Les 10 meilleurs modules ERP et leurs fonctionnalités

Mark Jackley | Responsable de la stratégie du contenu | Février 2023

Dans une entreprise innovante, le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) joue un rôle central. Les données doivent circuler dans tout le système de l'entreprise pour que le personnel puisse effectuer les transactions commerciales courantes. Le système ERP produit des rapports qui facilitent la mesure des performances et guide la prise de décision.

Les fonctionnalités d'ERP sont organisées en groupes de fonctionnalités, souvent appelées modules. Ces modules sont conçus pour servir des services spécifiques au sein d'une entreprise (finances, approvisionnement, chaîne d'approvisionnement, ressources humaines, etc.). Les équipes distribuées accèdent à une plateforme ERP centrale afin que tout le monde utilise le même système, avec à la clé une vue partagée des opérations commerciales et une source unique d'informations fiables pour les données collectées dans un référentiel central.

Présentation des modules ERP

Les modules ERP sont simplement les composants, ou fonctionnalités/processus métier, de votre système ERP. Ces modules comprennent des fonctionnalités qui servent principalement le back-office de l'entreprise, notamment les finances et la comptabilité, les achats, la planification de la demande et certaines fonctions non financières, telles que les ressources humaines. Certaines entreprises ajoutent des fonctionnalités de front-end, telles que la gestion de la relation client (CRM), à leurs systèmes ERP, ce qui leur permet d'intégrer l'entreprise de bout en bout. Avec une plateforme et une base de données centralisées dans les différents services, les utilisateurs passent moins de temps à compiler des données et plus de temps à réaliser des tâches stratégiques.

Explication sur les modules ERP

Bien que les systèmes ERP soient modulaires, il est important de comprendre que les entreprises peuvent adopter différentes approches en matière d'achat et d'ajout de modules. Certaines entreprises choisissent une approche radicale pour leur implémentation ERP : elles mettent en œuvre toutes les fonctionnalités dont elles ont besoin en même temps. D'autres adoptent une approche progressive, en commençant par les fonctionnalités de gestion financière, puis peut-être les achats ou les RH, guidée par une feuille de route à long terme pour chaque phase. Parfois, le déploiement est réalisé progressivement par entité ou région globale. Les fonctionnalités nécessaires sont ajoutées en utilisant la même base. C'est par exemple le cas en cas de fusions et acquisitions. Lorsqu'une entreprise acquiert une entreprise, elle utilisera souvent une implémentation ERP progressive.

Comme un système ERP s'exécute sur des structures de données bien définies au sein d'une même base de données, les modules qui y sont rattachés fonctionnent de la même manière. Quel que soit le service dont elles émanent, les données sont cohérentes, reposent sur des définitions communes et partagent des expériences utilisateur similaires. Au lieu du chaos des processus métier disparates, les commandes et les processus sont bien organisés.

10 modules ERP à connaître et leur utilité

La plupart des solutions ERP commencent par des solutions financières, puis ajoutent des fonctionnalités supplémentaires, en fonction des priorités de votre entreprise, de votre secteur d'activité et de l'évolution des conditions. Voici une liste de 10 modules ERP à connaître, leur utilité pour votre entreprise et la raison de leur succès.

Parmi les 10 principaux modules ERP figurent les ressources humaines, la gestion des risques, l'approvisionnement, l'analyse ERP et la gestion de la chaîne logistique.

1. Gestion financière

Le module de gestion financière est la base d'un système ERP. Il permet de surveiller les comptes fournisseurs et les comptes clients et facilite la gestion de votre grand livre. Ce module éclaircit votre situation financière actuelle et vos perspectives. Il génère et stocke également des bilans, des reçus de paiement et d'autres documents financiers clés.

L'automatisation s'avère cruciale. Le module financier automatise les tâches liées notamment à la facturation, aux paiements des fournisseurs, au contrôle des dépenses, à la gestion des actifs et à la comptabilité de coentreprises. Par exemple, la gestion automatisée de la trésorerie simplifie l'analyse des transactions et améliore les prévisions de trésorerie. Votre équipe comptable peut clôturer les comptes plus rapidement, économisant parfois une semaine voire plus, tout en respectant des consignes strictes pour la constatation du chiffre d'affaires. L'automatisation du bilan vous fournit des données quasiment en temps réel. Vous obtenez ainsi un aperçu précis de la situation financière de votre entreprise.

2. Gestion des achats

Le module d'achat vous permet d'acheter les produits ou matières dont vous avez besoin pour fabriquer ou vendre des marchandises. Il automatise, surveille et analyse les devis tout en aidant à préparer et envoyer des commandes aux fournisseurs. À l'aide d'une liste de fournisseurs approuvés, le module peut automatiser les achats d'articles spécifiques, ce qui accélère le processus, applique les dépenses conformes, améliore les relations avec les fournisseurs et contribue à augmenter la rentabilité.

Plus que tout, un module adapté simplifie les achats de A à Z, de l'étude de marché à la dépense, ainsi que la gestion des achats directs de matériaux et de services. Grâce aux données en temps réel utilisées dans les négociations avec les fournisseurs et les allocations de contrat, il peut également identifier les moyens de renforcer votre pouvoir d'achat afin de garantir le coût le plus bas tout en réduisant les problèmes d'approvisionnement.

3. Gestion des risques

Un module de gestion des risques et de conformité utilise l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning pour améliorer les contrôles financiers. Les équipes financières peuvent ainsi éviter les fuites de trésorerie, réaliser des audits et contrer les risques émergents, et ce, en réalisant moins de travail manuel.

Grâce aux fonctionnalités de gestion des risques, votre entreprise peut rester conforme en automatisant ses processus, tels que le reporting de la séparation des tâches (SoD), l'octroi et le contrôle de l'accès des utilisateurs. L'automatisation accélère également les transactions d'audit afin que vous puissiez rapidement détecter les fraudes, les erreurs et les violations de vos stratégies. Vous pouvez également rationaliser les workflows pour les audits et la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX), la gestion des risques et la planification de la continuité des activités.

4. Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Les modules de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) permettent de suivre l'évolution des approvisionnements et des marchandises dans votre chaîne d'approvisionnement, des fournisseurs et des sous-fournisseurs aux fabricants en passant par les distributeurs et les détaillants ou les consommateurs. Elle vous permet de planifier efficacement la demande, l'approvisionnement, l'exécution des commandes et la production dans l'ensemble de votre entreprise afin de réduire les perturbations et de limiter les coûts, en vous assurant que le stock adéquat est disponible au bon moment et au bon endroit.

Voici un bon exemple : les systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement aident à déterminer les niveaux de stock optimaux et le réapprovisionnement pour chaque site en fonction des prévisions de la demande afin que vous puissiez éviter les surstocks ou les ruptures de stock. L'automatisation permet de gagner du temps et de l'argent tout au long des processus de la chaîne d'approvisionnement, tels que la gestion des commandes, qui simplifie la saisie des commandes, le règlement et le service client après-vente.

Un module de chaîne d'approvisionnement peut également vous aider à prévoir la demande avec des fonctionnalités telles que la segmentation et le machine learning, qui vous aident à gérer la variabilité. Ces fonctionnalités améliorent la résilience de votre chaîne d'approvisionnement afin qu'elle puisse s'adapter à l'évolution du marché et aux chocs mondiaux.

5. Gestion des performances d’entreprise

Les modules d'de gestion des performances d'entreprise (enterprise performance management, EPM) améliorent les processus qui aident votre entreprise dans sa planification, sa budgétisation, ses prévisions et sa génération de rapports sur les performances. Ils permettent une planification connectée (par rapport à la planification cloisonnée à l'ancienne) en offrant une vue unifiée de la planification financière, opérationnelle et sectorielle. Ces modules utilisent également l'automatisation pour accélérer la publication des résultats financiers.

Grâce à la modélisation de scénarios, à la planification à long terme et à d'autres fonctionnalités, les modules EPM vous permettent de mieux comprendre les coûts et la rentabilité, d'atteindre les objectifs de chiffre d'affaires et de rationaliser le rapprochement des comptes et les déclarations fiscales. Avec un modèle d'EPM, vos équipes seront outillées pour les modélisations et la planification dans des domaines clés tels que les finances, les RH, la chaîne d'approvisionnement et les ventes.

6. Processus de fabrication

Avec un module de fabrication, votre entreprise peut plus facilement planifier et gérer ses cycles de production. Cela implique de vérifier que votre installation dispose des matières premières pour répondre à la demande, de gérer efficacement un atelier et de réduire les coûts tout en assurant la qualité des produits finis.

Les modules d'aujourd'hui vous permettent de réaliser une fabrication en mode mixte, à savoir utiliser une combinaison de processus de fabrication, tels que la fabrication de masse et en processus. Cela vous aide à diversifier votre portefeuille et à attirer de nouveaux clients. Par exemple, vous pouvez utiliser la fabrication par processus pour produire une ligne de boissons et utiliser la fabrication discrète, qui se concentre sur les pièces et l'assemblage, pour produire automatiquement les bouteilles et les boîtes de conserve. Vous pouvez également surveiller les coûts et les écarts par usine, suivre la sortie par rapport aux prévisions et comparer l'approvisionnement par rapport à la demande prévue après avoir calculé le temps moyen nécessaire pour produire un article.

7. Gestion de la relation client

Les modules de gestion de la relation client (CRM) vous aident à gérer vos clients en améliorant les processus de vente et de marketing, en particulier ceux pour les leads de vente. Ces modules stockent toutes les informations sur les clients et les prospects, y compris les interactions avec les clients et l'historique de leurs achats, ainsi que les données de segmentation des offres et les recommandations de ventes croisées ciblées.

Les fonctions à rechercher dans les modules CRM incluent la gestion des contacts, le suivi des communications, le suivi des opportunités ou des leads, l'historique des commandes, la création de tickets pour les problèmes, la création de devis et le suivi de la productivité des agents commerciaux. Plus important encore, votre module doit vous aider à suivre les clients dès la phase marketing initiale et via un devis ou un processus de vente, jusqu'à la vente et le service client.

Remarque : Toutes les entreprises et tous les fournisseurs ERP ne considèrent pas tous les CRM comme un module ERP. Certains incluent uniquement des modules plus étroitement liés à la gestion financière et à d'autres activités de back-office, tandis que d'autres adoptent une vue plus large et incluent des tâches de front-office, telles que la gestion des relations avec les clients.

8. Ressources humaines

Un module de gestion du capital humain (HCM), parfois appelé gestion des ressources humaines (HRM), contient un dossier détaillé pour chaque salarié, notamment des analyses de performances, des descriptions de poste, des sélections d'avantages sociaux et des absences/participation. À l'instar d'autres modules ERP, il associe des feuilles de calcul annuelles avec une automatisation qui collecte en permanence des données à l'échelle de l'entreprise, réduisant ainsi les doublons et augmentant la précision, ce qui est un avantage important compte tenu de la quantité considérable de données RH dont disposent la plupart des entreprises.

Un module de ressources humaines automatise les tâches, telles que la planification du travail des salariés, le recrutement et la gestion de la rémunération. Grâce à la collaboration simple entre les processus internes, un module RH peut se connecter aux données CRM pour déterminer les primes des commerciaux, ce qui est plus facile et plus précis qu'un calcul manuel.

9. Gestion de projets

Ce module améliore la gestion des projets grâce à des outils de visualisation partagés qui permettent de suivre les calendriers, les budgets et les ressources. Par exemple, vous pouvez voir plusieurs plans de projet dans une seule vue, ce qui vous permet d'allouer (et de réaffecter) facilement des ressources. Vous pouvez réunir la bonne équipe de projet à l'aide de filtres de recherche par fonction, compétence et localisation. Vous pouvez également mieux gérer les budgets en uniformisant la saisie des coûts dans l'ensemble de l'entreprise. Les outils avancés de gestion de projet vous aident également à optimiser votre flux de trésorerie en automatisant les factures des clients et la facturation des projets.

Bien entendu, l'utilisation d'un module de gestion de projet est courante dans les secteurs recourant à de nombreux projets, tels que la construction et la fabrication. Déployés correctement, les modules de gestion de projet peuvent augmenter la réalisation des projets dans les délais, surveiller et contrôler les coûts, améliorer la précision des estimations et des coûts basés sur le service, et optimiser l'utilisation du personnel et de l'équipement.

10. Analyse ERP

Un module d'analyse ERP aide les professionnels des finances, des achats et de la gestion de projet à comprendre les facteurs qui favorisent la rentabilité, améliorent l'utilisation du fonds de roulement et contrôlent les dépenses de l'entreprise.

L'analyse ERP fournit des informations sur la rentabilité à partir du grand livre et accélère les processus de recouvrement, améliorant ainsi le flux de trésorerie. Elle améliore également les comptes fournisseurs en aidant les équipes financières à suivre les montants des paiements fournisseur ponctuels et échus afin de déterminer l'urgence de paiement. Ce module contrôle les dépenses de l'entreprise en identifiant les économies réalisées et les risques financiers. Par exemple, il permet aux équipes financières de surveiller les dépenses des collaborateurs plus précisément qu'elles ne peuvent l'être en utilisant des processus manuels traditionnels pour identifier rapidement la fraude et garantir le respect des politiques en matière de frais.

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Comment choisir les bons modules ?

Une seule bonne pratique doit guider votre achat de modules ERP : sélectionnez ceux qui répondent le mieux aux exigences de votre organisation. Chaque entreprise a des besoins différents en matière d'ERP.

Quels sont les modules ERP proposés par défaut ? Sans surprise, la sélection dépend du fournisseur. Les fonctions financières principales sont toujours incluses, tandis que les fonctions, telles que les ventes ou les RH, peuvent être vendues séparément. La tarification des modules ERP peut varier, mais généralement les fournisseurs ERP sur site offrent une licence par utilisateur. Les fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) proposent généralement une facturation mensuelle ou annuelle.

Parfois, les fournisseurs ERP adaptent leurs offres aux secteurs d'activité. Par exemple, une solution pour la fabrication contiendrait probablement un module de chaîne d'approvisionnement et un ensemble de vente au détail inclurait normalement le commerce en ligne. Si votre entreprise vend plus de produits que de services, vous aurez besoin de modules pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement et des commandes, entre autres fonctionnalités. Si vous êtes dans un secteur de services, vous pouvez ajouter un module de services pour offrir un meilleure assistance client. Les 10 modules décrits sur cette page ne sont qu'un point de départ. Vous n'en avez peut-être pas besoin, du moins pas tout de suite, mais un système ERP principal vous permet de commencer avec les fonctionnalités dont vous avez besoin maintenant et d'ajouter des modules pour maintenir un avantage concurrentiel. Il vous faut aussi un système capable de s'adapter à votre secteur d'activité ainsi qu'aux difficultés et aux opportunités de votre entreprise.

FAQ sur les modules ERP

Existe-t-il des modules ERP obligatoires ?
Pas à proprement parler, mais un module de gestion financière est au cœur de tout système ERP. Bien que vos modules doivent refléter les exigences et le secteur de votre entreprise, ils doivent également concerner les éléments essentiels, tels que la gestion financière, la trésorerie, la création de bilans et les achats, pour commencer. Ces modules sont plus ou moins incontournables dans les systèmes ERP. Vous n'achèteriez probablement pas une voiture sans moteur. Il en va de même pour un système ERP qui ne fournirait pas de données financières pour alimenter la croissance de votre entreprise.

Quels sont les modules de base d'un système ERP ?
La gestion financière est le module central. Il y a également des modules étroitement liés, tels que l'approvisionnement, la chaîne d'approvisionnement et la gestion des performances de l'entreprise. Vous pouvez augmenter les modules de base avec des logiciels plus spécialisés : ventes (CRM), ressources humaines ou analyses.

Quelle est le secret pour sélectionner les bons modules ERP ?
En plus de sélectionner des modules qui répondent aux exigences de votre entreprise, vous devez vous demander s'il est logique de les lancer tous en même temps ou par phases en fonction de vos priorités. Une autre clé est de commencer par un système ERP flexible et évolutif, qui permet à votre entreprise d'évoluer.

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