Agents d'IA pour les RH : 12 cas d'utilisation

Les agents d'IA sont des programmes logiciels qui peuvent être affectés à des tâches. Ils observent leur environnement, prennent des mesures en fonction de leurs rôles et optimisent leur comportement en fonction de leurs expériences et des retours des utilisateurs. Ils sont conçus pour aider les entreprises à automatiser et rationaliser les tâches et à améliorer la prise de décision. Les agents d'IA aident non seulement à fournir des conseils, mais contrairement aux outils d'IA prédictive, ils peuvent également prendre des mesures au nom de l'utilisateur, sur demande ou de leur propre initiative, sur la base d'un apprentissage par grand modèle de langage (LLM).

Les équipes RH appliquent l'IA de plusieurs façons, notamment pour produire rapidement des publications d'offres détaillées, donner aux collaborateurs des réponses rapides à des questions de routine sur les avantages sociaux et d'autres sujets, et créer des résumés d'analyse de performances. Toutefois, les agents d'IA peuvent prendre en charge un niveau d'analyse et d'action plus approfondi. En travaillant ensemble de manière transparente, les agents d'IA peuvent accepter une demande ou une directive, attribuer la responsabilité de différentes tâches à des agents spécialisés (tels que des assistants d'avantages sociaux, d'avantages sociaux, d'intégration et de récompenses) et utiliser un langage humain pour fournir aux utilisateurs les informations qu'ils recherchent ou leur faire savoir qu'une tâche a été effectuée. Bien que les agents d'IA puissent être conçus pour travailler de manière autonome, les humains les aident à devenir plus efficaces en évaluant leurs suggestions, en fournissant des retours sur la qualité de leur production, et même en modifiant les actions recommandées.

Qu'est-ce qu'un agent d'IA ?

Les agents d'IA sont des outils logiciels alimentés par l'intelligence artificielle qui utilisent l'IA générative et des interfaces en langage naturel pour aider les utilisateurs à effectuer diverses tâches, telles que la mise à jour des informations dans leur dossier, la mise à jour des manuels d'avantages sociaux et la fourniture d'un résumé textuel d'un tableau ou d'un graphique complexe. Ils utilisent des LLM, qui sont des modèles de machine learning capables de prendre en charge des tâches de traitement du langage naturel, et la génération augmentée de récupération (RAG), qui fournit un moyen d'optimiser la sortie d'un LLM sans modifier le modèle lui-même.

Qu'est-ce qu'un agent d'IA pour les RH ?

Les agents d'IA des RH peuvent appliquer des caractéristiques et des fonctionnalités semblables à celles de l'humain, telles que le raisonnement, la mémoire et la prise de décision, à des responsabilités RH communes, notamment le recrutement, l'intégration, la gestion des avantages sociaux et la gestion des talents. Les agents d'IA intégrés aux workflows RH peuvent accéder aux données des collaborateurs dans les systèmes HCM, à la documentation d'entreprise, aux données financières dans les systèmes ERP et à d'autres sources internes, ainsi qu'à des données provenant de sources externes, telles que les données de rémunération du secteur et les tendances des avantages sociaux de l'entreprise.

Les agents peuvent être classés en deux catégories : les agents conversationnels, qui interagissent avec les humains ou avec d'autres programmes logiciels, et les agents fonctionnels, qui sont associés à un ensemble spécifique de tâches ou à un rôle spécifique. Par exemple, un agent de gestion de la performance peut être chargé de résumer les données de performance des collaborateurs, de mettre en évidence les réalisations ou les domaines à améliorer et de rédiger des plans de développement de carrière personnalisés. Un agent conversationnel pourrait alors communiquer ces plans de carrière potentiels et accepter et utiliser les commentaires du collaborateur.

Les tâches d'un agent d'embauche peuvent inclure la documentation des exigences d'emploi, la révision des offres d'emploi créées par l'IA générative et la planification des entretiens avec les candidats. Un agent de chatbot peut communiquer avec les candidats, recevoir et analyser leurs commentaires et alerter les responsables du recrutement lorsque l'étape suivante nécessite une intervention humaine. Un agent administrateur des avantages sociaux peut fournir des réponses en langage humain aux collaborateurs qui ont des questions sur la couverture d'assurance ou d'autres avantages de l'entreprise.

Lorsque les collaborateurs posent des questions, l'agent conversationnel transmet la demande à l'agent de supervision, qui crée le plan et détermine les actions nécessaires pour répondre à la demande. L'agent de contrôle peut rechercher un agent l'IA générative pour créer la réponse. Lorsque des connaissances spécifiques concernant les offres d'avantages de l'entreprise doivent être collectées, l'agent de supervision appelle un agent RAG pour extraire les données appropriées du LLM et du référentiel de documentation de l'entreprise. Il peut également demander à un analyste des avantages sociaux RH d'extraire des informations sur les options de couverture d'un collaborateur. Enfin, l'agent de contrôle vérifie l'exactitude de la réponse finale du LLM avant de la transmettre à l'agent conversationnel pour communication avec le collaborateur.

L'objectif principal de l'agent d'IA est d'aider les RH et les managers de secteur d'activité à consacrer plus de temps à conseiller et à établir des relations avec les collaborateurs et moins de temps aux tâches administratives. Les entreprises avec des collaborateurs motivés ont 50 % de rotation du personnel en moins, selon une enquête de l'Alliance EY-Qualtrics.

Composants clés des agents d'IA pour les RH

Chaque agent d'IA reçoit des entrées qui alimentent son centre cognitif, qui à son tour dirige une sorte d'action. Il peut s'agir d'une action immédiate au nom de l'utilisateur ou d'instructions à un autre agent pour effectuer une tâche spécifique. Voici les trois principaux composants du processus d'agent d'IA tel qu'appliqué aux fonctions RH.

• Entrée. Les agents d'IA peuvent accéder à des données structurées, telles que les fourchettes de salaires et les données démographiques des collaborateurs, ainsi qu'à des données non structurées, telles que les analyses de performances des collaborateurs et les publications sur les réseaux sociaux. Ils peuvent utiliser ces données pour définir les paramètres d'une demande. Par exemple, un agent responsable du recrutement peut documenter un ensemble de conditions de base pour un emploi particulier, puis vérifier l'exactitude d'une publication d'offre créée par l'IA générative.
• Cerveau. Le « cerveau » d'un agent est chargé de prendre des décisions ou de déterminer les étapes suivantes d'un processus en fonction des requêtes qui ont été saisies et du référentiel d'informations générées par son LLM. Certains agents peuvent être chargés de déterminer l'ensemble des actions qui doivent avoir lieu ; d'autres ne peuvent être responsables que d'une seule étape.
• Action. Une fois que l'agent a évalué la demande, il effectue une action ou demande à un autre agent d'effectuer une action. Les tâches peuvent inclure d'alerter un agent de rémunération qu'une demande d'informations sur la tranche de salaire ou l'historique des salaires a été introduite, de verbaliser une réponse à une requête ou de mettre à jour les politiques de l'entreprise et de les distribuer aux collaborateurs susceptibles d'être affectés par une modification.

Principaux avantages des agents d'IA pour les RH

Les agents d'IA effectuent eux-mêmes des tâches, en combinant les fonctionnalités d'IA générative avec des algorithmes de prise de décision pour aider les individus et les entreprises à définir des objectifs, à développer des plans d'action, à effectuer des tâches et à tirer des enseignements des commentaires. Les agents peuvent converser avec les humains dans leur langue et sont conçus pour gérer des problèmes complexes et des processus en plusieurs étapes qui nécessitent une connaissance du contexte et des priorités. Les principaux avantages sont les suivants.

• Augmentation de la productivité et de l'efficacité. Les agents d'IA peuvent aider à améliorer l'efficacité et la productivité du personnel RH et d'autres collaborateurs en automatisant les tâches administratives et en fournissant une assistance professionnelle personnalisée, ainsi qu'en rationalisant les processus tels que l'intégration, le développement des contrats de travail, les analyses de performances et les programmes de récompenses et d'avantages.
• Amélioration de la prise de décision. Les agents d'IA peuvent fournir des conseils aux responsables RH et à d'autres collaborateurs sur des sujets tels que les tendances de la rémunération du secteur, la planification de la retraite et la couverture des avantages sociaux. Étant donné que les agents d'IA gèrent plusieurs interactions avec les collaborateurs, ils peuvent prendre des décisions au sein de l'organisation RH en fournissant aux professionnels des RH des informations à jour et précises sur les tendances et les sentiments des collaborateurs.
• Réduction des coûts opérationnels. Les agents d'IA peuvent aider les équipes RH à identifier les meilleurs canaux à utiliser pour promouvoir les descriptions de poste et communiquer avec les candidats, et ils peuvent aider les collaborateurs à résoudre les problèmes qu'ils ont avec les avantages sociaux, la formation ou la planification. Grâce à ces tâches, les membres de l'équipe RH peuvent gagner beaucoup de temps.
• Amélioration de l'expérience collaborateur. Les agents d'IA peuvent aider à améliorer l'expérience globale des collaborateurs en fournissant rapidement des réponses précises aux questions sur les avantages sociaux, les salaires et d'autres sujets RH.
• Automatisation des tâches. Les agents d'IA se développent sur les fonctionnalités logicielles d'IA prédictive en décomposant les demandes complexes et en les résolvant, ce qui permet aux équipes et aux responsables RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques nécessitant des informations humaines. Bien que les outils d'IA prédictive puissent aider à résoudre des tâches simples et des problèmes bien définis, ils ne sont pas conçus pour agir de manière indépendante. Les agents d'IA peuvent se voir affecter des tâches complexes, prendre des mesures en fonction de leur rôle spécifique et utiliser les commentaires humains pour affiner les actions futures.

Principaux cas d'utilisation des agents d'IA pour les RH

Les cas d'utilisation les plus courants des agents d'IA pour les RH tirent parti de la capacité de l'IA à analyser de grandes quantités de données pour réduire les frais administratifs et simplifier les tâches RH courantes. Voici quelques-uns des domaines dans lesquels les professionnels des RH peuvent s'attendre à constater des avantages.

Développement de carrière et des performances

Les agents d'IA peuvent alléger le fardeau de l'une des tâches RH les plus fastidieuses : la rédaction des évaluations. Les managers peuvent demander à un agent de recueillir les retours des autres membres de l'équipe, de créer un brouillon pour leur évaluation et même de configurer une conversation en tête-à-tête avec le collaborateur. L'agent d'IA gère les tâches répétitives, ce qui permet au manager et à leurs collaborateurs de se concentrer sur une conversation plus approfondie sur les attentes en matière d'emploi et les opportunités de croissance. Les agents d'IA peuvent également recommander des objectifs de carrière en fonction du profil d'emploi et des intérêts d'une personne, et ils peuvent aider à identifier les étapes que le collaborateur peut prendre pour atteindre ces objectifs. Les collaborateurs peuvent ajuster ces recommandations pour aider l'agent d'IA à apprendre.

• Guide de planification de carrière. Les agents d'IA peuvent capturer les notes des conversations de carrière entre le manager et le collaborateur, résumer les points clés, aider à développer les objectifs dans le cadre d'une feuille de route de carrière pour le collaborateur et, si les deux parties approuvent la synthèse, l'ajouter au dossier du collaborateur.
• Assistant pour les performances et les objectifs. Grâce aux fonctionnalités d'IA générative, un assistant de performance et d'objectifs peut aider les collaborateurs à documenter leurs objectifs avant les évaluations de performances.
• Conseiller en formation. Les collaborateurs peuvent demander à cet agent d'IA de trouver des programmes de formation qui correspondent à leurs plans de carrière et à leurs compétences actuelles. Le conseiller peut également recueillir les retours des collaborateurs sur des modules de formation spécifiques et les fournir au personnel RH approprié.

Gestion de la rémunération et des avantages

La gestion de la rémunération et des avantages est l'un des cas d'utilisation des agents d'IA les plus précieux. Les agents d'IA peuvent fournir aux collaborateurs des réponses rapides aux questions sur leur salaire et leurs avantages tout en aidant à prendre en charge le suivi du temps et la gestion des absences.

• Assistant de carte de pointage. Cet agent d'IA peut prendre en charge le suivi rapide et précis des heures travaillées des collaborateurs. Les assistants de carte de pointage peuvent également fournir aux collaborateurs un contexte pour le calcul de la paie, par exemple en clarifiant les paramètres des heures supplémentaires et des paiements incrémentiels.
• Guide de retenue fiscale. Un agent d'IA peut aider les collaborateurs à comprendre et à choisir leurs retenues d'impôt en fonction de facteurs tels que le nombre de personnes à charge, le niveau de revenu disponible et les exigences de dépenses régulières.
• Analyste des lignes directrices sur la rémunération. Les équipes RH peuvent tirer parti de ce type d'agent d'IA pour collecter des données de rémunération des collaborateurs internes et des données de tendance du secteur afin de fournir des conseils sur la rémunération des nouvelles recrues et des collaborateurs existants. Par exemple, un responsable RH chargé de générer des rapports sur les tendances salariales du secteur peut envoyer un agent à des sources tierces pour compiler des données, puis utiliser ses fonctionnalités d'IA générative pour organiser et synthétiser ces données pour un rapport à la direction.
• Analyste des absences. Les collaborateurs peuvent poser à ces agents d'IA des questions sur les congés, les jours de maladie et les jours personnels, ainsi que sur la famille, les congés médicaux et autres, et demander des informations supplémentaires si nécessaire. Ils peuvent même obtenir une approbation préliminaire pour examen par les managers et les RH.

Gestion du cycle de vie des collaborateurs

Les collaborateurs et les entreprises peuvent tirer parti des agents d'IA pour faciliter les évolutions de carrière. Cela inclut à la fois la gestion des tâches ordinaires, notamment pour mettre à jour des dossiers des collaborateurs et les aider à explorer les offres de formation, ainsi que pour proposer une orientation professionnelle. Les agents d'IA peuvent automatiser les tâches peu intéressantes pour que les managers aient plus de temps pour des discussions plus profondes.

• Assistant d'intégration des nouvelles recrues. Cet agent d'IA peut aider les collaborateurs pendant leurs premiers jours et semaines de travail, leur permettant d'accéder facilement aux informations sur les politiques de l'entreprise et de les alerter sur les actions qu'ils doivent effectuer et les délais requis.
• Analyste pour les demandeurs d'emploi. Ce type d'agent d'IA peut aider les collaborateurs à explorer les opportunités de carrière dans l'entreprise en leur proposant des postes vacants et les compétences requises. Il peut également fournir des conseils de CV et un coaching d'entretien.
• Analyste des avantages et des récompenses Cet analyste de l'IA peut informer les collaborateurs des avantages et récompenses disponibles, tels que ceux liés à la durée de service, aux performances, au titre et à d'autres facteurs. Par exemple, l'agent peut alerter une collaboratrice qu'elle a désormais le droit de voler en classe business parce qu'elle est Vice-Présidente ou qu'elle recevra une prime de 5 000 euros à la prochaine paie paie, car elle est dans l'entreprise depuis 10 ans. Il peut également donner aux managers des conseils sur les politiques de l'entreprise.
• Assistant des informations personnelles et professionnelles. Cet agent d'IA peut aider les collaborateurs à mettre à jour leurs profils personnels dans l'annuaire de l'entreprise et à accéder aux informations sur les jalons de travail, telles que les dates de promotion et de transfert.
• Analyste des contrats des collaborateurs. Ce type d'agent d'IA peut aider les collaborateurs à comprendre les conditions de leurs contrats de travail en répondant à des questions et en résumant le contenu dans un langage facile à comprendre. Il peut également suivre les exigences contractuelles et les délais afin que les collaborateurs et les gestionnaires soient au courant des actions qu'ils doivent entreprendre, telles que déclencher le paiement de primes ou faire des plans pour respecter les délais de certification.

Intégrations des agents d'IA pour les RH

Les agents d'IA pour les RH ont besoin d'un accès à la paie, aux performances, à catalogue de formations, aux objectifs et à d'autres données complètes dans le système de gestion du capital humain d'une entreprise. Connecter les agents RH à ceux liés à l'ERP d'entreprise et à d'autres systèmes est tout aussi crucial, par exemple, pour donner aux managers une vue de haut niveau de la paie dans toute l'entreprise afin de faciliter la planification du personnel et la gestion des talents. Les systèmes interconnectés peuvent également être plus sécurisés, dans la mesure où les données sensibles des RH, de la finance, des ventes et d'autres données sont sécurisées au niveau de la plateforme et que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.

Transformez vos RH avec les agents d'IA d'Oracle

Oracle continue de développer des fonctionnalités d'agent d'IA pour le recrutement, l'embauche, la planification de carrière, la gestion de la performance et une foule d'autres fonctions RH. Vous pouvez les retrouver dans ses applications Oracle Fusion Cloud HCM. L'architecture est conçue pour permettre aux clients de ses applications HCM et Fusion Applications d'étendre leurs agents existants et de créer de nouveaux agents, puis de les déployer et de les gérer dans toute l'entreprise.

FAQ sur les agents d'IA pour les RH

Comment les agents d'IA améliorent-ils le recrutement dans les RH ?

Les agents d'IA peuvent aider à améliorer le recrutement des collaborateurs en créant des offres d'emploi basées sur les exigences du poste, en identifiant les candidats répondant aux besoins de l'employeur et en fournissant aux responsables du recrutement des informations et des recommandations pour rationaliser le processus. Les agents peuvent également aider à améliorer l'expérience des candidats en répondant à leurs questions et en les guidant tout au long du processus de candidature.

Quel rôle les agents d'IA jouent-ils dans la formation et le développement des collaborateurs ?

Les agents d'IA peuvent jouer un rôle important dans la formation et le développement des collaborateurs en faisant des recommandations personnalisées aux collaborateurs et en utilisant les commentaires des collaborateurs et des managers pour affiner ces conseils.

Comment les agents d'IA peuvent-ils gérer les analyses de performances ?

Les agents d'IA peuvent aider à évaluer les performances en recommandant des objectifs en fonction des compétences, des intérêts et des plans de carrière de chaque collaborateur, et en aidant à définir des critères de réussite. Les managers peuvent également demander à l'agent des conseils sur la façon de mener de meilleures discussions sur les performances et les objectifs avec les collaborateurs.