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O que é gestão de estoque?

Gerenciamento de estoque é o processo de organização dos fluxos a serem seguidos pelos bens dentro do ciclo de pedidos, armazenamento, produção, venda e restocagem da empresa. O gerenciamento de estoque geralmente é executado em dois níveis: gerenciamento de estoque agregado e local de estoque e gerenciamento de estoque no nível do item. Ao determinar sua estratégia de estoque, as empresas fazem compensações entre minimizar o valor do caixa vinculado no estoque ou reter mais estoque para maximizar o atendimento ao cliente ou a eficiência de produção.

A estratégia de estoque envolve o gerenciamento de estoque no nível do item por meio de políticas, como estoque de segurança (descrito posteriormente) e controles de estoque por meio de políticas, como classificação ABC para priorizar as taxas de reposição, que consideram os atributos no nível do item, como valor de consumo, tamanhos de lote e os tempos de processamento de pedido.

O estoque pode ser amplamente classificado em três categorias: matérias-primas/componentes, trabalhos em andamento e bens finalizados. As fabricantes adquirem as matérias-primas, as armazenam até estarem prontas para produção e as transformam em bens prontos o consumo. As empresas que não fabricam, como atacadistas e varejistas, armazenam os bens finalizados para vendê-los ao consumidor final.

Todas as empresas devem encontrar um equilíbrio entre os níveis de estoque e a demanda porque o estoque consome o dinheiro de uma empresa e incorre em custos de transporte. Independentemente do tipo de negócio, as empresas devem manter um controle restrito do estoque para economizar dinheiro, garantindo que tenham estoque suficiente para atender às programações de produção ou à demanda prevista do cliente e aos pedidos reais.

Benefícios do gerenciamento de estoque

O gerenciamento de estoque é complexo e varia dependendo do seu setor, da sua função na empresa e do tipo de item que está sendo gerenciado. Decidir a forma de planejamento e gerenciamento do estoque deve ser feito de forma colaborativa cheia de compartilhamentos, riscos e recompensas.

Não existem duas empresas iguais. Dependendo do modelo de negócios, as empresas utilizam diversos métodos para gerenciarem o estoque. O estoque tem custos para a empresa, mas pode ser necessário manter mais estoque de segurança para manter níveis de serviço superiores para evitar estoques e maximizar a eficiência operacional. Os fabricantes com máquinas caras e operações com pessoas às vezes trabalham com estoque em excesso para evitar fechar essas operações devido à falta de estoque, o que incorreria em ainda mais gastos.

Praticamente todas as empresas mantêm um estoque de segurança para se protegerem contra mudanças repentinas e indesejadas na demanda e no fornecimento. Dessa forma, o estoque funciona como uma bareira contra imprevistos, além de funcionar como um respiro contra quedas na produção. O estoque de segurança representa um saldo entre as taxas de serviço ou de atendimento (a porcentagem de pedidos de clientes que uma empresa pode enviar imediatamente do estoque) e o custo adicional de pedidos e retenção de mais estoque. A consequência de não ter estoque suficiente é a falta de produtos, o que pode ser prejudicial para uma empresa, especialmente se os clientes tiverem alternativas, como empresas baseadas em comércio eletrônico em que se espera um atendimento rápido. Falta em estoques representam perda de receita e podem afetar negativamente a fidelidade do cliente.

As fabricantes geralmente implementam controles de estoques, como níveis máximo e mínimo e pontos de reposição dentro dos sistemas ERP. Os distribuidores estabelecem pontos de reposição de forma descentralizada, permitindo que cada centro de distribuição determine seus níveis de estoque com base em fatores locais ou métodos baseados na demanda. Fatores locais incluem alta demanda de certos SKUs, ou, ainda, padrões sazonais. Métodos voltados à demanda podem incluir dados dos pontos de venda dos clientes varejistas. Muitas empresas de compras consideram os descontos de preços em sua estratégia de compra e podem comprar mais suprimentos do que o necessário para obter pontos de preço favoráveis.

Gerenciamento de estoque: implicações financeiras

Gerenciamento de estoque envolve a troca entre receita, custo e risco. Apontado no balanço patrimonial como ativo circulante, o estoque consome o caixa da empresa. Devemos dar uma atenção especial à duração do ciclo de conversão de caixa - o tempo entre a compra de matérias-primas (para um fabricante) ou mercadorias (varejista ou varejista) até a venda final de produtos acabados e o recebimento de pagamentos dos clientes.

Durante esse tempo, o dinheiro permanece vinculado e as empresas devem garantir que seu estoque seja vendido em tempo hábil (chamado giro de estoque) para reestabelecer o caixa. Estoques com movimentação lenta resultam em custos de armazenamento, riscos, além de afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa. Assim, as empresas exigem um processo disciplinado para garantir que o nível de investimento em estoque esteja de acordo com o nível esperado de demanda do cliente.

O gerenciamento de estoque também requer um custo rigoroso para dar suporte a relatórios de gerenciamento interno e relatórios financeiros estatutários. Os custos de estoque usados na produção devem estar em conformidade com os métodos de custo de absorção para alocação de mão de obra direta e indireta e custos indiretos para produtos à medida que eles tomam forma na linha de produção. E os produtos acabados, também conhecidos como inventário de mercadorias, exigem alocação de quaisquer custos associados à preparação para venda.

Esses custos podem incluir transporte, mão de obra, entre outros gastos relacionados. Um agregado, a soma de todo o inventário na empresa é usada para determinar o item de linha do inventário no balanço patrimonial e o custo das mercadorias vendidas no demonstrativo de receita.

Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de estoque?

As empresas adotam diversos sistemas de gerenciamento de estoque. A escolha depende das operações, complexidades e necessidades. Os três principais sistemas de gerenciamento de estoque são: manual, periódico e perpétuo. Os sistemas perpétuos são os sistemas de gerenciamento de inventário mais avançados e precisos, enquanto o método manual é a maneira menos sofisticada de supervisionar as operações de inventário.

Sistema manual de estoque: Esse método de gerenciamento de estoque depende da contagem física de itens e do registro dos detalhes em papel ou em uma planilha. Esse processo é amplamente adotado por pequenas empresas que não migraram para soluções com software de gerenciamento de estoques.

Sistema periódico de estoque: Este é um sistema de gerenciamento de estoque em que a contagem é executada no final de um período contábil, e não após cada venda ou compra. É um sistema relativamente simples, bem adaptado para pequenas empresas que contem com poucos produtos.

Sistema permanente de estoque: esse é o sistema mais sofisticado, aproveitando soluções de software automatizadas para fornecer insights em tempo real. Assim que qualquer estoque entrar em uma instalação, for movido, vendido, usado ou descartado, o sistema de estoque atualizará saldos imediatamente auxiliados por varreduras de dispositivos portáteis que digitalizam códigos de barras de itens ou etiquetas RFID.

Sistema de identificação por frequência de rádio (RFID) e sistemas de gerenciamento de estoques

O RFID é um sistema de rastreamento que serve de base para os sistemas de gerenciamento de estoques. Os sistemas RFID utilizam etiquetas especiais em todos os itens, para que cada movimentação possa ser acompanhada. O sistema RFID simplifica o gerenciamento de estoque ao digitalizar remessas recém-chegadas para o sistema ou remessas de saída usando scanners móveis. As etiquetas RFID podem ser ativas, emitindo sinal ininterruptamente; ou passiva, quando leitores fazem o rastreamento físico. As etiquetas RFID são a melhor opção para entregar dados e insights em tempo real sobre todo o estoque, a qualquer hora.

Gerenciamento de estoque vs. contagem de ciclos

A contagem de ciclos é um método de verificação e balanço para confirmar que as contagens físicas do estoque são as mesmas nos registros de estoque da empresa. A contagem periódica de itens individuais durante o ano garante a precisão das quantidades e valores do estoque.

Um sistema preciso de acompanhamento das quantidades de estoque disponível é essencial para gerenciar o suprimento e a demanda, manter altos níveis de atendimento ao cliente e planejar a produção.

Em vez de aproveitar os sistemas de gerenciamento de estoque, é possível executar a contagem cíclica para obter estoques físicos completos. Ou as empresas podem usar ambas técnias para verificar as quantiedades e valores do estoque. O gerenciamento de estoque é a base da contagem de ciclos em série.

Exemplos de gerenciamento de estoque — casos de usos pela indústria

Embora o gerenciamento de estoque seja comum na maioria dos setores, há setores específicos com requisitos exclusivos que justificam sistemas especializados. Os principais exemplo são alimentação (restaurantes) e varejo.

Gerenciamento de estoque no varejo

Atualmente, os varejistas devem oferecer opções muito flexíveis de compra, em diversos canais. A intensa concorrência de grandes fornecedores de comércio eletrônico e clientes exigentes forçaram os varejistas a operar um modelo de negócios misto, combinando lojas físicas e experiências de compra online, chamadas varejo omnichannel.

O omnichannel fornece aos compradores opções flexíveis, como pedido na loja, envio para casa, compra online, devolução na loja ou envio de um distribuidor para uma loja para ser coletado pelo cliente. O objetivo é oferecer uma experiência ao cliente excelente de ponta a ponta, o que pode significar a diferença entre o sucesso e a saída dos negócios.

Para oferecer a melhor experiência de cliente por meio de omnichannel, os varejistas precisam ter visibilidade em tempo real do estoque disponível para garantir que a experiência de compra do cliente resulte em pedidos. Ações não só impedem que ordens específicas sejam preenchidas, mas clientes frustrados também são muito propensos a procurar itens semelhantes na loja ou site de um concorrente. A fidelidade é efêmera, e os clientes trocarem de marca é uma prática comum. Os clientes perdidos talvez nunca mais retornem, afetando as vendas em potencial.

Como resultado, os varejistas precisam gerenciar o estoque com muito cuidado para finalizar a linha fina entre ter estoque suficiente para preencher a porcentagem mais alta de seus pedidos de cliente e não ter muito o que impede seu fluxo de caixa e arrisca ter deixado o estoque no final de uma temporada de compra que não pode ser vendida. O software de gerenciamento de estoque para varejo (combinado com sistemas de gerenciamento de pedidos) permite que os varejistas reajam rapidamente às mudanças no comportamento de compra e ajustem suas estratégias de canal e níveis de estoque.

Gerenciamento de estoque para restaurantes

O gerenciamento de estoque para restaurantes é único, pois deve fornecer monitoramento de ingredientes em tempo real porque muitos são frescos, têm pouco tempo de validade e devem ser cuidadosamente acompanhados até o consumo. O sistema também deve monitorar cuidadosamente os níveis de estoque, acionar pedidos de estoque, registrar novos recebimentos de estoque e ajudar a gerenciar custos de menu.

Gerenciar ingredientes frescos tem muitos desafios, ajudando os gerentes a monitorar de perto suas vidas de prateleira para evitar a deterioração. No máximo, a deterioração resulta em dinheiro desperdiçado, enquanto o pior caso, pode causar intoxicação alimentar e desencadear ações das autoridades de saúde.

Um software de gerenciamento de estoque pode ajudar os restaurantes a lidarem com os desafios. Ao conectar automaticamente as vendas aos níveis de estoque, os restaurantes podem ter uma visão completa dos pedidos, do consumo, da percepção dos estoque de ingredientes, evitar a deterioração e gerenciar suas margens. O software de gerenciamento de inventário também reduz o tempo gasto nas tarefas administrativas enviando alertas aos gerentes sobre possíveis expirações de vida útil, automatizando a reordenação quando os itens excederem suas datas de deterioração ou ficarem abaixo dos níveis de reposição definidos.

Software de gerenciamento de estoque

Os sistemas modernos de gerenciamento de estoque baseados na nuvem oferecem recursos abrangentes de gerenciamento de materiais que gerenciam com eficiência o fluxo de mercadorias em sua empresa e sua rede global de suprimento. Em conjunto com os sistemas de gerenciamento de armazenamento, eles oferecem visibilidade precisa e oportuna dos níveis de estoque, planos de estoque e taxas de atendimento de pedidos, o que afeta a satisfação do cliente. Combinados com sistemas de planejamento da cadeia de suprimento, eles eliminam as adivinhações do gerenciamento de estoque, combinando demanda com suprimento, otimizando os níveis de estoque, aumentando as taxas de atendimento de pedidos, garantindo execuções de produção dentro do cronograma e melhorando a utilização do capital de giro.

Gerenciamento de estoque e cadeia de suprimento

O gerenciamento de estoque é um componente essencial do gerenciamento da cadeia de suprimentos, pois o motivo de ser uma cadeia de suprimentos é a movimentação de mercadorias, seja entregando matérias-primas e subcomponentes aos fabricantes ou atendendo pedidos de produtos acabados aos consumidores. Ambas opções ajudam as empresas a reduzir os custos, melhorar o fluxo de caixa e aumentar as margens de lucros.

Visibilidade do inventário

Um benefício fundamental das soluções modernas de gerenciamento de estoque na nuvem é sua capacidade de fornecer visibilidade em tempo real do estoque em vários nós da cadeia de suprimento, como instalações de produção, fornecedores, mercadorias em trânsito e centros de distribuição. Isso retorna os insights necessários que os tomadores de decisão mantenham a satisfação do cliente. Sendo crucial para empresas que trabalham com redes extendidas de fornecimento, demanda variável e grande competição.

Uma visão em tempo real dos níveis de estoque e sua localização os ajuda a gerenciar melhor as programações de produção e o processamento de pedidos do cliente. Por exemplo, se uma entrega é mantida devido a problemas de transporte, os gerentes podem cobrir o déficit temporário, transferindo o estoque de um centro de distribuição para outro em que níveis de demanda mais altos garantam ter mais estoque.

Combinado com o software de planejamento da cadeia de suprimentos, ter dados em tempo real sobre os volumes de pedidos ajuda os planejadores a determinar quanto de um item específico eles precisam, onde devem estar localizados e com que frequência eles precisam ser reabastecidos para atender à demanda e aos níveis de produção reais e previstos.

Planejamento da cadeia de suprimento integrado

As cadeias de suprimento complexas desafiam as empresas a alinhar o suprimento com a demanda e determinar os níveis de estoque com maior precisão. Soluções sofisticadas de planejamento de demanda podem ajudar a utilizar algoritmos sofisticados que incorporam vários cenários, incluindo combinações de item e local, bem como políticas de inventário para gerar o plano de demanda ideal. Os cenários hipotéticos desempenham um papel vital na garantia de que os níveis de estoque planejados serão suficientes para atender à demanda do cliente, evitar estoques e garantir a resiliência.

Gerenciar os fornecedores a otimizarem o gerenciamento de estoque.

Escolher o fornecedor correto é a responsabilidade do setor de compras. Os fornecedores podem ter grande impacto sobre o estoque. Por exemplo, alcançar a disponibilidade pontual depende de ter fornecedores confiáveis e qualificados que possam atender a prazos de entrega específicos. Se elas faltarem às datas de envio agendadas, a produção e os pedidos dos clientes poderão ser atrasados, resultando em menor satisfação do cliente.

O plano de requisitos líquidos incorporado por meio do planejamento de suprimento no plano de demanda deve ser capaz de dar suporte à complexidade das cadeias de suprimento globais para determinar as matérias-primas e os requisitos de estoque de componentes para produção. Por fim, os sistemas de planejamento ajudam a determinar políticas de estoque para definir níveis de estoque de segurança (estoque de excesso usado como buffer contra a incerteza de demanda e oferta) basicamente retirando as adivinhações das decisões de estoque e seu potencial impacto negativo no fluxo de caixa.

O planejamento de negócios integrado combina previsões estatísticas com sinais de demanda reais para fornecer previsões atualizadas e níveis de estoque que atendam aos níveis desejados ou de destino do atendimento ao cliente. Isso ajuda você a trabalhar com as incertezas nos tempos de fornecimento e da demanda. Os pedidos de reposição são feitos sempre que a quantidade mínima do estoque for atingida. Essas ordens incorporam lead times estimados para garantir níveis adequados de estoque. Com base na política de estoque especificada, a ordem de reposição pode ser uma quantidade de ordem fixa ou uma quantidade calculada, calculada como a diferença entre o limite máximo e a posição do estoque, e pode ser ajustada para quantidades de ordem mínima.

Gerenciamento de estoque na nuvem — Onde você está nessa jornada?

Se você está pronto para aprender mais sobre gerenciamento de estoque, um bom começo é se perguntar o seguinte:

  • Será que estamos otimizando o nosso estoque, simplesmente alinhando ele ao planejamento de demanda e fornecimento?
  • Será que estamos aplicando as políticas corretas para minizar os custos com estoque e maximizar o atendimento ao cliente?
  • Será que a fragmentação do estoque está prejudicando a capacidade de execução?
  • Como estamos gerenciando os nossos estoques de segurança?
  • Qual o montante do capital de giro que está atrelado ao estoque?
  • Como podemos melhorar a rotatividade do estoque?
  • De que forma a disponibilidade do estoque ajuda a atingir a satisfação do cliente?

Muitas empresas ainda usam planilhas ou sistemas legados inflexíveis para trabalharem com alguns ou todos os processos de gerenciamento de estoque. Embora essa abordagem pareça ser adequada, tecnologias antigas podem trazer resultados não muito positivos. Para competir em uma cadeia de suprimento complexa atual e responder adequadamente a interrupções inevitáveis, você precisa de soluções em nuvem modernas que compartilhem informações em tempo real para obter um melhor alinhamento entre planejamento, produção e uma visão integrada do seu inventário.

Os pacotes de SCM (Cloud-based Integrated Supply Chain Management) ajudam as empresas a desenvolver sinergias entre seu planejamento e gerenciamento de inventário, bem como outras funções essenciais da cadeia de suprimento, como procurement, manufatura, logística e gerenciamento de pedidos. O resultado: mais eficiência, atendimento ao cliente e maior margem de lucro.

Em que ponto da sua jornada rumo ao gerenciamento de estoque integrado você está? Como podemos ajudar?