Análises interdepartamentais: KPIs e métricas mais importantes
É essencial identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs) de todos os departamentos para permitir que os tomadores de decisão meçam o desempenho dos negócios em relação às metas estratégicas e prevejam resultados futuros. A seguir está uma visão geral das melhores práticas de KPIs para processos de negócios comuns de ponta a ponta que abrangem departamentos para ajudá-lo a escolher os KPIs que fazem sentido para sua organização.
Benefícios de acompanhar os KPIs entre os departamentos
- Entender como cada parte da empresa impacta os objetivos e estratégia da empresa.
- Melhorar a colaboração com a definição de KPIs em comum para ajudar no alinhamento das equipes e departamentos.
- Prever os resultados comerciais com maior precisão, incluindo insights conectados de todos os dados disponíveis.
Desafios das análises interdepartamentais
- Identificar os KPIs melhores alinhados aos objetivos da empresa pode ser difícil.
- Conectar dados interdepartamentais em silos é um processo complexo, e requer muito tempo e recurso.
- Usar dados imprecisos pode gerar incertezas no processo de tomada de decisão.
Do lead à receita
Os KPIs abaixo oferecem insights de geração de receita em cada ponto de contato na jornada do cliente. Analisar os dados combinados de receita, vendas, marketing e serviços ajuda as equipes de vendas, marketing e finanças a colaborar com mais eficiência. Mais importante, esses KPIs permitem que você avalie melhor a eficácia do funil completo de seus programas de vendas e marketing.
Custo de aquisição do cliente
Por que é importante: seu KPI mede o custo médio para uma empresa adquirir um cliente. O seu principal uso é quantificar os investimentos em vendas e marketing em relação a um único cliente. Inclui despesas de marketing e vendas, bem como salários e despesas gerais associadas à atração e conversão de um visitante do site em um cliente.
Como usar: Acompanhe o desenvolvimento dos custos de aquisição do seu cliente ao longo do tempo. Mensure em comparação aos objetivos. Avalie cada segmento do mercado e canal, bem como avaliar os segmentos e territórios do cliente. Os custos podem variar bastante de acordo com o setor, porte da empresa e o tipo de público-alvo.
Valor do tempo de vida do cliente (CLV, Customer Lifetime Value)
Por que é importante: Esse KPI oferece um panorama da viabilidade financeira a longo prazo da empresa. Ele mensura a capacidade de planejamento da empresa sobre um cliente mediano durante o período de relacionamento. Levando em consideração o valor de receita do cliente, comparando-o ao tempo de vida útil calculado pela empresa. É uma métrica importante, pois custa menos manter os clientes existentes do que adquirir novos, portanto, aumentar o valor de seus clientes existentes é uma ótima maneira de impulsionar o crescimento.
Como usar: Avalie o CLV ao longo do tempo para detectar quaisquer sinais de atritos. Identifique os segmentos de clientes mais valiosos. O valor varia bastante. Um CLV alto indica a adequação do produto ao mercado, fidelidade da marca e receita recorrente da base de clientes existente.
Crescimento das vendas
Por que é importante: Esse KPI mensura alterações na receita durante um período preestabelecido. Ele fornece uma indicação de se as metas de receita estão no caminho certo, indicando o sucesso da execução da estratégia de negócios. O crescimento das vendas é diretamente proporcional à receita, lucratividade, além da força da equipe de vendas.
Como usar: compare a receita em períodos fiscais e em relação às metas de vendas para demonstrar a taxa de crescimento do negócio, positiva ou negativa. Naturalmente, o objetivo é superar as metas de vendas.
Proporção do lead à oportunidade
Por que é importante: Esse KPI mensura a quantidade de leads desqualificados convertidos. Ao observar o que está – e o que não está – funcionando em todo o funil de leads, as organizações podem encontrar as melhores maneiras de qualificar os leads de marketing para orientar as equipes de vendas.
Como usar: analisar o progresso por meio de estágios definidos dentro do funil é uma forma eficaz de medir as taxas de conversão. Compare em relação a campanhas, programas, canais e resultados de perda/ganho. As taxas de conversão podem variar por diversos motivos, tais como setor, produto, fonte, etc.
Taxa de rotatividade de clientes
Por que é importante: este KPI mede a taxa na qual os clientes param de fazer negócios com uma entidade. Ele oferece uma visão geral realista das estratégias de retenção de clientes.
Como usar: Avalie a taxa de rotatividade ao longo do tempo para detectar quaisquer sinais de atritos. Uma taxa de rotatividade muito alta, maior será a perda de receita e da base de clientes.
Do pedido ao recebimento
Os KPIs a seguir fornecem insights sobre como aumentar a eficiência em todo o processo do pedido ao pagamento. Com visibilidade das atividades e processos do pedido ao recebimento, incluindo a colocação de um pedido do cliente, atendimento do pedido e recebimento do pagamento, as organizações podem entender melhor o desempenho dos negócios, resultando em economias mais significativas para uma organização.
Período de recebimento pós-venda em dias (DSO, Day Sales Outstanding)
Por que é importante: esse KPI rastreia o número médio de dias que leva para receber um pagamento após uma venda. Dada a importância do fluxo de caixa na administração de um negócio, é do interesse da empresa cobrar suas contas a receber pendentes o mais rápido possível. Quanto mais rápido uma empresa realizar a cobrança, mais rápido ela poderá reinvestir a quantia para multiplicar as vendas.
Como usar: Veja as tendência por ano, trimestre ou mês. Identifique clientes de alto risco, entenda as forças de mercado que influenciam os prazos de pagamento e ajude a melhorar a execução das cobranças. Pode ser comparado aos benchmarks do setor. Em geral, um DSO baixo pode ser melhor para aumentar o fluxo de caixa, porém esse KPI pode varia de setor para setor.
Custo de processamento por fatura
Por que é importante: esse KPI ajuda as empresas a entender todas as despesas de custo relacionadas ao processo de faturamento para apoiar suas estratégias gerais de gastos. Ele mensura os gastos médios relacionados ao processamentos de faturas. Os KPIs de custo de processamento podem ser medidos por outros fatores, como porcentagem de receita ou custo total do processo por funcionário em tempo integral.
Como usar: o custo total pode ser avaliado para o processo de ponta a ponta ou por subprocessos individuais que compõem o pedido ao pagamento. Avalie os custos dividindo-os por tipos e segmentos de custo, como produto, localização, etc. Acompanhe os custos ao longo do tempo para ver se as despesas de custo estão de acordo com o orçamento. Geralmente, número baixos são recomendados para os KPIs de custos.
Ciclo do pedido ao recebimento
Por que é importante: esse KPI ajuda as empresas a encontrar ineficiências de processo analisando a duração de seus processos do pedido ao pagamento do começo ao fim. Ele mede o número de dias úteis que decorrem entre o recebimento de pedidos de venda, entrega de produtos/serviços ao cliente, faturamento de clientes, processamento de contas a receber e gerenciamento e processamento de cobranças.
Como usar: o tempo pode ser avaliado para o processo de ponta a ponta ou dividido em subprocessos individuais que compõem o pedido ao pagamento. Acompanhar ao longo do tempo é uma ótima forma de ver as melhorias. Recomenda-se um número mais baixo.
Pedido perfeito
Por que é importante: esse KPI indica a eficiência organizacional e a satisfação potencialmente alta do cliente. Ele mede o número de pedidos que são atendidos e enviados sem incidentes (imprecisões, danos, atrasos, perdas, etc.).
Como usar: Veja as tendência por ano, trimestre ou mês. Mesmo quando os objetivos são comparados, os resultados podem ser segmentados por produto, localidade, canal, entre outros fatores. Uma taxa baixa sinaliza uma cadeia de suprimentos ineficiente e afetará inevitavelmente a satisfação de seus clientes, bem como a reputação de sua empresa. Uma proporção alta indica alta satisfação do cliente, ou seja, não haverá custos adicionais por conta de devoluções ou reivindicações.
Da compra ao pagamento
Os KPIs abaixo trazem insights para ajudar você a controlar o fluxo de caixa de forma eficiente. Ao entender melhor os melhores termos de pagamento, você consegue liberar o caixa para injetar nos negócios. Os KPIs da compra ao pagamento reúnem dados de compras e finanças para melhorar a visibilidade das operações e dos pagamentos, ajudando você a encontrar oportunidades de economia e a construir relacionamentos estratégicos e bem-sucedidos com fornecedores.
Período de dias a pagar (DPO, Days Payable Outstanding)
Por que é importante: Este KPI garante que haja dinheiro suficiente disponível para manter seus fornecedores satisfeitos, além de cobrir emergências ou investimentos estratégicos. Ele mede a média de dias que uma empresa precisa para pagar suas contas e obrigações, que podem incluir fornecedores, vendedores ou financiadores.
Como usar: Veja as tendência por ano, trimestre ou mês. Compare o seu DPO com o praticado no setor. Em geral, um DPO alto deve ser o objetivo, uma vez que os pagamentos podem ser atrasados, porém pode ser um indício de déficit no caixa e futura incapacidade de pagamento.
Taxa de pagamento dentro do prazo
Por que é importante: esse KPI reflete o alinhamento entre compras e finanças, pois as compras negociam os termos e as finanças executam sua parte do processo para atender a esses termos, auxiliando as compras em seu gerenciamento de relacionamento com o cliente de longo prazo. Ele mensura a quantidade de faturas pagas antes, ou na data, estabelecida nos termos da fatura/contrato.
Como usar: Avaliação por produto, categoria, segmentos dos provedores e comprador. Um valor baixo sinaliza processamento de fatura ineficiente, diretrizes de envio de fatura de fornecedor pouco claras ou desempenho inferior do funcionário.
Tempo do ciclo de compras
Por que é importante: diminuir os tempos de ciclo associados à aquisição de materiais e serviços é uma forma eficaz de reduzir os custos de aquisição e a ineficiência. Esse KPI mensura a duração entre o tempo de requisição, passando pela entrega, e se encerrando no pagamento.
Como usar: Avaliação por produto, fornecedores, localidade, empresa e eventos de compra. Quanto menor for o ciclo, melhor.
Custo por fatura
Por que é importante: manter o custo por fatura o mais baixo possível não apenas gera economia de custos; também ajuda a proteger o fluxo de caixa. Esse KPI mensura a média total dos custos incorridos durante o processamento de uma fatura. Os custos relacionados ao processamento de faturas incluem despesas indiretas, multas por atraso e custos trabalhistas relacionados à entrada de dados, exceções e correções.
Como usar: avalie os custos dividindo-os por tipos e segmentos de custo, como produto, localização e outros fatores. Esse valor pode variar bastante de empresa para empresa.
Gastos de gestão
Por que é importante: Esse KPI ajuda a identificar as áreas de gastos sem planejamento. Ele mede a porcentagem de gastos com compras controlados pela administração, que é calculada como o gasto total aprovado subtraído pelos gastos independentes.
Como usar: avalie os gastos de diferentes segmentos, como produto, categoria de produto, local e outras categorias. Um valor baixo pode sugerir a perda de oportunidades de economia/redução de custos, altos gastos independentes ou processos de aquisição ineficazes.
Economia realizada
Por que é importante: esse KPI reflete o alinhamento entre as equipes de compras e finanças, pois as compras definem o desconto e as finanças fazem isso acontecer. Ele mensura a dimensão das economias realizadas sobre os contratos com fornecedores.
Como usar: Avaliação por produto, categoria, melhores fornecedores e comprador. Muitas empresas líderes perceberam economias de 9% ao ano.
Do planejamento à produção
Os seguintes KPIs mensuram o desempenho nas operações de manufatura e cadeia de suprimentos. Uma cadeia de suprimento eficiente e simplificada garante que as expectativas dos clientes sejam atendidas. Os KPIs da cadeia de suprimentos ajudam a identificar os riscos dentro da cadeia, além de auxiliar na previsão de lucratividade sustentável.
Entrega dentro do prazo
Por que é importante: esse KPI mede a porcentagem de entregas no prazo, ajudando você a comparar com as estimativas de tempo de entrega. Um com registro das entregas dentro do prazo ajudam a fidelizar o cliente ainda mais.
Como usar: Veja as tendência por ano, trimestre ou mês. Esse KPI pode ser comparado aos objetivos. Quanto maior a porcentagem, maiores as chances de você ter uma boa satisfação do cliente, bem como uma oportunidade de oferecer recompensas aos funcionários.
Giro de estoque
Por que é importante: Esse KPI rastreia a capacidade da empresa de gerar vendas com o seu estoque. Os resultados são úteis ao tomar decisões sobre aumentar os preços, aumentar os pedidos, diversificar fornecedores, destacar um produto em uma campanha de marketing ou comprar estoque adicional relacionado. Ele mensura quantas vezes uma empresa vendeu e reabasteceu o estoque dentro de um período específico.
Como usar: Visualize ao longo do tempo para identificar tendências emergentes impulsionadas pela demanda do mercado ou inventário de baixo giro. Avaliação de diferentes segmentos, como SKUs, categoria do produto e localidade. Uma proporção alta indica estoque insuficiente e/ou fortes vendas. Uma proporção baixa indica muito estoque disponível e/ou vendas fracas.
Custo de produção
Por que é importante: Esse KPI rastreia todos os custos associados à fabricação de um produto. É calculado dividindo os custos totais de produção pelo número de unidades produzidas durante um período de tempo, como um mês ou trimestre, para mostrar o custo médio por unidade nesse período.
Como usar: analise os custos, como matérias-primas e mão de obra, em detalhes granulares para entender como diferentes fatores afetam os resultados. Identificação de oportunidades de economia, examinando os gatos com matérias-primas, mão-de-obra e custos indiretos.
Acerto de primeira
Por que é importante: Esse KPI rastreia quantos produtos estão sendo produzidos corretamente na primeira vez, sem defeitos ou modificações. O cálculo é feito pela divisão da quantidade de produtos perfeitos pela quantidade total de produtos fabricados.
Como usar: entenda a principal causa de defeitos no processo de produção rastreando essa métrica ao longo de um período de tempo e analisando os erros.
Efetividade operacional geral (OOE, Overall Operations Effectiveness)
Por que é importante: este KPI mostra o desempenho de cada etapa do processo de fabricação para identificar áreas de melhoria. A Efetividade operacional geral é calculada pela divisão do tempo de produção atual pelo tempo operacional. Esse KPI é diretamente proporcional à eficácia dos processos de fabricação da empresa.
Como usar: ganhe visibilidade e identifique áreas para melhoria de desempenho, qualidade e disponibilidade e compare essas métricas em períodos de tempo específicos. Reconheça os problemas que precisam ser resolvidos imediatamente, analisando os gargalos desde o fornecimento de matérias-primas até a entrega.
Do recrutamento à aposentadoria
Os KPIs a seguir ajudam a responder a perguntas estratégicas sobre a dinâmica da força de trabalho que podem ajudar sua organização a melhorar o desempenho. Esses KPIs podem ajudá-lo a entender as necessidades de sua força de trabalho em termos de habilidades e funções de trabalho e permitir que você vincule o desempenho de recrutamento aos resultados de negócios. Com uma panorama melhor sobre o processo de contratação, é possível identificar funcionários com alto rendimento e tomar ações para que eles não deixem a empresa.
Tempo necessário de preenchimento de vaga
Por que é importante: esse KPI auxilia no planejamento da força de trabalho, rastreando a eficiência do processo de contratação em termos de tempo. Ele mensura a média de dias que a empresa leva para preencher uma vaga.
Como usar: Avaliar diversos departamentos. Veja ao longo do tempo para ver a melhoria do processo. Geralmente, um valor alto está associado à ineficiência dos processos de recrutamento e seleção.
Rotatividade voluntária
Por que é importante: Esse KPI acompanha o quão bem uma empresa consegue reter seus funcionários. Ele mensura a porcentagem de funcionários que deixaram a empresa dentro de um período estipulado.
Como usar: avalie diferentes segmentos, como unidade de negócios, cargo, departamento, principais talentos e muito mais. Uma alta taxa de rotatividade é particularmente problemática para cargos difíceis de preencher, o que muitas vezes leva a um exame mais aprofundado de potenciais fatores de rotatividade, como falta de oportunidades de desenvolvimento de carreira, falta de equilíbrio entre vida profissional e pessoal e remuneração.
Receita por funcionário
Por que é importante: este KPI fornece uma imagem clara se uma empresa está crescendo ou diminuindo em eficiência geral. Ele mensura a receita total em relação à quantidade de funcionários.
Como usar: Avalie diversos segmentos de receita, tais como localidade geográficas, subsídios, e muito mais. Esse KPI é usado para comparação com empresas do mesmo setor. Dá um forte sinal para avaliar a eficiência da força de trabalho e os níveis de produtividade – quanto maior a quantidade, maior a produtividade.
Taxa de faltas
Por que é importante: esse KPI fornece informações sobre a vitalidade de uma empresa, a satisfação e a saúde dos funcionários. Ele mensura a proporção de ausências não planejadas devido a doenças, ou outra causas.
Como usar: Veja as tendências para pessoas, equipes ou a empresa como um todo. Compare com a indústria local e o país. Um valor baixo ou alto para este KPI que obrigará as empresas a investigar as razões subjacentes aos números e implementar medidas apropriadas para remediar as situações.
ESG
Com um foco maior na responsabilidade ambiental, social e de governança (ESG), as empresas estão adotando iniciativas ESG, como reduzir as emissões de gases do efeito estufa, melhorar a diversidade da força de trabalho e fortalecer a segurança no local de trabalho. É essencial acompanhar o progresso de suas iniciativas em ESG, em relação aos seus indicadores-chave de desempenho para conseguir medir o sucesso do negócio.
Proporção de colaboradoras
Por que é importante: esse KPI mede a proporção de pessoas em sua empresa que se identificam como mulheres, fornecendo informações sobre uma faceta importante da diversidade da força de trabalho. Compreender esse grupo demográfico, juntamente com outras métricas de diversidade e inclusão (D&I), como distribuição étnica e racial, ajuda as empresas a cultivar um local de trabalho diversificado e permite identificar se há representação excessiva ou insuficiente em sua empresa.
Como usar: por exemplo, o KPI de proporção de gênero feminino na área de assunto de diversidade e inclusão ajuda a medir e rastrear a proporção de pessoas que se identificam como mulheres em sua empresa. Com ele, é possível identificar facilmente qual grupo dentro da empresa tem a menor representação para as mulheres.
Porcentagem desviada de resíduos
Por que é importante: Esse KPI mensura proporção de resíduos que não enviados a um lixão. Ele mensura por peso, ou porcentagem.
Como usar: acompanhar sua taxa de desvio ao longo do tempo é uma ótima maneira de medir a eficácia dos programas de reutilização, reciclagem e compostagem orgânica. Com este KPI, as organizações podem medir o desperdício criado a montante e a jusante na cadeia de valor e monitorá-lo em relação a benchmarks.
Incidentes em saúde e segurança
Por que é importante: este KPI mede o número de acidentes/incidentes, dando às organizações uma referência de alto nível para rastrear se a segurança no local de trabalho está melhorando ou piorando.
Como usar: as equipes de saúde e segurança podem usar este KPI para rastrear e determinar seu progresso em objetivos de negócios específicos. Além de monitorar o número de acidentes ou incidentes, você também pode identificar o percentual de incidentes que afetaram os funcionários. Fique por dentro desse KPI de integridade e segurança durante momentos de mudança, como a introdução de novos processos ou máquinas.
Emissões de gases do efeito estufa (Emissões de Nível 1)
Por que é importante: este KPI mede as emissões diretas de gases do efeito estufa (GEE) que ocorrem a partir de fontes controladas ou de propriedade de uma organização, por exemplo, emissões associadas à combustão de combustível em caldeiras, fornos ou veículos. O relatório de emissões do escopo ajuda as organizações a identificar os riscos e oportunidades associados às suas emissões diretas e indiretas.
Como usar: Acompanhe as emissões dos níveis 1, 2 e 3 e monitore continuamente qual tipo de atividade corporativa está contribuindo com os níveis mais altos de emissão. Por exemplo, entenda o nível de emissão de carbono da logística, armazenamento de terceiros e viagens de funcionários por local.
KPIs de emissão dos fornecedores (Emissão Nível 3)
Por que é importante: Este KPI mede as emissões do escopo 3 para identificar pontos críticos de emissão, recursos e riscos de energia na cadeia de suprimentos. Ele permite que as empresas avaliem e envolvam fornecedores em relação ao seu desempenho de sustentabilidade e melhorem a eficiência energética de seus produtos.
Como usar: este KPI permite que as empresas classifiquem seus fornecedores na capacidade dos fornecedores de reduzir sua pegada de carbono. Compare com os objetivos de emissões e com outros fatores de desempenho do fornecedor.