O que é gerenciamento de estoque?

Jim Hearson | Estrategista de Conteúdo | 6 de junho de 2024

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O estoque imobiliza os recursos de uma empresa e gera custos de manutenção, então todas as empresas buscam encontrar um equilíbrio entre os níveis de estoque e a demanda. Seja qual for o tipo de organização, as empresas devem manter um controle rígido sobre o estoque para conservar recursos e, ao mesmo tempo, manter estoque suficiente para atender aos cronogramas de produção ou aos pedidos reais e à demanda prevista dos clientes. É aqui que entra o gerenciamento de estoque.

O que é gerenciamento de estoque?

Gerenciamento de estoque é o processo de orquestrar o fluxo de mercadorias de uma empresa em um ciclo contínuo de pedidos, armazenamento, produção, venda e reposição. Esse processo geralmente é realizado em dois níveis: gerenciamento de estoque agregado e localização de estoque e gerenciamento de estoque em nível de item.

Principais conclusões:

  • O gerenciamento de estoque exige um equilíbrio, tendo estoque suficiente para atender aos cronogramas de produção e à demanda, mas não tanto a ponto de os fundos ficarem presos nos custos de manutenção.
  • Além de poupar custos, práticas sólidas de gerenciamento de estoque podem ajudar as empresas a aumentar a eficiência, melhorar os relatórios financeiros, reduzir riscos e desperdício e manter bons relacionamentos com fornecedores e clientes.
  • Diferentes setores têm seus próprios desafios quando se trata de gerenciar estoque; por exemplo, restaurantes precisam considerar ingredientes perecíveis de uma forma que montadoras de automóveis não fazem.
  • Quanto mais dados de estoque puderem ser coletados, monitorados e analisados, mais eficiente será o gerenciamento.
  • Automatizar o processo de gerenciamento de estoque com um sistema baseado em nuvem permite que muitas organizações rastreiem o estoque com mais precisão, desde a compra até a produção e venda.

O gerenciamento de estoque explicado

O departamento de compras deve obter os produtos necessários de fornecedores confiáveis ​​e comprar novo estoque com a documentação apropriada para reduzir atrasos, ao mesmo tempo em que se esforça para não acumular excessos em estoque não vendido ou incorrer em custos de transporte.

Os gerentes são responsáveis ​​por garantir que o estoque esteja em um nível que atenda à demanda do cliente e esteja em conformidade com as políticas da organização, que determinam quanto estoque é armazenado e onde. Essas políticas também abrangem como a empresa atribuirá custos ao estoque — por meio de métodos de custeio como primeiro a entrar, primeiro a sair e primeiro a entrar, último a sair — e o avaliará, usando métodos como a classificação ABC para ajudar a focar em itens mais lucrativos.

A importância do gerenciamento de estoque

O gerenciamento de estoque é importante porque ajuda a garantir que a empresa tenha mercadorias suficiente para atender à demanda dos clientes sem manter tanto a ponto de gerar custos desnecessários ou prejudicar a eficiência operacional. Por exemplo, o excesso de estoque pode resultar em custos excessivos de transporte ou custos associados ao armazenamento, transporte e manuseio desse estoque. Ao empregar as melhores práticas de gerenciamento de estoque para otimizar os níveis, as empresas podem reduzir esses e outros custos, ao mesmo tempo em que protegem a satisfação do cliente.

As áreas em que o gerenciamento de estoque pode ser um fator importante para as empresas incluem o seguinte:

  • Controle de custo
  • Fluxo de caixa
  • Satisfação do cliente
  • Eficiência produtiva
  • Mitigação de riscos
  • Geração de relatórios financeiros
  • Vantagem competitiva
  • Redução de desperdício
  • Relacionamentos com fornecedores
  • Tomada de decisões estratégicas
  • Visibilidade do estoque

Veremos como cada uma delas pode ser otimizada por bons processos de gestão na seção de benefícios abaixo.

Tipos de estoque

O estoque pode ser amplamente classificado em três categorias: matérias-primas/componentes, trabalhos em andamento e bens finalizados.

  • Matérias-primas/componentes
    As empresas de manufatura compram matérias-primas ou componentes e os armazenam até que estejam prontos para produção. Por exemplo, um fabricante de automóveis pode comprar alumínio, aço e vidro para construir uma estrutura de carro, além de comprar componentes acabados, como chips de computador e peças de motor, de fornecedores.
  • Trabalho em andamento (WIP)
    As empresas de manufatura transformam suas matérias-primas e componentes em produtos acabados. O estoque WIP está em produção e não está pronto para compra pelo cliente. No nosso exemplo da montadora, isso poderia ser um motor que foi concluído em uma fábrica, mas precisa ser transportado para outro local para ser colocado no veículo.
  • Produtos acabados
    No processo de um fabricante, este é o estágio final do estoque, em que ele está pronto para ser vendido; por exemplo, carros recém-saídos da linha de produção e enviados diretamente para as concessionárias para os clientes comprarem. As empresas que não fabricam, como atacadistas e varejistas, armazenam os bens finalizados para vendê-los ao consumidor final.

Pode haver um cruzamento entre WIP e produtos acabados, dependendo da finalidade pretendida do estoque. Por exemplo, embora o painel externo do carro seja considerado WIP dentro de uma fábrica que pretende instalá-lo em um veículo, ele também pode ser visto como um produto acabado se for destinado a ser vendido no estado em que se encontra para oficinas mecânicas.

Como funciona o gerenciamento de estoque?

Depois que uma organização define suas políticas de gerenciamento de estoque, o ciclo passa por cinco estágios.

  1. Solicite o estoque necessário aos fornecedores, verificando a qualidade e a quantidade do que é recebido para garantir que os níveis estejam onde precisam estar.
  2. Armazene o estoque conforme necessário; há produtos perecíveis que precisam ser usados ​​primeiro ou componentes populares que precisam estar rapidamente disponíveis?
  3. Monitore o consumo. Para os fabricantes, a produção requer matérias-primas e componentes, então as equipes monitoram as taxas de uso do estoque para informar futuras decisões de compra.
  4. Venda produtos acabados, ajustando os níveis de estoque documentados para que fique claro quantas unidades ainda estão armazenadas.
  5. Reabasteça os materiais necessários para iniciar o processo novamente, usando dados coletados nos estágios iniciais para evitar estoque excessivo ou insuficiente.

Benefícios de um gerenciamento de estoque eficaz

O gerenciamento eficaz do estoque ajuda as empresas a atender pedidos com precisão e rapidez, mantendo assim a satisfação do cliente. Também as ajuda a reduzir custos e aumentar o fluxo de caixa. Todos esses benefícios contribuem para maior lucratividade.

  • Atendimento preciso e pontual dos pedidos. Uma visão em tempo real dos níveis e da localização do estoque ajuda as empresas a gerenciar melhor os cronogramas de produção e o processamento de pedidos dos clientes. Por exemplo, se uma entrega for atrasada devido a problemas de transporte, os gerentes podem cobrir o déficit temporário transferindo o estoque de um centro de distribuição para outro onde níveis mais altos de demanda justifiquem mais estoque.
  • Controle de custo. Manter estoque disponível gera custos relacionados a armazenamento, mão de obra, transporte e muito mais. Esses custos relacionados ao estoque, ou ao transporte, retêm recursos que poderiam ser investidos em outro lugar. O gerenciamento de estoque ajuda as empresas a permanecerem no ponto ideal, mantendo apenas a quantidade certa de estoque que pode ser rapidamente transformada em lucro, sem estoque insuficiente e sem comprometer a produção ou a entrega.
  • Fluxo de caixa. O gerenciamento eficaz pode permitir alto giro de estoque, o que indica a eficiência com que o material é vendido e se transforma em o caixa para o negócio. Esse fluxo de caixa consistente é um bom presságio para a liquidez, flexibilidade e bem-estar financeiro geral de uma empresa.
  • Satisfação do cliente. Ficar sem estoque ou atrasar a entrega de pedidos pode prejudicar o relacionamento com os clientes. Gerenciar os níveis de estoque para evitar faltas e permitir que os pedidos sejam atendidos rapidamente pode aumentar a retenção de clientes, aumentar a satisfação e, por fim, atrair ainda mais compradores.
  • Eficiência produtiva. Ao monitorar os níveis, os gerentes podem prever faltas de estoque de matérias-primas e componentes. Eles podem então transferir a produção para outros itens ou mover pessoal ou equipamento para outro local de fabricação, conforme necessário, para otimizar a produção.
  • Mitigação de riscos. Um gerenciamento de estoque robusto ajuda a proteger uma empresa de problemas na cadeia de suprimentos, como desastres naturais ou provocados pelo homem e interrupções de fornecedores. As empresas podem reduzir esses riscos mantendo uma quantidade adequada de estoque de segurança e estabelecendo estratégias alternativas, como mudar o regime de produção (conforme mencionado anteriormente).
  • Geração de relatórios financeiros. Uma gestão eficaz de estoque pode aumentar o fluxo de caixa, que desempenha um papel crucial na saúde financeira de uma empresa. O monitoramento rigoroso também ajuda a garantir que o balanço patrimonial reflita com precisão o valor do estoque da empresa, enquanto a demonstração de resultados reflete os lucros.
  • Vantagem competitiva. Cada benefício do gerenciamento de estoque funciona em conjunto para dar às empresas uma vantagem competitiva significativa. Ganhos marginais em relação a custo-benefício, eficiência e qualidade resultam em uma posição geral mais forte no mercado. Isso pode advir de uma reputação de entrega consistente de produtos de qualidade no prazo ou da capacidade de superar os concorrentes, mantendo os custos indiretos — e, portanto, os preços — baixos.
  • Redução de desperdício. Principalmente ao trabalhar com itens perecíveis, uma gestão eficaz de estoque permite que o máximo possível de matéria-prima seja transformada em produtos acabados. Por exemplo, os fabricantes de alimentos podem garantir que os ingredientes não expirem antes de poderem ser usados. O gerenciamento de estoque também ajuda a reduzir a obsolescência, quando o estoque fica muito antigo para ser usado ou vendido.
  • Relacionamentos com fornecedores. Empresas com bom gerenciamento de estoque podem dar aos seus fornecedores previsões mais precisas sobre quando necessitarão de mais estoque, o que ajuda esses fornecedores a planejar sua própria produção de forma mais eficaz. Pedidos consistentes e previsíveis também podem ajudar os fornecedores a manter a integridade financeira, gerando boa vontade entre as duas partes.
  • Tomada de decisões estratégicas. Uma gestão eficaz exige a análise não apenas dos níveis de estoque, mas também de ineficiências e tendências. Isso ajuda as empresas a criar previsões mais precisas sobre a combinação de estoque a ser produzido e armazenado em um determinado momento, e então planejar o uso de recursos adequadamente. Como resultado, as empresas podem reduzir o desperdício, cortar custos e continuar a promover bons relacionamentos com os clientes.

    Desafios do gerenciamento de estoque

    Gerenciamento de estoque envolve a troca entre receita, custo e risco. Isso pode apresentar uma série de desafios financeiros e logísticos para empresas que buscam manter o controle de seus níveis de estoque.

    • Por ser classificado no balanço patrimonial como um ativo circulante, o estoque consome recursos da empresa. Por isso, as empresas precisam prestar muita atenção à duração do ciclo de conversão de caixa, ou seja, o tempo entre a compra de matérias-primas (para um fabricante) ou mercadorias (para um atacadista ou varejista) e a venda final dos produtos acabados.
    • O gerenciamento de estoque também exige custos rigorosos para dar suporte aos relatórios de gestão interna e aos relatórios financeiros estatutários. Os custos de estoque usados ​​na produção devem estar em conformidade com os métodos de custeio por absorção para alocar mão de obra direta e indireta, bem como despesas gerais, aos produtos à medida que eles tomam forma na linha de produção. E os produtos acabados — também chamados de estoque de mercadorias — exigem a alocação de quaisquer custos acumulados na preparação para a venda.
    • Junto com mão de obra, transporte e outras despesas de manuseio precisam ser consideradas, pois a soma de todo o estoque da empresa será usada para determinar o item de estoque no balanço patrimonial e o custo dos produtos vendidos na demonstração de resultados.
    • O rastreamento manual do estoque torna praticamente impossível ver os níveis em tempo real, o que é crucial para os planos de atendimento, produção e vendas. Sem uma visão consistente dos níveis de estoque, também fica difícil tomar decisões estratégicas para o futuro, como onde armazenar as mercadorias entre vários depósitos para minimizar os custos de transporte e atender melhor os clientes.
    • A demanda variável do consumidor também pode ser um pesadelo para os gerentes de estoque, pois um pico ou queda repentina pode prejudicar um processo de gerenciamento que antes era tranquilo. O dano pode ser agravado se os sistemas de tecnologia não estiverem integrados, por exemplo, se a produção não estiver informada sobre o estoque que foi vendido, pode não ser capaz de reabastecê-lo proativamente e evitar uma falta de estoque. As empresas combatem isso ao determinar a quantidade econômica do pedido, ou o tamanho ideal do pedido necessário para atender à demanda sem gastar demais. Também calculam o nível necessário de estoque de segurança, estabelecem o prazo de entrega do pedido e determinam seu ponto de reabastecimento.
    • O estoque perecível acrescenta outra camada de complexidade ao gerenciamento, pois introduz um prazo limitado para armazenamento. Além da rotulagem e do rastreamento precisos, o estoque perecível também pode exigir movimentação física frequente para garantir que esteja no local mais apropriado para uso quando necessário.
    • Por fim, o gerenciamento requer a minimização do desperdício na forma de estoque que expira ou se torna obsoleto antes de ser vendido. A produção também pode gerar desperdícios — por exemplo, sobras geradas durante a fabricação de móveis — assim como a superprodução e o manuseio incorreto do estoque durante o transporte.

    Exemplos de gerenciamento de estoque

    Embora o gerenciamento de estoque seja comum na maioria dos setores, há aqueles com requisitos exclusivos que exigem sistemas especializados. Exemplos notáveis ​​são o varejo e o serviço de alimentação (ou seja, restaurantes).

    Gerenciamento de estoque de varejo

    Hoje, os varejistas precisam oferecer aos clientes opções flexíveis de compra de produtos vendidos por meio de diferentes canais. A intensa concorrência de grandes fornecedores de comércio eletrônico e clientes cada vez mais exigentes forçaram os varejistas a operar um modelo de negócios misto que combina lojas físicas com experiências de compra online. Isso é conhecido como varejo omnichannel.

    O varejo omnichannel oferece aos compradores opções flexíveis, como fazer pedidos na loja, enviar para casa, comprar online, devolver na loja e enviar de um distribuidor para uma loja para retirada. O objetivo é proporcionar uma excelente experiência completa ao cliente, o que pode significar a diferença entre o sucesso e a falência.

    Para oferecer a melhor experiência ao cliente por meio de uma abordagem omnichannel, os varejistas precisam de visibilidade em tempo real do seu estoque disponível para garantir que a experiência de compra do cliente resulte em pedidos. A falta de estoque impede que pedidos específicos sejam atendidos e pode levar clientes frustrados a procurar itens semelhantes na loja ou no site de um concorrente. Hoje em dia, a fidelidade é passageira e a troca de marca é comum. Esses clientes perdidos podem nunca mais retornar, afetando potenciais vendas futuras.

    Diante disso, os varejistas devem estocar o suficiente para atender a maior porcentagem possível dos pedidos dos clientes, mas não tanto a ponto de sobrecarregar o fluxo de caixa e resultar em estoque restante e invendável no final da temporada de compras. O software de gerenciamento de estoque de varejo, combinado com sistemas de gerenciamento de pedidos, permite que os varejistas reajam rapidamente às mudanças no comportamento de compra e ajustem suas estratégias de canal e níveis de estoque.

    Restaurant Inventory Management

    O gerenciamento de estoque de restaurantes exige monitoramento de ingredientes em tempo real, já que muitos deles são frescos, têm prazo de validade curto e devem ser cuidadosamente rastreados até o consumo. O sistema também deve monitorar cuidadosamente os níveis de estoque, acionar pedidos de estoque, registrar novos recebimentos de estoque e ajudar a gerenciar custos de menu.

    Gerenciar ingredientes frescos apresenta desafios inerentes. Na melhor das hipóteses, produtos estragados equivale a desperdício de dinheiro. Nos piores casos, pode causar intoxicação alimentar, desencadeando ações das autoridades de saúde e potencialmente sérios danos à reputação.

    O software de gerenciamento de estoque de restaurantes pode ajudar esses negócios a gerenciar seus desafios específicos. Ao conectar automaticamente as vendas aos níveis de estoque, os restaurantes podem ter uma visão completa dos pedidos, do consumo e de insights sobre os níveis de estoque dos ingredientes, ajudando a evitar o apodrecimento e a gerenciar suas margens. O software de gerenciamento de estoque também pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, enviando alertas aos gerentes sobre possíveis vencimentos de prazo de validade e automatizando novos pedidos quando os itens ultrapassam as datas ou ficam abaixo dos níveis de reposição definidos.

    Tipos de sistemas de gerenciamento de estoque

    As empresas adotam uma variedade de sistemas de gerenciamento de estoque, dependendo de suas operações, complexidades ou necessidades. Os três principais sistemas de gerenciamento de estoque são manual, periódico e constante. Os sistemas perpétuos são os sistemas de gerenciamento de estoque mais avançados e precisos, enquanto o método manual é a maneira menos sofisticada de supervisionar as operações de estoque.

    Sistema de estoque manual

    Esse método de gerenciamento de estoque depende da contagem física dos itens à medida que eles entram e saem da empresa e do registro dos detalhes no papel ou em uma planilha. Esse processo é amplamente adotado por pequenas empresas que não migraram para soluções com software de gerenciamento de estoques.

    Sistema de estoque periódico

    Esse sistema de gerenciamento envolve a contagem física do estoque em intervalos de tempo específicos, como semanal, mensal ou anual. Normalmente inclui tecnologias simples, como leitores de código de barras portáteis, e os dados são inseridos em um software de rastreamento de estoque. Empresas menores com menos produtos normalmente usam o rastreamento periódico de estoque, mas esse sistema também é comum em empresas não comerciais, como as de saúde ou do setor público.

    Sistema de estoque constante

    Esse é o sistema mais sofisticado, que utiliza soluções de software automatizadas para fornecer insights em tempo real. Quando qualquer estoque entra em uma instalação ou é movido, vendido, usado ou descartado, a empresa rastreia e atualiza a contagem por meio de números de rastreamento de remessa, códigos de barras, etiquetas RFID e outros métodos automatizados. Esse processo pode incluir máquinas como scanners e correias transportadoras. Os dados são alimentados automaticamente em um sistema de gerenciamento de estoque, para que os gerentes possam ver facilmente indicadores importantes, como itens disponíveis, atrasos em remessas, avisos de estoque baixo, produtos em falta e em trânsito.

    Identificação por radiofrequência (RFID) é uma tecnologia de rastreamento que dá suporte aos esforços de gerenciamento de estoque. Os sistemas RFID usam etiquetas especiais anexadas a cada item, ou grupo de itens, para coletar e rastrear dados de localização. O RFID simplifica o gerenciamento de estoque ao escanear remessas recém-chegadas ou de saída usando scanners fixos ou móveis. As etiquetas RFID podem ser ativas, emitindo sinal ininterruptamente; ou passiva, quando leitores fazem o rastreamento físico. As etiquetas RFID são ideais para fornecer informações em tempo real sobre onde exatamente o estoque está o tempo todo.

    O futuro do gerenciamento de estoque

    O desenvolvimento da gestão de estoque não termina com as etiquetas RFID. A digitalização e a automação se tornarão fatores cada vez mais significativos no setor, beneficiando as empresas que investem nelas.

    Outros desenvolvimentos que estão moldando o futuro do gerenciamento de estoque incluem o seguinte:

    • Inteligência artificial. Os sistemas de gerenciamento de estoque baseados em IA podem analisar grandes quantidades de dados em tempo real para ajudar a determinar os níveis ideais de estoque, garantir que os números de estoque sejam precisos e alocar recursos de forma eficiente com base nos pedidos atuais e nas previsões de demanda. Eles também podem fazer recomendações para ajudar os gerentes a tomar decisões mais informadas e mais rápidas.
    • Internet das Coisas. A tecnologia da Internet das Coisas (IoT) traz redes de sensores, software e outros recursos para melhorar o gerenciamento de estoque. Por exemplo, o estoque pode ser equipado com sensores que monitoram a localização e rastreiam a temperatura em tempo real, registrando os resultados em um sistema e alertando as equipes se as temperaturas ameaçarem a conservação dos produtos.
    • Blockchain. Os gerentes de estoque podem usar soluções de blockchain para rastrear produtos em todas as etapas do processo de produção — desde matérias-primas até produtos acabados — criando um livro-razão imutável de transações entre empresas. Essa rastreabilidade ajuda os parceiros de negócios a verificar a autenticidade, a qualidade e a conformidade para evitar problemas como matérias-primas contaminadas ou componentes fraudulentos. O blockchain também pode ajudar as empresas a evitar fornecedores que violem requisitos regulatórios, éticos ou de sustentabilidade, por exemplo, empresas que empregam trabalho infantil ou não cumprem as regulamentações comerciais globais.
    • Gerenciamento inteligente de pedidos. Essas soluções tecnológicas usam IA para ajudar a orquestrar pedidos em vários sistemas, simplificar a configuração de produtos e melhorar a precificação dinâmica e a promessa de pedidos globalmente. Os gerentes de estoque também podem aproveitar a IA para analisar tendências atuais e previstas para ajudar a automatizar pedidos de materiais e alocar recursos para acompanhar proativamente a demanda.

    Gerencie todos os tipos de estoque em um só lugar com a Oracle

    Como um sistema moderno de gerenciamento de estoque baseado em nuvem, o Oracle Fusion Cloud Inventory Management fornece recursos abrangentes de rastreamento e organização para gerenciar efetivamente o fluxo de mercadorias entre empresas e redes de fornecimento globais.

    Em conjunto com sistemas de gerenciamento de armazém, o Oracle Inventory Management fornece visibilidade precisa e oportuna dos níveis de estoque, planos de reabastecimento e taxas de atendimento de pedidos, o que impacta a experiência do cliente. Combinado com sistemas de planejamento da cadeia de suprimentos, o Oracle Inventory Management elimina as suposições do gerenciamento de estoque ao combinar a demanda com a oferta. O sistema ajuda a otimizar os níveis de estoque, aumentar as taxas de atendimento de pedidos, facilitar as execuções de produção dentro do cronograma e melhorar o fluxo de caixa operacional. Painéis abrangentes, relatórios e IA integrada dão suporte à tomada de decisões proativas para que as organizações possam se antecipar às interrupções e formular planos detalhados de compra e venda para os próximos meses e anos. O sistema pode ser dimensionado junto com os negócios, pois é capaz de manter vendas saudáveis ​​e satisfação do cliente em qualquer nível de crescimento.

    Perguntas frequentes sobre gerenciamento de estoque

    O que significa gerenciamento de estoque?
    Gerenciamento de estoque é a prática de rastrear a quantidade, localização, qualidade e outros atributos do estoque de uma empresa, desde a compra inicial até a venda de produtos acabados. As empresas usam o gerenciamento de estoque para ajudar os processos de produção a funcionarem com eficiência, manter estoque suficiente para atender aos pedidos dos clientes e minimizar custos.

    Quais são os 3 tipos de sistemas de gerenciamento de estoque?
    Os três tipos de sistemas de gerenciamento de estoque são manual, periódico e contínuo. Em um sistema manual, as equipes contam o estoque manualmente e atualizam os registros em papel ou em planilhas. Em um sistema periódico, os membros da equipe registram o estoque em um único ponto no tempo — digamos, mensal ou trimestralmente —, normalmente usando leitores de código de barras e software especializado. Em um sistema contínuo, as máquinas escaneiam números de rastreamento de remessas, códigos de barras ou etiquetas RFID para acompanhar a movimentação do estoque, e o sistema de gerenciamento é atualizado automaticamente conforme as mercadorias são recebidas, pedidas, coletadas e enviadas.

    Quais são as 5 principais etapas do gerenciamento de estoque?
    As cinco principais etapas do gerenciamento de estoque podem ser resumidas como: solicitar, armazenar estoque, iniciar a produção, vender os produtos acabados e reordenar o estoque. A maneira exata como cada etapa é realizada depende dos requisitos e das políticas do setor ou da organização.

    Qual ​​é o principal objetivo do gerenciamento de estoque?
    O principal objetivo do gerenciamento de estoque é garantir que volumes ideais de matérias-primas, trabalhos em andamento e produtos acabados estejam nos locais corretos e no momento certo para maximizar os lucros e manter os clientes satisfeitos por meio de pedidos atendidos.

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