以包括讓經理擔任更具諮詢性質的角色，幫助他們與直屬部屬進行更具價值的工作表現對話。
HR 領導者還應考慮到自己如何參與企業內部的 GenAI 管理和部署工作。HR 專業人員可以為這項新技術的推出及其如何加強員工技能發展和職業發展提供有意義的見解。
透過 Oracle 獲得生成式 AI 的強大功能
將生成式 AI 引入 HR 組織的過程一開始可能看起來是一項非常艱巨的任務，因為 HR 團隊需要適應工作方式的變化，而員工也需要瞭解 AI 的用途。只要將合適的生成式 AI 功能融入現有的工作流程中，HR 團隊就能更高效地為企業招募人才、培養員工、與員工保持良好互動，以及迅速回應員工需求和問題。
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) 是一個完整的雲端解決方案，可協助您有效管理員工，透過員工旅程打造個人化的體驗，捕獲員工情緒，提供技能和發展機會，並利用分析來獲得重要的員工洞察力。Oracle Fusion Cloud HCM 還包含生成式 AI 功能，可協助您實現 HR 流程自動化並改善員工體驗。Oracle Fusion Cloud HCM 藉由在公司內提供單一使用者體驗和資料模型以及內嵌 AI 功能，協助您規劃、管理及最佳化全球人員流程。AI 支援的優勢包括能夠幫助您在更短的時間內創建職缺公告、徵才頁面和企業簡介，並透過自然語言對話為員工提供情境化支援。
生成式 AI 在 HR 中的常見問題
如何在 HR 領域中使用生成式 AI？
生成式 AI 可用於自動執行 HR 任務，例如撰寫招聘職位描述、解答員工入職過程中的問題、整合績效管理內容以及提取洞察以進行人力規劃。
如何在 HR 領域中使用 AI？
在 HR 領域，人才招募是 AI 最常見的應用，因為這項技術能夠協助生成職位描述、撰寫與申請者的溝通內容，並找出理想的應徵者。
生成式 AI 的主要應用場景有哪些？
生成式 AI 在 HR 中的一些主要應用包括協助撰寫招募職位描述和與應徵者溝通、支援自助服務應用程式以提供更加個人化的員工體驗，以及總結績效管理的內容。
什麼是適用於 HCM 的生成式 AI？
適用於 HCM 的生成式 AI 透過在 HR 應用程式中嵌入 AI 內容創建工具，協助 HR 專業人員在更短的時間內完成更多工作。這些工具可協助 HR 團隊創建績效評估摘要，撰寫反饋意見以改善員工表現，以及提供情境化內容來協助指導員工完成工作流程。
