Como capacitar os funcionários: 11 estratégias

As empresas verão os ganhos mais significativos com a capacitação da força de trabalho se a abordarem de forma proposital e metódica.

1. Faça um inventário das habilidades dos funcionários:

Para criar um plano de capacitação da empresa, o setor de recursos humanos deve começar fazendo um inventário das habilidades atuais dos funcionários usando uma linguagem comum para descrever habilidades entre departamentos para facilitar o acompanhamento de competências. Essas informações servem como referência e devem ser continuamente atualizadas e acompanhadas em uma plataforma de gerenciamento de capital humano (HCM), permitindo que os líderes de RH e de negócios comparem o inventário de habilidades com os requisitos de habilidades para ajudar a identificar lacunas de habilidades a qualquer momento.

2. Mapeie as necessidades de habilidades para agora e para o futuro:

Em seguida, os líderes de negócios podem colaborar com o RH para mapear quais habilidades seus departamentos precisam no momento e como essas necessidades provavelmente mudarão ao longo do tempo à medida que os avanços em tecnologia, produtos e práticas do setor transformam os requisitos da função. Algumas plataformas de HCM permitem que os líderes de negócios definam requisitos de função dentro da solução por conta própria. Com esse conhecimento e visibilidade, os líderes de RH e de negócios podem identificar lacunas de habilidades existentes e esperadas.

3. Baseie as estratégias de capacitação nas lacunas de necessidades:

Eles então podem criar oportunidades de aprendizado para ajudar a força de trabalho a melhorar e permanecer eficaz. Essa abordagem beneficia funcionários e empregadores, preparando-os para o que está por vir e capacitando-os com as habilidades necessárias para atingir as metas de negócios. Com uma estrutura de capacitação em vigor, as organizações podem orientar os funcionários e incentivá-los a assumir um papel ativo em sua progressão e desenvolvimento de carreira.

Uma estratégia de capacitação que conecta todas as linhas do negócio e permite que os líderes de RH e de negócios entendam a composição de habilidades de toda a organização pode melhorar a mobilidade interna e, assim, ajudar a reduzir a rotatividade de pessoal. Muitas vezes, os funcionários de uma área do negócio têm habilidades transferíveis que podem ser melhor aproveitadas em outra parte da empresa. É por isso que os líderes de negócios se beneficiam de ter uma visão das habilidades disponíveis em toda a organização – e uma linguagem comum para descrever essas habilidades. Com essa visão, os líderes de negócios podem determinar se um funcionário de outra equipe tem as habilidades necessárias para uma função crítica. Essa visibilidade ajuda as empresas a implementar seus recursos de pessoal com sabedoria e cria oportunidades de crescimento para pessoas talentosas que, de outra forma, poderiam se sentir tentadas a olhar para fora da empresa para avançar.

Com uma lacuna de habilidades crescendo globalmente, a principal prioridade da força de trabalho para as organizações é melhorar a experiência do funcionário e a proposta de valor do funcionário para que eles possam atrair e reter talentos, de acordo com o relatório “Tendências Globais de Talentos para 2024” da Mercer, que se baseia em uma pesquisa com mais de 12.000 executivos no nível de diretoria, líderes de RH, funcionários e investidores. E a melhor maneira de manter os funcionários? Capacitando. Fornecer oportunidades de aprendizado e desenvolvimento é a estratégia número 1 de retenção de funcionários para organizações, de acordo com o “Relatório de Aprendizagem no Local de Trabalho de 2024” do LinkedIn. Os funcionários querem aprender para permanecerem relevantes e crescerem em suas funções.

Principais conclusões

• A capacitação e a reciclagem contínuas são cruciais para a adaptação aos requisitos de trabalho e avanços tecnológicos em rápida mudança, garantindo que as organizações mantenham uma força de trabalho capaz de implementar sua estratégia de negócios.
• A capacitação melhora o desempenho de um funcionário em sua função atual por meio de novas habilidades, enquanto a reciclagem os prepara para posições totalmente novas dentro da organização.
• Auditorias regulares de habilidades ajudam a identificar e preencher lacunas de habilidades, integrando esses dados no planejamento estratégico da força de trabalho e aproveitando plataformas aprimoradas por IA para agilizar esses processos.
• Estabelecer uma cultura de aprendizado e planos de desenvolvimento personalizados alinha as aspirações de carreira do funcionário com as metas organizacionais, aumentando a retenção e a satisfação no trabalho.
• O futuro da capacitação envolverá muita IA, ajudando a identificar com mais precisão as lacunas de habilidades e oferecer roteiros de aprendizado personalizados, otimizando assim o desenvolvimento da força de trabalho e apoiando os resultados de negócios.

O Fórum Econômico Mundial proclamou em 2024 que a década de 2020 será a década da capacitação, porque a inovação tecnológica está exacerbando as lacunas de habilidades já presentes nas empresas. Muitas empresas têm ou em breve chegarão a um ponto em que a capacidade de alcançar metas e forjar novos caminhos será prejudicada porque não terão talentos com as habilidades certas. Para alcançar os resultados de negócios e ajudar os funcionários a crescer e ter um bom desempenho em suas funções a curto e longo prazo, mais empresas estão capacitando sua força de trabalho usando as 11 estratégias a seguir.

1. Audite as lacunas de habilidades e as necessidades dos negócios continuamente

A auditoria de habilidades é algo que uma empresa precisa fazer continuamente, não apenas de vez em quando. Uma auditoria de habilidades ou análise de lacuna de habilidades é quando o RH identifica as habilidades disponíveis dentro da organização e as compara com quais habilidades são necessárias hoje e no futuro. As auditorias de habilidades consideram as habilidades de cada funcionário como parte de um todo. Normalmente, o RH usa a auditoria de habilidades para entender a saúde de equipes, departamentos e a organização em geral a partir de uma perspectiva de habilidades à medida que os conjuntos de habilidades dos funcionários evoluem. Algumas plataformas de HCM permitem que o RH acompanhe continuamente as mudanças de habilidades em tempo real.

O primeiro passo de uma análise de lacuna de habilidades é fazer um inventário de quais habilidades existem em seu pool de talentos interno. O segundo passo é analisar os requisitos do cargo das posições atuais e fazer um inventário de quais habilidades você precisa ativamente. Concluir essas duas etapas e conectar as descobertas é essencial para precisão. A disparidade entre os dois inventários é como o RH sabe quais lacunas de habilidades existem hoje. Ao criar um inventário das habilidades existentes, lembre-se de que as pessoas geralmente têm habilidades irrelevantes para suas posições e, portanto, não aparecem em sua lista de tarefas. Às vezes, os funcionários não têm 100% das qualificações listadas para suas funções.

O terceiro passo é trabalhar com os chefes de departamento e outros líderes seniores para identificar para onde o negócio está indo e as habilidades necessárias para chegar lá. Essa fase é essencial porque as funções mudam ao longo do tempo devido aos avanços tecnológicos e à evolução dos padrões e procedimentos da indústria. As empresas também criam novas posições para atender às novas necessidades de negócios e buscar novas oportunidades, oferecendo novos produtos ou serviços, por exemplo. Ao comparar a previsão de habilidades com as habilidades disponíveis, o RH pode ver quais lacunas provavelmente surgirão e trabalhar ativamente para preenchê-las. A capacitação e a reciclagem podem ser uma maneira particularmente interessante de atender às necessidades futuras previstas se a empresa tiver tempo para resolver as lacunas identificadas por meio de uma estratégia de desenvolvimento de habilidades.

A iteração é o último passo vital. O conjunto de habilidades coletivas de uma organização muda constantemente à medida que os funcionários aprendem, integram e se desligam da empresa. É por isso que a auditoria contínua de habilidades é uma ferramenta estratégica tão poderosa.

2. Avalie e catalogue as habilidades dos funcionários

As empresas podem avaliar as habilidades dos funcionários de várias maneiras. Para uma compreensão mais precisa das habilidades da sua organização, o RH deve se esforçar para conduzir auditorias continuamente usando uma solução de HCM que conecte perfis de talentos à plataforma de aprendizado do funcionário, listas de qualificações de cargo e outros dados relevantes para capturar e acompanhar a matriz de habilidades holísticas de uma organização. Ter um vocabulário comum em toda a empresa sobre como as pessoas devem descrever e classificar suas habilidades é um componente crítico de um catálogo de habilidades eficaz. Um vocabulário comum permite que os líderes procurem talentos na empresa e também permite que os funcionários procurem oportunidades em toda a empresa que correspondam às suas habilidades.

Para ter perfis de habilidades atualizados, a abordagem mais simples é perguntar regularmente aos funcionários sobre suas experiências e conhecimentos e dar a eles uma maneira de atualizar facilmente essas informações conforme as coisas mudarem. Por exemplo, o RH pode considerar a criação de um formulário eletrônico que os funcionários podem preencher voluntariamente para enviar novas realizações das quais os recursos humanos não teriam conhecimento, como a obtenção de um diploma ou certificação avançada. O RH também pode enviar lembretes trimestrais para incentivar as pessoas a compartilharem atualizações.

Visto que fazer os funcionários registrarem suas habilidades pode ser um desafio, uma maneira comum de garantir que os catálogos estejam precisos é verificar se os perfis estão atualizados durante as avaliações anuais. As empresas podem pedir aos funcionários que avaliem suas habilidades como parte das avaliações anuais de desempenho quando também coletam feedback de gerentes e colegas. O RH pode usar essas informações para atualizar a matriz de habilidades da organização, bem como para dar suporte a avaliações de aumentos e promoções. Outra oportunidade de avaliar as habilidades dos funcionários é durante a fase de candidatura. Além de novas contratações listarem as habilidades que trazem para o trabalho, algumas empresas pedem que os candidatos a emprego façam testes como parte do processo de contratação para validar que têm as habilidades necessárias para uma posição.

3. Capacite os funcionários

Criar um ambiente de trabalho em que o aprendizado é incentivado e tratado como uma parte normal do ciclo de vida do funcionário é essencial. Uma empresa pode ter um excelente programa de capacitação, mas só se beneficiará dele se utilizado pela força de trabalho. As organizações com uma cultura de aprendizado capacitam as pessoas a decidir como querem que suas carreiras sejam e ajudam-nas a aprender as habilidades necessárias para alcançar essa visão e atender às necessidades da empresa.

Os funcionários talvez não consigam prever como suas funções mudarão nos próximos cinco a dez anos. Mas os líderes de negócios que estão conectados ao setor e veem o horizonte têm uma ideia muito melhor. Seus insights são vitais para a capacitação. Os gerentes também desempenham um papel importante. Eles entendem os desafios diários de suas equipes e podem ajudar a identificar habilidades que beneficiariam os indivíduos e o departamento. Com esses insights, as organizações podem sugerir habilidades que os funcionários em funções específicas precisarão desempenhar bem no futuro. Esses insights de líderes e gerentes de negócios também se aplicam à reciclagem.

4. Conecte dados de habilidades a oportunidades de mobilidade de carreira

Algumas empresas têm uma cultura que incentiva os funcionários a se mover verticalmente e lateralmente dentro da organização, às vezes juntando-se a outros departamentos para buscar uma oportunidade que demande novas habilidades ou aplicando habilidades existentes em uma área diferente. As empresas podem perguntar aos funcionários sobre suas metas de carreira, ajudá-los a identificar as habilidades necessárias para chegar onde desejam e fornecer as experiências de aprendizado necessárias para ajudá-los a alcançar suas aspirações de carreira. A mobilidade interna ajuda a aumentar a retenção de funcionários e mantém conhecimentos e habilidades vitais dentro da organização.

5. Implemente tecnologia, incluindo IA

A matriz de habilidades de uma organização muda constantemente, tornando difícil inventariar habilidades manualmente. No entanto, os melhores sistemas de HCM, com tecnologia de IA, são capazes de detectar e catalogar continuamente essas alterações porque conectam várias áreas de RH, como perfis de habilidades de funcionários, requisitos de cargo e plataformas de aprendizado. Por exemplo, a análise de IA pode reconhecer que os gerentes de contratação estão listando novas habilidades em requisições de emprego com mais frequência e sugerir oportunidades de aprender essas habilidades aos funcionários atuais que se beneficiariam. Além disso, com essa conectividade, essas soluções de HCM podem sugerir outras oportunidades de crescimento relevantes e criar trajetórias de carreira personalizadas para cada funcionário que os ajudarão na capacitação e reciclagem com base em sua função e aspirações atuais.

Outra vantagem é que, como a IA pode ajudar as organizações a catalogar e monitorar as habilidades da força de trabalho em tempo real, ela pode dar ao RH uma melhor visibilidade do que tradicionalmente tinha. Com esse inventário confiável de dados de habilidades, as empresas podem descobrir insights valiosos, como lacunas de habilidades em áreas importantes e recomendações para treinamento, contratação e muito mais. É essencial que uma plataforma unificada de HCM que conecta os dados da sua organização também facilite a execução de relatórios, a compreensão de quais habilidades estão disponíveis e a visualização do progresso para preencher as lacunas.

6. Desenvolva programas de mentoria

Outra maneira valiosa de os funcionários aprenderem novas habilidades é por meio da mentoria. Embora os relacionamentos entre mentores e mentorados possam se formar organicamente, programas formais ajudam a conectar futuros mentores interessados em ajudar os outros a crescer com funcionários que buscam aconselhamento e orientação. Alguns sistemas de HCM podem até ajudar os mentorados a encontrar mentores ideais para apoiar seu crescimento com base em seus empregos, metas de carreira e outros fatores contextuais, resolvendo um desafio comum.

Os programas de mentoria beneficiam a todos. Os mentorados recebem ajuda para navegar em sua carreira e desenvolvimento de habilidades, beneficiando-se da experiência do mentor. Muitos mentores acham a mentoria gratificante e muitas vezes aprendem com os mentorados também. As organizações se beneficiam porque os programas de mentoria tendem a aumentar a satisfação e o engajamento dos funcionários, o que pode se traduzir em uma força de trabalho mais produtiva. Além disso, funcionários engajados e satisfeitos geralmente permanecem mais tempo, reduzindo os custos de contratação. Oportunidades de mentoria e aprendizagem por pares também podem ajudar as empresas a reter conhecimentos institucionais valiosos.

Os programas de mentoria também podem ter um efeito positivo no planejamento de sucessão. Os funcionários com maior conhecimento institucional e do setor que recebem orientação personalizada se tornam candidatos de maior qualidade para assumir posições importantes futuramente em suas carreiras. Além disso, os mentores podem identificar candidatos promissores por meio do processo de mentoria.

7. Defina metas de capacitação

Uma pesquisa do “Relatório de Aprendizagem no Local de Trabalho 2024”, do LinkedIn, revelou que as pessoas que definem metas de carreira usam conteúdo de aprendizagem quatro vezes mais do que aquelas que não definem. As empresas podem ajudar a capacitar a força de trabalho usando metas de capacitação nessas duas categorias.

• Organizacional: Ao criar metas de qualificação que impactam a organização, a diretoria, os líderes de negócios e a equipe de RH se reúnem para identificar as habilidades necessárias para cumprir a visão estratégica da empresa. É essencial ter uma matriz de habilidades precisa que dê à sua organização um benchmark a ser usado para comparar as habilidades existentes com as necessárias hoje e no futuro, permitindo que você identifique e preencha as lacunas de habilidades atuais e as que provavelmente se desenvolverão nos próximos anos. A empresa pode criar políticas e implementar ferramentas para estabelecer pontos de contato regulares entre gerente e funcionário para discutir os requisitos de habilidades da empresa e as vias de desenvolvimento dos funcionários.
• Pessoal: Ao definir suas próprias metas pessoais de qualificação, os funcionários geralmente consideram como seu trabalho afeta as metas anuais do departamento e a visão da empresa para o futuro. Eles então criam metas realistas e impactantes que os ajudarão a contribuir para o sucesso da organização e mapeiam o treinamento ou outras oportunidades de desenvolvimento necessárias para atingir essas metas. Os gerentes podem consultar regularmente os funcionários para oferecer orientação e suporte.

8. Crie planos de desenvolvimento pessoal

Um total de 95% dos profissionais de RH acredita que os empregos “serão substancialmente interrompidos pelas tendências de mercado e tecnológicas nos próximos dois anos”, de acordo com o relatório Futuro da Capacitação e do Aprendizado do Funcionário de 2024 do HR.com. Essa incerteza ilustra por que é importante que as empresas ofereçam planos de desenvolvimento personalizados para os membros da equipe. A IA é um dos principais impulsionadores dessa interrupção e incerteza. Uma pesquisa de 2023 da Universidade da Pensilvânia, OpenResearch e OpenAI prevê que a IA generativa (GenAI) afetará 80% dos empregos. A pesquisa estima que quase um quinto de todas as funções terão metade de suas principais responsabilidades mudadas, potencialmente exigindo capacitação. No entanto, o grau em que os funcionários individuais serão afetados por essas tendências depende muito de suas funções, responsabilidades e aspirações de carreira atuais.

Por exemplo, médicos que usam IA generativa para criar anotações do paciente ou sugerir ações, como agendar uma consulta de acompanhamento ou enviar uma receita para uma farmácia, provavelmente usarão o tempo que economizarem para focar nos pacientes e aumentar a qualidade do atendimento, em vez de aprender uma nova habilidade. Alguém em uma função administrativa, no entanto, pode precisar de capacitação uma vez que as tarefas repetitivas serão automatizadas e a IA tornará muitos aspectos de seu trabalho mais rápidos e fáceis. E um funcionário administrativo de marketing e um de finanças provavelmente precisarão aprender novas habilidades diferentes, mesmo que ambas as posições envolvam muitas tarefas administrativas.

Uma abordagem única de capacitação não funciona. Ao usar plataformas de HCM incorporadas a ferramentas de IA que consideram insights de líderes de negócios sobre como eles esperam que as funções mudem, o conjunto de habilidades atuais de um indivíduo e as metas de carreira, as empresas podem oferecer aos funcionários planos de carreira personalizados. É do interesse da organização e de seus funcionários que a força de trabalho use seu tempo de aprendizado desenvolvendo habilidades relevantes para suas necessidades específicas.

9. Estabeleça horários e agendas de aprendizado

O principal obstáculo para a capacitação é muitas vezes o tempo. Os funcionários têm muitas prioridades concorrentes e frequentemente não priorizam o aprendizado. Se as empresas quiserem que seus funcionários adicionem as novas habilidades de que a empresa precisa e quiserem aumentar as taxas de retenção de funcionários criando oportunidades de crescimento, as empresas devem considerar fortemente designar tempo para os funcionários se capacitarem.

Algumas empresas reservam um dia por trimestre para que a força de trabalho se dedique à aprendizagem. Outras incentivam os funcionários a passar uma hora ou mais por semana focados no desenvolvimento de uma nova habilidade valiosa. Considere qual cadência funciona melhor para a sua organização. Coletar feedback dos funcionários também pode ajudar você a decidir o que funcionará melhor.

10. Crie planos pós-treinamento

Depois que as empresas treinam os funcionários para obter novas habilidades, elas precisam de planos pós-treinamento para colocar rapidamente essas habilidades em uso, caso percebam todos os benefícios de capacitar e reciclar a força de trabalho. Esses planos geralmente detalham o que uma organização fará com os funcionários capacitados. As empresas também podem incentivar os funcionários a criar planos pessoais.

• Planejamento organizacional: Depois que o RH identifica as lacunas de habilidades e os funcionários começam a se capacitar ou reciclar para preencher essas lacunas, as organizações devem ter um plano de como conectar as pessoas recém-treinadas a novas oportunidades. Por exemplo, funcionários com novas habilidades sob demanda podem ser adequados para uma função aberta com um impacto mais significativo nos resultados de negócios. Atualizações frequentes e visibilidade em tempo real da matriz de habilidades da organização e a capacidade de detalhar e identificar talentos com habilidades específicas são muito úteis para fazer o melhor uso dos recursos de pessoas.
  Além disso, se os líderes de negócios tiverem visibilidade de como os funcionários estão se capacitando, eles poderão ajudar os funcionários a reter e praticar essas novas habilidades atribuindo-lhes a projetos especiais relevantes. Os planos pós-treinamento devem também incluir a melhoria contínua das competências. Inevitavelmente, novas lacunas de habilidades surgem e os funcionários vão querer continuar aprendendo. Além disso, a equipe de aprendizado e desenvolvimento do RH desejará garantir que o conteúdo seja atualizado para refletir as necessidades em constante mudança e buscar feedback dos funcionários sobre o programa de capacitação e os formatos de aprendizado para encontrar áreas de melhoria.
• Pessoal: As empresas podem incentivar os funcionários a planejar o que farão quando atingirem suas metas pessoais de aprendizado. Os planos pessoais dos funcionários podem incluir se candidatar a funções específicas à medida que elas abrirem ou ajudar colegas de trabalho usando as habilidades adquiridas.

11. Acompanhe o progresso (relatórios)

A maneira mais comum de as organizações medirem o progresso das metas de capacitação é acompanhando as taxas de conclusão do treinamento relacionadas às habilidades ou áreas específicas em que há lacunas. Algumas plataformas de HCM permitem que o RH veja o progresso do aprendizado e do desenvolvimento de habilidades em tempo real com painéis de alto nível que também permitem detalhar os dados para ver como funcionários e equipes individuais estão se saindo. Essas informações podem ser compartilhadas com os líderes da unidade de negócio apropriados.

Além disso, os profissionais de aprendizado e desenvolvimento acompanham métricas como classificações de avaliação de desempenho, produtividade do funcionário, retenção de funcionários, habilidades por aprendiz e impacto nos negócios. As métricas de impacto nos negócios podem incluir o número de negociações fechadas ou as pontuações de satisfação do cliente para ajudar a medir o sucesso das iniciativas de capacitação.

As equipes de RH e os líderes de negócios devem frequentemente revisitar seus planos de capacitação, talvez trimestralmente, e fazer ajustes conforme necessário. Se a sua organização não está progredindo o suficiente, é hora de revisitar esta lista e fazer perguntas essenciais como:

• O ambiente de trabalho, incluindo a liderança, promove o aprendizado?
• Os funcionários têm tempo suficiente para se dedicar à capacitação e à reciclagem?
• Eles têm orientação e sabem quais habilidades são valiosas para se desenvolver?
• Eles estão trabalhando para alcançar um objetivo?
• Você está avaliando o progresso dos funcionários de forma eficaz?