L'université de Windsor améliore la collaboration avec Oracle Fusion Cloud ERP et HCM

Située sur le front de mer près de la frontière internationale la plus fréquentée de l'Amérique du Nord, l'Université de Windsor au Canada est connue pour son point de vue international et son approche multidisciplinaire de la recherche, de l'enseignement et de l'apprentissage.Pour exécuter ses opérations financières et de gestion des ressources humaines, l'université a utilisé un ensemble d'applications sur site qui nécessitaient des processus papier, des solutions de contournement manuelles et des intégrations complexes pour faire le travail dans les domaines des RH et des finances. L'université a mis en œuvreOracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) pour les finances et l'approvisionnement et Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) pour la gestion des RH et la paie. Grâce à une suite intégrée d'applications Oracle Fusion Cloud, les responsables des finances et des RH bénéficient d'une plus grande transparence dans l'ensemble des opérations administratives, telles que la planification du personnel, et d'un meilleur sentiment d'appropriation des processus.

Pour relever ses défis opérationnels, l'université a mené une évaluation qui comprenait une analyse de l'écart de conformité de plusieurs fournisseurs d'applications. In fine, elle a choisi Oracle Fusion Cloud ERP, car l'application répondait à plus de 95 % de ses exigences sans personnalisation. Les capacités d'Oracle en matière de grand livre, d'approvisionnement et de projets étaient des facteurs clés pour la prise de décision. Guidée par Accenture, l'Université de Windsor a répété le processus d'évaluation dans le but d'améliorer les pratiques de RH de ses plus de 10 000 employés à temps plein et à temps partiel. « Avec la résolution de nos défis financiers, les RH sont devenues le rouage d'une roue qui ne tournait pas », déclare Jody Fraser, vice-présidente adjointe des ressources humaines. « Nous avions environ 25 ans de retard du point de vue du processus. » À nouveau, Oracle Fusion Cloud HCM a été jugé le mieux adapté aux exigences de l'école. « C'était comme un glissement de terrain vers la solution Oracle en ce qui concerne nos besoins », dit Fraser.

L'université a d'abord mis en œuvre Oracle Fusion Cloud ERP pour les finances, la planification, la comptabilité de projet et l'approvisionnement. Dans une deuxième étape, Accenture a aidé l'université à déployer Oracle Fusion Cloud HCM pour la gestion des ressources humaines, de la paie, des talents et de la main-d'œuvre, ainsi qu'Oracle Fusion Cloud Procurement pour la gestion des fournisseurs. Les applications Oracle Fusion Cloud ont contribué à changer la façon dont les équipes des finances et des RH travaillaient, les faisant passer de la saisie de données à davantage d'activités d'analyse. Les processus d'affaires et les contrôles intégrés de la suite ont aidé le personnel à établir des liens et à renforcer la collaboration entre les équipes, ce qui a entraîné une plus grande efficacité opérationnelle. Par exemple, le temps nécessaire au traitement de la paie, qui était autrefois une source de désaccord entre les équipes de paie et de RH, est passé de deux semaines à seulement deux jours.

Après avoir connecté les collaborateurs et les systèmes financiers à l'aide des applications Oracle Fusion Cloud, les équipes des RH ont acquis un sentiment d'appartenance accru lors de la définition, de la gestion et du suivi des nouveaux rôles et des rôles existants. « Avoir une vue d'ensemble complète du point de vue de la planification des RH tout au long de la budgétisation nous aide à prendre de meilleures décisions concernant nos pratiques d'embauche et de la gestion des collaborateurs », a déclaré Fraser. Dans le cadre des opérations d'approvisionnement, plus de 1 000 fournisseurs de l'université utilisent la plateforme en libre-service d'Oracle Fusion Cloud ERP pour créer et tenir à jour des profils, suivre les documents d'achat et voir les informations sur les factures et les paiements.

En éliminant les personnalisations et en adoptant les meilleures pratiques intégrées aux applications Oracle Fusion Cloud, l'Université de Windsor a simplifié la gestion de son infrastructure technologique et applicative. Avec les systèmes précédents, les employés des TI étaient souvent dédiés au soutien d'une application financière ou de RH spécifique. Désormais, puisque les applications Oracle Fusion Cloud utilisent un modèle de données et une architecture partagés dans l'ensemble de la suite, les employés des TI peuvent être formés conjointement pour prendre en charge plusieurs secteurs de l'entreprise. « En nous débarrassant des personnalisations et en passant au nuage, nous avons essentiellement éliminé les cycles d'endettement technique que nous subissions avec nos systèmes existants », explique Marcin Pulcer, vice-président associé des services informatiques de l'Université de Windsor.